「起業やスタートアップしたばかりなら、電話はスマホだけで良いのでは？」そう考えている方は多いのではないでしょうか。しかし、携帯電話番号だけだと顧客からの信用を得にくく、また、プライベートな電話番号を業務に使うのはトラブルの元になります。「信用を得るために固定電話番号を取得したいけれど、費用はなるべく抑えたい……」という方は、ぜひ本記事をご覧ください。
今回は起業に固定電話番号は必要なのか、クラウドPBXがおすすめの理由、起業・スタートアップ時のクラウドPBXの選び方について解説します。
目次
起業に固定電話番号は必要？
「起業時に固定電話番号は本当に必要？」と疑問を感じている方もいるのではないでしょうか。こちらでは、起業の際に固定電話を用意すべき理由をいくつか紹介します。
信用を得やすい
固定電話番号を取得することで、法人として社会的信用を得やすくなります。
起業したてのころは「スマホだけでも良い」と思う方は多いかもしれません。確かに、電話をするだけならばそれでも良いでしょう。しかし、電話というのは企業と顧客をつなぐ窓口です。顧客からすると「携帯電話番号だけど、本当に実在する会社？」という不安があります。そのため、スマホだけだと信用が得られにくいのです。
固定電話番号を取得しておけば、顧客も「実在する会社だ」と安心してくれます。また、銀行にて法人口座を開設する場合は固定電話番号のみしか受け付けていないことが少なくありません。このように、さまざまな面で固定電話番号は社会的信用を得やすいため、起業したばかりでも取得しておくべきといえます。
プライベートの電話番号を使用せずに済む
固定電話番号を取得しておけば、仕事とプライベートを切り分けられます。
起業したばかりでスマホのみで業務を開始する場合、初期費用を抑えられるなどのメリットがあります。しかし、プライベートの携帯電話番号で仕事をすることにはさまざまなデメリットがあります。例えば、休日であっても顧客からの電話がかかってくることがあり、プライベートと仕事が切り分けられなくなります。また、個人情報を公にして業務利用することは、トラブルにもつながるでしょう。
固定電話番号を取得すれば、仕事とプライベートをしっかり分けられますし、無用なトラブルも避けられます。
起業にはお金がかかる
起業するためにはさまざまな費用がかかります。例えば、事務所の家賃、ネット回線や電話回線費用、業務に必要な機器の購入、仕入れにかかる費用などさまざまです。この中で削減しやすそうなイメージがあるのが電話に関する費用ではないでしょうか。複数人での起業であれば回線や設備は必要ですが、一人で起業するのであれば「スマホだけでも問題なさそう」と思うはずです。しかし、前述の通りスマホだけで起業することにはデメリットもあります。起業する人たちは、実際どのように費用を抑えているのでしょうか。
費用削減は固定費から
法人において、費用削減は固定費から行うことが基本です。固定費は家賃や水道光熱費など売上の大小と関係しない費用です。そのため、ある程度削減しても、業務には大きく影響しません。
反対に原材料費や広告費などの変動費から削減するのはおすすめできません。変動費は売上に影響を与える可能性が高いためです。例えば、売上が落ち込んでいるからといって広告費を削減すれば、商品の認知度が下がってさらに売上は落ち込むかもしれません。
そのため、費用削減をするのであれば、固定費からはじめるのがセオリーです。
約7割のスタートアップ企業が従来型PBXを使用していない
固定費の削減で真っ先に頭に思い浮かぶのは家賃や電話回線などではないでしょうか。事務所については、不動産会社との契約によってはすぐに移転できません。そのため、コスト削減に着手するには時間がかかることでしょう。しかし電話回線であれば、事務所移転よりも手間がかからずに改善できます。
ある調査によると、スタートアップ起業のほとんどが、コストのかかる従来型のPBXを使用していないということが分かっています。そして、その代わりとしてインターネット回線を用いて通話を行うクラウドPBXを導入しているのだそうです。クラウドPBXは従来型のPBXよりもコストを抑えて利用できることがその理由です。
クラウドPBXならコストを抑えて電話の悩みも解決できる！
クラウドPBXは導入・運用コストを抑えることができ、電話業務に関するさまざまな悩みを解決できるサービスとして注目されています。クラウドPBXとはどのようなものなのか、そのメリットやデメリットも解説します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、クラウド上にPBXを設置してインターネット回線で端末をつなぎ、電話環境を構築するシステムのことです。従来型のPBXのように設置工事が不要なため、初期費用を抑えてスピーディーに導入できるのが特徴です。
また、インターネット回線で各端末をつないでいるため、スマホやパソコンなどさまざまな端末で固定電話番号を利用できます。例えば、外出先でもスマホを使って会社代表番号による発着信が可能です。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには、以下のようなさまざまなメリットがあります。
- 初期費用や運用コストを抑えられる：クラウド上にPBXを設置するため機器の購入や工事費用を抑えられます。携帯電話と比べて通話料金が低いため、通話コストも抑えられます。また、PBXのメンテナンスや買い替え費用もかかりません。
- 固定電話や回線不要：固定電話機や電話回線不要で、すぐに利用できます。
- 固定電話番号をスマホで持ち運べる：外出先でもスマホから会社代表番号で発着信できます。
- 移転時も電話番号変更リスクが低い：同一市外局番エリア内の移転であれば、電話番号を変更する必要はありません。
- 移転後も工事は不要：クラウド上にPBXが設置されているため、移転後も工事は不要です。
- オフィスをすっきりできる：固定電話機や電話回線が不要なため、オフィス内をすっきりできます。レイアウトも配線を意識せずに自由に変更できます。
- 台数の増減が簡単：企業規模の拡大や繁忙期などのタイミングでも、設定画面からすぐに台数を増加できます。
- BCP対策になる：災害時もインターネット回線があれば電話業務を継続できます。顧客の連絡先などのデータはクラウド上に保管されているので安全です。
このように、コスト面のメリットのほか、導入に時間がかからずスピーディーであること、そして屋外でも電話を受けられる利便性も押さえておきたい特徴です。
特に起業したての場合は、オフィスにいるスタッフの数も少なく、全員が外出しているということも珍しくありません。
従来の固定電話の場合、オフィスに誰もいなくなるときは、社員の携帯電話に転送設定をかけるなどで、外出先でも電話対応できるようにすることは可能でした。しかしこの方法を使うと、転送に関する費用がかかってしまうほか、転送の設定をする手間もかかります。また、一般的に転送先はひとつしか指定できないため、特定の社員に電話対応の負担が偏ってしまいます。
クラウドPBXであればこのような転送の悩みはなくなります。会社宛の電話は、登録している社員全員の携帯電話に直接着信するためです。転送の設定が不要、転送のコストが不要、そして負担も偏りません。
起業したばかりの忙しい時期は、業務に集中できる環境を作りたいものです。クラウドPBXを導入することで、電話対応まわりを効率化し、コア業務にあたる時間を増やす取り組みにもなるのです。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXには以下のようなデメリットもあります。
- 停電時には使えない：インターネット回線を使用するため、停電時には通話ができない場合があります。
- 音声品質が低下することがある：インターネット環境が悪いと、音声品質が低下することがあります。
- かけられない番号がある：「110」「119」などの緊急通報や「0120」などの特殊番号への発信ができません。
起業時/スタートアップでクラウドPBXを選ぶ際のポイント
起業時にクラウドPBXを導入するならば、ぜひ以下で解説するポイントをおさえておきましょう。
小規模プランがあるか
まずは、小規模プランがあるかどうか確認することをおすすめします。
クラウドPBXはサービスによって小規模・中規模・大規模などさまざまなプランがあります。起業したての頃はまだ規模が小さいはずなので、小規模プランを選びましょう。「将来的に大きくなるから」といって大規模プランを選んでしまうと、売上に対して固定費が割高になり、キャッシュフローのバランスが悪くなります。ベンダーの担当者にも相談しながら、自社にあった規模のプランやオプションを選ぶことをおすすめします。
中規模、大規模プランへの移行が可能か
将来的に規模を大きくするつもりであれば、中規模・大規模プランへの移行ができるかも確認しておきましょう。
前述の通り、規模の小さい起業当初は小規模プランを選ぶのが基本です。しかし、事業が軌道に乗れば、規模を徐々に大きくしていくことになります。規模が大きくなると、やはり小規模プランでは機能面で物足りなさを感じるようになります。中規模・大規模プランが用意されていないベンダーだと、乗り換え手続きが必要になります。その場合、事業者変更に伴って電話番号を変更しなければなりません。
しかし、中規模・大規模プランへの移行が可能なサービスであれば、乗り換え手続きや電話番号の変更リスクを回避できます。将来のことを考えるのであれば、規模拡大に伴ってクラウドPBXも課題なく利用できる上位プランのあるサービスを選びましょう。
必要な機能があるか
クラウドPBXを選ぶ際には、自社にとって必要な機能があるかどうかもチェックすべきです。
クラウドPBXはさまざまな機能を利用できますが、中には自社の業務に関係ない機能もあります。反対に、必要不可欠な機能が利用できないサービスもあるかもしれません。導入してから後悔しないためにも、まずは自社の業務で必要な機能を洗い出しましょう。そして、その機能を利用できるサービスであるか、機能の質は高いかなどをチェックしてクラウドPBXを選んでいきましょう。
操作しやすいか
操作のしやすさもクラウドPBXを選ぶポイントです。
起業やスタートアップの場合、社員数は一人または少数であることがほとんどです。きっと慣れない業務に追われて忙しくしていることでしょう。そのような状況で、使い勝手の悪いツールがあると、業務は停滞してしまうものです。
クラウドPBXはベンダーごとに提供されているアプリが異なります。UIの見やすさや使いやすさなどをチェックして、業務に支障がない操作性の良いアプリを選びましょう。
通話は安定しているか
クラウドPBX選びでは通話品質も大切なポイントです。
起業したての頃は、とにかく顧客の信頼を得ることが重要です。そんなときに通話品質の悪いクラウドPBXを使っていると、聞き間違い・聞き逃しにより信頼を失う可能性があります。ちょっとした聞き間違いであっても、後になって重大な問題に発展することは少なくありません。顧客からのクレームや訴訟リスクを抑えるためにも、通話品質が高く、音の途切れやノイズのないクラウドPBXを選びましょう。
サポートは十分か
サポート体制もクラウドPBX選びではおさえておきたいところです。
起業したばかりの頃は、何もかもが新しいことで不安や疑問も多く出てきます。クラウドPBXという新たなツールの導入も不安を感じてしまうのではないでしょうか。そんなときに頼りたいのがベンダー側の担当者です。「導入方法について」「自社に必要な機能はどれか」などの疑問に親身になって答えてくれれば、安心してサービスを利用できるでしょう。トラブルがあった際も軽いフットワークで即座に解決してくれれば、安心できます。
トータルコストが割高にならないか
クラウドPBXを導入する際は、費用面も確認しましょう。
クラウドPBXはサービスごとに料金体系が異なります。リーズナブルなところもあれば、大企業向けでそれなりの費用がかかることもあります。まずは自社にあったプランや機能を明らかにし、ベンダーごとにかかるトータルの費用を確認しましょう。基本料金がリーズナブルであっても、オプション機能を含めたら割高になるケースもあります。表面的な価格だけでなく、自社での運用シーンを考えて費用比較をしてみてください。
起業時/スタートアップのクラウドPBXなら「03plus」
起業やスタートアップでクラウドPBXを導入するなら03plusがおすすめです。03plusは、全国の主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるサービスです。信頼されやすい固定電話番号を最短10分で取得して利用できるため、起業やスタートアップでの新規導入に向いています。
業務効率化やコスト削減に役立つ機能を利用できるのも03plusの特徴です。電話の一次対応を任せられる「IVR（自動音声応答）」や「留守レポ」、FAXをクラウド上で送受信できる「クラウドFAX」、通話を自動で録音して保存できる「通話録音」、顧客の連絡先をクラウド上で管理できる「Web電話帳」などがあります。さらに、「10分かけ放題」というオプション機能は起業やスタートアップ企業で人気があります。月額1,000円で利用でき、1通話あたり10分までの通話が全て無料になります。この機能を活用すれば、起業したばかりで固定費を削減したいという希望を実現できます。
また、03plusは1IDからのご利用はもちろん、30ID以上の大規模オフィスにも対応しています。小さくはじめられて、規模が大きくなっても安心して使えるクラウドPBXをお探しなら、ぜひ03plusをお選びください。
まとめ
今回は、起業やスタートアップでクラウドPBXがおすすめの理由を解説しました。
起業には多くの費用が必要で、固定費である電話関連の費用を削減したいと考える方は多くいます。とはいえ、スマホだけで業務を行うと、顧客からの信頼が得られにくくなります。そこでおすすめなのが、固定電話番号を取得して利用できるクラウドPBXです。クラウドPBXならば、初期費用を抑えてスピーディーに導入でき、運用コストも抑えられます。業務改善に役立つさまざまな機能も利用できますので、クラウドPBXを導入すれば起業時の忙しい期間も乗り切れることでしょう。ぜひ、導入をご検討ください。
