スマホの内線化にはクラウドPBXがおすすめ！各種方法と比較

「外出中の社員・離れた拠点と内線通話できたら良いのに……」「オフィスに縛られずスムーズに電話対応したい」といった理想を叶えてくれるのが、スマホの内線化です。近年、実施している企業も増えてきており、スマホ内線化について耳にしたことがある人も多いのではないでしょうか。

今回は、スマホ内線化とはどういうことなのか、スマホ内線化のメリットや注意点を解説し、おすすめのスマホ内線化方法の解説や比較をしていきます。

スマホの内線化とはどういうこと？

スマホの内線化とは、クラウドPBXサービスなどを活用して、会社で使っているスマホ端末同士で内線通話できるようにすることです。

従来のアナログ回線のビジネスフォンの場合、別途サービスや機器を用意していない場合、内線通話はPBX装置が設置されているオフィス内の固定電話同士でしか行えませんでした。外出先の社員に電話する場合はもちろん、たとえオフィス内にいたとしても、スマホ宛てにかける場合は外線を利用するしかなく、通話料金がかかっていたのです。

一方、クラウドPBXなどを利用してスマホが内線化されれば、外出先や在宅勤務の社員はもちろん、離れた拠点とも無料で内線通話できます。そのため、企業の通話コストを大幅に削減することが可能です。

スマホを内線化する方法

スマホを内線化する方法には、主に以下の4つがあります。

・クラウドPBXを利用する

・IP-PBXを利用する

・既存のPBXにスマホ内線化用アダプタを接続する

・FMCサービスを利用する

それぞれ、必要な設備や利用できるスマホ、導入・運用にかかる費用などが異なります。主な違いを比較すると、以下のとおりです。

導入時は、現在利用しているPBXを残すか、手持ちのスマホを活用したいかなど、自社の電話環境や運用方法を整理したうえで選ぶことが大切です。

ここからは、それぞれのスマホ内線化方法について詳しく解説します。

クラウドPBXの利用

クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置し、インターネットを利用して通話を行うシステムです。オフィス内にPBX装置を設置しないため、工事の手間や費用がかからず、メンテナンスをする必要もありません。そのため、気軽に導入できます。

クラウド上に設置されたPBXが主となり、インターネットを利用して電話環境を構築するため、スマホを内線化できます。契約状況や機能の追加などはWeb上で簡単に行えます。そのため、社員の増減数に柔軟に対応できるなど、運用も手軽に行えるのがクラウドPBXの特徴です。

IP-PBXを使う

IP-PBXとは、クラウドPBXと同じようにインターネットを利用して電話環境を構築するシステムです。クラウドPBXと違うのは、クラウド上ではなくオフィス内にPBX装置を設置、またはオフィスのサーバーにPBXシステムをインストールして電話環境を構築する点です。設置にやや手間やコストがかかるものの、月額料金はかかりません。ただし、メンテナンス費用や機器またはソフトウェアのアップデートが必要となります。

それ以外はクラウドPBXとほぼ同じで、インターネットを利用してスマホ端末を内線化し、電話業務を効率化できます。

PBXにアダプタを付けて使う

従来のPBXに特別なアダプタを取り付けることで、スマホを内線化することもできます。

従来のPBX単体では、スマホを内線化することはできません。そのため、外出中の社員との通話は外線で行うしかありません。しかし、PBX装置にスマホ内線化用のアダプタをつなげれば、インターネットを活用したスマホ内線化環境を構築することができます。

設備をオフィス内に設置する手間やメンテナンスの必要があるものの、月額費用がかからないメリットもあります。

FMCサービスを使う

FMCサービスを利用することで、スマホを内線化することも可能です。

FMCサービスとは、通信キャリアが提供しているサービスです。スマホキャリアが提供するサービス網内であれば、オフィス内にシステムを設置することなくスマホを内線化できます。

ただし、通信キャリア提供のサービスであるため、端末のキャリアを1つに絞る必要があります。そのため、基本的には会社側でスマホを新規購入して社員に支給するなどの手間・費用がかかる点がデメリットです。

それぞれの方法を比較

4つの方法を比較すると、スマホの内線化にはクラウドPBXが特におすすめです。

クラウドPBX以外の方法には、次のような特徴があります。

・PBX＋アダプタ

既存のPBXを活用できる点がメリットです。ただし、オフィス内に設備を残す必要があり、メンテナンスの手間もかかります。

・IP-PBX

スマホを内線化できますが、PBX装置やサーバーの設置が必要です。初期費用に加えて、保守・更新費用もかかります。

・FMCサービス

PBX設備を設置せずに導入でき、通信キャリアのネットワークを利用できる点が特徴です。一方で、利用するスマホのキャリアに制約があり、端末の購入費用や月額料金がかかります。

これらと比べてクラウドPBXは、オフィス内にPBX設備を設置する必要がなく、月額料金はかかるものの、初期費用を大幅に抑えやすいのが特徴です。会社支給のスマホだけでなく個人のスマホも活用できます。

また、PBX設備を自社で管理する必要がないため、機器の故障対応や更新作業の負担も抑えられます。社員の増減に応じてIDを追加・削除できるため、組織規模の変化にも柔軟に対応できる点もメリットです。

そのため、導入時の負担を抑えながら、スマホを使った柔軟な電話環境を構築したい企業には、クラウドPBXが適しています。

クラウドPBXでスマホを内線化するメリット

スマホを内線化する方法はいくつかありますが、その中でもクラウドPBXは、オフィス内にPBX設備を設置せずに導入でき、手持ちのスマホも活用しやすい方法です。

ここでは、クラウドPBXでスマホを内線化するメリットを詳しく解説します。

スマホやPCで社内外を問わず内線・外線通話できる

クラウドPBXを利用すれば、スマホやPCを会社の電話端末として使い、社内外を問わず内線・外線通話ができます。

従来の電話環境では、外出先や別拠点にいる社員との通話は外線になるため、通話料がかかります。また、外出先から顧客や取引先へ電話する場合は、個人の携帯電話番号を使うことになり、会社の代表番号では発信ができません。

一方、クラウドPBXなら、外出先や自宅にいる社員とも内線で通話できます。さらに、スマホやPCから会社の代表番号で外線発信できるため、個人の携帯電話番号を相手に知らせる必要もありません。会社宛ての着信を外出先の社員へ内線で取り次ぐこともできるため、担当者がオフィスにいなくても電話対応を続けられます。電話番のためだけに出社する必要も減らせるでしょう。

クラウドPBXなら、社内外を問わず同じ電話環境を利用できるため、テレワークや外出の多い企業でも電話業務を行いやすくなる点がメリットです。

全体的に費用を抑えられる

クラウドPBXはさまざまな面で費用を抑えやすいのが特徴です。

クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置し、インターネットを利用した電話環境を構築します。そのため、新規導入の際に設置・工事費用がかかりません。導入費用はかなり低く抑えることが可能です。

IP-PBXやアダプタ取り付けの場合、PBXがオフィスに設置されているため、定期的なメンテナンスが必要で、それには費用がかかります。装置のアップデートをする場合も、業者に依頼しなければならず、費用が必要です。

クラウドPBXならば、PBXのメンテナンスやアップデートをベンダー側が行いますので、メンテナンスの費用・手間はかかりません。専門家が常に監視していることは、費用以上の安心感にもつながることでしょう。

手持ちの社用スマホ・個人スマホでも利用できる

クラウドPBXは、すでに使っている社用スマホや社員個人のスマホを電話端末として活用できる点もメリットです。

専用アプリをインストールして設定すれば、スマホから会社の固定電話番号で発着信できます。そのため、クラウドPBX導入のためだけに新しいスマホを購入する必要がなく、端末の導入コストを抑えやすい点がメリットです。社員の入社や異動があった際も、新たに専用端末を用意せず、対応するスマホにアプリを設定するだけで利用を始めやすくなります。

また、個人のスマホを利用する場合でも、仕事用の固定電話番号と個人の携帯電話番号を使い分けられます。仕事用とプライベート用でスマホを2台持つ必要がなくなり、持ち歩きや管理の負担も減らせます。ただし、個人のスマホを業務で利用する場合は、利用範囲や管理方法などの社内ルールを決めておくようにしましょう。

スマホ以外にも、サービスによってはPCやタブレットなどを電話端末として利用できるため、既存の端末を活かしながら電話環境を整えやすいのもクラウドPBXの特徴です。

短期間で導入できる

クラウドPBXは導入がとてもスピーディーです。

IP-PBXの場合、PBXをオフィスに設置するために工事が必要です。工事自体は数時間程度で終わりますが、業者のスケジュールによっては数週間待たされることも少なくありません。そのため、導入にはかなりの時間がかかっていました。

一方、クラウドPBXはベンダー側でクラウド上にPBXを設置するため、物理的な設置は不要です。そのため、クラウドPBXは申込みから最短即日、遅くとも1週間程度で利用できます。

オフィス移転で電話番号を変えずに済む

オフィス移転時に電話番号を変えなくて済む点もクラウドPBXの特徴です。

IP-PBXで従来の固定電話回線を利用している場合はオフィス移転時に、同じ市外局番内の地域であっても電話番号が変更になることがあります。例えば、東京23区内の移転でも、NTTの収容局エリアが変わると「03」以降の電話番号が変わってしまうのです。

しかしクラウドPBXでベンダーが管理している電話番号を利用しているなら、同じ市外局番のエリア内であれば、オフィス移転しても電話番号は変わりません。

電話業務を効率化する機能がたくさん

クラウドPBXには、電話業務を効率化できる機能がたくさんあります。

例えば、自動音声案内で着信を適切に振り分ける「IVR（自動音声応答）」、通話内容を録音してクラウド上で保存・確認できる「通話録音」、連絡先をクラウド上で一元管理・共有する「WEB電話帳」、FAXをクラウド上で送受信できる「クラウドFAX」などが代表的なものです。他にもベンダーごとにさまざまな機能が用意されています。自社に合った機能を使えるサービスを選び、電話業務を効率化しましょう。

クラウドPBXでスマホを内線化する手順・方法

まずは、クラウドPBXサービスを比較検討して、導入するサービスを選びましょう。具体的にどのように選ぶべきか、以下でそのポイントを解説します。

クラウドPBXを比較検討する

まずは、クラウドPBXサービスを比較し、自社に合ったサービスを選びましょう。主な比較ポイントは以下のとおりです。

無料トライアルやデモを利用できる場合は、実際に使用するスマホや通信環境で操作性や音声品質を確認しておくと、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

これらのポイントを比較し、必要な機能や使いやすさ、費用のバランスが取れたクラウドPBXを選びましょう。

クラウドPBXを契約する

導入するクラウドPBXが決まったら、申込み契約を行いましょう。

ベンダーによっても異なりますが、申込みはWebで行うのが一般的です。スマホかパソコンからサービスページへ進み、申込みましょう。住所・申込者氏名・法人名など必要事項を記入し、かかる料金を確認して契約へ進みます。

法人の場合は、契約時に「履歴事項全部証明書（法務局にて取得）」「企業の代表の身分証明書」が必要になることがほとんどです。ベンダーによっては別の書類が必要になることもあるため、ホームページや担当者に確認しましょう。

スマホにアプリをインストールする

契約が完了したら、スマホにアプリをインストールします。まずはベンダーのホームページ、またはApp StoreやGoogle Playなどからアプリをダウンロードしましょう。スマホの場合、古い端末だとアプリが対応していない場合があります。事前にアプリが端末やOSに対応しているか確認しておきましょう。

アカウントにログインし設定を行う

スマホにアプリをインストールしたら、設定を行います。まずはアプリの設定画面にて、取得したIDとパスワードを入力してログインしましょう。ベンダーによっては、所在地確認のために暗証番号が郵送されることもあります。その場合はアプリに暗証番号も入力してください。ログインおよび暗証番号の入力を終えれば、クラウドPBXにて内線通話ができるようになります。各種操作方法については、各ベンダーの利用ガイドなどをご確認ください。

スマホ内線化の注意点・デメリット

クラウドPBXを使ったスマホ内線化を検討する上で、覚えておきたい注意点やデメリットについて解説します。

音質が悪い可能性がある

スマホを内線として使う場合はインターネット回線を使用するため、回線の速度などの影響を受けて音質が低下する可能性があります。

アナログ回線の場合、利用できる場所は限られるものの、物理的に配線されているため通話品質は安定する傾向にあります。一方、クラウドPBXはインターネット回線を使用するため、ネット環境が悪かったり端末の性能が著しく低下したりしている場合は、通話音質が低下する可能性があります。

ビジネスの通話は確実に伝わる・聞き取れることが大切です。そのため、通話品質は重要なポイントとなります。クラウドPBXは、できる限りネット環境が良いところで利用するようにしましょう。また、ベンダーを選ぶ際は、実績があるところを選び、事前にトライアルなどを活用して使い心地を確認することをおすすめします。

セキュリティリスク

クラウドPBXを導入する際には、セキュリティリスクも注意しなければなりません。

クラウドPBXはクラウドサーバーにPBXが設置され、データ保存や管理も行われています。そのため、サイバー攻撃の被害があった場合は、会社の機密情報や顧客の個人情報などが漏洩するリスクがあります。そのため、クラウドPBXを導入する場合は、信頼できるベンダーを選ぶ必要があります。

例えば、03plusは自社でシステム開発を行い、スマホOSのアップデートに対して迅速に対応します。また、サーバー保守・管理を徹底し、サイバー攻撃に対して十分な措置を行っているベンダーです。

クラウドPBXを提供するベンダーは多くありますが、セキュリティ面で信頼できるところを選ぶことをおすすめします。

データ通信料の発生

クラウドPBXを利用する場合は、データ通信量も頭に入れておきましょう。

クラウドPBXを利用してスマホを内線化している場合、モバイル回線を利用して会社代表番号で外線・内線通話する場合は、必ずデータ通信料が発生します。スマホの契約状況によっては、利用できる毎月のデータ通信量が少なく、すぐに速度制限を受けることも有り得るでしょう。速度制限を受ければ、それに伴って通話品質も下がります。

とくに社員個人のスマホにクラウドPBXを導入して使う場合、高額のデータ通信料が発生することは従業員満足度を下げることにもつながりますし、通話品質低下により顧客満足度低下も招く恐れもあります。

事前に明確なルールを決めて、適切に運用するようにしましょう。

おすすめクラウドPBXサービスは「03plus」

クラウドPBXの導入をご検討でしたら、「03plus」がおすすめです。

03plusでは「東京03」「大阪06」をはじめ、全国主要エリアの市外局番付き電話番号を取得できます。番号ポータビリティにも対応していますので、「既存の固定電話番号をそのまま使いたい」「オフィス移転予定だが電話番号を変えたくない」というケースでも対応可能です。

03plusの大きな特徴はビジネスに役立つ機能が豊富にあることです。例えば、コスト削減を実現したいとお考えでしたら「10分かけ放題」をご利用ください。1通話10分以内であれば、通話料金が無料になりますので、毎月の通話コストを大幅に削減できます。

業務に集中するため、電話対応を外部サービスに任せたいとお考えでしたら、電話の一次対応に特化した「留守レポ」がおすすめです。留守レポは着信があった際に自動音声にて用件の録音を促し、録音内容をテキスト化して社内チャットに報告します。社員はその報告を確認し、必要があるものに対してのみ折り返しできるようになります。電話の一次対応を自動音声に任せるとともに、適切な取り次ぎ・折り返しができるようになるため、留守レポを活用すれば電話業務は一気に効率化します。

他にも、IVRや自動録音機能、大阪市で導入されているクラウドFAXなど、便利な機能が豊富にあります。クラウドPBXを導入するならば、ぜひ03plusをご検討ください。

03plus エンタープライズについて詳しくはこちら

まとめ

今回は、スマホを内線化するさまざまな方法について解説しました。

チャットツールやメールでのやり取りが一般化したとはいえ、電話業務はビジネスにおいて必須です。必要な業務だからこそ、オフィス内だけでなく外出先でもスムーズに対応できる体制を整えることが求められています。外出やテレワークが多い企業、複数拠点で電話を利用する企業などにとって、スマホ内線化は有力な選択肢となります。

スマホを内線化する方法はさまざまありますが、ご紹介したようにクラウドPBXが最もおすすめです。費用を抑えやすく、個人のスマホをそのまま利用でき、その他多くのメリットがあるためです。スマホを内線化するなら、ぜひクラウドPBXの03plusをお選びください。