スマホの内線化にはクラウドPBXがおすすめ！各種方法と比較 - 03plusエンタープライズクラウドPBXコラム

「外出中の社員・離れた拠点と内線通話できたら良いのに……」「オフィスに縛られずスムーズに電話対応したい」といった理想を叶えてくれるのが、スマホの内線化です。近年、実施している企業も増えてきており、スマホ内線化について耳にしたことがある人も多いのではないでしょうか。

今回は、スマホ内線化とはどういうことなのか、スマホ内線化のメリットや注意点を解説し、おすすめのスマホ内線化方法の解説や比較をしていきます。

1 スマホの内線化とはどういうこと？
2 スマホ内線化のメリット
3 スマホを内線化する方法
4 スマホ内線化には「クラウドPBX」導入がおすすめ
5 クラウドPBXでスマホを内線化する手順・方法
6 スマホ内線化の注意点・デメリット
7 おすすめクラウドPBXサービスは「03plus」
8 まとめ

スマホの内線化とはどういうこと？

スマホの内線化とは、クラウドPBXサービスなどを活用して、会社で使っているスマホ端末同士で内線通話できるようにすることです。

従来のアナログ回線のビジネスフォンの場合、内線通話はPBX装置が設置されているオフィス内の固定電話同士でしか行えませんでした。外出先の社員に電話する場合はもちろん、例えオフィス内にいたとしても、スマホ宛てにかける場合は外線を利用するしかなく、通話料金がかかっていたのです。

一方、クラウドPBXなどを利用してスマホが内線化されれば、外出先や在宅勤務の社員はもちろん、離れた拠点とも無料で内線通話できます。そのため、企業の通話コストを大幅に削減することが可能です。

スマホ内線化のメリット

スマホを内線化することは、企業やビジネスパーソンにさまざまなメリットをもたらします。以下で、具体的なメリットについて解説します。

社内外を問わず内線通話できる

スマホを内線化すればいつでもどこでも内線通話できます。

従来のビジネスフォンは、内線通話はPBX装置が設置されたオフィス内の固定電話同士に限られていました。しかし、スマホを内線化することで、外出先はもちろん、自宅でリモート中の社員や離れた支社との通話も、無料の内線で通話可能です。

そのため、社内コミュニケーションをとりやすくしつつ、通話コストを下げることができるでしょう。

スマホから会社代表番号で発信できる

内線化されたスマホは会社代表番号を使った発信も可能になります。

クラウドPBXを利用する場合、クラウド上にPBXシステムを設置して電話環境を構築します。そのため、アプリをインストールして内線化されたスマホは、社内の内線通話だけでなく、会社代表番号を用いた発着信も可能となります。

そのため、外出中であっても会社宛ての電話に出ることができ、折り返し電話も携帯電話番号ではなく会社代表番号からかけることができるわけです。

こうした特徴により、スムーズな電話対応が実現できるようになり、業務効率アップだけでなく、顧客満足度向上も見込めるようになります。

スマホ2台持ちの必要がない

スマホが内線化されることで、スマホ2台持ちの面倒から解放されます。

ビジネスパーソンの多くは、個人用と業務用でスマホを2台持ち歩く傾向にあります。個人の携帯電話番号を知られたくない、仕事とプライベートを切り分けたいという人が多いことが理由です。ただ、2台持ちは管理・持ち運びが面倒であることが大きな欠点でした。

一方、クラウドPBXによりスマホを内線化すれば2台持ちから解放されます。1台の携帯電話で、個人用と業務用の電話番号を使い分けられるようになるためです。個人用の携帯電話をそのまま利用できるため、新たに操作を覚える必要もありません。

スマホを内線化する方法

スマホを内線化する方法はクラウドPBXの導入のみではなく、さまざまな方法があります。ここでは、スマホ内線化の方法とそれぞれの特徴について解説します。

クラウドPBXの利用

クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置し、インターネットを利用して通話を行うシステムです。オフィス内にPBX装置を設置しないため、工事の手間や費用がかからず、メンテナンスをする必要もありません。そのため、気軽に導入できます。

クラウド上に設置されたPBXが主となり、インターネットを利用して電話環境を構築するため、スマホを内線化できます。契約状況や機能の追加などはWeb上で簡単に行えます。そのため、社員の増減数に柔軟に対応できるなど、運用も手軽に行えるのがクラウドPBXの特徴です。

IP-PBXを使う

IP-PBXとは、クラウドPBXと同じようにインターネットを利用して電話環境を構築するシステムです。クラウドPBXと違うのは、クラウド上ではなくオフィス内にPBX装置を設置、またはオフィスのサーバーにPBXシステムをインストールして電話環境を構築する点です。設置にやや手間やコストがかかるものの、月額料金はかかりません。ただし、メンテナンス費用や機器またはソフトウェアのアップデートが必要となります。

それ以外はクラウドPBXとほぼ同じで、インターネットを利用してスマホ端末を内線化し、電話業務を効率化できます。

PBXにアダプタを付けて使う

従来のPBXに特別なアダプタを取り付けることで、スマホを内線化することもできます。

従来のPBX単体では、スマホを内線化することはできません。そのため、外出中の社員との通話は外線で行うしかありません。しかし、PBX装置にスマホ内線化用のアダプタをつなげれば、インターネットを活用したスマホ内線化環境を構築することができます。

設備をオフィス内に設置する手間やメンテナンスの必要があるものの、月額費用がかからないメリットもあります。

FMCサービスを使う

FMCサービスを利用することで、スマホを内線化することも可能です。

FMCサービスとは、通信キャリアが提供しているサービスです。スマホキャリアが提供するサービス網内であれば、オフィス内にシステムを設置することなくスマホを内線化できます。

ただし、通信キャリア提供のサービスであるため、端末のキャリアを1つに絞る必要があります。そのため、基本的には会社側でスマホを新規購入して社員に支給するなどの手間・費用がかかる点がデメリットです。

それぞれの方法を比較

従来のPBXにアダプタを取り付ける手法は、すでにあるPBXを利用できる点はメリットといえます。その一方で柔軟性は低く、社内に設備を設置したままになるので、メンテナンスの手間がかかります。

FMCサービスの場合、キャリアの通信網を利用するため通話品質が安定するだけでなく、自社内にシステムを設置する手間・費用もかかりません。しかし、キャリアを1つに絞る必要があり、スマホを社員に支給する費用がかかる点や、機能が制限される可能性がある点がデメリットといえます。

IP-PBXは月額料金がかからず、インターネットを活用したスマホ内線化環境を構築できます。しかし、設備を自社に設置しなければならず、新規導入の際には高額な費用がかかりますし、メンテナンス費用もかかります。

クラウドPBXは、クラウド上にPBXを設置して自由度の高い電話環境を構築できます。他の方法に比べるとさまざまな点でメリットがありますが、ベンダーによっては通話品質が低いケースもあり、その選定が重要です。

スマホ内線化には「クラウドPBX」導入がおすすめ

このように、スマホ内線化の方法は複数あり、それぞれにメリット・デメリットがあります。しかし、この中でもおすすめなのはクラウドPBXです。以下でその理由を詳しく解説します。

全体的に費用を抑えられる

クラウドPBXはさまざまな面で費用を抑えやすいのが特徴です。

クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置し、インターネットを利用した電話環境を構築します。そのため、新規導入の際に設置・工事費用がかかりません。導入費用はかなり低く抑えることが可能です。

IP-PBXやアダプタ取り付けの場合、PBXがオフィスに設置されているため、定期的なメンテナンスが必要で、それには費用がかかります。装置のアップデートをする場合も、業者に依頼しなければならず、費用が必要です。

クラウドPBXならば、PBXのメンテナンスやアップデートをベンダー側が行いますので、メンテナンスの費用・手間はかかりません。専門家が常に監視していることは、費用以上の安心感にもつながることでしょう。

手持ちの社用スマホ・個人スマホでも利用できる

FMCサービスの場合、キャリア提供のサービスであるため1つの通信キャリアに絞る必要があります。そのため、多くの場合は会社側でスマホを新規に購入して支給するのが一般的です。社員数が多い場合は、導入費用が多くかかることでしょう。

一方、クラウドPBXはインターネットを利用できるスマホ・PC・タブレットなど、さまざまな端末を使えます。例えばスマホなら、アプリをインストールできる機種であればキャリアを問わず利用可能です。すでに社内で支給しているスマホはもちろん、社員個人のスマホやPCであっても、会社の固定電話番号を使って通話できます。こうした柔軟性の高さは、クラウドPBXならではのメリットといえます。

短期間で導入できる

クラウドPBXは導入がとてもスピーディーです。

IP-PBXの場合、PBXをオフィスに設置するために工事が必要です。工事自体は数時間程度で終わりますが、業者のスケジュールによっては数週間待たされることも少なくありません。そのため、導入にはかなりの時間がかかっていました。

一方、クラウドPBXはベンダー側でクラウド上にPBXを設置するため、物理的な設置は不要です。そのため、クラウドPBXは申込みから最短即日、遅くとも1週間程度で利用できます。

オフィス移転で電話番号を変えずに済む

オフィス移転時に電話番号を変えなくて済む点もクラウドPBXの特徴です。

IP-PBXではオフィス移転時に、同じ市外局番内の地域であっても電話番号が変更になることがあります。例えば、東京23区内の移転でも、NTTの収容局エリアが変わると「03」以降の電話番号が変わってしまうのです。

しかしクラウドPBXならば、同じ市外局番のエリア内であれば、オフィス移転しても電話番号は変わりません。これは、電話番号をクラウドPBXのベンダーが管理しているためです。

電話業務を効率化する機能がたくさん

クラウドPBXには、電話業務を効率化できる機能がたくさんあります。

例えば、自動音声案内で着信を適切に振り分ける「IVR（自動音声応答）」、通話内容を録音してクラウド上で保存・確認できる「通話録音」、連絡先をクラウド上で一元管理・共有する「WEB電話帳」、FAXをクラウド上で送受信できる「クラウドFAX」などが代表的なものです。他にもベンダーごとにさまざまな機能が用意されています。自社に合った機能を使えるサービスを選び、電話業務を効率化しましょう。

クラウドPBXでスマホを内線化する手順・方法

クラウドPBXでスマホを内線化する場合、どのような手順や方法で進めれば良いのかを解説します。

クラウドPBXを比較検討する

まずは、クラウドPBXサービスを比較検討して、導入するサービスを選びましょう。具体的にどのように選ぶべきか、以下でそのポイントを解説します。

操作性

クラウドPBX選びにおいて、操作性は重要なポイントです。

クラウドPBXの使い方や操作、操作画面はベンダーごとに異なります。そのため、導入後にはその使い方を覚えなければいけません。もし使いにくいクラウドPBXであれば、操作ミスなどが多発する可能性があります。また、年配の社員がいる場合、新たなツールを使いこなすには時間が必要です。そのため、シンプルで使いやすい操作性のクラウドPBXを選んだほうが良いでしょう。事前に無料トライアルなどを利用して、操作感をチェックするのがおすすめです。

機能性

クラウドPBXを選ぶなら、機能性も比較しましょう。

まずは、自社でどのような課題を解決したいのか、どのような機能を利用したいのかを洗い出して整理します。その上で、必要と思われる機能を利用できるサービスを選びましょう。「どんな機能が自社にマッチするか分からない」という場合は、ベンダーの担当者に相談するのがおすすめです。解決したい課題・効率化したい業務を伝えれば、それに合う機能を提案してくれます。

音声品質

クラウドPBXは業務で使う電話システムであるため、音声品質にはこだわりましょう。

とはいえ、ほとんどのクラウドPBXサービスの音声品質は、従来のビジネスフォンとそれほど大きく変わりません。しかし、ベンダーによってはスマホやPCのOSバージョンにアプリが対応していない、対応が追いついていない場合があります。そのため、音声品質に悪影響が出たり、アプリが強制終了して通話が切れたりといった問題が起きることもあります。また、インターネット回線を使用して通話するため、ネット環境が悪いと音声品質が低下します。

クラウドPBXを導入する際には、まずベンダーが適切にアプリをバージョンアップしているか確認しましょう。それと同時に、自社のネット環境をチェックすることをおすすめします。

セキュリティ

クラウドPBXを選ぶ際は、セキュリティをしっかり確認しましょう。

クラウドPBXはデータがクラウド上に保存され、通話はインターネット回線を使用します。そのため、機密情報や個人情報の漏洩には十分注意しなければいけません。クラウドPBXを選ぶ際は、ベンダー側でどのようなセキュリティ対策をしているのか、専門スタッフはいるのか、アプリの更新は適切に行われているかなどを確認しましょう。

サポート

ベンダーのサポート力もクラウドPBX選びでは重要です。

クラウドPBXは、従来のPBXよりも多機能です。それはメリットですが「使い方が分からない」「活用法が分からない」などの疑問を生み出す要因でもあります。こうした疑問が出た場合、すぐに対応してくれる担当者がいれば、自社の業務もスムーズに進みます。

また、トラブル発生時にも迅速に対応してくれるような担当者であれば、安心してサービスを利用できることでしょう。

クラウドPBXの快適な運用を考えるなら、サポート力はとても重要なポイントといえます。

費用

最後に、費用面も比較しましょう。

クラウドPBXはベンダーごとに料金が違います。大企業向け・中小企業向け、個人・小規模向けではかなりの差があるものです。そのため、自社の規模感に合ったサービスを提供しているベンダーを選ぶことが大切です。

また、利用できる機能には、標準搭載されているものと有料のオプション加入で利用できるものがあります。ベンダーによって異なりますので、そちらも必ず確認しましょう。

そして前述したポイントを参考に候補を絞り、料金を比較して費用対効果が高いと考えられるサービスを選ぶのがおすすめです。

クラウドPBXを契約する

導入するクラウドPBXが決まったら、申込み契約を行いましょう。

ベンダーによっても異なりますが、申込みはWebで行うのが一般的です。スマホかパソコンからサービスページへ進み、申込みましょう。住所・申込者氏名・法人名など必要事項を記入し、かかる料金を確認して契約へ進みます。

法人の場合は、契約時に「履歴事項全部証明書（法務局にて取得）」「企業の代表の身分証明書」が必要になることがほとんどです。ベンダーによっては別の書類が必要になることもあるため、ホームページや担当者に確認しましょう。

スマホにアプリをインストールする

契約が完了したら、スマホにアプリをインストールします。まずはベンダーのホームページ、またはApp StoreやGoogle Playなどからアプリをダウンロードしましょう。スマホの場合、古い端末だとアプリが対応していない場合があります。事前にアプリが端末やOSに対応しているか確認しておきましょう。

アカウントにログインし設定を行う

スマホにアプリをインストールしたら、設定を行います。まずはアプリの設定画面にて、取得したIDとパスワードを入力してログインしましょう。ベンダーによっては、所在地確認のために暗証番号が郵送されることもあります。その場合はアプリに暗証番号も入力してください。ログインおよび暗証番号の入力を終えれば、クラウドPBXにて内線通話ができるようになります。各種操作方法については、各ベンダーの利用ガイドなどをご確認ください。

スマホ内線化の注意点・デメリット

クラウドPBXを使ったスマホ内線化を検討する上で、覚えておきたい注意点やデメリットについて解説します。

音質が悪い可能性がある

スマホを内線として使う場合はインターネット回線を使用するため、回線の速度などの影響を受けて音質が低下する可能性があります。

アナログ回線の場合、利用できる場所は限られるものの、物理的に配線されているため通話品質は安定する傾向にあります。一方、クラウドPBXはインターネット回線を使用するため、ネット環境が悪かったり端末の性能が著しく低下したりしている場合は、通話音質が低下する可能性があります。また、一部の低価格を売りにするベンダーの場合、技術力が低く通話が不安定になることもあるようです。

ビジネスの通話は確実に伝わる・聞き取れることが大切です。そのため、通話品質は重要なポイントとなります。クラウドPBXは、できる限りネット環境が良いところで利用するようにしましょう。また、ベンダーを選ぶ際は、実績があるところを選び、事前にトライアルなどを活用して使い心地を確認することをおすすめします。

セキュリティリスク

クラウドPBXを導入する際には、セキュリティリスクも注意しなければなりません。

クラウドPBXはクラウドサーバーにPBXが設置され、データ保存や管理も行われています。そのため、サイバー攻撃の被害があった場合は、会社の機密情報や顧客の個人情報などが漏洩するリスクがあります。そのため、クラウドPBXを導入する場合は、信頼できるベンダーを選ぶ必要があります。

例えば、03plusは自社でシステム開発を行い、スマホOSのアップデートに対して迅速に対応します。また、サーバー保守・管理を徹底し、サイバー攻撃に対して十分な措置を行っているベンダーです。

クラウドPBXを提供するベンダーは多くありますが、セキュリティ面で信頼できるところを選ぶことをおすすめします。

データ通信料の発生

クラウドPBXを利用する場合は、データ通信量も頭に入れておきましょう。

クラウドPBXを利用してスマホを内線化している場合、会社代表番号を使用して外線・内線通話する場合は、必ずデータ通信料が発生します。スマホの契約状況によっては、利用できる毎月のデータ通信量が少なく、すぐに速度制限を受けることも有り得るでしょう。速度制限を受ければ、それに伴って通話品質も下がります。

とくに社員個人のスマホにクラウドPBXを導入して使う場合、高額のデータ通信料が発生することは従業員満足度を下げることにもつながりますし、通話品質低下により顧客満足度低下も招く恐れもあります。

事前に明確なルールを決めて、適切に運用するようにしましょう。

まとめ

今回は、スマホを内線化するさまざまな方法について解説しました。

チャットツールやメールでのやり取りが一般化したとはいえ、電話業務はビジネスにおいて必須です。必要な業務だからこそ、オフィス内だけでなく外出先でもスムーズに対応できる体制を整えることが求められています。そうした中で、スマホ内線化はどの企業も積極的に進めることが推奨されます。

スマホを内線化する方法はさまざまありますが、ご紹介したようにクラウドPBXが最もおすすめです。費用を抑えやすく、個人のスマホをそのまま利用でき、その他多くのメリットがあるためです。スマホを内線化するなら、ぜひクラウドPBXの03plusをお選びください。