シェアオフィスやレンタルオフィスは「ビジネスを小さく始めて将来的に拡大したい」、そんなときに便利なサービスです。しかし、固定電話を利用したいという場合はさまざまな制約があります。そのため、「固定電話は使用しないほうが良いのだろうか」とお悩みの方もいるかもしれません。実は、クラウドPBXを利用すれば、そうしたお悩みを解決できます。
今回は、シェアオフィス・レンタルオフィスでの固定電話設置方法や抱えやすい課題、シェアオフィス・レンタルオフィスでクラウドPBXがおすすめの理由について解説します。
目次
シェアオフィス・レンタルオフィスの固定電話設置の方法
シェアオフィスやレンタルオフィスにはさまざまな利用形態があり、それに応じて固定電話の設置方法も異なります。ここでは、時間貸しやフリースペースの契約、個室での契約、それぞれのケースごとに、固定電話の設置方法について解説します。
時間貸しやフリースペースを契約する場合
時間貸しやフリースペースでシェアオフィス・レンタルオフィスを利用する場合、通常は固定電話の設置は困難です。
シェアオフィス・レンタルオフィスでは、作業スペースとともに、業務で必要になるコピー機などの事務設備を共用利用できるところが少なくありません。しかし、固定電話については時間貸し・フリースペース契約では貸し出されていないところがほとんどです。この利用形態の場合、多くの人がそのスペースを利用します。誰でも電話に出られるため、顧客に混乱を与えたり機密情報が流出したりする恐れがあることから、固定電話は利用できないのです。
しかし、後述するクラウドPBXを活用すれば、こうした利用形態でも固定電話を開設できます。
個室を契約する場合
個室契約の場合は、以下の2つのケースがあります。それぞれのケースで固定電話を設置する方法を解説します。
電話回線・電話機ともに共用設備を利用する場合
個室契約では、電話回線や電話機ともに、シェアオフィス・レンタルオフィスの共用設備を、オプションにて利用できる場合があります。利用する場合は、個室契約する際に必要な電話回線数、電話番号数、電話機の台数をオフィス側に伝えます。利用できる電話会社や電話機の種類はオフィス側が決めますので、契約者が選ぶことはできません。しかし、固定電話の導入コストを抑えることができますし、工事にかかる時間や手間も削減できます。低コスト、短期間でビジネスを始めたいという方には良い選択肢といえるでしょう。
電話回線のみ共用設備を利用する場合
電話回線のみオフィスサービス提供会社の設備を利用し、電話機については契約者が自由に選べるというケースもあります。上記と同様に、オプションでの利用となりますので、オフィスサービス提供会社には事前に電話回線数や電話番号数を伝えておきましょう。
このケースでは、自社で行う業務に合わせて電話機を選べます。家庭用電話機やビジネスフォンなどを選択可能です。ただし、提供される電話回線は決まっています。電話機を用意する場合は、その電話回線で利用できるかどうかを事前に確認しておきましょう。
契約者が個別に選択できる場合
電話回線・電話機ともに、契約者が個別に選択できるケースもあります。この場合、一般のオフィスにて固定電話を開設するのと同じ手続きを行います。そのため、導入には工事費用がかかりますし、時間も必要です。また、導入の際は、個室まで電話回線を引き込まなければいけません。そのため、オフィスサービス提供会社には事前に連絡をして承認を得る必要があります。
ただし、回線も電話機も契約者所有のものとなりますので、移転後もそのまま使えるというメリットがあります。将来的にビジネスを拡大するのであれば、良い選択肢といえるでしょう。
シェアオフィス・レンタルオフィスにおける電話の課題
シェアオフィスやレンタルオフィスで固定電話を利用する場合、以下のような課題があります。
社員が少なくオフィス不在になる可能性が高い
シェアオフィス・レンタルオフィスの個室は小規模オフィス程度なので、社員数もかなり少人数になることがほとんどです。業務内容やお昼時などのタイミングによっては、オフィスに誰もいなくなってしまうこともあるでしょう。そのタイミングにかかってきた電話には出ることができないため、機会損失につながってしまいます。そのため、どのように電話を受けるべきかがシェアオフィス・レンタルオフィスでの固定電話利用における大きな課題となります。
対策としては、転送サービスの活用、秘書代行や電話代行の利用、留守電機能などがあります。ただし、外部サービスの利用は、オフィスサービス提供会社の規約によって制限がかかっている場合があるため注意が必要です。
オフィスを移転すると電話番号が変わってしまう
シェアオフィスやレンタルオフィスから移転する場合、電話番号が変更になることは大きな課題といえます。
例えば、電話回線・電話機ともに共用設備を利用するケースでは、オフィスを移転する際に全て返却が必要です。移転後には新たな電話回線契約をしなければならないため、電話番号が確実に変わります。
電話番号が変更になると、ホームページや名刺の記載も変更しなければなりませんし、既存顧客へも速やかに周知しなければなりません。コア業務とともに電話番号の変更に伴う作業も行うのはかなりの手間です。
シェアオフィス・レンタルオフィスにぴったりな「クラウドPBX」とは
シェアオフィス・レンタルオフィスで固定電話を利用するならば、クラウドPBXが最もおすすめです。なぜクラウドPBXを利用すべきなのか、その理由を解説します。
クラウドPBXとは？従来のPBXとの違い
クラウドPBXとは、PBXをクラウド上に設置してインターネット回線を通じて電話環境を構築し、ビジネスフォン機能を利用可能にするシステムのことです。
従来のPBXはオフィスにPBXを設置しなければならず、導入にコストや時間がかかります。また、オフィス内でしか利用できないため、外出中に代表番号あてにかかってきた場合は対応ができません。
クラウドPBXでは、スマホやPCなどさまざまな端末を利用できます。インターネット回線があれば通話でき、外出先でもスマホで代表番号を用いた発着信を行えます。そのため、不在になりがちな小規模オフィスであっても、スムーズな電話対応が可能になります。
クラウドPBXなら時間貸し・フリースペースでも固定電話が使える
先に少し触れましたが、時間貸し・フリースペースであっても、クラウドPBXであれば固定電話を利用できます。そのため、個室契約よりもリーズナブルにビジネスをスタートすることが可能です。スマホで発着信できるため、フリースペースであっても他人が出てしまうことはありません。重要な用件は外で通話するなど工夫すれば、情報漏洩のリスクも抑えられます。
クラウドPBXなら外出先でも発着信が可能
クラウドPBXならば、オフィス外でも代表番号による発着信を行えます。
オフィスサービス提供会社の共用電話を利用する場合、契約した個室内でしか会社代表番号を利用できません。社員数の少ない小規模オフィスでは、オフィスを空けることも多くなるため、機会損失を生みやすくなります。
クラウドPBXであれば、スマホにより外出先でも代表番号による発着信が可能です。そのため、大切な顧客からの電話を取りこぼすことがなくなり、機会損失も減らせることでしょう。着信にすぐ応答できなかった場合も、代表番号で折り返し電話できますので、顧客に安心して電話に出てもらいやすいのもクラウドPBXのメリットです。
クラウドPBXならオフィス移転でも番号の変更なし
クラウドPBXであれば、オフィス移転時も番号を変更する必要はありません。
オフィスサービス提供会社の共用回線を利用する場合、オフィスを移転する場合は電話番号の変更が必須です。ホームページや名刺の更新や顧客への周知などをしなければならず、手間やコストがかかります。
しかし、クラウドPBXならば同一市外局番内の移転であれば番号を変更する必要はありません。例えば、東京でオフィスをレンタルしている場合、東京23区内の移転であればどこであっても電話番号は変わりません。これは、電話番号をクラウドPBXのベンダー側で管理しているためです。
クラウドPBXならコストを削減できる
クラウドPBXを活用すれば、コスト削減も実現できます。
シェアオフィスやレンタルオフィスを利用している方は「できる限りコストを抑えたい」と思うことでしょう。しかし、オフィスサービス提供会社の共用電話はオプション費用がかかりますし、毎月の通話コストもかかります。外出している社員との連絡は割高の携帯電話番号への発信で行わなければならないため、なかなかコストを削減できないものです。
クラウドPBXの場合、固定電話よりも通話コストがリーズナブルであることがほとんどです。外出している社員への連絡も内線通話で済ませられますので、コストを大幅に削減できます。
クラウドPBXなら業務に役立つ機能がたくさん
クラウドPBXには業務効率をアップさせる機能が豊富に揃っています。
小規模オフィスでは、業務をいかに効率的に行うかが重要です。特に電話業務の負担はできる限り減らし、コア業務に集中したいと思うのではないでしょうか。クラウドPBXには、そうした悩みを解決できる機能がたくさんあります。例えば、IVR（自動音声応答）を利用すれば、電話の一次対応を自動音声に任せることができます。大切な顧客と迷惑な営業電話を区別して対応できるため、電話業務の負担を減らせることでしょう。
他にも、クラウドFAXや通話録音など便利な機能がたくさんあるため、クラウドPBXならば業務効率化を実現できます。
クラウドPBXの選び方
シェアオフィス・レンタルオフィスでクラウドPBXを導入する場合、どのベンダーを選ぶべきなのでしょうか。ここでは、クラウドPBXの選び方について解説します。
使いやすさ
まずはアプリの使いやすさをチェックしましょう。
クラウドPBXサービスで提供されるアプリは、ベンダーごとに違いがあります。使いにくいアプリの場合、操作ミスなどにより顧客に迷惑をかけることもあります。最悪の場合、クレームや訴訟などの問題に発展することもあるでしょう。そのような事態を防ぐためにも、自社社員全員が使いやすいと感じられるアプリを選ぶべきです。
ベンダーによっては無料トライアルサービスを提供しているところもあります。それを利用して、本格導入前に使用感をチェックしてみましょう。
機能
クラウドPBXを選ぶなら、機能には絶対にこだわるべきです。
ベンダーごとに搭載されている機能は異なります。そのため、まずは自社で「どんな機能があると便利か」「業務において解決したい課題は何か」を洗い出してみましょう。課題を解決できて自社の業務にマッチしている機能を絞り込めたら、その機能を利用できるベンダーを探していきましょう。
「どんな機能を選ぶべきか分からない」という場合は、ベンダー側の担当者に直接聞いてみてください。業務内容や解決したい課題を伝えれば、それに合った機能や活用方法について説明してくれるはずです。
利用可能台数
利用可能台数も必ずチェックしましょう。
クラウドPBXは小規模向けだけでなく、大企業向けのサービスもあります。大企業向けの場合、最低利用可能台数が多く、その分だけコストが多くかかってしまいます。シェアオフィスやレンタルオフィスを利用する場合は少人数であることがほとんどですから、最低1台からでも利用できるベンダーを選ぶことをおすすめします。
シェアオフィス・レンタルオフィスのクラウドPBXなら03plus
シェアオフィス・レンタルオフィスでクラウドPBXを利用するなら、03plusがおすすめです。03plusは、全国の主要46局の市外局番つき電話番号を取得できるクラウドPBXです。オフィス移転の際も、同じ市外局番エリアであれば電話番号を変更する必要はありません。
利用できる機能も豊富に取り揃っていますので、業務効率化やコスト削減も実現できます。一次対応を任せられるIVRや留守レポ、自動で通話を録音し、クラウド保存する通話録音機能、クラウド上でFAXの送受信ができるクラウドFAXなどは、03plusでも特に人気のある機能です。また、「10分かけ放題」オプションに加入すれば、1通話あたり10分までの通話が全て無料になります。小規模オフィスではなるべくコストを抑えたいものです。10分かけ放題を利用して通話コストを大幅に削減しましょう。
このように、便利な機能を豊富に利用できる03plusは1IDからのお申し込みが可能です。もちろん、将来的に台数を増やすこともできますので、ぜひご検討ください。
まとめ
今回は、シェアオフィス・レンタルオフィスでの固定電話について解説しました。
個室契約すればオフィスサービス提供会社でも固定電話を利用することが可能です。しかし、オプション料金がかかりますし通話コストも高くつきます。小規模オフィスでは外出することも多いため、着信の取りこぼしも増えてしまうかもしれません。そのため、固定電話を無理に利用するのはおすすめできません。
しかし、クラウドPBXであれば外出先でもスマホで代表番号による発着信を行えます。オフィス移転時も電話番号を変更せずに済みますので、将来的に事業を拡大したいという方にもおすすめです。また、業務効率アップやコスト削減に役立つ機能がたくさんありますので、ビジネス拡大もしやすくなります。
シェアオフィス・レンタルオフィスで固定電話を利用したい、そんなときはぜひクラウドPBXの03plusをお選びください。
