飲食店は料理を作って配膳するだけでなく、材料仕入れ・スタッフ管理・在庫管理・メニュー考案・予約対応などさまざまな業務があります。人手不足が叫ばれる中、こうした業務を全て完璧にこなすのは困難です。「業務をスムーズにしたい」「人為的なミスを減らしたい」「顧客満足度を向上したい」といったお悩みを改善するためにも、業務効率化を実現する方法を知っておきましょう。
今回は、飲食店が業務効率化に取り組むメリットとその方法、さらに電話予約対応を自動化する方法について解説します。
飲食店が業務効率化に取り組むメリット
飲食店の業務は主に、ホール・キッチン・バックヤードの3つに分類できます。これらの業務すべてを人力で行うとなるとスタッフの負担はかなり大きくなります。人手不足が深刻化している飲食業界では、こうした業務をできる限り効率化することが、将来的な安定した運営につながります。
ここでは、飲食店が業務効率化に取り組むメリットについて解説します。
コストの削減
業務効率化を進めれば、無駄なコストが削減されて利益が最大化されます。
例えば、管理システムを導入してバックヤードにおける食材管理を最適化できれば、無駄なロスを削減可能です。省エネ設備や自店舗の業態に合った電気・ガス会社を選ぶ・使い方を効率化するといった施策を取れば、光熱費を削減できます。
ホール業務でいえば、モバイルオーダーやセルフレジを導入すると、人員を最適化できます。予約システムを導入すれば、予約対応業務が減って人件費削減につなげられる可能性があります。
人手不足による問題の解消
飲食店の業務効率化は、人手不足問題の解消にもつながります。
飲食店の主な業務それぞれにおいて、人手が足りなければサービスは行き届かなくなります。例えば、キッチンの人員が足りなければ料理が出せませんし、ホールスタッフが少なければ注文をいつまでも取れずに、顧客にストレスをかけてしまいます。
しかし業務が効率化されれば、必要最小限の人員で店舗を回せるようになります。例えば、モバイルオーダーを導入すれば、スタッフが注文を取りに行く必要がなくなり、配膳や片付けに集中できることでしょう。注文を取るという業務が一つ減るだけで、人材育成にかける時間も短縮できます。
集客力アップ
集客アップにつながることも業務効率化のメリットです。
業務効率化によりスタッフが行う作業、システムやツールで行う作業を分類すれば、スムーズにサービスを提供できるようになります。例えば、予約システムを活用すれば顧客はいつでもどこでも気軽に予約を行えます。顧客データを活用できるようにすれば、短時間でも効果的なマーケティング施策を打ち出せることでしょう。
こうした結果、顧客へより良いサービスをスムーズに提供できるようになり、リピーターの増加や新規顧客の獲得を実現できるのです。
予約や売上の管理が容易になる
業務効率化を推進すれば、予約や売上管理も容易になります。
従来、予約対応は電話のみで行い、売上管理は手作業で帳簿に記入していました。こうした人力による対応は、スタッフに負担がかかることはもちろん、人為的なミスにより損失を生み出すリスクもあります。
しかし、デジタル化して業務効率化すれば管理が容易になり、こうした負担や損失リスクを削減できます。例えば、POSシステムを導入すれば売上をリアルタイムで把握でき、予約システムと連携させれば売上予測も容易になって将来的な経営戦略にまで思考を巡らせられます。
スタッフ同士の連携がスムーズになる
スタッフ同士の連携がスムーズになることも、業務効率化のメリットです。
例えば、タスク管理ツールを導入すると、各スタッフの業務状況をリアルタイム共有できます。業務を分担して行えるので業務効率が格段に向上することでしょう。また、スタッフ向けのチャットツールなどを導入すれば、業務連絡がスムーズになります。
このように、業務効率化を推進すると、スタッフ同士の情報共有・意思疎通がスムーズになり、円滑に店舗運営できるようになります。
値上げを防げる
業務効率化を進めれば、値上げを防ぐこともできます。
近年、人手不足もあり飲食店の人件費は高騰しています。さらに、仕入れコストも上がっているため、仕方なく値上げをする店舗は少なくありません。
業務を効率化すれば、仕入れの最適化、業務の自動化、プロモーション強化などを実現できます。その結果、さまざまな面でコストが削減されるとともに、サービスをスムーズに提供できるようになり、値上げしなくとも安定した経営ができるようになります。
顧客満足度の向上
業務効率化は、スタッフや店舗側のメリットだけでなく、顧客満足度向上にもつながります。例えばモバイルオーダーを導入すれば、待たされることなく顧客はスムーズに注文できます。予約システムと会員制度などが連携されていれば、スムーズな予約とお得な特典を利用できるため、再来店を促進できます。このように、業務効率化は、スムーズなサービス提供やニーズを満たすことができ、顧客満足度向上につながるわけです。
飲食店の業務を効率化する10の方法
飲食店の業務を効率化するには、業務フローを見直すことはもちろん、デジタルツールの活用もポイントです。ここでは、業務効率化に役立つ10の方法を解説します。
予約・顧客管理システムを導入する
予約・顧客管理システムの導入は、飲食店の業務効率化に役立ちます。
顧客からの予約電話の対応、予約スケジュールを手書きで記入するなどは、スタッフにとって負担になります。店舗が忙しいタイミングであれば、電話に出ることすら困難かもしれません。
予約・顧客管理システムを導入すれば、24時間いつでも自動で予約受付できます。自動化されることでスタッフの負担軽減の実現はもちろん、人為的なミスによるダブルブッキングといったトラブル発生も回避できます。
IVRを導入する
IVRの導入も飲食店の業務効率化を果たす方法といえます。
前述の予約システムを導入すれば、予約電話はある程度減少します。しかし、予約システムはWebからの予約であり、電話で細かく予約したいという層には向いていません。また、店舗への質問や相談、その他の理由で顧客は電話をかけてきます。つまり、予約システムを導入しても電話の数は思ったほど減らないことは少なくありません。
IVRは着信に対して音声で自動応答し、必要に応じて振り分けを行ったりSMS送信を行ったりします。例えば、「ご予約の方は1を…」と案内してSMS送信を行えば、スタッフが電話対応することなく予約対応できます。また、「その他の方は3を…」と最終的にスタッフの対応の選択肢を入れておけば、細やかな対応を望む顧客のニーズにも応えられます。
そのため、IVRの導入は業務効率化とともに、スタッフの負担軽減や機会損失の回避、顧客満足度の向上などを実現できるわけです。
モバイルオーダー・タブレット注文を導入する
飲食店の業務効率化を実現するなら、モバイルオーダー・タブレットの導入もおすすめです。
従来のスタッフが対応するオーダー形式だと、混雑時になかなか注文を取れなかったり、聞き間違いによる注文ミスが発生したりすることがあります。
しかし、モバイルオーダーであればそうした課題を回避できます。さらに、注文業務が削減されることでスタッフは接客に集中できますし、顧客は好きなタイミングで注文・追加注文を行えるので、満足度や客単価向上にもつながります。また、モバイルオーダーシステムによってはクレジット決済まで対応でき、レジ業務の負担軽減も実現可能です。
配膳ロボットを導入する
配膳ロボットの導入も飲食店の業務効率化につながる方法です。
お昼時などのピークタイムは、注文数が多くスタッフも忙しくなることから配膳が遅れることも少なくありません。配膳が遅れれば料理が冷めてしまい、待たされた顧客は大きなストレスを感じます。
配膳ロボットが導入されれば、安定した配膳を実現できます。スタッフの移動負担軽減、配膳ミスの軽減、さらに人手不足の解消も可能です。
セルフレジを導入する
業務効率化を目指すなら、セルフレジの導入も検討しましょう。
どんなに食事が美味しくても、会計時に混雑していると顧客はストレスを感じやすくなり、結果的に店舗に対してマイナスイメージを抱くことがあります。また、レジ業務はスタッフにとって負担がかかるものです。
セルフレジを導入すれば、レジ業務がほぼなくなるため業務負担が大きく軽減されます。複数台用意すればレジの混雑緩和も実現可能です。
在庫管理ツールを導入する
在庫管理ツールの導入もおすすめです。
飲食店運営において、在庫管理はとても重要です。例えば、在庫に過不足があるとその日に出せないメニューが発生しますし、ロスが増えてコストが無駄になることがあります。また、手作業で管理すると記入ミスにより大幅な損失を生み出すこともあり得ます。
在庫管理ツールがあれば、リアルタイムで在庫状況を確認できるため、発注ミスが格段に減ります。仕入れも最適化できるため、食材ロスやコスト削減にもつながって、業務効率化が進むことでしょう。
座席やスタッフの動線を見直す
ツールの導入だけでなく、座席やスタッフの動線を見直すといった物理的な面を改善することも、業務効率化では重要です。
動線が悪いと、配膳やオーダー対応の遅れが発生しやすくなり、スタッフの負担が増加します。また、「狭い」「トイレまで行きにくい」など顧客の不満を高める要因にもなります。
座席や動線を見直せば、スタッフの移動時間が削減されて業務スピードが向上しやすくなります。座席を見直せば、顧客にとって快適に過ごせる空間となりやすく、リピーター獲得にもつながるかもしれません。
コストをかけずにすぐに改善できるため、ぜひ試してみましょう。
マニュアルを作成・更新する
業務マニュアルの作成・更新もぜひ実施しましょう。
業務マニュアルは、新人スタッフの育成はもちろん、スタッフのサービス標準化を実現できます。そのため、安定したサービス提供ができるようになり、店舗運営全体がスムーズになります。
紙のマニュアルはもちろんですが、動画マニュアルやデジタルマニュアルなど、スタッフが閲覧しやすいものを用意するのがおすすめです。
スタッフ間の情報共有の仕組みを用意する
情報共有の仕組みを見直す・ツールを導入するのもおすすめです。
飲食店に限ったことではありませんが、スタッフ間の情報共有が不十分だと、業務ミスやトラブルが発生しやすくなります。また、本来1人で対応できるのに複数のスタッフが同じ業務を行うといった、非効率さを生み出すこともあります。
こうした課題を回避するには、チャットツールを導入するのがおすすめです。スタッフ間の情報共有が効率化されれば、意思疎通もしやすくなります。スタッフ間の連携も良くなって店舗運営がスムーズになることでしょう。また、作成・更新したチャットツールからマニュアルを閲覧できるようにするのもおすすめです。
シフト管理方法を見直す
シフトの管理方法の見直しも業務効率化に効果的な施策です。
飲食店の業務を円滑に進めるには、適切なシフト管理が不可欠です。もし適切に行われないと、人手不足による業務の遅れが発生しますし、過剰にスタッフが配置されれば人件費が増加するといった課題が生じます。また、手書きでの管理だと、ミスによってスタッフの過不足が発生することもあるので注意が必要です。
シフト管理ツールを導入すれば、最適な人員配置を実現でき、人件費削減に役立ちます。急なリアルタイム管理ができれば、急なシフト変更にも柔軟に対応できることでしょう。
飲食店のIVR導入なら03plusがお得
飲食店の予約や顧客からの質問などの電話対応業務を効率化するには、自動化することがポイントです。特に予約については、予約システムを導入していても、「電話を利用したい」という顧客層が一定数います。そのため、飲食店において業務効率を目指すなら、電話対応を自動化できるIVRの導入を検討すべきといえます。
そこでおすすめなのが、クラウドPBXサービス03plusです。03plusは、全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できる通話サービスであり、IVR機能も利用できます。専用機器を設置することなくすぐにIVRを利用できますので、業務効率化をスムーズに実現可能です。
03plusのIVRには以下のような特徴・メリットがあります。
・低コストで導入可能：クラウドPBXのため、専用の機器を購入する必要がなく、初期投資を抑えられる
・電話予約をウェブ予約に誘導：「予約をご希望の方は1を押してください」→「ウェブ予約リンクをSMSで送信」など、電話からウェブへスムーズに移行
・営業時間外の対応が可能：営業時間外の着信に対して自動音声で案内し、スタッフの負担を軽減
・スタッフの負担軽減：予約や営業時間に関する問い合わせを自動化することで、電話対応の時間を大幅に削減
03plusは基本の月額1,280円＋IVR機能が月額3,800円で利用できます。業務の負担を大幅に軽減し、予約対応の自動化が可能です「電話予約の対応に追われている」「営業時間外の電話が多く対応が難しい」とお悩みでしたら、ぜひ導入をご検討ください。
まとめ
今回は、飲食店の業務を効率化するための方法について解説しました。
飲食店で業務効率化のための施策を行えば、コスト削減・人手不足の解消・売上向上・顧客満足度の向上など、多くのメリットを得ることができます。また、配膳ロボットやセルフレジ、在庫管理ツールなどの活用によって、業務の効率化をさらに推進可能です。
予約システムは飲食店で多い予約対応を自動化できるので、ぜひ導入したいツールといえます。しかし、電話予約・対応そのものが完全になくなるわけではない点には注意が必要です。
飲食店における電話対応の負担を軽減し、スタッフの業務効率を向上させるためにも、03plusのIVR導入を選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか？
