事業規模の拡大や問い合わせ件数の増減に伴い、電話の運用方法は柔軟に見直す必要があります。
「電話番号を複数用意したほうが良い？」「電話番号を増やす＝コストや設備が大きく増えるのでは？」「代表番号が話し中になるのを防ぎたい」「部署や担当ごとに番号を分けたい」といった疑問や不安・要望を持つ担当者の方も多いでしょう。
実は、複数番号の運用方法にはいくつかの選択肢があります。仕組みを正しく理解すれば、無理のない形で電話環境を整えることが可能です。
そこで今回は、企業で電話番号を複数運用する代表的な方法として「ダイヤルイン」や「代表組」の違いを整理し、同時通話数の考え方や費用の目安について解説します。
目次
法人で電話番号を複数取得することは可能？
法人でも、複数の電話番号を取得・運用することは可能です。実際に、事業規模や運用方法に応じて、代表番号とは別に複数の番号を持つ法人も少なくありません。
従来は、電話番号を増やす際に回線工事やPBXの設定が必要で、コストや手間がかかるケースが一般的でした。しかし近年は、クラウドPBXやIP電話サービスの普及により、比較的低コストかつ柔軟に電話番号を追加できる環境が整っています。
ここではまず、どのような場面で電話番号を複数取得すると便利なのかを整理します。
複数番号の取得が便利な主な場面
法人が電話番号を複数持つと、さまざまなシーンで業務がスムーズになります。代表的な例は以下の通りです。
・部署や業務内容ごとに窓口を分けたい場合
営業用、サポート用、採用窓口など、用途別に番号を分けることで、問い合わせ対応を効率化しやすくなります。
・複数人で電話対応を行う場合
1つの番号だけでは対応が追いつかない場合でも、番号を増やすことで受電の取りこぼしを防ぎやすくなります。
・事業やサービスごとに番号を分けたい場合
複数サービスを展開している場合、それぞれに専用番号を用意することで、顧客対応や管理がしやすくなります。
・将来的な事業拡大を見据えている場合
最初は少人数でも、将来の人員増加や業務拡張を想定し、あらかじめ複数番号を持つケースもあります。
このように、電話番号を複数取得することは、単に「数を増やす」という目的だけでなく、業務効率や顧客対応の質を高める手段として活用されています。
複数の電話番号を運用する代表的な方法
複数の電話番号の代表的な運用方法として挙げられるのが、「ダイヤルイン」と「代表組」です。いずれも法人の電話対応で広く利用されている仕組みですが、役割や考え方は異なります。
ここでいう「複数の電話番号を運用する」とは、単に電話番号を増やすケースだけを指すものではありません。電話番号そのものを複数持つ方法に加え、1つの番号を複数回線で効率的に運用する方法も含めた考え方です。
ここでは、複数の電話番号運用において方向性が異なる「ダイヤルイン」と「代表組」について、それぞれの仕組みと特徴を解説します。
ダイヤルイン
ダイヤルインとは、1つの電話契約に対して「付加番号（追加番号）」を追加し、番号ごとに異なる着信先へつなげられる仕組みです。
代表番号とは別に直通番号を持てるため、電話をかける側が最初から適切な窓口に直接つながります。
例えば、営業部・サポート窓口・FAX用などで電話番号を分けておけば取り次ぎが不要になり、対応のスピードや正確性が向上します。また、特定の担当者や部署への問い合わせが多い業種では、業務効率の向上にもつながります。
ダイヤルインが向いているケースは次の通りです。
・部署や担当者ごとに直通番号を持たせたい場合
・電話の取り次ぎ業務を減らしたい場合
・営業・サポート・FAXなど、用途別に番号を分けたい場合
・問い合わせ内容がある程度決まっており、窓口を明確にしたい場合
ただし、ダイヤルインで番号を分けること自体は、同時に処理できる通話数を自動で増やすものではありません。
着信が集中して話し中を減らしたい場合は、このあと解説する代表組の利用や、契約している回線数・チャネル数の追加もあわせて検討すると確実です。
代表組
代表組とは、1つの代表番号に対して複数の回線を束ね、着信時に空いている回線へ順次つなぐことができる仕組みです。電話番号自体は増えませんが、同時に複数の着信に対応できるため、「話し中でつながらない」状態を防ぎやすくなります。
代表番号に電話がかかると、設定に応じて空いている回線や端末へ順次つないだり、複数端末を同時に鳴らしたりできるため、特定の担当者に依存せず、複数人で電話対応を分担しやすくなります。問い合わせ件数が多い企業や、電話対応をチームで行う体制に向いている運用方法です。
代表組がおすすめのケースは以下の通りです。
・代表番号への着信が多く、話し中を避けたい場合
・電話対応を複数人で分担したい場合
・窓口を一本化しつつ、対応力を高めたい場合
・受付や問い合わせ対応をチームで行っている場合
代表組は、電話番号を増やさずに対応件数を増やせる点が特徴です。そのため、部署や担当者ごとに直通番号を持たせたい場合にはダイヤルイン、着信の集中を防ぎたい場合には代表組と、目的に応じて使い分けることが重要です。
両者は排他的な仕組みではなく、組み合わせて運用することでより効果的に活用できます。
2人以上で同時通話したい場合は「チャネル」を増やす方法も
電話対応において、「複数の番号は不要だが、同時に2人以上で通話できるようにしたい」というケースもあります。このような場合に有効なのが、「チャネル」を増やすという方法です。
チャネルとは、同時に通話できる回線数を指します。例えば、1チャネルの場合、同時に通話できるのは1件までですが、2チャネルにすれば2件、3チャネルにすれば3件まで、同時通話が可能になります。電話番号が1つでも、チャネル数を増やすことで、複数人が同時に電話対応できるようになります。
この方法は、代表番号を1つで運用している際に、着信が重なって話し中になることが多い場合に適しています。電話番号を増やさずに対応力を高められる点が特徴です。
一方で、チャネルを増やしても、電話を「誰が受けるか」を制御することはできません。着信を自動的に振り分けたい場合は代表組、部署や担当者ごとに番号を分けたい場合はダイヤルインといったように、目的に応じて組み合わせることが大切です。
このように、電話対応の改善には「番号を増やす」「着信を振り分ける」「同時通話数を増やす」といった複数の選択肢があります。自社の電話の使われ方を整理したうえで、最適な方法を検討しましょう。
複数の電話番号を利用する方法と費用相場
複数の電話番号を利用したい場合、その方法や費用は利用するサービスや仕組みによって異なります。ダイヤルインやクラウドPBX、ひかり電話など、どの方式を選ぶかによって、手続きの流れやコスト感も変わってくるため、事前に把握しておくことが重要です。
ここでは、電話番号を追加する際の基本的な考え方と、一般的な費用の目安について整理します。
電話番号の追加には申し込みが必要
複数の電話番号を利用したい場合、原則として通信事業者やサービス提供元への申し込みが必要です。すでに電話回線やクラウドPBXを利用している場合でも、必要な数や用途に応じて個別に追加手続きを行います。
例えば、ダイヤルインで新たな番号を取得する場合やクラウドPBXで番号を追加する場合は、申込フォームや管理画面から申請します。また、現在使っている電話番号を引き続き利用したい場合には、番号ポータビリティに対応しているかどうかの確認も欠かせません。
このように、複数の電話番号を運用するには、事前の申し込みや手続きが前提となります。導入後に慌てないためにも、必要な番号数や運用方法をあらかじめ整理したうえで、対応可能なサービスを選ぶことが重要です。
電話番号追加の費用目安
電話番号を追加する際の費用は、利用するサービスや番号の種類によって異なりますが、市外局番付きの電話番号であれば、1番号あたり月額数百円～1,000円程度が目安です。050番号の場合は、これより低コストで利用できるケースもあります。一方、ひかり電話や従来型の固定電話では、工事費や回線利用料が別途発生することもあります。
電話番号の追加にあたっては追加費用だけでなく、「初期費用」「月額利用料」「通話料」の3つを考慮する必要があります。番号の取得や追加時に初期費用がかかる場合もあれば、電話番号ごとに月額利用料が設定されているケースもあります。また、通話料については、従量制か定額制かによって、実際の運用コストに差が出ます。
なお、電話番号を複数追加する場合は、番号ごとの月額費用が積み重なるため、想定以上にコストが膨らむ可能性があります。そのため、同時通話数や実際の利用頻度、運用方法とのバランスを踏まえて検討することが大切です。
クラウドPBXなら「複数番号の運用」が手軽に
複数の電話番号を運用したい場合、従来の固定電話やビジネスフォンでは回線工事や機器追加が必要になり、コストや手間がかかりがちです。
その点、クラウドPBXであれば、物理的な設備に依存せず、管理画面から柔軟に電話番号や利用人数を増やせるため、複数番号の運用を比較的シンプルに始められます。
番号追加や運用ルールの変更もオンライン上で完結するため、事業の成長や体制変更に合わせて調整しやすい点が特徴です。
クラウドPBXで電話番号を追加する主な方法
クラウドPBXでの電話番号追加はWeb上の管理画面で行えます。一般的な電話番号の追加の流れは以下の通りです。
・管理画面にログインする
・「ID（内線・ユーザー）」を申し込む
・そのIDに紐づける形で電話番号を追加する
・追加した電話番号は、特定のIDだけで受けることも、複数IDで同時に受けることも設定できる
・運用に応じて、番号ごとに着信先や受付方法（代表着信・振り分けなど）を調整する
※具体的な電話番号追加方法はベンダーごとに異なりますので確認してください。
この流れで電話番号を追加すれば、1人の利用者が複数の電話番号を使い分けたり、複数人で1つの代表番号への着信を同時に受けたりといった運用が可能になります。また、部署ごとや用途ごとに電話番号を分けて管理することもできるため、事業規模や業務内容に応じた柔軟な電話運用を実現できます。
おすすめは「03plus」
複数の電話番号を無理なく運用したい場合、クラウドPBXの中でも03plusは仕組みが分かりやすく、コスト管理もしやすいサービスです。電話番号の追加や設定変更はWeb上の管理画面から行え、事業規模の変化に合わせて柔軟に運用を見直せます。
03plusでは、1契約の中で電話番号や利用者（ID）を追加していく形を採用しています。電話番号は代表番号としてまとめて使うことも、特定の利用者に直通番号として割り当てることも可能で、用途に応じた設定ができます。物理的な機器の設置や回線工事が不要な点も、導入時の負担を抑えられるポイントです。
料金体系も比較的シンプルで、基本IDは月額1,280円、追加IDは月額900円、追加電話番号は月額300円といった形で、必要な分だけ積み上げて設計できます。必要な人数分・番号分だけIDを追加すれば良いため、利用実態に合わない過剰なコストが発生しにくくなっています。なお、番号の追加には「番号と同数以上のIDの契約が必要」です。
同時通話の考え方も直感的です。03plusでは利用者（ID）を増やすことで、同時に対応できる通話数を増やせます。従来のPBXのようにチャネル数を個別に意識する必要がなく、実際の運用人数を基準に設計できます。
このように、03plusでは電話番号の追加方法、料金体系、同時通話の仕組みが整理されています。複数番号を手軽かつ低コストで運用したい法人にとって、03plusは検討しやすい選択肢です。
まとめ
今回は、法人で複数の電話番号を運用する方法について、ダイヤルインや代表組、同時通話数（チャネル）の考え方を整理しながら解説しました。
複数番号の運用といっても、単に電話番号を増やすだけでなく、着信の受け方や同時対応できる人数まで含めて設計することが大切です。また、電話番号の追加には費用が発生するため、初期費用や月額利用料、通話料といったコスト構造を理解したうえで、自社の利用状況に合った方法を選ぶ必要があります。番号の数だけで判断するのではなく、実際の通話量や同時対応の必要性を踏まえて検討することが、無駄なコストを抑えるポイントといえるでしょう。
クラウドPBXの03plusは、ID数を基準に同時通話数を調整できるシンプルな仕組みを採用しています。複数番号の運用や人数の増減にも柔軟に対応可能です。複雑な設備や工事を伴わずに電話環境を整えたい法人にとって、現実的で取り入れやすい選択肢となります。
コストを抑えつつ電話番号を複数取得したいとお考えなら、ぜひ03plusをご検討ください。
