製造業は顧客とのやり取りも多く、電話対応はとても大切な業務です。しかし、製造業では電話周りにおいて、さまざまな問題点があります。「電話業務をスムーズにしたい」「拠点間の通話コストを下げたい」などお悩みの方も多いことでしょう。
そこで今回は、製造業での電話周りの問題点、製造業でクラウドPBXを導入するメリット、導入するクラウドPBXの選び方について解説します。
目次
製造業における電話周りの問題点
電話周りでさまざまな解決したい課題について頭を悩ませている製造業の方は多いことでしょう。実際に製造業では電話周りでどのような問題点があるのか、以下で見てみましょう。
拠点数や従業員が多く電話にかかる費用が高い
企業によっても異なりますが、一般的に製造業は拠点数や従業員数が多いことがほとんどです。そのため、電話にかかる費用が多くなります。
拠点や人が多ければそれだけ発生する通話も増えます。そのため従業員数が多くなりがちな製造業では、毎月の通話コストが高くなる傾向にあります。
拠点が複数に分かれている
製造業の場合、拠点が複数に分かれています。従来のビジネスフォンの場合、それぞれの拠点にて電話環境を構築しなければいけません。そのため、拠点ごとに電話環境を管理する担当者を置く必要があります。取得すべき電話番号の数が増えるため、コストもかなりかかってしまうことでしょう。
また、拠点間通話をする際も従来のビジネスフォンでは課題があります。拠点ごとに異なる電話環境であるため、拠点間通話は内線通話ではなく外線通話で行わなければなりません。拠点間での調整や情報共有が重要な製造業の場合、通話コストがより多くかかってしまうことでしょう。
工場の敷地が広く担当者がつかまりにくい
製造業は所有する工場の敷地が広いことがほとんどです。そのため、担当者が中々つかまりにくいという課題が起きやすくなります。
例えば、工場の担当者Aさんに電話がかかってきた場合、事務所にて業務を行っていればすぐに取り次げますが、広い工場内を移動中の場合はどこにいるか分かりません。そのため、すぐに取り次ぐことができず、顧客を待たせてしまうことがあります。待たせることは、顧客満足度を低下させることはもちろん、ビジネスのスピード感を落としてしまうことにもつながります。
製造業の悩みを解決する「クラウドPBX」とは？
製造業には電話に関するさまざまな課題があります。こうした悩みを解決する方法としておすすめなのが、クラウドPBXを導入することです。クラウドPBXとは何なのか、どのような特徴があるのか解説します。
従来のPBXとの違い
従来のPBXとクラウドPBXにはさまざまな違いがあります。
従来のPBXは、オフィスごとにPBXを設置して、固定電話機やFAX複合機、構内放送機器などを電話回線によってつなぐことで電話環境を構築します。そのため、機器やケーブルの購入・準備や機器の設置・配線工事が必要です。固定電話番号はオフィス内の固定電話機でしか利用できず、内線も同一オフィス内でしか使用できません。
一方、クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置して、インターネット回線によってスマホやパソコンなどの端末をつないで電話環境を構築します。既存端末をそのまま利用できますので、機器やケーブルの購入や工事は不要です。そのため、コストを抑えて短期間で導入できます。また、インターネット回線があればスマホやパソコンなどの端末を用いて外出先や自宅からでも固定電話番号を使用可能です。インターネット回線でつながる端末同士であれば、オフィス外であっても内線通話ができます。
スマホ・PC・タブレットで通話ができる
クラウドPBXで利用できるのはインターネット接続できるスマホ、パソコン、タブレットなどさまざまな端末です。LANケーブルで接続するIP電話機（固定式）のものも利用できます。クラウドPBXでは、インターネット接続できる端末であれば、機種を問わずさまざまなものを利用できます。実際にどの端末を利用するかは、ユーザ自身が自由に決められるのです。
業務効率化に役立つ機能が備わっている
クラウドPBXは業務効率化に役立つさまざまな機能を利用できます。例えば、以下のような機能を利用可能です。
- 通話録音：通話を自動で録音してサーバーに保管する機能です。保管されたデータはサーバー上で確認・共有したりダウンロードしたりできます。顧客対応力向上やクレーム・訴訟リスクの低減に役立ちます。
- 受付システム：タブレットの画面にて自動受付を行うシステムです。顧客自身が画面操作することで求めている担当者に直接つながります。受付スタッフが不要になるため、人件費削減になります。
- クラウドFAX：クラウド上でFAXの送受信を行える機能です。FAX機を使わなくても、スマホで撮影した画像をデータ化してそのまま相手に送信できます。受信データもスマホやパソコンでいつでもどこでも確認可能です。
- IVR（自動音声応答）：かかってきた着信に対して自動音声で受け、適切な担当者へ振り分ける機能です。スムーズに担当者につながることができ、顧客満足度向上につながります。
- Web電話帳：クラウド上で連絡先や顧客情報を一元管理できる機能です。サーバーに保存されるため、いつでもどこでも連絡先を共有でき、スマホなどを紛失しても個人情報の漏洩リスクがありません。
製造業がクラウドPBXを導入するメリット
製造業がクラウドPBXを導入するとどのようなメリットがあるのか、以下で解説します。
複数拠点の電話を一括管理できる
クラウドPBXを導入すれば、複数拠点の電話環境を一括管理できます。
従来のPBXは拠点ごとにPBXを設置して、各種設定やメンテナンスなどを行わなければいけません。そのため、各拠点にはそれぞれ担当者が必要です。
クラウドPBXを導入すれば、インターネット回線で全ての拠点の電話環境を一つにまとめられます。メンテナンスはベンダー側が行ってくれますし、設定変更は設定画面から簡単にできます。そのため、拠点ごとに担当者を置く必要がなく、本社に数名の担当者を配置するのみで済むためリソースを削減できます。
電話番号をまとめることができる
クラウドPBXを導入すれば、電話番号を必要な分だけまとめられます。
従来のPBXでは、拠点ごとに電話環境を構築することから、電話番号も各拠点で取得する必要があります。この場合、拠点ごとに電話番号取得費用が必要で、コストがかかってしまいます。
クラウドPBXならば、複数拠点の電話を一括管理できて、電話番号もまとめられます。拠点ごとに電話番号を取得する必要がなくなりますので、コストを抑えられます。また、電話番号をまとめておけば、一部拠点が休みでも他の拠点で電話対応できるというメリットもあります。
拠点間で内線通話が可能になる
拠点間で内線通話が可能になることもクラウドPBXのメリットです。
従来のPBXは拠点ごとに電話環境が独立しているため、拠点間の通話は外線で行うしかありません。
しかし、クラウドPBXであれば複数拠点を一つにまとめて電話環境を構築します。そのため、離れた拠点であっても、内線にてお得に通話ができるのです。拠点間の通話コストがゼロになりますので、コスト削減に大いに役立つことでしょう。
工場内を移動しながら通話ができる
クラウドPBXを導入すれば、工場内を移動しながら通話ができます。
従来のPBXでは、担当者が事務所から離れてしまうと探すのにとても苦労します。そのため顧客を待たせることが多くありました。
しかし、クラウドPBXであれば、そうした課題を解決できます。スマホで固定電話番号による発着信ができますので、工場内を移動中も会社宛の番号に出ることができます。また、移動中でも内線による取り次ぎができますので、顧客を待たせることがありません。
電話にかかるコストを大幅にカットできる
クラウドPBXの導入で電話にかかるコストを大幅カットできます。
従来のPBXは物理的な装置に故障などがあれば電話業務が止まってしまうため、メンテナンスや定期的な買い替えをしなければなりません。しかしそれには多くの費用がかかります。また、工場内を移動中に連絡する際にはスマホを使用するため、通話コストも多くかかります。
クラウドPBXの場合は、メンテナンスやシステムのアップデートを全てベンダー側が行います。そのため、運用コストを大幅に抑えることが可能です。移動中の通話も携帯電話に比べるとかなりリーズナブルなので、通話コストも抑えられます。また、前述の通り拠点間の通話は内線通話になりますので、コストをゼロにできます。
製造業がクラウドPBXを導入する際のポイント
クラウドPBXを製造業で導入すれば、多くのメリットを得られます。しかし、自社に合わないサービスを選んでしまうと、そのメリットを活かしきれません。ここでは、製造業がクラウドPBXを導入する際のポイントを解説します。
拠点の規模に対応できるか
クラウドPBX導入の際には、拠点規模に対応できるか確認しましょう。
クラウドPBXは小規模向けや大規模向けなどさまざまなサービスがあります。拠点数が多く必要台数が多いにも関わらず小規模向けを選んでしまうと、クラウドPBXのメリットを十分に活かせません。逆のケースでは、無駄な費用が多くかかってしまいます。そのため、導入前に、自社の拠点規模を把握した上でそれに見合ったサービスを選ぶことが大切です。
通話品質は安定しているか
クラウドPBXは通話サービスですので、通話品質にもこだわりましょう。
クラウドPBXはインターネット回線を使用して通話を行います。そのため、インターネット環境が悪いと通話品質が大幅に低下します。
通話品質が悪いと、ノイズや音の途切れが発生してしまい、聞き逃しや聞き間違いが発生しやすくなります。ささいな聞き間違いでも、大きな問題に発展することがありますので、通話品質にはこだわるべきです。
操作がしやすいか
操作しやすさもクラウドPBXを選ぶ上では大切なポイントです。
一般的に、クラウドPBXのアプリはそれほど難しい操作を必要としません。しかし、アプリ画面が見にくい、UIが使いにくいなどベンダーによっては不便さを感じることもあるでしょう。また、複雑な操作が必要なアプリだと、IT機器に不慣れな年齢の高い社員にとっては扱いにくくなります。
事前に無料トライアルなどを活用して、アプリの使用感をチェックしてみましょう。
サポート体制は十分か
サポート体制も重要なポイントです。
初めてクラウドPBXを導入する場合、「どのように導入すべきか」「必要な機能は何なのか」など分からないことだらけでしょう。手探り状態でサービスを選び導入するのは不安がありますし、導入後のミスマッチを起こす恐れがあります。そうしたリスクを回避するためにも、ベンダー側に頼れる担当者がいるかどうかを必ず確認しましょう。また、不測の事態にもすぐに対応してくれるサポート力があれば、導入後の運用も安心です。
セキュリティ対策は万全か
クラウドPBX選びではセキュリティ対策の万全さもチェックしましょう。
クラウドPBXはインターネット回線を使用するサービスであり、サイバーテロによる情報漏洩などのリスクがあります。セキュリティ対策が不十分だと、そのリスクは大幅に高まります。
ベンダー側でどのようなセキュリティ対策を行っているのか、システムのアップデートやメンテナンスを行う専門チームはいるのか、スマホOSのアップデートに即座に対応しているかなどを確認しましょう。
製造業でクラウドPBXを導入するなら「03plus」
クラウドPBXの導入を検討している製造業の企業におすすめなのが03plusです。03plusは全国の主要46局の市外局番付き電話番号を取得して、スマホで外出先でも発着信できるサービスです。番号ポータビリティに対応していますので、固定電話からの移行時も条件が整っていれば既存の電話番号をそのままご利用いただけます。
「通話録音」「IVR」「受付アプリ」「クラウドFAX」など、製造業において業務改善やコスト削減を実現できるさまざまな機能をご利用いただけます。「10分かけ放題」に加入すれば、1通話あたり10分までの通話が無料になりますので、さらにコスト削減が可能です。
03plusのシステムは自社開発でスマホのOSアップデートにも即座に対応可能です。お申し込みは1IDから可能で、30ID以上のエンタープライズ版もご用意しています。専任コンシェルジュが導入から運用までしっかりサポートしますので、ぜひご相談ください。
まとめ
今回は、製造業にクラウドPBXがおすすめの理由を解説しました。
製造業では、電話に関するさまざまな課題があります。「電話業務をスムーズにしたい」「コア業務に集中できる電話環境が欲しい」「電話のコストを下げたい」そうした製造業のお悩みを解決するのがクラウドPBXです。03plusなら番号ポータビリティ対応で既存番号もそのままご利用いただくことが可能です。ぜひご相談ください。
