知らない番号からの着信に対して「取引先からの連絡かもしれないし、迷惑電話かもしれない…」と迷ってしまう方は少なくありません。もし取引先や顧客からの大切な要件であれば出ないわけにはいきませんが、実際に出てみたら営業電話や詐欺まがいの内容だった…となれば、社員のストレスや業務効率の低下につながります。
しかし、こうした「知らない番号」の正体は意外と簡単に調べることができます。
今回は、知らない番号からの電話で考えられる要件、相手を調べる具体的な方法、さらに迷惑電話対策を効率的に進められるサービスについて解説します。
目次
知らない番号からの電話…どんな要件の可能性がある？
突然かかってきた知らない番号からの電話は、不安を感じる人も多いでしょう。把握していない番号からかかってきた電話では、以下のようにいくつかのケースが考えられます。
まず、取引先や顧客からの連絡です。例えば、新しい支店の固定電話番号、新たな担当者の携帯番号からかかってきた場合がこのケースにあたります。これらは業務に直結する大切な要件です。
一方で、新規営業の電話も少なくありません。商品やサービスの売り込み、広告の勧誘などは知らない番号からかかってきます。個人事業主や中小企業では頻繁にかかってくることもあるでしょう。
注意が必要なのは、詐欺や架空請求といった迷惑電話です。金銭をだまし取ろうとする悪質なケースも数多くあるため、不審な場合は電話を切るなどの対応が必要です。
その他にも、単なる間違い電話や調査会社からのリサーチ依頼など、特別な悪意のない場合もあります。
このように「知らない番号からの着信」には幅広い可能性があります。顧客や取引先からの大切な要件であるかもしれないため安易に無視するのも危険ですが、すぐに出てしまうのもリスクがあります。
迷惑電話によくみられる特徴とは？
知らない番号からの着信は、迷惑電話である可能性もあります。
例えば、同じ番号から短時間に繰り返しかかってくる場合は、しつこい営業や詐欺の疑いがあります。また、不自然な市外局番や、自分の業務エリアと無関係な番号からの着信も警戒が必要です。さらに海外番号を利用した詐欺も近年増えています。業務エリアとまったく無関係な番号からの着信や特に心当たりがない国際電話には注意しましょう。
留守番電話などに要件を残さず切れる電話も、迷惑電話であることが少なくありません。本当に必要な連絡なら、相手は必ず伝言や別の手段を試みるものです。
このような特徴を知っておけば、「出るべき電話」と「警戒すべき電話」を見極める手がかりになります。
電話番号から相手を調べる3つの方法
知らない番号からの着信があったとき、「出ても大丈夫なのか」「迷惑電話ではないか」と迷うことは多いのではないでしょうか。しかし、全て無視して大切な取引先からの電話を逃してしまうのも避けなければいけません。
そこで役立つのが、電話番号から相手を調べる方法です。ここでは代表的な3つの方法を紹介します。
インターネット検索
最も手軽なのは、電話番号をそのまま検索エンジンに入力する方法です。企業の代表番号や営業電話の情報は、口コミサイトや掲示板などに掲載されていることがあります。検索した結果、顧客や取引先と判断できる場合は安心して電話に出ましょう。
また、しつこい勧誘をするような営業会社は電話番号検索サイトなどに登録されています。そうしたサイトに登録されている場合は、基本的に電話に出たり折り返したりする必要はありません。
電話帳アプリ・迷惑電話対策アプリ
スマホ向けの電話帳アプリや迷惑電話対策アプリを利用すると、知らない番号からの着信でも発信元をある程度判断できます。
着信時に発信者番号や登録情報を自動的に表示してくれるため、配送会社や病院といった正規の連絡であれば安心して応答できますし、反対に営業電話や迷惑登録の多い番号であれば、着信と同時に「出ないほうが良い」と判断できます。
さらに、過去に迷惑電話として報告された番号や自分で登録した番号からの着信は自動でブロックされるため、繰り返しかかってくる営業電話を効果的に減らせます。
自社の顧客管理システム（CRM）との照合
自社の顧客管理システム（CRM）と照合するのも、電話番号を調べる方法の一つです。
CRMに登録された顧客情報とリンクさせておけば、着信時に顧客名や過去のやり取りが画面に表示され、スムーズに対応できます。顧客や取引先からの電話かどうかをすぐに判別できることでしょう。
例えば「この番号は○○商事の担当者」と瞬時に分かれば、電話を受ける前から要件の見当をつけることができます。反対に、CRMに登録のない番号であれば、新規の営業電話や迷惑電話の可能性が高いと判断しやすくなります。
03plusならWeb検索機能や着信ポップアップで一発検索
知らない番号からの着信に迅速に対応したいとお考えなら、クラウドPBXサービスの「03plus」が便利です。
03plusは全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得でき、スマホから会社の代表番号で発着信できます。いつでもどこでも電話対応できるだけでなく、着信時に番号をその場で調べられる機能も利用可能です。相手が顧客なのか迷惑電話なのかを即座に判断できるため、業務の効率化と安心感を両立できます。
ここでは、03plusの代表的な機能である「Web検索機能」と「着信ポップアップ機能」について詳しく解説します。
Web検索機能
03plusのスマホアプリには、着信番号をそのままワンタップでインターネット検索できる「Web検索機能」が搭載されています。不在着信履歴に表示される検索ボタンを押すだけで、即座に番号をWEB検索できる機能です。不明な発信者が営業電話や迷惑電話なのか、あるいは正規の顧客や取引先なのかを判断できます。
従来は、電話に出る前に番号をコピーまたは書き写してブラウザに入力し検索するといった手間がありました。しかしWeb検索機能を用いれば、ワンタップで簡単に着信番号を確認できます。
営業や詐欺電話の可能性が高ければ折り返す必要はなく、顧客からの大切な連絡ならすぐに折り返しができる、といった使い分けが可能です。スムーズに検索できることから業務の中断や対応ミスを防ぐことができることでしょう。
Web検索機能は、個人事業主や士業など、外部からの問い合わせが多い業種では大きな効果を発揮します。「知らない電話がくるとストレスを感じる」「毎回検索するのは面倒…」といったお悩みを解決できる実用的な機能として評価されています。
着信ポップアップ機能
着信があった際にパソコン画面へ情報をポップアップ表示できる「着信ポップアップ機能」も、電話番号を調べるのに役立つ機能です。電話に出る前に、登録されている発信者の番号を即座に確認できるため、相手が顧客なのか営業電話なのかを瞬時に判断できます。
さらに、03plusのポップアップ機能では、番号をインターネット検索する機能も搭載されています。迷惑電話として報告されている番号や、不審な発信元かどうかをスムーズに調べられるので、出るべき電話かどうかの判断がしやすくなります。検索先は自由に設定でき、Googleなどの検索エンジンや電話帳サイトを指定可能です。
また、顧客管理ソフト（CRM）と連携させれば、着信と同時に顧客データを自動で呼び出すこともできます。例えば、kintoneやZoho CRM、Re:lationといったクラウド型のCRMと組み合わせれば、顧客情報や対応履歴を即座に確認しながら通話に入れるため、応対の質を高めることができます。
CRMを導入していない場合でも、03plusの「WEB電話帳オプション」と組み合わせれば、登録済みの番号から相手情報を表示可能です。さらに、IVRオプションを利用している場合には、相手がプッシュ入力した番号も表示されるため、着信時の判断材料が増えます。
03plusにはその他にも迷惑電話対策に有効な機能が満載
03plusには、これまで紹介したWeb検索や着信ポップアップ機能以外にも、迷惑電話のリスクを減らし、社員の負担を軽くできる機能が複数備わっています。ここでは代表的な3つの機能を紹介します。
通話前ガイダンス
「通話前ガイダンス」も迷惑電話対策に有効な機能として搭載されています。
着信時に自動で音声メッセージを流し、「この通話は録音される場合があります」「営業目的のお電話はご遠慮ください」といった注意喚起を行うことで、不要な電話の多くを抑止できます。
実際に03plusで行われた検証では、このガイダンスを導入したことで迷惑電話が約56％削減される効果が確認されています。営業電話や詐欺、勧誘、いたずらといった迷惑行為は、録音や身元確認を告げられると相手側が自ら切断するケースが多く、電話に出る前の段階で大幅にストレスを軽減できるのが大きな特徴です。
さらに、この機能は全てのユーザーが無償で利用可能で、設定も管理ページから簡単にオン・オフを切り替えるだけと手軽です。重要な顧客からの電話はきちんと受けつつ、不必要な営業や悪質な電話は自動でシャットアウトできるため、少人数の企業や士業事務所などで特に役立ちます。
録音機能
「通話録音」機能も、迷惑電話対策として有効に活用できます。
通話録音は、通話内容を自動で録音し、クラウド上に保存できる機能です。専用の録音機器やストレージを準備する必要はありませんので、手間をかけずに活用できます。
録音データは管理ページから簡単に確認・再生でき、必要に応じて一括ダウンロードや不要データの削除が可能です。保存期間は30日間と定められていますが、容量や録音時間に上限はありません。
通話録音を活用すれば、営業や顧客対応の現場で「言った」「言わない」といったトラブルを未然に防ぐのに役立ちます。これは、顧客満足度向上や訴訟リスク回避などの効果をもたらします。また、録音データを見直すことで、社員の対応スキルの改善や研修素材としての活用もできるため、組織全体の顧客対応力向上につながります。
さらに、着信時に「この通話は品質向上のため録音しております」といったアナウンスを流す設定も可能です。これにより、通話の内容が記録されることを相手に伝えられるため、不当なクレームやカスハラを抑止する効果も期待できます。万が一の訴訟リスクに備えた証拠としても活用でき、社員を守る仕組みとして心強い機能といえるでしょう。
IVR（自動音声応答）
「IVR（自動音声応答）」も、迷惑電話対策として活用できる機能です。
IVRは、電話が着信した際に自動音声で応答し、相手のプッシュ操作に応じて担当部署や担当者に振り分けられる機能です。例えば「営業に関するお問い合わせは1を、サポート窓口は2を押してください」と案内し、押された番号に応じて自動的に振り分けられます。電話の一次対応の手間や取り次ぎ作業を減らす、必要な窓口へスムーズにつなげることが可能になります。
03plusのIVR機能では、複数の分岐設定や時間帯ごとのアナウンス切り替えができ、営業時間外には「現在は営業時間外です。お問い合わせはWebフォームをご利用ください」といった案内を自動で流す、SMSでURLを送信することも可能です。
さらに、音声ガイダンスは合成音声を使って簡単に作成できるほか、録音したオリジナル音声ファイルを設定することもできます。
また、営業電話や迷惑電話の多くは手間を嫌うため、ガイダンスが流れた時点で相手側から切断しやすくなるという副次的な効果も狙えます。そのため、IVRは迷惑電話対策としても効果を発揮するわけです。
特に少人数のオフィスや士業事務所などでは、限られた人員で重要な電話だけを効率良く受けられるため、大きな業務改善効果が期待できる機能といえるでしょう。
まとめ
今回は、知らない電話番号の調べ方や迷惑電話対策について解説しました。
知らない番号からの電話には、取引先や顧客からの重要な要件もあれば、営業や詐欺といった迷惑電話の可能性もあります。取引先や顧客からであれば、業務に必要なものなので問題はありません。しかし営業電話やしつこい勧誘などの迷惑電話は業務を妨げ、社員のストレスやトラブルの原因になります。そのため、適切な対策が欠かせません。
見覚えのない電話番号を調べる方法としては、インターネット検索や迷惑電話対策アプリの活用、自社の顧客管理システムとの照合などがあります。しかし、手作業で確認するのは手間がかかりますし、物理的な限界があります。
クラウドPBXサービスの「03plus」では、不在着信履歴番号をワンタップで検索できる「Web検索機能」や、着信時に番号を検索したり、顧客情報と連携したりできる「着信ポップアップ機能」を搭載。知らない電話番号であっても効率的に調べて、迷惑電話かどうかを見極められます。さらに通話前ガイダンスや録音機能、IVRといった便利な機能を組み合わせることで、迷惑電話対策と業務効率化を同時に実現可能です。
不審な着信に振り回されず、重要な電話に集中できる環境を整えることは、企業にとって大きなメリットです。安心して業務を進めたい、また迷惑電話対策をしたいとお考えなら、ぜひ03plusの導入をご検討ください。
