オフィスだけでなく、営業や出張、テレワークなどさまざまな働き方がある現代において、会社宛ての電話を逃したくないニーズが高まっています。転送電話は、その解決策の一つとなる方法です。固定電話への着信を携帯に転送すれば、オフィスにいなくてもスムーズに電話対応でき、柔軟な働き方を実現できます。
しかし一方で、転送には通話料の負担や設定の手間など、さまざまな課題もあります。
「少ないコストで転送を利用したい」「転送電話のデメリットをできる限り少なくしたい」とお思いの方も多いことでしょう。
今回は、固定電話を携帯に転送するメリットや方法、注意点、さらに転送電話の課題とその解決策についても解説します。
目次
固定電話を携帯に転送するメリット
固定電話を携帯に転送することで、オフィスに不在でも会社宛ての電話を受けられるようになります。外出やリモートワークが増える中、電話を逃さず対応できることは大きなメリットです。
具体的には、以下のようなメリットがあります。
・機会損失を防げる
営業や外出中でも顧客からの連絡にすぐ対応でき、信頼や契約獲得のチャンスを逃しにくくなります。
・顧客満足度が上がる
「折り返し対応」を減らせるため、迅速な返答が可能となり、顧客に安心感を与えられます。
・テレワークに対応できる
自宅や外出先でも携帯を使って会社番号で応対でき、働き方の柔軟性が高まります。
・社内の取次ぎが減る
担当者に直接転送できるため、電話取次ぎの手間が減り、業務効率が向上します。
・少人数でも運用しやすい
オフィスに電話番を常駐させる必要がなく、限られた人員でも効率的に対応できます。
固定電話を携帯に転送する3つの方法
固定電話を携帯に転送する方法は3つあります。ここではそれぞれの方法について解説します。
電話会社の転送サービスを利用する方法
固定電話から携帯に転送する方法として、電話会社が提供している転送サービスを利用する方法があります。
代表的なのがNTTの「ボイスワープ」で、固定電話にかかってきた着信を、あらかじめ登録した携帯へ転送できます。ボイスワープでは「転送元の電話を呼び出さずに、転送先に直接転送する」「いったん転送元の電話を呼び出した後に転送する」といった設定を選べるため、用途に応じて使い分けられるのが特徴です。回線側で転送処理が行われるため、特別な機器を追加する必要もなく、導入しやすい点もメリットといえるでしょう。
一方で、オプション利用料や転送料金がかかるため、着信件数が多い場合は通信コストが増える可能性があります。さらに、多くのサービスでは転送先を一つしか設定できないため、複数の担当者で電話を受けたいような規模の大きな会社には不向きです。
固定電話機の転送機能を使う
固定電話機には、携帯への転送機能を備えたモデルがあります。このモデルであれば、オフィスにかかってきた電話を外出先の携帯へ転送して対応できるようになります。導入や使い方がシンプルな点は大きなメリットといえるでしょう。
ただし、導入には本体購入費や工事費といった初期コストがかかります。転送時の通話料も契約者側の負担です。また、多くの機種では転送先を1番号にしか設定できず、応対が特定の担当者に集中しやすい点も課題です。
固定電話機の転送機能はシンプルで分かりやすい反面、規模の大きい企業や複数人での分担が必要な環境では限界があるといえるでしょう。
クラウドPBXを使う
固定電話から携帯に転送する方法として近年注目されているのが、クラウドPBXです。クラウドPBXとは、従来オフィスに設置していた電話交換機（PBX）の機能をクラウド上に移行し、インターネットを介して通話や内線管理を行う通話システムです。
クラウドPBXならば、アプリをインストールしたスマホやPCを会社の電話機のように利用でき、外出先でも会社番号での発着信や内線通話が可能になります。つまり「転送」というよりも、携帯をそのまま会社の内線端末として扱えるのが大きな特徴です。
また、クラウドPBXは既存端末をそのまま利用できて初期工事が不要、さらに利用に応じた月額料金で導入できます。そのため、従来の転送サービスやビジネスフォンよりも柔軟性とコスト管理のしやすさに優れています。拠点が複数ある企業やリモートワークを導入している組織にとっても、電話環境を統一しやすい方法といえるでしょう。
固定電話から携帯に転送する際の課題・注意点
固定電話から携帯への転送は、外出先でも電話を受けられる便利な方法ですが、利用にはいくつかの課題や注意点があります。料金面や運用面で想定外の負担が発生することもあるため、導入前にデメリットを把握しておくことが大切です。ここでは、代表的な注意点を解説します。
転送時の通話料金が発生する
固定電話から携帯に転送する際は、転送通話料がかかる点に注意が必要です。
転送サービスでは、かかってきた電話をそのまま携帯に接続します。そのため、転送元には携帯電話宛ての通話料が発生するのです。
通常の取引先からの重要な電話であれば必要なコストと割り切れます。しかし、しつこい営業電話や迷惑電話まで転送されてしまうのは問題です。頻繁にこうした不要な着信があると、業務に支障をきたすだけでなく、無駄なコストが膨らみます。
企業の規模が大きくなり入電数が増えるほど、この費用負担は無視できなくなります。転送設定を導入する際は、迷惑電話対策サービスの併用も検討すべきでしょう。
着信があっても発信者の番号が分からない
発信者の番号が表示されないことも、固定電話から携帯に転送する際の課題です。
例えば、NTTのボイスワープであれば、発信元の電話番号が表示されます。しかしサービスによっては、携帯電話に表示されるのが発信元である顧客の番号ではなく、転送元の自社の固定電話番号になることがあります。
この場合、誰からの電話なのか判断できず、顧客や取引先からの大切な着信に気づけなかったり、対応を誤ったりするリスクが生じます。特に営業やサポート業務では、発信者を事前に把握できるかどうかが対応の質に直結します。
顧客番号が表示されない環境では、折り返しの電話をする際もスムーズさを欠き、結果的に信頼性を損なう可能性もあります。転送サービスを選ぶ際は、発信者番号がどのように表示されるのかを事前に確認しておくことが大切です。
通話録音や電話対応履歴が残らない
転送サービスを利用すると、通話内容や応対記録が残らないことも大きな課題です。
固定電話であれば、ビジネスフォンや社内システムで自動録音や履歴管理ができます。しかし、携帯に転送されると録音や対応履歴を残しにくい傾向にあります。
そのため、誰がいつどの顧客に対応したのかを後から確認できず、対応漏れや二重対応といったトラブルにつながる可能性があります。特に顧客対応やコール数の多い業務では、履歴を残せない環境は大きなリスクです。
このような環境では、録音を自動で行う、対応履歴を手作業で記録するなど社員の負担が増えるため、結果的に業務効率の低下を招きやすくなります。転送サービスを利用する際は、履歴管理の仕組みをどう補うかを事前に検討することが重要です。
転送先が1人だけだと不在時に対応できない
固定電話から携帯に転送する場合、転送先は基本的に一つの番号しか設定できません。一部転送サービスでは転送先を複数登録し、状況に応じて切り替えることもできますが、複数の転送先への同時着信は不可能です。そのため、不在時などに対応できないことがあります。
例えば、転送先に指定された担当者が会議中や移動中などで電話に出られないと、着信を取りこぼしてしまいます。顧客からの重要な問い合わせや商談の電話に対応できないと、機会損失や信頼低下につながってしまいます。また、転送先の負担が集中することで、担当者の業務効率が下がる恐れもあります。
入電が多い企業や外出が頻繁な職場では、1人の携帯に転送する仕組みでは限界があります。対応を分散できない転送方式は運用上のリスクが大きいため、複数人で着信を分担できる仕組みを検討する必要があるでしょう。
転送の課題を解決するには「クラウドPBX」の活用がおすすめ
固定電話から携帯に転送する仕組みは便利な一方で、通話料や設定の手間、不在時の取りこぼしといった課題がありました。こうした問題を根本的に解消する手段として注目されているのが「クラウドPBX」です。クラウドPBXは、インターネットを利用して社内の電話環境を構築する仕組みで、スマホやPCを内線端末として扱えるのが大きな特徴です。
ここでは、クラウドPBXを導入することで転送の課題がどのように解決できるのかを解説します。
クラウドPBXなら転送を使わずに多拠点・多端末に対応
クラウドPBXを導入すれば、多拠点や複数端末での着信対応が可能です。
従来の転送サービスでは一つの番号にしか転送できず、担当者不在時に対応できないことや負担の集中が課題となっていました。しかし、クラウドPBXなら携帯やPCを社内の内線端末として利用できるため、複数のスタッフが同時に着信を受けられます。
例えば、代表番号にかかってきた電話を複数の社員のスマホに同時着信させることもでき、出られる人がすぐに対応可能です。これにより、電話の取りこぼしを防ぎ、業務効率と顧客対応の品質を高められます。
さらに、拠点ごとに機器を設置する必要がないため、地方支店や在宅勤務の社員も同じオフィスにいるかのように電話を利用できるのも大きな利点です。
転送に伴う通話料や設定の手間を省きつつ、スムーズな電話環境を整えられる点は、クラウドPBXの大きな魅力といえるでしょう。
管理画面から設定変更が可能
クラウドPBXならば、専用の管理画面からいつでも設定変更が可能です。
場所を選ばずにWebブラウザやアプリからアクセスできるため、外出中やテレワーク中でも柔軟に対応できます。
例えば、担当者のシフト変更に合わせて着信先を振り分けたり、急な出張時に転送設定を切り替えたりといった操作を即座に行えます。従来の転送サービスのように設定を忘れて出社し直すといった手間がなくなりますので、電話対応のミスや業務の停滞を防げます。
管理を全てオンラインで柔軟に行えて、社員の負担軽減を行える点は、クラウドPBXならではの大きな利便性といえるでしょう。
固定電話の転送をもっと便利に！クラウドPBX「03plus」とは
従来の転送サービスの手間やコストの問題を根本から解決できるのが、クラウドPBXサービスの「03plus」です。スマホを内線端末として利用できるため、転送設定しなくても複数の社員で電話対応できるようになります。従来の転送サービスのようにオプション費用や通話料を気にする必要はありません。
03plusは、転送を便利に行えるだけでなく、IVR（自動音声応答）、留守レポ（留守電内容をテキスト化して通知）、通話録音、着信ポップアップ、通話前ガイダンスなど、電話業務を効率化する機能も利用できます。さらに、「10分かけ放題オプション」も用意されており、コスト削減も実現可能です。
料金は1IDあたり月額1,280円からとリーズナブル。社員数の増減や拠点追加にも柔軟に対応できるため、規模を問わず導入できます。
03plusなら、従来の固定電話転送で課題となっていた「通話料負担」「転送先が限定される」「管理の煩雑さ」といった問題を全て解決できます。さらに、電話環境の改善、業務効率化も実現しますので、ぜひ導入をご検討ください。
まとめ
今回は、固定電話を携帯に転送する方法や注意すべき課題について解説しました。
従来の転送サービスは便利である一方、通話料の負担や転送先が限定されるなどの問題があり、業務効率やコスト面での課題があります。
クラウドPBXは、これらの課題を解決する有効な手段です。クラウドPBXであれば、スマホやPCを内線端末として利用でき、転送設定をすることなく、外出先でも複数社員で着信に対応できます。拠点追加やユーザーの増減にも柔軟に対応可能です。
電話環境の整備や見直しを検討している方は、クラウドPBXサービス「03plus」の導入をぜひご検討ください。
