「会社にかかってくる迷惑電話をなんとかしたい…」とお考えの方は多いのではないでしょうか。迷惑電話は固定電話、IP電話などにかかわらずかかってきます。社員にストレスを与え、業務に支障をきたすものですから、企業にとっては迷惑電話対策の徹底は必須といえます。
今回は、IP電話の特徴や迷惑電話の種類、一般的な対策、効果的に迷惑電話をブロックできるサービスについて解説します。
目次
IP電話にも迷惑電話はかかってくる
IP電話はインターネット回線を利用して通話できる便利な仕組みであり、法人・個人を問わず多くの事業者が導入しています。しかし便利さの一方で、従来の固定電話と同様に迷惑電話がかかってくる点には注意が必要です。適切な対策を講じないと業務に支障をきたす恐れがあります。
IP電話の特徴
IP電話は、電話回線ではなくインターネット回線を通じて通話を行う電話です。一般的に固定電話と比べると低コストで導入できる点や、スマホやパソコンからでも利用できるなど利便性の高さが特徴です。さらに、クラウドPBXと組み合わせれば、場所を選ばず代表番号を使って発着信できるなど、オフィスに縛られない働き方を実現できます。
迷惑電話の種類
迷惑電話には、さまざまな種類があります。
例えば、営業電話や勧誘電話などのように何度もかかってくる電話は、業務が妨げられて社員にとってストレスとなる迷惑電話です。さらに近年は、架空請求や詐欺を目的とした悪質な電話も増加しているといわれています。
迷惑電話は人間が行うだけでなく、自動音声を使って大量に発信される「ロボコール」もあります。簡単に大量の発信を行う手段ができたことで、対応する側としてはさらに時間を奪われてしまう状況が生まれているのです。さらに、番号非通知や海外番号を利用した手口も多く、受ける側は正当な要件かどうかを判断する手間がかかるという問題があります。
IP電話を法人利用している場合の迷惑電話の影響
迷惑電話の影響は、受ける社員個人だけでなく、会社全体にも及ぶ可能性があります。
頻繁にかかってくる営業電話や詐欺電話に対応する場合、社員は本来の業務の手を止めなくてはいけません。そのため、作業が中断されて生産性が低下します。迷惑電話が一日に何度もあれば、社員一人だけでなく自社の業務全体が停滞することにもなりかねません。
また、しつこいクレームやカスタマーハラスメントの電話が続けば、社員の精神的な負担が増し、離職リスクにもつながります。結果として、企業の信用や顧客対応力にも悪影響を及ぼす可能性があるのです。
一般的な迷惑電話対策の方法
固定電話と同様に、IP電話であっても迷惑電話がかかってくる可能性はあります。社員に負担をかけず、業務の停滞を防ぐためにも、迷惑電話対策について確認しておきましょう。
ここでは代表的な方法として「着信拒否」と「自社の電話番号変更」を紹介します。
着信拒否
もっとも手軽な迷惑電話対策が、迷惑電話の発信元番号を着信拒否リストに登録する方法です。着信拒否機能は、電話機やIP電話サービスに備わっていることがあります。この機能を利用すれば、事前に登録した番号からの着信を完全にブロック可能です。営業電話や繰り返しかかってくる勧誘電話などに対しては、効果的な対策といえるでしょう。
しかし、着信拒否でも対応できないケースはあります。例えば相手が発信元の番号を使い分けていたり、非通知でかけてきたりする場合には対応しきれません。また、誤って重要な取引先の番号を拒否してしまうリスクもあるため、運用には注意が必要です。
自社の電話番号変更
迷惑電話があまりに多く業務に支障をきたす場合には、思い切って自社の電話番号を変更する方法もあります。電話番号を変えてしまえば、これまでの迷惑電話は確実に届かなくなります。
ただし、この方法には大きなデメリットもあります。名刺・Webサイト・広告媒体などの情報更新に手間やコストがかかりますし、既存顧客が以前の番号にかけてしまい、つながらなくなるリスクも生じます。また、長年使ってきた代表番号を変更すると、信頼性やブランドイメージに影響を与えることもあるため、慎重に検討する必要があります。
また、変更した電話番号をWebサイトに記載する場合、一定期間が経過するとまた迷惑な営業電話がかかってくる可能性があります。そのため、一時しのぎ的な効果しか見込めないかもしれません。
03plusでIP電話への迷惑電話を効率的にブロック可能
一般的な着信拒否や番号変更といった方法は一定の効果がありますが、根本的な解決策とはいえません。そこで注目されているのが、クラウドPBXサービス「03plus」が提供する、さまざまな迷惑電話対策機能です。03plusを活用すれば、従来の方法では防ぎきれなかった営業電話やカスハラ的な電話を効率的にブロックできます。
ここでは、迷惑電話対策に活用できる03plusのさまざまな機能について解説します。
通話前ガイダンス機能
「通話前ガイダンス機能」は、着信があった際に自動で営業電話・迷惑電話に対する注意喚起の音声を流せます。
例えば「この通話は録音される場合があります。営業目的のお電話はご遠慮ください」といったガイダンスを流します。営業電話や悪質な勧誘は「時間がかかりそう」「録音されるのは避けたい」といった心理的な抑止力が働き、相手の方から切断しやすくなるのです。
実際に03plusの社内検証では、この機能を導入することで迷惑電話を約56％削減できたという結果が出ています。
通話前ガイダンス機能は特別な操作を必要としません。管理画面からON/OFFを切り替えるだけで簡単に導入できます。しかも追加料金は不要で、全てのユーザーに無償提供されています。
このように、通話前ガイダンスは「かかってきた迷惑電話に対応する」のではなく、「電話がつながる前に迷惑電話を退ける」という新しいアプローチで、社員の負担を大幅に減らせる機能といえます。
Web検索機能
「Web検索機能」は、不明な番号から着信をワンクリックでWEB検索して発信者情報を調べられる機能です。不在着信履歴画面に追加された検索ボタンを押すだけで、インターネット上の電話番号データベースや検索エンジンと連携し、その番号が迷惑電話として報告されているかどうかを即座に確認できます。
従来は、怪しい番号から着信があった場合に、担当者がわざわざ番号をコピーして検索する必要がありました。しかし、この機能を使えば、履歴画面から直接検索できるため、対応にかかる手間が大幅に削減されます。
例えば、ワンクリックで検索して営業電話や詐欺の可能性が高い番号だと判明したら、事前に危険性を把握して電話に折り返さない判断ができます。反対に顧客や取引先の番号であれば、安心して折り返しをすることが可能です。
Web検索機能を活用することで「営業電話を避けられてストレスが減った」など、業務効率だけでなく、精神的な負担軽減を実感できることでしょう。
着信ポップアップ機能
着信時にパソコンへ相手の情報をポップアップ表示できる「着信ポップアップ機能」も迷惑電話対策として便利です。
着信ポップアップでは、電話が鳴ると同時に相手先の番号や関連情報を画面に表示して誰からの着信なのかを瞬時に把握できます。電話を取る前に発信者を確認できるため、大きな安心感を与えてくれる機能です。
さらに、ポップアップ画面からそのまま番号をWeb検索できるため、不明な番号の正体を調べる手間も省けます。検索先は自由にカスタマイズできるので、Googleや電話帳サイトはもちろん、自社の顧客管理システム（CRM）に連携させることも可能です。
また、複数の社員で利用する場合でも、設定内容を書き出して共有できるため、簡単に同じ環境を整えられます。顧客管理ソフトを導入していない場合でも、オプションの「Web電話帳」と組み合わせることで、登録済みの番号であれば自動で相手の情報を表示することが可能です。
録音・IVR機能
「通話録音」と「IVR（自動音声応答）」も、迷惑電話対策に加えて業務効率化やトラブル防止に役立ちます。
通話録音は、発着信のやり取りを全て自動で録音し、クラウド上に保存する機能です。録音データはWebからいつでも確認・ダウンロードでき、商談内容や顧客の要望を正確に残せます。「言った」「言わない」といったトラブルを防ぎ、社員教育や対応品質の改善にも活用できます。また、悪質なクレームや迷惑電話への対応においても、録音データが客観的な証拠となり、社員を守る手段として大きな効果を発揮します。
IVR（自動音声応答）は、着信時に音声ガイダンスを流し、プッシュ操作で担当部署や対応内容を自動振り分けできる機能です。例えば「営業の方は1を…」のように設定すれば、一次対応の負担を軽減し、スムーズな対応が可能になります。営業時間外には「ただいま営業時間外です。Webフォームからご連絡ください」と案内し、SMSでURLを送信することで、24時間の受付体制を整えることも可能です。さらに、営業や勧誘などの迷惑電話はガイダンスの時点で相手側が切断することも多いため、結果的に迷惑電話の抑止にもつながります。
このように、通話録音とIVRを組み合わせれば、迷惑電話対策を強化しつつ業務効率も高められるため、少人数の企業や士業事務所にとって特に有効な仕組みといえるでしょう。
反対にIP電話からの発信は迷惑電話と思われやすい？
IP電話はコストを抑えつつ柔軟に使える便利な仕組みですが、実は「かける側」にとっても注意点があります。相手によっては、発信元がIP電話だと「迷惑電話かも？」と思われてしまうケースがあるためです。ここではその理由と、信頼感のある番号を使うための工夫について解説します。
迷惑電話のイメージがついている理由
IP電話＝迷惑電話のようなイメージがついてしまった理由として、「認知度の低さ」と「実際の悪用事例」が挙げられます。
IP電話の代表的な番号である「050番号」は、便利さや導入のしやすさから広く普及しています。しかし、050番号はいまだに市外局番付きの0AB-J番号と比べて認知度が低い傾向にあります。市外局番付き電話番号は古くから利用され、世代を問わず誰もが見慣れているため安心感を持つ方も多いことでしょう。しかし050番号は比較的新しいため「見慣れない番号」として警戒されやすく、特に高齢者には「詐欺？」「セールス電話？」と疑われやすい傾向があります。
さらに、実際に迷惑電話に使われた事例があることも、050番号のイメージ悪化の大きな要因です。050番号は手軽に導入できることからしつこい営業や悪質なセールスに利用されるケースが少なくありません。そして、市外局番付き番号と違って発信場所の特定が難しいという点も、迷惑電話に使われやすかった理由といえます。詐欺電話などの犯罪行為に悪用された事例もあります。
こうした「認知度の低さ」と「実際の悪用事例」が重なった結果、050番号には「怪しい番号」というイメージが定着してしまったのです。
IP電話で使える電話番号の種類
IP電話で利用できる番号は「050」だけではありません。0AB-J型や電話番号不要型も利用できます。
0AB-J型は「03」や「06」といった市外局番から始まる10桁の番号で、地域情報が含まれるため信頼性が高く、取引先や顧客にも安心感を与えやすいのが特徴です。また、番号ポータビリティを利用すれば、従来の固定電話番号のままIP電話に移行可能です。
一方、050型は「050」から始まる11桁の番号です。スマホやPCなど幅広い端末で使えるため、テレワークや外出先でも便利に利用できます。取得しやすく費用も抑えられるため、問い合わせ専用番号や個人事業主の仕事用番号としてもよく利用されています。ただし、市外局番が含まれないため地域性はなく、プロバイダを変更すると番号が変わる点には注意が必要です。
電話番号を持たない「番号不要型」もあります。LINEなどのアプリ内で割り当てられるIDを使うタイプで、同一アプリ間でのみ通話が可能です。通話料金が無料で手軽に利用できますが、音声品質は安定せず、ビジネスには不向きなタイプです。
おすすめは0AB-J番号
ビジネスでIP電話を利用するなら、0AB-J番号の取得がおすすめです。地域に根ざした番号を使うことで、顧客に「しっかりとした拠点がある会社」という印象を与えられます。03plusでは、この0AB-J番号を取得でき、東京「03」や大阪「06」をはじめとする全国主要46局の市外局番に対応しています。
0AB-J番号は050番号と比べると、信頼性やブランド力の観点で大きなメリットがあります。取引先や顧客との関係構築を重視する企業にとって、迷惑電話と誤解されにくい0AB-J番号を選ぶことは、営業活動の効率化や企業イメージの向上につながるといえるでしょう。
まとめ
今回は、IP電話の迷惑電話対策について解説しました。
従来は、着信拒否設定や電話番号の変更といった方法で迷惑電話をブロックするのが一般的でした。しかし、業務への影響も大きく、一時しのぎにしかならないことも少なくないため、十分な対策とはいえません。
そこで注目されるのが、クラウドPBXサービス「03plus」です。03plusでは、通話前ガイダンスやWeb検索、着信ポップアップ、録音やIVRといった多彩な機能を活用することで、効率的かつ柔軟に迷惑電話をブロックできます。単純に電話を拒否するのではなく、業務に必要な着信は確保しながら、不要な電話のみを排除できる点が03plusの大きな強みです。
また、発信時の信頼性を高めるためには、電話番号の種類選びも重要です。特に03plusでも取得できる0AB-J型の市外局番付き番号は、顧客に安心感を与えやすく、IP電話でもビジネスに適した選択肢といえるでしょう。
迷惑電話対策や業務効率化をお考えでしたら、ぜひ03plusの導入をご検討ください。
