企業には顧客や取引先から毎日多くの電話がかかってきます。電話は企業にとって大切な窓口ですから、電話対応は大切な業務であるといえます。しかし、企業には営業電話などの不要な電話もかかってきます。「仕事が中断させられる」「なかなか切らせてくれない」と、営業電話に対して不満を抱く社員は数多くいます。また、営業電話が多くかかってくれば生産性が低下し、企業の業績にも影響することもあります。
そこで今回は、営業電話をスマートに断る方法や見極め方、システム側で対策する方法について解説します。
目次 [非表示]
企業には多くの営業電話・迷惑電話がかかってくる
企業には顧客からの問い合わせだけでなく、営業電話や迷惑電話なども数多くかかってきます。規模の大きな企業になればなるほど、その数も増加する傾向にあります。また、業種によっては毎日営業電話がくるようなケースもあります。
営業電話への対応によって業務に悪影響が出る
企業にかかってくる電話には、顧客からの商品やサービスに対する問い合わせ、取引先との打ち合わせなど業務に欠かせないものも数多くかかってきます。企業にとって電話は顧客や取引先とつながるための大切な窓口であることから、電話対応は重要です。
しかし、営業電話や迷惑電話は企業の業務においては不要なものです。そのような不要な電話に対応すれば、社員は業務の手を止めなければなりません。そのため、面倒な営業電話は社員にとってストレスや負担になりますし、企業にとっては業務効率の低下につながります。
営業電話をスマートに断る方法とは？
営業電話は業務と関係ないものであるため、断ることに問題はありません。しかし、電話対応は会社のイメージにつながるものですから、不快感を与えるような断り方をするのはおすすめできません。以下で、なるべくスムーズかつスマートに営業電話を断るコツを紹介します。
具体的な用件を聞く
営業電話では、担当者に取り次ぐようにだけ伝えてきて肝心の用件を言わないことが少なくありません。そのまま取り次いでしまうと担当者に負担をかけることになります。まずは用件を聞いて営業電話なのか、業務上必要な電話なのかを見極めましょう。
必ず担当者に確認する
業務に関わりがありそうな用件で、担当者を名指しで取り次ぎをお願いしてくるような営業電話もあります。相手が顧客や取引先でないのであれば、担当者に確認しましょう。担当者からのOKが出ない限りは取り次ぐ必要はありません。
早い段階ではっきりかつ丁寧に断る
用件から営業電話であると判断できるのであれば、なるべく早い段階で断りましょう。長く話すと根負けしてアポの約束をしてしまうこともあるためです。また、「検討します」といったはぐらかす言い方ではなく「現在弊社では、新規のお取引を止めさせていただいておりますので不要です」のようにはっきり断ることが大切です。
営業電話かどうか判断がしづらい場合のポイント
企業には顧客や取引先からの電話に混ざって営業電話がかかってきます。そのため、業務上必要な電話なのか不要な営業電話なのかを判断できないこともあることでしょう。以下で、営業電話かどうかを判断するポイントを紹介します。
担当者の名前を知らない・言わない
担当者名を知らない・言わない場合、営業電話の可能性があります。
普段からやり取りのある取引先からの電話であれば、担当者名は把握しているものです。しかし、営業電話では、法人企業リストを用いて電話をかけてきています。そこに担当者名は記載されていないため、「マーケティングのご担当者様はいらっしゃいますか？」のように伝えてくることが少なくありません。場合によっては、「社長様はいらっしゃいますでしょうか？」のように、いきなり社長への取り次ぎを要求するような電話もあります。会社のHPに記載されている社長の名前を見て「◯◯社長」ということもあるようです。いずれにしても、いきなり社長へつなごうとする電話は営業電話の可能性が高いといえます。
また、担当者名だけでなく部署名を把握していないケースもあります。取引のある会社であれば把握しているはずですので、営業電話と判断しやすいことでしょう。
用件をなかなか話さない
具体的な用件をなかなか話してこない場合、営業電話かもしれません。
取引先であれば、「◯◯の件でお電話いたしました。◯◯様はいらっしゃいますか？」のように担当者の名前などと一緒に用件も伝えてくれます。そうすることで、お互いに業務が円滑に進むためです。
しかし、営業電話の場合、具体的な用件を伝えてしまうと営業であることが気づかれてしまうため、用件をなかなか話さないことが多いです。こちらから用件を聞いても曖昧に答え、とにかく担当者への取り次ぎを優先しようとする場合は、営業電話であると判断しても良いでしょう。
社名を名乗ってこない
相手が社名を名乗ってこない場合、営業電話の可能性が高いです。
取引先からの電話であれば「◯◯社の◯◯ですが…」とまずは社名と自分の名前を伝えるのが一般的です。社名を聞けば取引先であると判断できますので、社員も安心して取り次ぎできることでしょう。
しかし、営業電話では社名を伝えると取引先でないことがバレるため、社名を名乗らないことが多いです。社名を聞いてもはぐらかしてくるようであれば、営業電話と判断して良いでしょう。
ちなみに、商品やサービスを利用している顧客からの問い合わせや社員の家族からの電話の場合は社名を名乗ることはありません。しかし、これらの場合は用件が明確にあります。具体的な用件を聞いて、営業電話であるかどうか見極めましょう。
一方的に話してくる
こちらに話す隙を与えずに一方的に相手が話を進めるような電話の場合、営業電話の可能性があります。
取引先との電話であれば、会話のキャッチボールをしながら相手の名前や用件の確認ができます。しかし、営業電話の場合はまくし立てるように自分だけ話をする傾向にあります。そのため、電話の主は誰なのか、社名は何なのか、どのような用件なのかを聞けずに無駄な時間を取られてしまうのです。
より迷惑で悪質な営業電話の場合、「早めに◯◯しないと危険です」のように、不安を煽って担当者につなぐように促してくることもあります。一方的に会話を進めてくる相手は、迷惑な営業電話と判断しても良いでしょう。
電話口が騒がしい
取引先からの電話であれば、オフィスや外出先からかけてきていますので多少の雑音はあっても騒がしいとまでは感じることはほぼないでしょう。しかし、営業電話の場合は、電話口が騒がしいことが少なくありません。
営業電話をしてくる会社では、1日にたくさんの企業に電話をかけるためにコールセンターのような状況の中で何人もの営業マンが電話をかけています。そのため、電話口の相手の周囲でも、営業電話をかけているような声がして騒がしくなりやすいのです。
電話の向こう側から聞こえてくる音がオフィスや外出先とは違う、明らかに何人もの人が電話をしているような音がするといった場合は、営業電話の可能性がかなり高いといえるでしょう。
企業側でできる営業電話対策
面倒な営業電話は対応する社員に負担がかかりますし、企業にとっても業務効率の低下などマイナス面が多いものです。しかし、企業として電話番号を公開している場合、どうしても営業電話はかけられてしまいます。社員が業務に集中できるようにするためには、営業電話への対策が必要です。
IVRの導入
営業電話対策としてIVRの導入は有効な手段の一つです。
IVRとは、あらかじめ設定しておいた音声ガイダンスを流して電話の一次対応をする機能のことです。「◯◯の方は1を、◯◯の方は2を、その他は3を…」のように選択肢を設けて、適切な担当者に着信を振り分けることもできます。
IVRは着信数の多いコールセンターで利用されている機能ですが、実は営業電話対策として導入する企業も増えています。
営業電話をする会社では、何十社にも電話をかけて1件のアポを取り付けることを目的にしています。つまり、数打って当てるという考え方です。そのため、有人対応であればなんとか担当者に取り次いでもらうために努力するわけです。
しかし、IVRによる自動音声が流れた時点で電話を切ることが少なくありません。これは、ガイダンスに従ってプッシュボタンを押す必要があり、担当者につながるまでに時間や手間がかかると判断しているためです。
このようなことから、IVRは迷惑電話対策として有効といえます。
着信拒否設定の導入
迷惑電話対策として着信拒否設定を利用するのもおすすめです。
営業電話は数打てば当たるという考え方でさまざまな企業に電話をかけます。1社1回で終えることもありますが、曖昧な断り方をすると「見込みがありそう」「強く押せばいけそう」と思われてしまいます。その結果、何度もしつこく営業をかけてくるというケースも少なくありません。しつこい営業電話は社員に負担をかけますし、業務効率低下にもつながるためなんとか防ぎたいものです。
このような場合は、相手の電話番号を着信拒否するのがおすすめです。しつこい営業電話の番号をブラックリスト化して登録しておけば、面倒な対応をしなくて済むようになります。また、非通知拒否設定にしておけば非通知でかけてくるような迷惑電話もブロックできます。
電話代行の導入
電話代行の導入も営業電話対策に活用できます。
電話代行とは、会社の代表番号にかかってきた着信を外部のオペレーターに対応してもらうサービスのことです。業務に必要な電話はもちろん、面倒な営業電話も電話代行業者側で対応してくれますので、社員の電話対応における負担を軽減できます。
また、電話の内容はメールやチャットなどに報告されます。社員はそれを見て業務に必要なものにだけ折り返しを行えます。電話対応に割ける社員数が少ないようなケースでも、効率よく業務を進められることでしょう。
営業電話対策にもおすすめのクラウドPBX「03plus」
03plusは、電話業務の効率化やコストダウンとともに、営業電話対策にもおすすめのクラウドPBXです。
03plusとは
03plusは、「03」「06」など全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドPBXです。スマホやPCなどの端末でも会社代表番号を利用して発着信できるため、外出先やリモートワークなど場所を問わず電話対応を行えます。
また、クラウドを活用した機能も豊富に揃っています。会社共有の電話帳をクラウド上で一元管理・共有できるWeb電話帳、クラウド上でFAXの送受信を行えるクラウドFAX、1通話10分までなら通話料が無料になる10分かけ放題などを活用すれば、業務効率化やコスト削減を実現可能です。
営業電話への対策に使える機能
豊富な機能が揃っている03plusには、面倒な営業電話対策にも使える機能があります。
・IVR：営業電話対策として有効なIVR機能を搭載しています。もちろん、顧客満足度向上も実現できる便利な機能です。
・着信拒否：営業電話対策で使える着信拒否設定も標準搭載しています。番号指定のほか非通知の場合に着信を拒否する設定もできます。
・留守レポ：会社にかかってきた電話の一次対応を任せられる機能です。着信に対して設定した自動音声で対応し、用件の録音を促します。録音メッセージはテキスト化されたメールやチャットにて社内へ通知します。リーズナブルに電話代行のような使い方ができる機能です。
・通話録音：通話内容を録音する機能です。着信時に「品質向上のため録音しています」といったアナウンスを流せるため、営業電話をかけてきた業者を牽制できるため、営業電話対策としても有効です。
まとめ
今回は、営業電話の見極め方やスマートな断り方について解説しました。
企業には顧客や取引先から、多くの電話がかかってきます。これらは業務上必要な電話であり、適切に対応しなければなりません。しかし、営業電話は業務上不要な電話です。電話に出た社員に負担をかけますし、業務を停滞させてしまうのでなるべくその数を減らし、スマートに断りたいものです。
本記事で紹介した見極め方や断り方、対策を参考に不要な営業電話に適切な対応をしていきましょう。面倒な営業電話を減らせれば、社員のストレスもなくなり業務効率もアップします。
03plusは迷惑な営業電話対策に使える機能が豊富に揃っているクラウドPBXです。営業電話でお困りでしたら、ぜひご検討ください。
