これまで、企業ではビジネスフォンがメインに使われてきましたが、近年はクラウドフォンへの移行が進んでいます。ビジネスフォンは会社での利用が前提でしたが、クラウドフォンはインターネットを活用した電話サービスであるため、働く場所を問わず運用できます。
今回は、クラウドフォンとはなんなのか、そのメリットやデメリット、クラウドフォンサービスを選ぶ際のポイントを解説します。
クラウドフォンとは
クラウドフォンとは、従来のビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換え、企業の電話環境を構築するシステムのことです。
従来のビジネスフォンでは、PBX（主装置）をオフィス内に設置して、対応する固定電話機をアナログ回線で有線接続して電話環境を構築していました。クラウドフォンは、PBXをクラウド上に設置して、インターネット回線を通じて電話環境を構築します。
そのため、有線接続は必要なく、アプリを導入したスマホ・PC・タブレットなどさまざまな端末を使えるのが特徴です。もちろんインターネット回線を使うため、オフィス内だけでなく外出先でも会社代表番号を使用して発着信したり、社員同士で内線通話したりなどできます。
また、電話環境構築のために開通工事や機器の購入などが必要ないため、手間や費用をかけずに導入できるのがクラウドフォンの特徴です。
クラウドPBXとの違い
クラウドPBXとは、クラウドフォンのサービスにおけるシステムの根幹のことです。クラウドフォンのことをクラウドPBXと呼ぶこともあります。
従来のビジネスフォンではPBX装置を購入して、オフィス内に設置しなければなりませんでした。クラウドフォンの場合はインターネット上にPBXを設置するため、クラウドPBXと呼びます。
クラウドフォンのメリット
クラウドフォンはPBX装置をクラウド上に設置するため、従来のビジネスフォンとは大きな違いがあります。インターネット回線を利用して発着信を行うため、場所を問わず運用できるという特徴があることから、クラウドフォンにはさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、以下で解説します。
コストの削減
従来のビジネスフォンと比べると、クラウドフォンはコストを削減しやすいのが大きなメリットです。
従来のビジネスフォンを導入するには、PBX装置の購入とともにオフィスへの設置のために工事が必要です。さらに、電話対応する社員数に応じてPBX装置に対応している固定電話機の購入またはリースが必要です。そのため、従来のビジネスフォンは購入・設置・配線・リースなどのさまざまなコストがかかります。また、オフィス内にPBX装置を設置するため、機器の保守管理費用も必要です。故障すれば業者に依頼して修理しなければなりませんし、一定期間ごとの機器の買い替えなどにコストがかかります。
一方、クラウドフォンの場合はそれらのコストがかかりません。例えば、PBXはクラウド上に設置しますので、初期費用を大幅に抑えられます。電話機も現在使っているスマホ・PC・タブレットなどを利用できますので、購入・リース費用は不要です。月額費用はかかりますが、それはベンダー側でメンテナンスやシステムアップデートをする費用と考えれば安いものです。PBXの買い替えも不要ですので、クラウドフォンならばコストを削減しやすいことでしょう。
通話料については、2024年にアナログ回線からIP網へ移行したこともあり、従来のビジネスフォンとクラウドフォンではそれほど差がなくなりました。とはいえ、クラウドフォンは離れた拠点間や外出している社員のスマホへの連絡を内線通話で行えます。外出先で会社あての電話を受ける際も、転送料金が不要です。そのため、通話料もトータルで考えた場合、かなりお得になるといえます。
このように、クラウドフォンはビジネスフォンと比べてさまざまな角度からコスト削減を実現できます。電話に関するさまざまなコストを削減したいとお考えなら、クラウドフォンがおすすめです。
会社外で会社の電話番号を使える
クラウドフォンならば、会社外であっても会社の電話番号を使えます。
クラウドフォンはインターネット回線を使用して発着信を行い、スマホ・PCなどさまざまな端末を利用できます。そのため、オフィスにいなくても会社番号あての着信に対応できますし、外出先から顧客へ会社番号を使って発信が可能です。つまり、営業先や出張先はもちろん、テレワーク中であってもオフィスにいるのと同じように電話業務を行えます。場所に縛られることがなくなり、より柔軟に働けるようになることは、クラウドフォンの大きなメリットといえるでしょう。
離れた支社間で内線を構築できる
クラウドフォンを活用すれば、離れた支社間でも内線を構築できます。
従来のビジネスフォンでは内線はオフィス内でしか構築できませんでした。これはオフィスごとに物理的にPBX装置を設置して、電話環境を構築していたためです。
しかし、クラウドフォンはクラウド上にPBXを設置し、インターネット回線を使って電話環境を構築します。そのため、離れた支社でもクラウドフォンによる電話環境が構築されていれば内線通話を行えるのです。これは、支社間だけでなく、外出先や出張中、テレワーク中の社員であっても同じです。いつでもどこでも、社員同士は無料の内線通話でコミュニケーションをとれます。
このメリットにより、クラウドフォンを活用すれば、社員間の通話はすべて無料になり、通話コスト削減も実現できます。
柔軟な働き方を実現できる
クラウドフォンを導入すれば、柔軟な働き方が実現可能です。
従来のビジネスフォンは、PBXが設置されているオフィス内でしか会社代表番号による発着信は行えません。そのため、会社に誰か一人は電話番として配置する必要があります。また、固定電話機は電話回線でつながっていますので、オフィスレイアウトを柔軟に変更するのも困難です。社員の増加に伴う電話機の増台も時間や手間がかかってしまいます。
一方、クラウドフォンはインターネット上で電話環境が構築されていますので、スマホやパソコンなどからいつでもどこでも会社代表番号を使って発着信できます。そのため、オフィスへの人員配置を気にする必要がなくなります。リモートワークの導入など、社内で柔軟な働き方を推進できることでしょう。
また、固定電話機の設置が不要なので、オフィスレイアウトを自由に変更できます。フリーアドレスも導入できますので、快適な職場環境を実現できます。
さらに、社員の増加やキャンペーンなどで入電数の急増が予想される際も、すぐに対応できます。Webの管理画面からいつでも必要な回線数を増やせるためです。
このように、クラウドフォンはさまざまなシーンに対応でき、柔軟な働き方を実現できるツールであるといえます。
導入に時間がかからない
クラウドフォンは導入に時間や手間がかかりません。
従来のビジネスフォンはオフィスにPBX装置を設置して、配線工事をしなければなりません。さらに装置設置場所や配線経路、固定電話の置き場所などの確保が必要です。工事は業者が行うため、スケジュールを合わせる必要があり、申し込みから導入までにはかなりの時間と労力がかかります。
しかしクラウドフォンであればインターネットで申し込みを行って本人確認等を行えば、工事不要ですぐに利用できます。通常1～2営業日、長くても1週間程度あれば導入可能です。そのため、クラウドフォンは従来のビジネスフォンと比べて、圧倒的に早く導入できます。
また、社員の増減等で新たに回線を増やしたり減らしたりする場合も、クラウドフォンならば手間がかかりません。Web上の設定画面から申し込みを行うだけで、すぐに回線の増減を行えます。
このように、導入や回線の増減を柔軟かつスピーディーに行えることは、クラウドフォンの大きな強みといえるでしょう。
業務効率の改善に役立つ機能を利用できる
クラウドフォンは業務効率の改善に役立つ機能が豊富に揃っています。
従来のビジネスフォンは、家庭用電話に比べると便利ではあるものの、現代の実務には対応しきれない面も多々あります。例えば、人手不足もあり少数精鋭で業務を行っている企業では、電話の一次対応が課題となっています。入電があればコア業務の手を止めて対応しなければならないため、社員に負担がかかりますし、業務効率低下につながります。
クラウドフォンであれば、従来のビジネスフォンが持つ問題を解決できます。例えば、IVRを活用すれば、電話の一次対応を任せることが可能です。入電に対して自動音声で対応し、顧客の用件にあわせて着信を振り分けられるためです。社員は手を止める必要はありませんし、担当者に直接つながるため顧客も満足しやすいでしょう。
また、FAXを使っている企業はいまでも多いものです。しかし、従来のFAXは専用機でなければデータを送受信できないため、使用するにはオフィスにいなければなりません。しかし、クラウドFAXであれば、クラウド上でFAXの送受信を行えるため、外出先でもスマホで簡単操作できます。わざわざオフィスに戻る手間が省けますので、業務効率化や社員の負担軽減につながります。
複数の電話番号を一括管理できる
クラウドフォンでは、複数の電話番号を一括管理できます。
従来のビジネスフォンの場合、電話番号は拠点ごとで管理しなければなりません。これは、電話番号ごとに契約が必要であり、それを制御するPBX装置が各オフィスに設置されているためです。例えば、本社が東京にあり、全国各地に販売店舗がある企業の場合、店舗への電話はどんなに忙しくても店舗スタッフが対応しなければなりません。人手が不足している店舗では、電話対応が大きな負担となることでしょう。
クラウドフォンであれば、複数拠点で電話番号が用意されていても、本社で一括管理できます。例えば先程の例で言えば、店舗にかかってきた電話であっても、転送料金不要で本社スタッフが対応できます。そのため、本社をコールセンター代わりに活用できるのです。このことから、店舗はメイン業務である接客に集中できます。
クラウドフォンのデメリット
クラウドフォンはここまで解説したように、従来のビジネスフォンにはない、さまざまなメリットがあります。ビジネスを有利に進められるメリットばかりですが、実はデメリットもいくつかあります。クラウドフォンにはどのようなデメリットがあるのか、以下で解説します。
インターネット回線がなければ使用できない
クラウドフォンはインターネット回線がなければ使用できない点がデメリットです。
従来のビジネスフォンはアナログ回線を使用するため、インターネット回線がなくても発着信や内線通話を行えます。一方、クラウドフォンはクラウド上にPBX装置を設置してインターネット上に電話環境を構築するシステムです。そのためインターネット回線がなければ使えません。本来は外出先でもスマホから会社の電話番号を使って通話できますが、インターネット環境がつながらない場所では携帯電話番号からかけるしかなくなります。
また、インターネットにつながっていても、回線が弱い場合は通話品質が落ちる可能性があります。声が途切れたり、ノイズが入ったりなどしてしまうことがあります。
このように、クラウドフォンの強みが活かせなくなりますので、利用する際には必ずインターネット環境の有無を確認しましょう。
既存の電話番号を利用できない可能性がある
クラウドフォンを導入することで、これまで使っていた固定電話番号を使えなくなる可能性があります。
従来のビジネスフォンであれば、オフィス移転をしない限りはずっと同じ電話番号を使い続けられます。しかしクラウドフォンの場合、ビジネスフォンから移行する際に電話番号が変更になる可能性があります。これはベンダーによって使える回線の種類が異なるため、発信できる電話番号が制限されていることがあるためです。
同じ電話番号を使い続けたい場合は、番号ポータビリティの手続きを行い、電話番号をクラウドフォンのベンダーに移転することが必要です。たとえば、クラウドフォンの「03plus」ならば番号ポータビリティに対応していますので、条件さえ合えば既存の電話番号をそのまま使い続けることが可能です。
緊急通報できない
クラウドフォンは緊急通報などかけられない番号がある点がデメリットです。
従来のビジネスフォンの場合、基本的にかけられない電話番号は存在しません。しかし、クラウドフォンは「110」や「119」などの緊急通報にはかけられません。これは、位置情報が通知されないインターネット電話ならではのデメリットといえます。市外局番付き電話番号を利用できるクラウドフォンであっても緊急通報にはかけられないので注意しましょう。
事件や事故などがあった際は、クラウドフォンではなく携帯電話を使用して緊急通報を行ってください。また、どうしてもクラウドフォンで通報したいという場合は、最寄りの警察署や消防署の電話番号へ直接かけるという方法もあります。ただこの場合は最寄りの署が忙しい、または通話中だとつながりませんのでご注意ください。
クラウドフォンを選ぶ際のポイント
クラウドフォンにはメリット・デメリットがありますが、トータルでみると利便性の高い電話サービスであるといえます。そのため、すぐにでも導入したいと考える企業も多いことでしょう。しかし、クラウドフォンならばどんなところでもいいのかといえば、そうではありません。上手に活用してビジネスに役立てるためには、しっかり吟味することが大切です。
ここでは、クラウドフォンを選ぶ際のポイントを解説します。
既存電話番号をそのまま利用できるか確認する
クラウドフォンを選ぶ場合は、これまで使っていた電話番号をそのまま利用できるか、必ず確認しましょう。
前述の通り、ビジネスフォンからクラウドフォンに移行する場合、電話番号をそのまま使えないことがあります。もし電話番号が変更になれば、会社ホームページや名刺を変更しなければなりませんし、顧客にも伝えなくてはなりません。そのため、費用や手間がかなりかかります。
そうした事態を避けるためにも、クラウドフォンを選ぶ場合は、番号ポータビリティに対応しているかどうかを確認しましょう。
なお、「03plus」ならば番号ポータビリティに対応しています。
業務効率化のための機能を確認する
クラウドフォンを導入するならば、自社の業務に合った機能が利用できるか確認しましょう。
クラウドフォンはビジネスフォンで使えていた機能がほとんど搭載されています。そのため、移行してもこれまで通りに業務を進めることができるでしょう。いつでもどこでも固定電話番号を使えるため、働く場所を制限されないなど、むしろ業務効率は高まります。
さらに業務効率アップを目指すのであれば、自社に合った機能の有無の確認は絶対行うべきです。FAXのクラウド化や電話番号の共有、自動音声応答など、企業によって必要な機能は異なります。まずは自社で使いたい機能、これまで使っていた機能を洗い出してみましょう。その上で、必要な機能を持っているベンダーのクラウドフォンを選んでみてください。
ベンダーごとに提供されている機能が異なり、同じ機能でも基本機能・オプション機能の違いがありますので、じっくり検討してみましょう。
価格と通話品質を確認する
クラウドフォンを導入するならば、価格や通話品質も必ず確認しておきたいところです。
クラウドフォンはベンダーごとに料金体系が大きく異なります。また、利用する回線数や人数、その規模、必要なオプションなどによっても価格が変動します。ベンダーによっては、少人数で安く使えるところや、規模が大きいほど割引されるなどの特色があります。サービスの質や使える機能の使い勝手、サポート力なども考慮して費用対効果を比較してみてください。
また、電話サービスである以上、通話品質も重要なポイントです。あまりに安すぎるベンダーだと、通話品質が劣ることもありえます。無料お試しやトライアルなどを利用できるサービスも多いので、事前に使い勝手や通話品質を確認することをおすすめします。
クラウドフォンなら「03plus」
03plusは、東京03を始め主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドフォンです。番号ポータビリティに対応しているため、条件が合えば既存の固定電話番号もそのまま使用でき、ビジネスフォンからの移行も安心です。
1ID月額1,280円から利用でき、30名以上の法人であればさらにお得なエンタープライズ版も提供しています。リーズナブルにクラウドフォンを利用したいとお考えならばおすすめです。
また、03plusはビジネスに役立つさまざまな機能があります。たとえば「10分かけ放題」は、1通話10分までであれば何度でも無料になる機能です。短時間で用件のみをやり取りする通話が多いのであれば、コスト削減を実現できることでしょう。「クラウドFAX」は大阪市でも導入されている機能です。クラウド上でFAXの送受信ができるため、業務効率化やコスト削減を実現できます。他にも、電話の一次対応を任せられる「留守レポ」、通話を自動録音してクレーム軽減や顧客対応力向上を果たせる「通話録音」など、便利な機能がさまざまあります。
業務効率アップやコスト削減、顧客満足度向上を実現したいとお考えなら、ぜひ03plusをご検討ください。
まとめ
今回は、クラウドフォンについて解説しました。
クラウドフォンとは、PBX装置をクラウド上に設置してインターネット上に電話環境を構築するシステムのことです。インターネット回線があれば、外出先でもスマホから会社の固定電話番号で発着信できます。また、離れた社員同士の通話を内線通話で行えるため、どこにいてもオフィスと同じように電話業務を行えて、働く場所を問わないのが大きなメリットとなります。
便利な機能も豊富にありますので、記事中で紹介した選び方を参考に自社にあったクラウドフォンサービスをお選びください。リーズナブルで使い勝手が良く、豊富な機能を搭載したクラウドフォンをお探しなら、03plusをご検討ください。
