ビジネスフォンの購入は、新規開業やオフィス移転といったケースで検討されます。しかし、専用機器の導入には高額な初期費用がかかり、運用の手間も発生しやすい傾向にあります。
「ビジネスフォンを購入すべき？」「どうやって購入する？」「費用を抑えるには？」とお悩みの担当者も多いのではないでしょうか。
今回は、ビジネスフォンの購入方法や押さえておきたい注意点を整理し、代替手段として注目されるサービスについても解説します。
目次
ビジネスフォンとは？購入の目的と基本的な構成
ビジネスフォンとは、主に中小企業や事業所、コールセンターなどで利用されるオフィス用の電話システムです。一般的な家庭用電話機とは異なり、複数の外線と内線を効率的に管理できます。
主装置と専用電話機で構成されるオフィス用電話システム
ビジネスフォンは、大きく「主装置」と「専用電話機」の2つの機器で構成されています。主装置はシステムの中枢を担い、外線・内線の接続や各種機能の制御を行うものです。一方、専用電話機は、主装置と連携して動作する端末で、一般的な電話機よりも多機能なボタンや液晶表示を備えています。
ビジネスフォンは、このように複数の専用電話機を主装置でつなぎ、内線や外線、着信の振り分けを効率的に行えるオフィス向けの電話システムなのです。
内線通話、保留転送、着信振り分けなどの機能を搭載
ビジネスフォンには、企業の電話業務を支えるための便利な機能が数多く備わっています。代表的なものは次のとおりです。
・内線通話
同じオフィス内や拠点内の電話機同士で通話できる機能です。外線を利用せずに連絡が取れるため、社内コミュニケーションの効率化に役立ちます。
・保留転送
顧客からの着信を一時的に保留し、必要に応じて担当者へ引き継ぐことができます。保留音を流して相手を待たせることができるため、失礼のない対応が可能です。
・着信振り分け
あらかじめ設定したルールに基づき、着信を特定の部署や担当者へ自動でつなぐ機能です。代表番号への電話を効率良く配分できるため、取次ぎの手間を減らし、対応漏れの防止につながります。
他にも、会議通話や迷惑電話ブロック、音声自動応答（IVR）など多彩な機能を利用できます。
ビジネスフォンを購入する際の主な選択肢
ビジネスフォンを導入する方法には「新品の購入」「中古品の購入」「リース・レンタル契約」の3つがあります。それぞれに費用面や導入のしやすさといった違いがあるため、自社の規模や運用体制に合わせて検討することが重要です。
新品の購入
メーカーや販売代理店を通じて導入する方法です。
この方法は最新モデルを選べるため、通話品質や操作性に優れ、業務に役立つ新しい機種を取り入れることができます。購入時にはメーカー保証や保守サポートが付くため、長期的に安定した利用がしやすいのがメリットです。
ただし、中古品に比べると初期費用は高額で、工事費や機器の台数によっては数十万円以上になることがあります。また、固定資産として計上する必要があり、減価償却や税務対応が発生します。
中古品の購入
中古品の購入とは、ネットショップや中古専門業者を通じて導入する方法です。
新品に比べて価格が大幅に抑えられるのが最大の魅力で、場合によっては新品の半額以下で導入できることもあります。基本的な通話や内線機能であれば、最新モデルでなくても十分に対応できます。
一方で、中古品は基本的にメーカー保証を受けられない点には注意しなければなりません。また、業者によっては品質やメンテナンスの程度に差があるため、信頼できる販売店を選ぶ必要があります。部品の劣化や故障リスクを考慮し、アフターサポートの有無も確認しておくと安心です。
リース・レンタル契約
リース契約とは数年単位での長期利用を前提に、新品の機器をリース会社が代理購入して貸し出す方法です。一方、レンタル契約は数日から数カ月といった短期利用を前提に、中古機器を中心に必要な期間だけ借りられます。
リースは初期費用を抑えて最新機種を導入でき、支払いを経費として計上できるため節税効果があります。ただし、契約期間中の途中解約は難しく、総支払額は購入より高くなる傾向にあります。
レンタルは短期的な利用に柔軟で、イベントや選挙事務所など一時的に電話環境を整えたい場合に便利です。途中解約もしやすい反面、長期で使うと購入やリースよりも割高になる傾向にあります。
ビジネスフォン購入時の注意点
ビジネスフォンは多機能で業務効率化に役立つ一方、導入や運用にはいくつかの注意点があります。
初期費用・工事費が高額になりがち
ビジネスフォン購入時は、初期費用や工事費が高くつきやすいので注意が必要です。
主装置や専用電話機そのものの価格はもちろんですが、設置や配線、設定などの工事費が発生します。台数が多い場合やレイアウトが複雑なオフィスでは、工事費用が想定以上に膨らむこともあります。
さらに、増設や機能追加を行う場合も再工事が必要となり、そのたびに追加費用が発生します。導入後に予算を圧迫しないよう、見積もり段階で工事内容や将来的な拡張費用についても確認しておきましょう。
移転・増設・入れ替えに対応しづらい
オフィスの移転や規模拡大にあわせて柔軟に対応しづらい点にも注意しましょう。
主装置や配線を移設するには専門業者による工事が必要で、移転のたびに時間と費用がかかります。
また、利用台数が増えて主装置の収容数を超える場合、追加機器の導入や入れ替えが必要になって、追加のコストや手間が発生します。さらに、古い機種では新しい機器との互換性がなく、入れ替え時に大規模な更新を迫られるケースもあります。
このようなことから、ビジネスフォン導入の際は、将来の拡張性を考慮して機種や構成を選ぶことが重要です。
保守やトラブル対応が業者依存になる
ビジネスフォンは、保守やトラブル対応が業者に依存してしまうことにも気を付ける必要があります。
関連機器の設定や修理には専門知識が必要で、社内だけで対応するのは困難です。そのため一般的には、故障や不具合の発生、保守については専門業者に依頼することとなります。
販売業者や保守会社ごとにサポート力は異なります。例えば、トラブル時の対応スピード、故障時の交換部品の在庫有無などは、業務に大きな影響を与えるものです。導入前に業者のサポート範囲や契約内容を確認し、信頼できるところを選ぶことが安心につながります。
スマホやリモートワークに対応しづらい
スマホやリモートワークへの対応が難しいこともビジネスフォンの注意点です。
ビジネスフォンは、オフィスでしか電話業務は行えず、在宅勤務や外出先から内線や外線を利用できません。
転送機能を使えば外部の携帯電話につなげることはできますが、通話料の増加や番号表示の問題、通話履歴や録音を一元管理できないといった制約が生じます。
また、スマホ連携という方法もありますが、手間がかかります。実現するには追加の装置購入・導入や運用のコストがかさみやすいのも課題です。
リモートワークを重視する企業では、従来型のビジネスフォンだけでは十分に対応しづらいものです。導入前に利用シーンを想定し、必要な機能や代替手段を検討しておきましょう。
故障などのリスク
ビジネスフォンの導入では、機器の故障による業務停止のリスクを避けられないことも理解しておく必要があります。
老朽化や部品の劣化に加え、落雷や停電といった外部要因でも故障する可能性があります。また、メーカーのサポートが終了した古い機種では、修理部品がなくて修理できず、業務が止まってしまう恐れもあります。
こうしたリスクに備えるためには、サージ対策や障害時の緊急対応フローの作成、回避手段を事前に整えておくことが大切です。
ビジネスフォンを購入しなくてもよい？クラウドPBXという選択肢
近年、従来型のビジネスフォンを購入するのではなく、クラウドPBXを導入する企業が増えています。
クラウドPBXとは、主装置に当たるシステムをクラウド上に設置して、インターネットを通じて通話や内線機能を利用できるサービスです。ビジネスフォンのように主装置や専用電話機を購入・設置する必要がなく、スマホやPCを使ってすぐに業務用の電話環境を整えられます。初期費用を抑えたい企業や、テレワークや拠点間の通話を効率化したい企業にとって、有力な選択肢です。
ここでは、クラウドPBXの導入とビジネスフォンの購入の違いについて、より具体的に解説します。
初期投資が少なく工事不要
クラウドPBXは、初期投資が少なく済み、工事も不要で導入できます。
従来のビジネスフォンは、主装置や専用電話機の購入に加えて、配線や設定といった工事が必須でした。そのため、導入時に数十万円規模の費用が発生し、準備にも時間がかかっていました。
しかしクラウドPBXは、インターネット環境とスマホやPCがあればすぐに利用開始できます。契約後、端末にアプリをインストールするだけで電話環境を整えられるため、初期投資が少なく、工事の手間も不要です。
導入コストを抑えながらスピーディに運用できるクラウドPBXは、大企業はもちろん、小規模事業者や新規立ち上げ企業にとって有力な選択肢といえるでしょう。
スマホやPCでの通話対応
クラウドPBXは、既存のスマホやPCを使って通話できます。
従来のビジネスフォンは、主装置とそれに対応した専用電話機が必要であるため、機器の導入や設置にコストと手間がかかりました。また、固定された端末でしか通話できないため、柔軟な運用が難しいという課題もありました。
しかしクラウドPBXなら、アプリをインストールしたスマホやPCがそのままビジネス用の電話機として利用できます。外出先や自宅からでも会社番号で発着信ができ、社員同士の内線通話も可能です。
専用機器に縛られず、身近なデバイスで電話対応できる点は、柔軟な働き方を支える大きなメリットといえるでしょう。
内線の利用や着信ルール、転送設定も柔軟
クラウドPBXは、内線の利用や着信ルール、転送設定を柔軟に行えます。
従来のビジネスフォンでは、設定やルール変更には業者による作業が必要でした。追加費用や時間がかかり、ちょっとした変更にも手間がかかるのが課題でした。
しかしクラウドPBXでは、管理画面から自社で設定・ルールを変更できます。例えば、営業時間外は自動的に留守電へ切り替えたり、部署ごとに着信を振り分けたり、担当者のスマホへ転送したりといった運用も自在です。
業務の変化や組織の成長に合わせて柔軟に調整できるため、日々の電話対応をより効率的にでき、顧客対応の質向上も実現できます。
複数拠点・テレワーク・外出先でも利用可能
クラウドPBXは、複数拠点やテレワーク、外出先でも同じ電話環境を利用できます。
従来のビジネスフォンは、拠点ごとに主装置や専用電話機を設置する必要がありました。そのため、支店や営業所を増やすたびに高額な設備投資や工事が発生し、導入ハードルが高いという課題がありました。
しかしクラウドPBXなら、インターネットを通じて同じシステムにアクセスできるため、全国どこにいても同じ電話環境を共有できます。自宅からでも会社番号での発着信が可能で、外出先からスマホを使って内線通話や転送も行えます。
拠点や働く場所に縛られずに使えるクラウドPBXは、テレワークや多拠点展開を進める企業にとって、導入効果が非常に大きいといえるでしょう。
月額課金でコスト把握もしやすい
月額課金制でコストを把握しやすく予算管理がしやすいのも、クラウドPBXの特徴です。
従来のビジネスフォンは、購入時に高額な初期費用がかかるだけでなく、保守契約や機器の追加、トラブル対応など、さまざまな費用が発生していました。また、定期的な買い替えも必要で、コストの調整が難しい面もありました。
一方クラウドPBXは、利用するID数やプランに応じて月額料金が決まります。追加の設備投資や複雑な維持費が不要で、毎月の支出を予測しやすい点がメリットです。
コストを把握し、安定的に運用したい企業にとって、クラウドPBXは有効な選択肢といえるでしょう。
ビジネスフォン購入の代替策としておすすめ「03plus」
ビジネスフォン購入の代替策をお探しなら、クラウドPBXの「03plus」がおすすめです。
03plusは全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得でき、外出先からでも会社番号で発着信できるサービスです。市外局番付き電話番号は、050番号に比べて信頼性が高く、顧客に安心感を与えやすいのも強みです。
さらに、03plusには業務効率化や迷惑電話対策に役立つ機能が多数搭載されています。例えば、PCの画面に相手情報を表示できる「着信ポップアップ機能」、迷惑電話を事前に抑止できる「通話前ガイダンス」、そして「通話録音」「IVR（自動音声応答）」といった便利な機能が利用可能です。
これらを組み合わせることで、従来のビジネスフォンでは難しかった迷惑電話対策や効率的な顧客対応が実現できます。小規模オフィスから全国規模の拠点展開まで対応できる柔軟性も備えているため、ビジネスフォン購入の代替策として有力な選択肢といえるでしょう。
まとめ
今回は、ビジネスフォンの購入方法や注意点について解説しました。
ビジネスフォンは、内線や転送機能を備えた便利な仕組みですが、初期費用や工事費の高さ、拡張性やリモート対応の難しさといった課題があります。そのため、導入前に費用や運用方法を十分に検討しなければなりません。
一方、クラウドPBXは初期投資が不要で、スマホやPCから利用でき、柔軟な内線運用やテレワーク対応も可能です。
コストを抑えつつ効率的な電話環境を整えたいとお考えなら、ぜひ03plusをご検討ください。
