「電話のせいで仕事に集中できない」「オフィスにいないと会社番号で電話が取れない」こうした悩み・課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか。
働き方改革が叫ばれ、時間や場所に縛られない働き方の実現へ向けて動いている企業が増えています。しかし、電話業務だけは依然として“出社前提”のままという企業も少なくありません。その背景には、従来のビジネスフォンや固定電話システムが持つ制約があります。
今回は、電話業務が働き方改革を妨げている理由、クラウドPBXのメリットについて解説します。
目次
電話業務は働き方改革を妨げている
近年、多くの企業が働き方改革に取り組む中で、電話業務がその障壁になっているケースが少なくありません。
例えば、テレワークやフレックス制度を導入したくても、「出社しなければ会社の電話を受けられない」「電話対応に人を張りつけなければいけない」といった課題があります。そのため、柔軟な働き方が実現しにくい状況が続いているのです。
ここでは、現場でよく見られる電話業務の課題を紹介します。
オフィスでしか電話の発着信ができない
従来のビジネスフォンや固定電話回線では、オフィスにいなければ会社の電話番号での発着信ができません。
例えば、営業担当者が外出中、会社に着信があった場合、従来のビジネスフォンではその場で対応することはできませんので、担当者がオフィスに戻ってから折り返す必要があります。そのため、対応が遅れたり機会損失を生じたりするだけでなく、顧客満足度が下がる原因になります。
また、オフィスでしか対応できないことで引き継ぎの問題が発生することもあります。「誰宛の電話だったのか」「対応済みかどうか」といった情報共有が不十分になれば、業務に大きな支障をきたすことでしょう。
電話番が必要でテレワークを導入しづらい
従来のビジネスフォンの場合、オフィスで電話を受けることから、テレワークが導入しづらいという課題もあります。
例えば、従来のビジネスフォンを使っている企業では代表番号にかかってくる電話に対応するために電話番スタッフを常駐させなければなりません。「誰かが常にオフィスにいなければ電話が取れない」といった状況になってしまうため、テレワークの導入は困難です。出社を前提とした勤務体制から抜け出すことができず、柔軟な働き方が阻まれてしまいます。
強引にテレワークを導入したとしても、電話対応のために出社しなければならないスタッフと、自宅で業務を行うスタッフとの間に勤務形態の差が生まれてしまいます。これは、スタッフにとってストレス・不満の種になることでしょう。
電話対応に追われて他の業務が停滞する
電話対応に追われてしまうと、他のやるべきコア業務に支障が出てしまいます。
企業にとって電話は顧客や取引先とつながる大切な窓口です。基本的にはリアルタイムで応対しなければなりません。しかし、電話対応をするためには、作業を止める必要があります。あまりに受電数が多ければ、スタッフにとって負担になりますし、コア業務に遅れが出てしまうことでしょう。
来客対応や資料作成、会議などの業務と並行して電話に追われると、業務の集中力が削がれ、生産性が大きく低下する恐れがあります。
また、取り次ぎや保留の繰り返しが社内全体の業務効率を下げ、ストレスの原因にもなりかねません。
働き方改革を進めるならクラウドPBXを導入しよう
「オフィスでしか電話対応ができない」「誰かが電話番として常駐しなければならない」こうした従来の電話運用は、テレワークやフレックス制度の導入を妨げ、柔軟な働き方を実現するうえでの大きな壁となります。
そこで注目されているのが「クラウドPBX」です。クラウドPBXを導入すれば、オフィスに縛られない通話環境を整えられます。そのため、業務の効率化と働き方改革を同時に実現することが可能です。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置していたPBX（構内交換機）機能をクラウド上で提供するサービスです。
クラウドPBXでは、物理的な主装置や電話線を必要とせず、インターネット経由で通話の制御・管理を行います。スマホやパソコンなどの端末があれば、どこにいても会社の電話番号で発着信が可能です。「電話はオフィスでかけるもの・受けるもの」という従来のビジネスフォンとは違い、オフィスに縛られないクラウドPBXならば、テレワークの実現や外回り業務の効率化を実現できます。
さらに、通話履歴の確認やIVR（自動音声応答）、通話録音、クラウドFAXなど、高度な機能も利用でき、さらなる業務効率化が可能です。
「電話番をなくしたい」「出社しなくても業務を回したい」「属人的な電話対応を標準化したい」といった課題を抱える企業にとって、クラウドPBXは有益なツールといえるでしょう。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンでは実現できなかった柔軟な働き方を可能にし、業務効率やコストの面でも多くの利点があります。
ここでは、クラウドPBXの代表的なメリットを5つ紹介します。
営業先や出張先で電話の発着信が可能
クラウドPBXは、スマートフォンを通じて会社の固定電話番号で発着信が可能です。そのため、営業中や出張先でも会社番号で電話をかけたり受けたりでき、顧客対応のスピードが向上します。
従来のビジネスフォンのように、オフィスに戻ってから折り返す必要がなくなり、迅速で信頼性の高いコミュニケーションを実現できます。
在宅勤務を導入しやすい
クラウドPBXがあれば、電話対応のために誰かがオフィスに常駐する必要はありません。自宅でも会社番号での通話が可能になるため、テレワークや在宅勤務の導入が格段にしやすくなります。
スタッフのライフスタイルに合わせた働き方を実現しながら、オフィスの人員を最小限に抑えることも可能です。
業務効率向上につながる機能が豊富
クラウドPBXには、業務効率向上につながるさまざまな機能があります。例えば、自動音声応答（IVR）、通話録音、着信の振り分け、電話帳の共有、クラウドFAXなどを利用できます。
これらの機能を活用すれば、特定の担当者に頼らずに電話対応を行えるようになります。さらに、社内での情報共有や対応の一貫性が保たれ、業務効率を向上できます。顧客対応の品質も均一に保ちやすくなり、顧客満足度向上にもつながることでしょう。
コスト削減につながる
クラウドPBXの導入はコスト削減にもつながります。クラウドPBXは、主装置や専用配線が不要なので、初期費用を大幅に抑えられます。さらに、運用・保守はベンダー側が行いますので、それらにかかるコストも削減できます。
また、クラウドPBXは社用または社員の個人スマホやPCを端末として利用可能です。そのため、専用のビジネスフォンなど端末を追加購入する必要もありません。
回線数や利用者数に応じて柔軟にプラン変更できますので、定期的に業務を見直して無駄な固定費を減らすことも容易です。
BCP対策になる
BCP対策にもなることはクラウドPBXのメリットといえるでしょう。
災害や感染症の拡大など、オフィスに出社できない状況が発生した場合でも、クラウドPBXであれば自宅や安全な場所で業務を継続できます。通話機能がクラウド上にあり、物理的な被害の影響を受けにくいためです。また、電話業務に関わる顧客データもクラウド上に保管されていることから、災害発生後の事業再開もスムーズに行いやすいでしょう。
このようなことから、クラウドPBXの導入は、事業継続性を高める手段としても有効といえます。
働き方改革のためにクラウドPBXを導入する際のポイント
クラウドPBXは、柔軟な働き方を実現するうえで大きな効果を発揮します。しかし、その選定を誤ると、反対に業務効率の低下やセキュリティのリスクにつながる恐れもあります。働き方を改革し、業務効率や顧客満足度の向上を実現するには、ポイントをおさえてクラウドPBXサービスを選定することが大切です。
ここでは、特におさえておきたい5つのポイントを紹介します。
企業規模に合ったものを選ぶ
クラウドPBXを導入する際は、企業規模に合ったものを選びましょう。
クラウドPBXには、小規模事業者向けから大企業向けまで、さまざまなプランがあります。必要以上に高機能・高価格なサービスを導入してしまうと、運用負担やコストがかさんでしまいます。かといって、必要な機能が不足していれば、現場での使い勝手が悪くなり、業務効率が低下してしまうかもしれません。
そうした問題を生じさせないためにも、まずは自社の規模・人数・拠点数・将来的な展望などを洗い出しましょう。そして自社の規模に合わせ、無理なく導入・運用できるサービスを選ぶことが重要です。
必要な機能があるものを選ぶ
必要な機能を利用できるクラウドPBXを選びましょう。
クラウドPBXには、自動音声応答（IVR）、通話録音、内線転送、クラウドFAX、着信振り分けなど、多くの機能があります。しかし、利用できる機能はサービスごとに異なっていて、すべてのサービスが同じ機能を標準搭載しているわけではありません。
そのためまずは導入前に、自社の業務フローにおいて必要な機能を明確にしましょう。そのうえで「使う予定のある機能があるか」「拡張性はあるか」など、サービスごとに機能性をチェックしていきましょう。
通話品質が安定しているものを選ぶ
クラウドPBXは通話サービスなので、通話品質についてもこだわりましょう。どれだけ機能が充実していても、通話品質が不安定ではビジネス利用に支障をきたします。特に顧客との会話や商談などでは、音声の途切れや遅延は信頼性を損なう原因となります。
導入前には、提供エリアの通信インフラとの相性や、音声通信の仕組み（専用アプリなど）を確認しましょう。また、無料トライアルを活用して通話品質をチェックするのもおすすめです。
サポート体制が万全なものを選ぶ
クラウドPBXはインターネットを通じて提供されるため、トラブル発生時にすぐにサポートが受けられるかどうかは非常に重要です。
企業によっては専任のIT担当者がいないケースもあります。特に中小企業や個人事業主ではそうした社内リソースがないことがほとんどです。そのため、設定支援・故障対応・導入後のフォローアップ体制が整っているベンダーを選ぶことが安心につながります。
FAQやチャット対応はもちろんですが、電話・メールによる有人サポートや訪問対応の有無なども事前に確認しておきましょう。
セキュリティ対策が十分なものを選ぶ
クラウドPBXはセキュリティ対策が十分なものを選びましょう。
電話は「情報の入り口」です。特にクラウドPBXは、通話内容や通話ログ、顧客情報などを含む通信がすべてインターネット経由となりますので、セキュリティ対策は不可欠です。通信の暗号化はもちろん、アクセス制限・多要素認証・ログ管理・外部サービス連携時の認可設定など、情報漏洩リスクに備えた機能が提供されているかを確認することが大切です。
また、クラウドPBXの運営会社がISMSなどの第三者認証を取得しているかどうかも、サービスの信頼性を判断する指標のひとつになります。
他にも、専用アプリのアップデートが定期的に行われているか、スマホのOSのバージョンアップに合わせて即座にアプリもアップデートされるかなどをチェックしましょう。
働き方改革のためのクラウドPBXなら03plus
数あるクラウドPBXサービスの中でも、柔軟な働き方と業務効率化を両立したい企業に選ばれているのが「03plus」です。
03plusは、スマホから会社の固定電話番号で発着信ができるクラウドPBXサービスで、オフィスに縛られずに電話業務を行うことができます。テレワークや外出先での業務を支える通信環境として、多くの中小企業や個人事業主に導入されています。
03plusには以下のような特徴があります。
- 市外局番付きの番号を取得・利用できる
東京（03）、大阪（06）など、全国の主要な市外局番付き電話番号を取得可能。地域に根ざした信頼性のある番号で通話できます。 - 番号ポータビリティに対応
現在使用中の固定電話番号をそのまま引き継ぐため、名刺・Webサイト・顧客への案内変更が不要でスムーズな移行が可能です。 - テレワーク・外出先からも会社番号で通話可能
スマホやPCを使えば、どこにいても会社の代表番号で発着信ができ、オフィスに人を常駐させる必要がありません。 - 豊富な機能で業務効率化を支援
自動音声応答（IVR）、通話録音、クラウドFAX、Web電話帳、着信ポップアップなど、電話業務を効率化する機能が揃っています。 - 導入・運用が手軽でコストも抑えられる
物理的な主装置が不要で、1IDあたり月額1,280円（税込）から導入可能。初期費用も抑えられるため、小規模からでも始められます。
03plusを導入すれば、従来はオフィスに依存していた電話業務を、より自由で柔軟な環境へとシフトさせられます。「電話があるからテレワークできない」「電話番のために出社している」といった課題を抱えている企業にとって、03plusはまさに働き方改革の後押しとなる選択肢といえるでしょう。ぜひ、ご検討ください。
まとめ
今回は、クラウドPBXで実現できる働き方改革について解説しました。
働き方改革を進めるうえで、電話業務の見直しは避けて通れない課題のひとつです。従来のビジネスフォンでは「オフィスでしか対応できない」「電話番が必要」といった制約があり、柔軟な働き方の実現を妨げていました。
そうした課題を解決する手段として注目されているのがクラウドPBXです。スマホやPCを活用して、場所を問わず会社番号で通話ができる柔軟な運用が可能になり、テレワークや外出先での業務もスムーズに行えるようになります。さらに、自動音声応答（IVR）や通話録音、クラウドFAXなどの機能を通じて、業務効率の向上やBCP対策にもつながります。
電話業務を改善したい、働き方改革を実現したいとお考えなら、ぜひ03plusをご検討ください。
