【比較】PBXはオンプレミス型・クラウド型どちらが自社に最適？

ビジネスフォン機能を利用できる電話環境を構築するシステム「PBX」には、オンプレミス型とクラウド型があります。それぞれにどのような違いがあるのか、具体的に知っているという方は少ないのではないでしょうか。

今回は、オンプレミス型PBXとクラウド型PBXについて、それぞれのメリット・デメリット、両者の比較、オンプレミス型・クラウド型どちらを選ぶべきかについて解説します。

オンプレミス型のPBXとは？

オンプレミス型PBXを理解するためには、まず2つの言葉の意味を知ることが必要です。「オンプレミス」とは、日本語でいうと「施設内で」という意味になります。「PBX」は電話環境を構築するための機器で、日本語では「電話交換機」などと呼ばれます。

つまり、オンプレミス型PBXとは、内線・外線・転送といったビジネスフォンの機能を利用するために、オフィス内に設置するPBXということになります。

オンプレミス型PBXと端末をつなぐ回線には、アナログ電話回線とインターネット回線の2種類があります。電話回線を使用するものは「（従来型の）PBX」、インターネット回線によってつなぐ場合は「IP-PBX」と呼ばれます。従来型のPBXはアナログ回線でつながっているため通話品質が高い一方で、配線がつながるオフィス内の固定電話でしか内線を使えません。IP-PBXはパソコンやスマホなどの端末を利用でき、外出先のスマホや遠隔拠点の端末と接続して内線化できます。

オンプレミス型PBXのメリット・デメリット

オンプレミス型PBXのメリットとデメリットを、以下でそれぞれ解説します。

・メリット

オンプレミス型PBXのメリットは、カスタマイズ性が高くセキュリティ対策を充実させやすい点です。

自社にPBXを配置するため、独自ネットワークを構築でき、各種設定も自由にカスタマイズできます。機器の設置スペースや予算に余裕があるならば、高性能な機能を持たせることも可能です。

また、自社で使用しているシステムとの連携を前提にカスタマイズすることもできるため、既存の環境はそのままに、それに合わせる形でPBXを導入することができるでしょう。

さらに、自社でPBXを保守管理しますので、費用をかけられるのであれば強固なセキュリティ対策を施すこともできます。

このほか、オンプレミス型の場合は月額利用料といった形の費用はかかりません。ただし後述のようにメンテナンスには継続的に費用がかかります。

・デメリット

オンプレミス型PBXのデメリットとしてまず挙げられるのは、全体的なコストが高くつくことです。

オフィス内に設置するPBXを購入しなければなりませんし、設置して端末をつなぐには配線工事も必要です。そのため、初期費用は高額になる傾向にあります。保守管理を自社で行うため、業者に依頼するメンテナンス費用や自社での管理スタッフの人件費なども必要です。

また、導入に工事が必要ということは、導入にはコストだけでなく時間もかかるということです。申し込みから利用できるようになるまで数週間程度はみておかなければならないでしょう。

さらに、端末を増設する際にも工事が必要になり、それにもコストや時間がかかります。人事異動や人員増加などにスムーズに対応できない点もデメリットといえるでしょう。

クラウド型のPBXとは？

クラウド型のPBXとは、クラウド上に設置されたPBXをインターネット経由で利用する電話システムのことです。

クラウド型のPBXは従来のオンプレミス型と異なり、オフィス内にPBX主装置を設置する必要がありません。そのため、費用負担を抑えながら、短期間でスムーズに導入できます。

スマホやPC、タブレットなどの端末を使用し、外出先や自宅から会社の代表番号で発着信できます。内線や保留、転送などのビジネスフォン機能も利用可能です。

また、PBXの保守はベンダーが行うため、自社でメンテナンスを行ったり、PBX機器を買い替えたりする必要はありません。

オフィスを移転する際も移転先のインターネット環境を整えれば、引き続き同じ電話システムを利用できます。

クラウド型PBXのメリット・デメリット

クラウド型PBXのメリットとデメリットを、以下でそれぞれ解説します。

・メリット

クラウド型PBXの大きなメリットは、コストを削減しやすいことです。PBX装置の購入や設置の必要がありませんので、初期費用を大幅に削減できます。また、インターネット回線によって端末をつなげていますので、インターネット環境があれば、スマホを用いていつでもどこでも内線通話が可能です。そのため、社内コミュニケーションを活発化させつつ、費用を抑えられます。

また、設定は全てクラウド上で行えるため、回線の増減も簡単に行えます。人員の増減に柔軟に対応できる点もメリットです。

他にも、さまざまな業務効率化に役立つITシステムを連携できたり、クラウド上にPBXがあるため災害時に損失が起きにくかったりといったメリットもあります。

・デメリット

クラウド型PBXはインターネット回線を用いて通話を行うため、インターネット環境が悪いと通話品質が低下する恐れがあります。

また、クラウド型PBXは保守管理をベンダーに任せることもあり、システムを利用するためには月額料金が必要です。料金面については、次章でオンプレミス型と比較していますので、そちらもご覧ください。

オンプレミス型PBXとクラウド型PBXとの違い

オンプレミス型PBXとクラウド型PBXは、PBXの設置場所だけでなく、費用や通話品質、導入方法、保守体制などにも違いがあります。主な違いは以下のとおりです。

それぞれの違いについて、以下で詳しく解説します。

費用の違い（導入費用・月額費用）

まずは費用面を比較してみましょう。

導入費用については、クラウド型PBXの方が圧倒的に安いです。クラウド型PBXは初期費用として数千円～数万円程度の費用がかかります。一方でオンプレミス型PBXは装置の購入費、工事費、端末購入費などがかかります。電話環境の規模にもよりますが、小～中規模オフィスでも、数十万円～100万円前後かかることも珍しくありません。

月額費用については、両者で料金の仕組みが異なります。オンプレミス型PBXにはサービスの月額利用料はありませんが、電話回線の使用料や保守点検費用が継続的にかかります。故障時の修理や機器の買い替え、設定変更に伴う工事費など、まとまった費用が発生することもあります。クラウド型PBXは保守管理をベンダーに任せて機能を利用するサブスクリプション型のサービスであるため、月額料金がかかります。

通話料金についてはそこまで大きな差はありませんが、クラウド型PBXは外出しているスタッフや遠方の拠点間の通話を内線化できます。そのため、社内コミュニケーションに関しては、従来型のオンプレミス型PBXより安く抑えられます。

通話品質の違い

続いて、通話品質について見ていきましょう。

オンプレミス型PBXはアナログ回線を使用する従来型であれば、高品質で安定しています。途中で通話が途切れる、雑音が入るといったことはほぼありません。ただし、インターネット回線を用いるIP-PBXの場合は、通信環境によって通話品質が低下することもあります。

一方、クラウド型PBXはどうでしょうか。IP-PBXと同様にインターネット回線を使用しますので、やはり通信環境によっては通話品質が低下するかもしれません。

しかし近年は、インターネットの速度は速く安定していますし、クラウド型PBXの各ベンダーも質の高いサービスを提供していますので、そこまで大きな差は感じないでしょう。

利便性の違い

利便性についてはクラウド型PBXの方が優秀であるといえるでしょう。

オンプレミス型PBXは、従来型の場合はオフィス内でしか会社宛の電話を受けられません。そのため、不在着信があった場合には、オフィスに戻って折り返し連絡する必要があります。

一方、クラウド型PBXは、普段使っているスマホをそのままビジネスフォンとして利用できます。オフィス内はもちろん、外出先でも会社宛の電話を受けることが可能です。もちろん、会社代表番号を使って発信もできますので、顧客の応答率も良くなりやすいでしょう。

また、外出先のスタッフや遠方の拠点との連絡も内線扱いとなりますので、気軽に連絡を取ることもできます。

営業など外回りの多い企業では、特にクラウド型PBXの恩恵を受けやすいでしょう。

導入しやすさ

導入のしやすさについては、クラウド型PBXのほうが優れています。

オンプレミス型PBXは、PBX主装置や電話機の選定・購入に加え、現地調査や機器の設置、配線工事、各種設定などが必要です。また、工事業者の予約状況によっては、工事の実施まで数週間待つこともあります。このようにオンプレミス型PBXは導入までの工程が多いため、利用開始までに時間がかかります。

一方、クラウド型PBXは、オフィス内にPBX主装置を設置する必要がありません。インターネット環境を整え、スマホやPCに専用アプリを設定すれば利用できるため、オンプレミス型より短期間で導入できます。機器の設置や工事に伴う業務への影響を抑えやすい点もメリットです。

セキュリティの違い

セキュリティについては、オンプレミス型PBXのほうがより強固なセキュリティを作り上げることができます。

オンプレミス型PBX、特にアナログ回線を使用する従来型の場合、社内でネットワークを構築するため、サイバー攻撃のリスクはほぼありません。また、自社の業務に適したセキュリティ対策を施すことで、セキュリティをより強固にすることができます。費用をかけられるのであれば、どこまででもセキュリティを高められるのがオンプレミス型の特徴です。

クラウド型PBXはベンダー側がセキュリティ対策を行います。ベンダーにとって、サイバー攻撃は会社の信用を落とす脅威です。そのため、徹底したセキュリティ対策をとっています。実際に、クラウド型PBXがサイバー攻撃によって被害を受けたという事例は、現状では報告されていません。

カスタマイズ性の違い

続いてカスタマイズ性について違いを見ていきましょう。

カスタマイズ性については両者にそこまで差はありませんが、手間がかからないという点ではクラウド型PBXに軍配があがるといえます。

オンプレミス型PBXは、ユニットの追加などによりさまざまな機能をカスタマイズ可能です。そのため、費用と時間をかけられるのであれば、自社に合った最高のシステムを構築できます。ただし、カスタマイズには時間とコストがかかるため、それなりに体力のある企業でなければ難しいでしょう。

一方、クラウド型PBXでは、オプション追加によって、オンライン上で簡単に機能をカスタマイズできます。ベンダーによって追加できる機能はさまざまで、場合によっては欲しい機能を追加できないこともあるでしょう。しかし、事前に自社で必要な機能を洗い出してベンダーを選定すれば問題はありません。また、オンプレミス型PBXと違って、時間や費用をかけずに回線数を柔軟に増減できます。

このように、どちらも機能を拡張できますが、手間がかからない点でクラウド型PBXの方が利便性が高いでしょう。

メンテナンス・保守の違い

メンテナンス・保守についてはクラウド型PBXの方が簡単です。

オンプレミス型PBXはメンテナンスや保守を自社で行わなければなりません。専門知識を持つスタッフを採用・育成する、または専門業者に依頼して対応します。もちろん、PBX装置が故障すれば修理や新規購入が必要です。そのため、オンプレミス型PBXのメンテナンス・保守には膨大な費用がかかりますし、手間もかかってしまいます。

一方、クラウド型PBXは、メンテナンスや保守をベンダーが行います。費用は月額料金に含まれていますので追加料金はかかりません。

このようなことから、メンテナンス・保守については圧倒的にクラウド型PBXの方が簡単でリーズナブルであるといえるでしょう。

オンプレミス型・クラウド型　それぞれを選ぶべきケース

ここまでオンプレミス型とクラウド型の違いを比較してきましたが、実際に導入する場合はどちらのPBXが良いのでしょうか。以下で、それぞれが向いているケースをご紹介します。

オンプレミス型を選ぶべきケース

オンプレミス型PBXの導入が向いているのは、スタッフが外出やテレワークする機会が少なく、電話環境にコストをかけられる企業です。

オンプレミス型PBXが優れている点は、費用と時間さえあれば無限に拡張でき、セキュリティを強固にできることです。PBX機器は自社保有であり、業務に合わせて必要な機能を追加して自由にカスタマイズできます。セキュリティについても、従来型のPBXならばサイバー攻撃の心配はありません。IP-PBXであっても、費用をかけられるのであれば、より強固なものにすることが可能です。

ただし、従来型のPBXだとオフィス内でしか会社代表番号を利用できません。どんなに機能が高くても、外出先では利用できないのです。そのため、ほぼ外出せずにオフィス内で仕事をすることが多い企業に向いています。

クラウド型を選ぶべきケース

クラウド型PBXの導入が向いているのは、コスト削減や業務効率化を図りたい企業や、外出先などでも会社代表番号を利用したいと考えている企業です。

クラウド型PBXの魅力はなんといってもコストを抑えやすい点です。初期費用が安いだけでなく、外出しているスタッフや遠方の拠点と内線通話できるため、通話コストも抑えられます。

また、利用するサービスによってはさらなる通話コストの削減も可能です。例えば03plusの10分かけ放題のような通話料定額サービスを活用すれば、外線通話料も大幅に抑えることができるでしょう。

また、クラウド型PBXは便利なITツールと容易に連携できます。オンプレミス型も連携できますが、手間や費用がかかってしまいます。クラウド型PBXならば必要なときに必要な機能をオンラインですぐに追加でき、すぐに業務効率化を図ることが可能です。

さらに、テレワークが推進される昨今では、クラウドPBXは重宝するツールです。自宅で作業していても、オフィスにいるのと同じように電話対応できるためです。将来性も考えた場合、クラウド型PBXは今後も多くの企業が採用すると考えられます。

オンプレミス型からクラウドPBXへ移行する際の注意点

オンプレミス型PBXからクラウドPBXへ移行する際は、現在の電話環境や必要な機能を整理し、計画的に切り替えることが大切です。ここでは、移行前に確認しておきたいポイントを解説します。

現在の電話番号を引き継げるか確認する

現在の固定電話番号を継続して利用したい場合は、移行先のクラウドPBXが番号ポータビリティに対応しているか確認しましょう。

ただし、番号ポータビリティに対応していても、電話番号の種類や現在の契約状況によっては引き継げないことがある点には注意が必要です。先に回線を解約すると番号を継続できなくなるため、解約手続きを行う前に、番号の引き継ぎについてクラウドPBXベンダーに相談しましょう。

自社に必要な機能があるか確認する

移行を予定しているクラウドPBXサービスで、自社に必要な機能があるかを必ず確認しましょう。

サービスごとに、利用できる機能は異なります。移行後に混乱しないためにも、まずは現在の電話業務を整理し、自社に必要な機能が移行先のサービスに備わっているか確認しましょう。

例えば、代表的な機能として、通話録音やIVR、電話帳共有、営業時間外アナウンス、外部システムとの連携などが挙げられます。必要な機能が標準搭載されているのか、オプション契約が必要なのかも含めて確認することが大切です。

通話品質や自社の通信環境を確認する

移行・契約の前には、クラウドPBXサービスの通話品質や自社の通信環境を必ず確認しましょう。

クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、社内の通信環境によって通話品質が左右されます。

インターネット回線の速度だけでなく、Wi-Fiの接続状況やルーターの性能、同時に利用する端末数なども確認する必要があります。無料トライアルを利用できる場合は、オフィスや外出先で通話し、音声の遅延や途切れがないか確かめましょう。

切り替えのスケジュールを立てる

クラウドPBXへの切り替えに伴い、電話がつながらない時間が発生すると、顧客対応や業務に影響を与えるおそれがあります。

クラウドPBXの開通日や電話番号の移行日、旧PBXの撤去日を事前に調整しましょう。必要に応じて新旧の電話環境を一時的に並行して運用し、着信や発信、内線、各種機能の動作を確認してから完全に切り替えると安心です。

段階的に移行するハイブリッド構成も検討する

全ての電話環境を一度にクラウドへ移行することが難しい場合は、オンプレミス型PBXとクラウドPBXを併用するハイブリッド構成も検討しましょう。

例えば、本社では既存のオンプレミス型PBXを引き続き使用し、新しい拠点やテレワークを行う社員だけがクラウドPBXを利用する方法があります。既存設備を活用しながら対象範囲を少しずつ広げられるため、業務への影響や移行時の負担を抑えられます。

まとめ

今回は、オンプレミス型とクラウド型を比較しました。

オンプレミス型とクラウド型の大きな違い、それはPBX装置をオフィス内に設置するか、それともクラウド上に構築するかです。たったこれだけの違いですが、比較してみると費用や品質、利便性やセキュリティなど、さまざまな面で大きな違いがあることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

オンプレミス型、クラウド型、それぞれにメリット・デメリットがありますので、自社にとってどちらが合うかをじっくり検討して導入していきましょう。

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