企業で電話サービスを利用する場合、社会的信頼性の高さから市外局番つき電話番号を取得するのが一般的です。しかし固定電話は導入に工事が必要であるなど、コストがかかります。「なるべく安く固定電話を設置したい」「電話にかかるコストを節約したい」とお悩みを持つ企業も多いのではないでしょうか。
そのようなお悩みを解決するのが、クラウドPBX・IP電話です。
今回は、固定電話を安く設置する方法、企業がクラウドPBX・IP電話を利用するメリットや注意点について解説します。
目次
固定電話を安く設置する方法
市外局番付きの固定電話番号は社会的信用が高いため、企業で電話利用する場合は導入しておきたいものです。しかし、固定電話は導入コストが高いため、新規に設置する場合は躊躇してしまう企業もあることでしょう。
そのような場合にぜひ検討していただきたい、固定電話をなるべく安く設置する方法をいくつか紹介します。
中古の電話加入権を購入する
中古の電話加入権を購入すれば固定電話を安く設置できます。
電話加入権とはNTT東日本・西日本の加入電話を導入する際に必要となる権利のことです。以前はアナログ回線が主流であったため、電話を導入する際には必ず電話加入権が必要でした。しかし近年は、スマホが普及していて固定電話が解約されるケースも増えました。
そのため、電話加入権が中古としてインターネット等で販売されています。
中古とはいえ、権利であるため新規契約と基本的には変わりません。そのため、中古の電話加入権を購入すれば、固定電話の開設費用を下げることができます。
インターネットやスマホとセットのサービスを利用する
各事業者が行っているセット割を活用することで、固定電話を安く設置できます。
各事業者ではインターネットやスマホと同時に申し込むことで割引してくれるセット割を行っている場合があります。例えば、NTT東日本・西日本が提供している「ひかり電話」の場合は、インターネット回線と同時に申し込むとトータルの費用を抑えることが可能です。
クラウドPBX・IP電話回線を利用する
インターネット回線を用いて通話を行うクラウドPBXやIP電話は近年、企業にて導入が進んでいます。工事が不要で低コストで導入でき、回線数の増減やオフィスレイアウト変更時にも手間がかからないというメリットがあるためです。
クラウドPBXやIP電話はインターネット回線を用いて通話するため、アナログ回線のように配線工事等が不要です。そのため、導入コストがリーズナブルになります。
また、クラウドPBXやIP電話はサービスによって「東京03」などのように、市外局番つき電話番号を取得できます。そしてインターネット回線を用いて通話するため、スマホにアプリを導入すれば外出先でも固定電話番号にて発着信が可能です。
法人はクラウドPBX・IP電話の利用がおすすめ
クラウドPBX・IP電話は従来のアナログ回線を用いる固定電話と異なり、インターネット回線を用いて通話を行う通話サービスです。そのためコストを抑えて導入できます。
他にも、通話料金や外出先でも会社代表番号を利用できるといったさまざまなメリットがあります。
法人ならば、クラウドPBXやIP電話を利用すべき理由を解説します。
導入コストが抑えられるため
クラウドPBXやIP電話は低コストで導入できるのがメリットです。
従来のアナログ回線の固定電話は、導入時に電話加入権や配線工事などの費用がかかりました。しかし、クラウドPBX・IP電話は配線工事が不要で、別途他のサービスとの契約は不要で、スマホ等にアプリをインストールすれば導入できます。
そのため、低コストかつスピーディーに導入できるのが魅力です。
通話料金が抑えられるため
クラウドPBXやIP電話は通話料金を抑えやすいシステムです。
従来のアナログ固定電話は通話時に基地局を経由しています。そのため、複数の基地局を経由する必要がある遠距離通話では、通話料金が割高になってしまうのです。
インターネット回線を用いて通話するクラウドPBX・IP電話ならば基地局を経由することはありません。デジタルデータ化された音声がインターネットを通じて直接相手に届くため、距離にかかわらず通話料金は一律となります。
また、クラウドPBXやIP電話は通話料金がリーズナブルに設定されていることが多いため、トータルのコストも低く抑えやすいのです。
内線で複数拠点間の通話が可能なため
クラウドPBXやIP電話は複数拠点ある企業での利用に向いています。
従来のアナログ固定電話の場合、拠点間の通話は外線通話となるため、通話料金がかかっていました。しかし、同一システムのクラウドPBX・IP電話であれば、拠点間の通話は内線扱いとなるため、通話料金がかかりません。
また、外出しているスタッフに連絡する際も、同一のクラウドPBX・IP電話システムを利用しているのであれば、やはり内線通話となるため通話料金は不要です。
このように、クラウドPBX・IPB電話を活用すれば、複数拠点や外出先のスタッフとの連絡を内線にできるため、社内コミュニケーションを低コストで活発化させられます。
スマホやパソコンがあれば固定電話機が不要なため
クラウドPBXやIP電話は別途固定電話機を購入する必要がありません。
従来のアナログ固定電話の場合、アナログ回線につなぐための固定電話機を用意しなければなりません。複数スタッフが利用するのであれば、人数分購入する必要があり、それなりにまとまった費用が必要です。
しかし、クラウドPBX・IP電話ならば、すでにあるスマホ・PCにアプリを導入すればすぐに利用できます。例えば、スタッフ個人のスマホにも導入できて、会社用の電話番号を使った発着信が可能となります。そのため、新規に端末を購入する必要がなく、導入コストを下げられます。また、既存の端末を使えるため新たに使い方を覚える必要がないというのもメリットです。
03番号などの市外局番を利用できるため
従来のアナログ固定電話の大きなメリットは「東京03」などの市外局番つき電話番号を使えることでした。市外局番つき電話番号は社会的信用が高い傾向にあるため、企業で電話システムを導入する際には必須です。一方、IP電話で多い「050番号」は、社会的信用が低い傾向にあるため、企業利用にはあまり向きません。
しかし、近年のクラウドPBX・IP電話サービスの中には、市外局番つき電話番号を取得できるものがあります。もちろん、そのサービスのアプリをインストールしたスマホがあれば外出先からでも市外局番つき電話番号で発着信可能です。そのため、外出中に顧客へ電話する際も携帯電話番号ではなく会社の市外局番つき代表番号でかけることができます。
050番号や個人の携帯電話番号よりも出てもらえる可能性が高くなるため、ビジネスにおいては大きなメリットとなることでしょう。
複数の回線を利用できるため
クラウドPBXやIP電話は複数回線を利用でき、業務効率を高めやすいです。
クラウドPBX・IP電話はスマホ等の端末にアプリをインストールして利用します。この時点で、携帯電話番号と会社代表電話番号の2つを使い分けることができます。
さらに、顧客からの問い合わせ用や営業電話用の電話番号も取得すれば、用途に応じて複数回線を使い分けることが可能です。鳴り分け設定と組み合わせれば顧客からの着信を整理できてスムーズな対応ができるようになるため、業務効率や顧客満足度を高められることでしょう。
外出先やリモートワーク先でも会社電話番号を利用できるため
クラウドPBXやIP電話を活用すれば、リモートワークもスムーズに行なえます。
従来の固定電話の場合、会社代表番号を使えるのはオフィス内の固定電話機のみです。そのため、外出先はもちろん、リモートワークのため自宅で仕事をする場合、電話対応時に会社代表番号を利用することができませんでした。
しかし、クラウドPBX・IP電話はインターネット回線を用いるため、場所を問わず会社電話番号を利用できます。アプリをインストールしたスマホがあれば、外出先や自宅などであっても、オフィスにいるのと同じように会社電話番号で電話応対できるわけです。
固定電話を安く設置するためにクラウドPBX・IP電話を利用する際の注意点
クラウドPBX・IP電話は、固定電話を安く設置できてさまざまなメリットがあります。しかし、運用する上では覚えておくべき点もいくつかあります。以下で、クラウドPBX・IP電話を利用する際の注意点を解説します。
発信できない電話番号がある
クラウドPBXやIP電話は一部発信できない電話番号があるため注意が必要です。
例えば「110」や「119」といった緊急通報は行えません。他にも、天気予報や時報、ナビダイヤル、「0120」などの特殊番号にはかけられません。
こういった電話番号はかける機会はそれほど多くありませんが、いざというときにかけられないのは困ります。万が一に備えて、最寄りの警察署や消防署の電話番号を控えておく、緊急連絡時にはスマホの通常の電話機能を使って発信するように周知する、といった対策をとっておきましょう。
安定したインターネット環境が必要
クラウドPBXやIP電話の通話品質はインターネット環境によって左右されます。例えば、社内や自宅などであれば、通信環境が整っているため、通話品質は安定することでしょう。しかし、外出先で地下鉄に乗る際や高層階・トンネル内などにいる場合は通信環境が悪くなりやすく、それに伴って通話品質も不安定になる傾向にあります。また、インターネット回線が混雑しているといった場合も通信速度が低下するため、通話品質が下がりやすいです。
通話中に雑音が多く入ったり、途切れてしまったりすれば、顧客に迷惑をかけてしまいます。通話品質をなるべく下げないためにも、社内・自宅は安定したインターネット環境を整えましょう。また、外出先で利用する際には、通信環境の整った場所で利用することを意識してください。
ベンダー次第ではセキュリティ面の懸念がある
クラウドPBXやIP電話はインターネットを利用しているため、セキュリティ面に注意しなければなりません。
ITサービスが普及して便利になった反面、近年は乗っ取りやデータ流出といったリスクが浮上してきています。クラウドPBXやIP電話もITサービスであるため、こうしたリスクには十分注意すべきです。例えば、ハッキングされてクラウド上のWEB電話帳に保存された顧客の電話番号が流出する可能性があります。また、アプリがインストールされたスマホを紛失・置き引きされてしまい、情報漏洩する可能性もあるでしょう。
セキュリティリスクを回避するためには、社内でスマホ管理について徹底させることはもちろんですが、定期的なパスワード変更もおすすめです。また、ハッキングリスクを低くするためには、セキュリティ対策を十分に行っているベンダーを選ぶことが大切です。
固定電話を安く設置したいなら「03plus エンタープライズ」
固定電話を安く設置し、便利にリーズナブルに活用したいならば「03plus エンタープライズ」がおすすめです。
「03plus エンタープライズ」は「東京03」をはじめとした市外局番つき電話番号を取得できます。番号ポータビリティにも対応しているので、アナログ固定電話から移行するケースでも既存の固定電話番号をそのまま使い続けられます。
「03plus エンタープライズ」は30名以上の法人向けサービスで、30IDの場合は1IDあたり月額900円台でリーズナブルに利用できます。「10分かけ放題」オプションに加入すれば、1通話あたり10分までであれば通話無料となるので、運用コストも大幅に下げられます。
電話アプリやシステムは自社開発しているため、セキュリティ意識が高く、トラブル時にも素早い対策が期待できます。スマホのOSがアップデートされた際にも迅速に対応できるため、業務を止めるリスクもありません。さらに専任のコンシェルジュがつき、導入前から運用までワンストップでフォローします。自社に合ったオプション機能選びや、カスタマイズについてもアドバイスできますので、気軽に相談しましょう。
また、「03plus エンタープライズ」はWEB電話帳や時間外アナウンス、自動音声応答（IVR）といった機能も利用できます。さらに、大阪市でも導入されてコスト削減・業務効率化に貢献したクラウドFAXも利用可能です。
まとめ
今回は固定電話を安く設置し、お得に運用するためのポイントを解説しました。
企業において電話はなくてはならないツールですが、導入・運用にはそれなりのコストがかかります。また、従来のアナログ回線ではIT化により進化するビジネスのスピードについていけない面もありました。
クラウドPBXやIP電話はインターネット回線を用いて通話を行えます。導入・運用コストがリーズナブルであり、外出先でも会社代表番号を使って発着信できます。ITツールとの連携もできるため、業務効率化やコスト削減を目指す企業ならばぜひ導入すべき通信サービスといえるでしょう。
もちろんご紹介したようにいくつかのデメリットもあります。事前に対策を取る、ベンダー選びを慎重に行うなどしてリスクを減らし、自社にあった運用を行いましょう。
市外局番付き電話番号を取得できてリーズナブルで多機能なクラウドPBX・IP電話サービスをお探しなら「03plus エンタープライズ」をご検討ください。導入から運用まで専任のコンシェルジュがしっかりサポートします。
