近年、働き方の多様化に伴い、フリーアドレスを導入する企業が増えています。
フリーアドレスとは、社員一人ひとりに固定の席を設けず、その日の業務内容や状況に応じて自由に席を選んで働くオフィス運用のことです。オフィススペースを有効活用できることや、部門間のコミュニケーションが活性化しやすいことから、テレワークやハイブリッドワークとあわせて採用されることも多くなっています。
一方で、フリーアドレスは従来の固定席を前提とした業務フローが通用しにくくなる側面もあります。特に「電話対応」は、誰が対応するのか、どのように取り次ぐのかといった点で課題が生じやすい業務のひとつです。
そこで今回は、オフィスでフリーアドレスを採用するメリットと電話対応における課題、フリーアドレス環境に適した電話運用の方法について解説します。
目次
フリーアドレスのオフィスを作るメリットとは？
フリーアドレスとは、社員ごとに固定席を設けず、空いている席を自由に使うオフィス運用のことです。近年は働き方の多様化やオフィスの見直しを背景に、フリーアドレスを導入する企業が増えています。
フリーアドレスのオフィスには、主に次のようなメリットがあります。
・オフィススペースを効率的に活用できる
固定席を前提としないため、在席率に合わせたレイアウトが可能になり、無駄なスペースを減らせます。
・部門や立場を超えたコミュニケーションが生まれやすい
日によって座る場所が変わることで、普段接点の少ない社員同士の会話が生まれやすくなります。
・働き方の柔軟性が高まる
業務内容や気分に応じて席を選べるため、集中作業や打ち合わせなどに合わせた働き方がしやすくなります。
・テレワークや外出の多い働き方と相性が良い
常に全員分の席を用意する必要がなく、出社人数が変動する働き方にも対応しやすくなります。
・オフィスコストの見直しにつながる
席数や設備を最適化することで、賃料や設備コストの削減につながる場合があります。
フリーアドレスの実施で課題となりやすい「電話」
フリーアドレスは柔軟な働き方を実現できる一方で、電話対応の面では課題が生じやすい面もあります。
ここでは、フリーアドレスを導入した際に特に課題になりやすい電話まわりのポイントを解説します。
固定電話の設置数の判断が難しい
フリーアドレスでは、固定電話の設置数を判断するのが難しい点が課題になります。個人一人ひとりに固定電話を設置するのではなく、フロア内の一定間隔に固定電話を置く形になる運用が多いためです。
例えば、固定電話の設置数が少なすぎると、着信時に電話まで移動する手間が増え、対応が遅れる原因になります。かといって、固定電話を多く設置しすぎると、省スペース化やコスト削減といったフリーアドレスのメリットが薄れてしまいます。
このようなことから、フリーアドレスでは業務内容や電話の利用頻度に応じて、適切な設置数を見極める必要があり、手間がかかります。
取次に時間がかかる
フリーアドレスでは、電話の取次に時間がかかりやすい点が課題になります。固定席がないため、着信時に「誰がどこにいるのか」をすぐに把握できず、社内で相手を探す手間が発生しやすいためです。
例えば、外出や打ち合わせ、テレワークが混在している環境では、在席状況の確認に時間がかかり、結果として保留時間が長くなったり、折り返し対応になったりするケースも見られます。
取次がスムーズに行えない状態が続くと、対応品質の低下につながるだけでなく、電話を受けた社員の業務が中断されるなど、業務効率にも影響を及ぼします。
このように、フリーアドレスでは電話取次の仕組みを工夫しないと、対応スピードや運用面で負担が大きくなりやすい点が課題といえるでしょう。
電話対応の負担が偏ることも
電話対応の負担が特定の人に偏りやすい点も、フリーアドレスの課題といえます。
固定席がない環境では、たまたま電話の近くにいる人や、電話に出やすい立場の人が対応を続ける状況が続きやすくなります。その結果、本来の業務とは関係なく電話対応が集中し、業務の中断が頻発することもあります。
また、対応する人としない人の差が生まれやすく、不公平感につながる場合もあります。
電話対応の負担が一部の社員に偏ると、業務効率の低下やストレスの増加につながるため、フリーアドレス運用では注意が必要なポイントといえるでしょう。
フリーアドレスにおける電話対応の方法は？
フリーアドレスを導入する場合、固定電話機を前提とした従来の電話運用を見直す必要があります。誰がどこにいても電話に対応できる仕組みを整えなければ、取次の遅れや対応負担の偏りといった課題が解消されないためです。
ここでは、フリーアドレスにおける電話対応の方法について、代表的な選択肢を解説します。
クラウドPBXを導入してスマホで固定電話を使う
クラウドPBXを導入してスマホを固定電話として利用するのは、フリーアドレスを採用しているオフィスに向いている方法です。
クラウドPBXは、インターネット回線を通じて電話機能を提供するサービスで、スマホやPCに専用アプリを入れることで、オフィスの固定電話番号で発着信できます。
個人の席に電話機を設置する必要がなく、社員それぞれが持つスマホや使用しているPCで電話対応できるため、場所に縛られない電話運用が可能になります。
また、クラウドPBXでは、内線通話や転送といった固定電話と同様の機能を利用できます。そのため、クラウドPBXの導入は、取次の手間や電話対応の偏りといったフリーアドレス特有の課題を解消しやすい方法といえるでしょう。
デジタルコードレスフォンを使用する
フリーアドレスのオフィスでは、デジタルコードレスフォンを使用する方法もあります。
デジタルコードレスフォンは、親機と複数の子機を連携させて利用する電話機で、オフィス内であれば席を移動しながら通話できる点が特徴です。固定電話の番号（親機に設定された番号）をそのまま使えるため、外部からの着信対応を大きく変えずにフリーアドレスへ移行しやすい方法といえます。
一方で、利用できる範囲はオフィス内に限られるため、外出やテレワークが多い環境では対応しきれません。また、子機の管理や充電といった運用面での手間が発生する点にも注意が必要です。
社用携帯を使用する
社用携帯を配布して携帯電話番号で電話対応を行うのも、フリーアドレス採用のオフィスで選択肢となる方法です。
この場合、社員一人ひとりが社用携帯を持つため、席の位置を問わず直接連絡が取れます。取次の手間が減り、在席状況を気にせず対応できる点は大きなメリットといえるでしょう。
しかし、社用携帯を電話対応の中心にすると、顧客や取引先は社員ごとの携帯電話番号に直接連絡する形になります。そのため、企業としての代表番号が分かりにくくなり、連絡先が属人化しやすい点が課題です。
また、代表番号宛ての着信に対して折り返し対応を行う場合でも、携帯電話番号から発信されることで、「知らない番号からかかってきた」と受け取られ、不安を与えてしまうこともあります。
このように、社用携帯は即時性が高く、フリーアドレスのオフィスに向いている面がある一方で、企業としての窓口を明確にしたい場合や、対外的な安心感を重視する場合には注意が必要な方法といえます。
フリーアドレスで利用する電話はクラウドPBXがおすすめ
フリーアドレスのオフィスで電話対応の課題を解消する方法として、クラウドPBXは有力な選択肢です。固定電話の設置数調整が難しい、取次に時間がかかる、電話対応の負担が偏りやすいといった課題に対して、クラウドPBXは柔軟に対応できます。
また、デジタルコードレスフォンや社用携帯と比べても、場所に縛られず、代表番号を維持したまま運用できる点は大きな特徴です。
ここでは、フリーアドレス環境下でクラウドPBXがなぜおすすめなのかについて、具体的なポイントを解説します。
手軽に導入できる
クラウドPBXは、従来の固定電話と比べて、費用・かかる手間の両面において導入しやすい点が特長です。
固定電話を導入する場合、回線工事や電話機の設置が必要になり、初期費用や準備期間がかかります。一方、クラウドPBXは専用の電話機を設置する必要がなく、インターネット環境があれば利用を開始できます。
そのため、クラウドPBXは初期費用を抑えやすく、フリーアドレス導入にあわせてスピーディーに電話環境を整えられます。オフィスレイアウトに左右されずに運用できる点も、固定電話にはないメリットです。
このように、導入コストと準備の手間を抑えられることから、クラウドPBXはフリーアドレス環境に取り入れやすい電話対応の方法といえるでしょう。
個人のスマホも活用できる
クラウドPBXでは、個人のスマホを業務用として活用できる点も特長です。
社用携帯を用意する場合、端末代や回線契約のコストが人数分発生し、管理の手間も増えます。一方、クラウドPBXであれば、個人のスマホに専用アプリを入れるだけで固定電話番号を使った発着信が可能です。
また、クラウドPBXの場合、発信元は固定電話番号になるため、個人の携帯電話番号を外部に公開する必要はありません。業務用の通話とプライベートの通話を分けて使えるため、個人スマホを利用する場合でも運用上の不安を抑えられます。
このように、端末や回線の管理負担を増やさず、コストを抑えながら電話環境を整えられる点は、フリーアドレス環境におけるクラウドPBXの大きなメリットといえるでしょう。
ただし、個人スマホを利用する場合は運用ルールの整備やセキュリティ対策に注意が必要です。
取次がしやすい
クラウドPBXは、フリーアドレス環境でも取次を行いやすい仕組みを構築できる点が特長です。
クラウドPBXでは、各担当者に内線番号や個別の番号を割り当てられるため、着信内容に応じて該当する担当者へ直接つなぎやすくなります。固定席がないオフィスでも、「誰に取り次ぐ電話なのか」を判断しやすい点は大きなメリットといえるでしょう。
また、クラウドPBXでは、内線転送や保留といった機能を前提とした運用が可能なため、物理的な電話機の位置に左右されずに取次を行えます。電話の近くにいる人が場当たり的に対応する運用と比べると、対応の属人化を防ぎやすくなります。
一方で、取次を円滑に行うためには、誰が一次対応を担うのか、不在時はどう対応するのかといった運用ルールをあらかじめ決めておくことは大切です。クラウドPBXの機能だけに頼るのではなく、在席状況の共有方法や取次フローを整理しておくことで、フリーアドレス環境でも安定した電話対応を実現しやすくなります。
フリーアドレス環境におすすめのクラウドPBX「03plus」
フリーアドレス環境でクラウドPBXを導入するなら、03plusがおすすめです。
市外局番付きの固定電話番号を使いながら、スマホやPCで柔軟に電話対応できるため、フリーアドレスとの相性が良いサービスです。
03plusでは、全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できます。取得した番号を使ってスマホで発着信でき、物理的な固定電話機に縛られません。固定電話としての信頼性を保ちつつ、携帯電話のような機動性や柔軟性を兼ね備えているため、フリーアドレス環境でも使いやすいサービスです。
また、03plusは業務効率化に役立つ機能も充実しています。
・WEB電話帳
連絡先をクラウド上で管理でき、複数の端末や担当者で情報を共有できます。
・クラウドFAX
FAX専用機を設置せず、スマホやPCからFAXの送受信が可能です。
・IVR（自動音声応答）
着信時に自動音声で応答し、用件に応じた振り分けができます。
・通話録音
通話内容を録音し、対応内容の確認やトラブル防止に活用できます。
・留守レポ
着信に自動応答して用件を録音し、内容をテキストや音声で確認できます。
さらに、03plusには「10分かけ放題」オプションがあります。オプションに加入することで、1通話10分以内の通話が無料になるため、通話頻度が高い業務でもコストを抑えやすく、月々の電話料金を把握しやすくなります。
このように03plusは、フリーアドレス環境に求められる柔軟な電話運用と、市外局番付き番号による信頼性を両立できるクラウドPBXです。ぜひ導入をご検討ください。
まとめ
今回は、フリーアドレスオフィスにおける電話対応の課題と、その解決策としてのクラウドPBXの活用方法について解説しました。
フリーアドレスは柔軟な働き方を実現できる一方で、従来の固定電話による運用では、取次のしづらさや電話対応の負担が課題になりやすい環境です。
しかし、クラウドPBXを活用すれば、場所に縛られない電話対応や取次の効率化が可能になり、フリーアドレスとの相性も高まります。
03plusは、市外局番付き電話番号の信頼性とスマホで使える柔軟性を両立できるクラウドPBXサービスです。フリーアドレス環境での電話運用を検討しているなら、ぜひ導入をご検討ください。
