近年、クラウドPBXの導入を検討している企業が増えています。しかし「クラウドPBXにデメリットやリスクはないの？」という不安から、導入を躊躇しているケースも少なくありません。
確かに、クラウドPBXは多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。しかし、いくつかの対策を行うことで、それらのデメリットを最小限に抑え、メリットを最大化させることが可能です。
今回はクラウドPBXとはどのようなサービスなのか、そのデメリットや導入で失敗しないための対策について解説します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、従来オフィスに設置していた電話交換機（PBX）の機能をインターネット上のクラウドに移したサービスのことです。専用機器の購入や複雑な配線工事は不要で、スマホやパソコンにアプリを入れるだけで会社の電話番号を使って発着信できます。
人数や拠点の増減に合わせて柔軟に拡張できることや、通話録音やIVR（自動音声応答）、転送、通話履歴管理などの機能を搭載しているのが特長です。そのため、従来のビジネスフォン以上に効率的な電話環境を実現できます。テレワークや多拠点展開といった現代の働き方にも適しており、柔軟性と利便性の高さから注目されています。
クラウドPBXの導入時に注意すべきデメリットとは？
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンにはないさまざまな特長があります。その特長を活かすことで、業務効率化や社員の負担軽減、顧客満足度向上などを実現できることでしょう。
しかし、クラウドPBXにはデメリットも存在します。ここでは、クラウドPBXの導入時に注意すべき点について解説します。
インターネット回線の品質に依存する
クラウドPBXの通話品質が、インターネット回線の品質に依存してしまうことはデメリットといえます。
クラウドPBXはインターネットを利用して通話を行うサービスです。そのため、通信環境次第では、通話品質が低下してしまうことがあります。例えば、回線速度が遅かったり混雑していたりすると、音声の遅延や途切れ、ノイズが発生することがあります。通話品質が低下すると、顧客や取引先との大切な通話も満足に行えません。聞き逃し・聞き間違いも発生しやすくなり、信頼低下につながる恐れもあります。
緊急通報（110、119など）に制限がある
110や119などの緊急通報に発信できないことも、クラウドPBXのデメリットです。
固定電話と異なり、クラウドPBXでは110番や119番といった緊急通報の発信に制限が設けられています。これは、インターネット回線を使って通話する仕組み上、発信元を特定できないことが関係しています。発信元が特定できなければ警察や消防署なども適切な対応ができないため、発信が制限されているのです。
そのため、緊急用には固定回線や携帯電話を併用するなど、代替手段を準備しておくことが推奨されます。
ネット障害時に通話ができない
クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話を行う仕組みのため、ネットワーク障害や回線の混雑が発生したときには、通話品質の低下や接続不良が起こる可能性があります。
特に、回線が不安定な環境や通信が集中する時間帯では、音声の遅延や途切れが発生しやすく、業務に影響が出るケースもあります。これは、通話品質がインターネットの接続状況に左右されるためです。
一方で、クラウドPBXは端末をインターネットに接続できる環境であれば利用できるため、オフィス側に問題があっても別の場所から対応できる柔軟性があります。このため、単純に「使えなくなる」というよりも、「通信環境に依存する点」がデメリットといえるでしょう。
そのため、安定した回線を用意することに加え、モバイル回線の併用やバックアップ回線の準備など、通信トラブルに備えた対策を講じておくことが重要です。
セキュリティ面でのリスク
クラウドPBXはセキュリティ面でのリスクについても知っておかなければなりません。
クラウドPBXはインターネットを介して利用するシステムです。そのため、不正アクセスや盗聴、情報漏洩といったリスクが伴います。
万が一、情報漏洩などが発生すれば、取引先や顧客はもちろん、社内の個人情報も流出してしまいます。そのようなことがあれば、企業の信頼は大きく損なわれてしまい、その後の業務に大きな影響を及ぼしてしまうことでしょう。
ベンダー側では暗号化通信やアクセス制御などのセキュリティ対策を講じていますが、具体的にどのような対策がなされているか確認しましょう。また、自社としてもパスワード管理や端末のセキュリティ強化などの対策を行うことが求められます。
電話番号を引き継げないケースがある
従来の電話環境からクラウドPBXへ移行する際、電話番号を引き継げないケースがある点もデメリットといえるでしょう。
例えば、ベンダーや選んだサービスによっては、050番号のみの提供となるケースがあります。この場合、顧客や取引先に浸透している番号を変えざるを得ません。
もし電話番号を引き継げずに変更になってしまうと、会社ホームページや名刺、チラシの記載変更や、顧客・取引先への周知などをしなければなりません。これには相応の時間やコストがかかります。また、変更・周知の間に顧客・取引先が混乱することもあります。
こうした手間・コスト・混乱の発生を避けるためには、番号ポータビリティに対応しているかを必ず確認してから導入を検討するべきです。
デメリットを回避するために必要な対策は？
解説してきたように、クラウドPBXにはいくつかのデメリットがあります。ここでは、それらのデメリットを回避するために必要となる対策について解説していきます。
自社に適したサービスを選ぶ
クラウドPBXの導入を成功させるためには、自社の業務に合ったサービスを選ぶことが最も重要です。
クラウドPBXはサービスごとに料金体系や利用できる機能が異なります。そのため、選定を誤ると「必要な機能が使えない」「コストが想定以上にかかる」といった失敗につながります。
例えば、外回りやリモートワークの社員が多い企業では、スマホアプリとの連携や内線通話の使いやすさが不可欠です。一方で、顧客からの問い合わせ対応を重視する企業では、IVR（自動音声応答）や通話録音といった、業務効率化の機能が役立ちます。クラウドPBXによっては、顧客管理（CRM）と連携できるサービスもあり、営業活動をさらに効率化できることもあります。
このように、クラウドPBXを選ぶ際は、自社の業務スタイルや将来的な拡張性を踏まえて比較検討することが大切です。まずは自社の現在の業務と必要とする機能を洗い出してみましょう。利用シーンを具体的に想定し、その要件を満たすサービスを選べば、自社に適したサービスを導入できます。
インターネット環境を整える
クラウドPBX導入に際して、インターネット環境の見直しもしておきましょう。
クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話を行うため、通信環境がそのまま通話品質を左右します。安定した回線を用意していなければ、通話が途切れる、音が遅延する、相手に声が届かないといったトラブルが頻発するリスクがあります。
実際に、同時に複数の通話を行う企業やコールセンター業務を行う会社では、専用回線の導入や帯域幅の増強を行うことで音声の安定性を確保しています。また、在宅勤務が多い企業では、社員の自宅回線品質も一定以上を求めるなどの工夫が必要です。さらに、外出先で利用する際は、通信が不安定になるような場所で通話しない、公衆Wi-Fiの利用は避けるといったことも徹底しましょう。
このように、クラウドPBXを導入する際は「回線速度や安定性を十分に確認し、必要なら光回線や専用線を導入する」ことが重要です。通信環境の整備を徹底することは、クラウドPBXを安心して利用するための土台になります。
電話番号の引き継ぎに対応したサービスを選ぶ
電話番号の引き継ぎに対応しているサービスを選ぶことも、クラウドPBXの導入では重要なポイントです。
クラウドPBXを導入する際に多くの企業が悩むのが「電話番号をそのまま引き継げるかどうか」ではないでしょうか。もし050番号しか使えないサービスを導入してしまうと、顧客に「電話がつながらない」「もしや会社をたたんだ？」などと余計な混乱・誤解を与え、信用度の低下につながる恐れがあります。
クラウドPBXを選ぶ際は、0AB-J番号（03や06などの市外局番付き番号）に対応しているか、そして番号ポータビリティに対応しているかを必ず確認しましょう。それらに条件にマッチするクラウドPBXサービスであれば、従来の番号をそのまま継続できます。電話環境を移行後も、顧客や取引先に違和感を与えることはなくなります。
長年使ってきた代表番号は、企業にとってブランド価値を持つ資産といえるため、失うリスクは避けたいところです。だからこそ、クラウドPBXを選ぶ際には「電話番号の移行可否」を必ずチェックし、可能であれば既存番号を維持できるサービスを選択しましょう。それが信頼性と利便性を守るカギとなります。
無料期間やお試しによって品質をテストする
クラウドPBXの導入前に、無料期間やお試し・トライアルなどを活用して、品質や使い勝手を確認しましょう。パンフレットやWeb上の説明だけでは、音声品質や操作のしやすさ、管理画面の見やすさといった細かな点は分からないためです。
例えば、複数のクラウドPBXを試験導入し、同時通話数や応答スピードを比較することで、自社に合ったサービスを見極めることができます。導入後の「思っていたのと違う」というギャップを防げるでしょう。さらに、テストを通してシステムを現場で使用する社員たち自身が、使い勝手を確認できます。
また、お試し期間で分からないことがあれば担当者にその都度質問してみても良いでしょう。それによってサポート対応の質も確認でき、導入後も安心して運用できるかどうかが分かります。
このように、無料トライアルや短期契約を活用して事前にテストすることは、失敗リスクを下げる最も現実的で効果的な方法です。ぜひ実施してみましょう。
クラウドPBXの見落としやすい注意点と対策
クラウドPBXは多くのメリットがありますが、注意点もいくつかあります。
ここでは、クラウドPBXを導入する際に注意しておきたいポイントと、その対策について解説します。
FAXやアナログ機器がそのまま使えないことがある
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、従来のアナログ回線を前提とした機器は、そのままでは利用できません。例えば一般的なFAX機、アナログ電話機、ビジネスフォンの主装置に接続された内線電話機などは、そのまま接続しても動作しません。
そのため、「今まで通り電話機やFAX機を使う」という前提でクラウドPBXを導入すると、運用に支障が出ます。
対策としては、用途や規模に応じて対応方法を選ぶ必要があります。例えば、FAXはクラウドFAXへ移行することで機器不要で運用でき、IP電話機やソフトフォンへ切り替えればクラウドPBXに適した環境で安定した通話が可能になります。また、既存機器を活かしたい場合は、少数であればアナログ変換アダプタ（ATA）、拠点単位であればVoIPゲートウェイの導入といった方法もあります。さらに、影響の大きい機器については従来回線を一部残すことで、段階的に移行することも可能です。
想定よりも費用がかかることがある
クラウドPBXは初期費用を抑えて導入できる一方で、運用を始めると想定以上にコストがかかる場合があります。これは、基本料金に加えてID課金や通話料、オプション費用などが発生するためです。
例えば、通話録音やIVR、クラウドFAXなどの機能を追加すると月額費用が増えます。さらに、通話量が多い場合は通話料も積み重なります。また、利用人数の増加に伴ってID数が増えることで、コストが段階的に上がる点も注意が必要です。
こうしたコスト増加を防ぐには、導入前に必要な機能と利用人数を整理し、総額での費用を試算しておくことが大切です。料金体系やオプション内容を事前に確認し、自社に合ったプランを選びましょう。
利用する端末やOSと相性が悪い場合がある
クラウドPBXはスマホやパソコンで利用できる点がメリットですが、端末やOSとの相性によっては正常に動作しない場合があります。
例えば、対応していないOSや古いバージョンの端末ではアプリが利用できない、動作が不安定になる、音声品質に影響が出るといったケースがあります。また、一部の機能が制限されることもあるため、全ての端末で同じように使えるとは限りません。
こうしたトラブルを防ぐためには、事前に対応端末や推奨環境を確認し、実際の利用環境で動作検証を行っておくことが重要です。また、OSのアップデートがあった場合は、速やかに対応するようにしましょう。
社内で複数の端末を利用する場合は、運用前に確認しておくと安心です。
デメリットよりも多いクラウドPBXのメリット
クラウドPBXにはいくつかのデメリットがありますが、従来のビジネスフォンと比較すると、それ以上に多くのメリットがあります。特に、場所に縛られない働き方や業務効率の向上、柔軟な運用が可能になる点は、大きな違いといえるでしょう。
ここでは、従来のビジネスフォンと比較しながら、クラウドPBXならではのメリットを解説します。
電話対応を場所に縛られず行える
場所に縛られることなく電話対応できる点は、クラウドPBXの大きなメリットです。
クラウドPBXはスマホやパソコンで会社の電話番号を利用できます。そのため、従来のビジネスフォンのようにオフィスの固定電話機に縛られず、外出先や在宅勤務中に発着信が可能です。
また、スマホを内線として利用できる点もクラウドPBXの特徴です。社員同士の通話を内線化できるため、拠点間や外出先のスタッフともスムーズに連携できます。従来のビジネスフォンのように、内線を利用するためにオフィスにいる必要がなくなり、柔軟な働き方を実現できます。
さまざまな機能で業務効率が上がる
クラウドPBXのメリットとして、従来のビジネスフォンにはないさまざまな機能を利用できる点も挙げられます。
例えば、IVR（自動音声応答）を活用すれば、問い合わせ内容に応じた振り分けが可能になり、担当者への取り次ぎの手間を減らせます。また、通話録音を活用すれば、聞き間違いや伝達ミスを防ぎやすくなり、対応内容の確認や教育にも役立ちます。
さらに、クラウドFAXやWeb電話帳などの機能を組み合わせることで、情報共有や対応のスピードが向上し、電話業務全体の効率化を実現できます。
拠点追加や人員増減に柔軟に対応できる
拠点の追加や人員の増減に柔軟に対応できる点も、クラウドPBXのメリットです。
クラウドPBXは、クラウド上で電話環境を管理する仕組みのため、従来のビジネスフォンのように機器の設置や配線工事を行う必要がありません。新たに拠点を開設する場合でも、インターネット環境があればすぐに利用を開始できます。
また、Web上の管理画面から利用人数に応じてIDを追加・削除できるため、組織の拡大や縮小にもスムーズに対応可能です。
このように、物理的な設備に依存せず運用できることで、事業の変化に合わせた柔軟な電話環境を構築できます。
デメリットを抑えて便利に利用できるクラウドPBX「03plus」とは
クラウドPBXのデメリットを抑えて導入するなら、03plusがおすすめです。
03plusは、全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドPBXで、スマホやパソコンから会社の電話番号で発着信できます。番号ポータビリティにも対応しており、現在の電話番号をそのまま利用可能です。
また、設備投資や配線工事が不要で、小規模から多拠点・多人数まで柔軟に対応できる点も特徴です。必要な機能を選んで追加できるため、自社に合った形で無駄なく運用できます。
03plusならクラウドPBXのデメリットを抑えられる理由
03plusは、これまで解説してきたクラウドPBXのデメリットをカバーできるさまざまな特徴を備えています。主なポイントは以下の通りです。
・番号ポータビリティに対応
現在利用している市外局番付き電話番号を引き継ぐことができるため、移行時の影響を抑えられます。
・無料トライアルが用意されている
実際の通話品質や使い勝手を事前に確認できるため、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。
・必要な機能だけを追加できる
オプション形式で機能を選択できるため、無駄なコストを抑えながら自社の業務に合わせて利用できます。
・小規模から多端末まで柔軟に拡張できる
Webの管理画面から、利用人数や拠点数に応じていつでも拡張できるため、将来的な増減にも対応可能です。
・クラウドFAXに対応
インターネット上でFAXの送受信ができるため、アナログ機器の制約を受けにくくなります。大阪市でも導入され、業務効率化やペーパーレス化を実現しています。
このように、03plusはクラウドPBXで懸念されがちなデメリットを抑えながら、実用性の高い電話環境を構築できます。
03plusのさまざまな機能
03plusには、電話業務を効率化するさまざまな機能が用意されています。主な機能は以下の通りです。
・IVR（自動音声応答）
着信時に自動で音声案内を行い、用件に応じて担当部署や担当者へ振り分けられます。
・Web電話帳
クラウド上で連絡先を一元管理し、社内で共有できるため、情報共有の効率が向上します。
・クラウドFAX
PCやスマホからFAXの送受信ができ、紙や専用機器に依存しない運用が可能です。
・通話録音
通話内容を自動で録音し、後から確認できるため、対応品質の向上やトラブル防止に役立ちます。
・着信ポップアップ
着信時に相手の情報を表示でき、スムーズな顧客対応を実現します。
・留守レポ
代表電話にかかってきた電話に自動音声で一次対応し、録音した用件をテキスト化してメール・チャットなどに通知する機能です。取りこぼし防止や一次対応の効率化に役立ちます。
・10分かけ放題
1通話あたり10分までの通話料が無料になり、通話コストの削減につながります。
このように、03plusは電話業務の効率化と対応品質の向上を両立できる機能を備えています。業務に必要な機能だけを選んで追加できるため、自社にマッチした電話環境を構築可能です。
クラウドPBXのデメリットを最小限に抑え、メリットを最大化したいとお考えなら、03plusをぜひご検討ください。
まとめ
今回は、クラウドPBXのデメリット、それを回避するための対策について解説しました。
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンに比べてコスト削減や利便性の向上といった大きなメリットがある一方、インターネット回線への依存や緊急通報の制限、セキュリティリスクなど、いくつかのデメリットがあります。そのため、導入にはそれらを理解しておくことが必要です。
しかし、こうしたクラウドPBXのデメリットは回避できます。自社に合ったサービスを選び、通信環境を整え、事前に品質を確認すれば、デメリットを最小限に抑えつつ、クラウドPBXのメリットを最大化することが可能です。
03plusは、クラウドPBXが持つさまざまな弱点をカバーしながら、活用できるサービスです。さらに通話録音やIVR、留守レポなど多彩な機能を低コストで利用できるため、業務効率化や社員の負担軽減などをお考えの企業にとって実用的なサービスといえます。
クラウドPBXの導入をご検討でしたら、ぜひ03plusをお選びください。
