近年、クラウドPBXの導入を検討している企業が増えています。しかし「クラウドPBXにデメリットやリスクはないの？」という不安から、導入を躊躇しているケースも少なくありません。
確かに、クラウドPBXは多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。しかし、いくつかの対策を行うことで、それらのデメリットを最小限に抑え、メリットを最大化させることが可能です。
今回はクラウドPBXとはどのようなサービスなのか、そのデメリットや導入で失敗しないための対策について解説します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、従来オフィスに設置していた電話交換機（PBX）の機能をインターネット上のクラウドに移したサービスのことです。専用機器の購入や複雑な配線工事は不要で、スマホやパソコンにアプリを入れるだけで会社の電話番号を使って発着信できます。
人数や拠点の増減に合わせて柔軟に拡張できることや、通話録音やIVR（自動音声応答）、転送、通話履歴管理などの機能を搭載しているのが特長です。そのため、従来のビジネスフォン以上に効率的な電話環境を実現できます。テレワークや多拠点展開といった現代の働き方にも適しており、柔軟性と利便性の高さから注目されています。
クラウドPBXの導入時に注意すべきデメリットとは？
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンにはないさまざまな特長があります。その特長を活かすことで、業務効率化や社員の負担軽減、顧客満足度向上などを実現できることでしょう。
しかし、クラウドPBXにはデメリットも存在します。ここでは、クラウドPBXの導入時に注意すべき点について解説します。
インターネット回線の品質に依存する
クラウドPBXの通話品質が、インターネット回線の品質に依存してしまうことはデメリットといえます。
クラウドPBXはインターネットを利用して通話を行うサービスです。そのため、通信環境次第では、通話品質が低下してしまうことがあります。例えば、回線速度が遅かったり混雑していたりすると、音声の遅延や途切れ、ノイズが発生することがあります。通話品質が低下すると、顧客や取引先との大切な通話も満足に行えません。聞き逃し・聞き間違いも発生しやすくなり、信頼低下につながる恐れもあります。
緊急通報（110、119など）に制限がある
110や119などの緊急通報に発信できないことも、クラウドPBXのデメリットです。
固定電話と異なり、クラウドPBXでは110番や119番といった緊急通報の発信に制限が設けられています。これは、インターネット回線を使って通話する仕組み上、発信元を特定できないことが関係しています。発信元が特定できなければ警察や消防署なども適切な対応ができないため、発信が制限されているのです。
そのため、緊急用には固定回線や携帯電話を併用するなど、代替手段を準備しておくことが推奨されます。
停電やネット障害時に通話ができない
停電やネット障害が発生すると、クラウドPBXでは通話できなくなります。
クラウドPBXはクラウド上に電話環境が構築されていて、インターネット回線を通して通話やさまざまな機能を利用できます。そのため、停電やネットワーク障害が発生すると通話が完全にできなくなってしまうのです。
従来の固定電話であれば停電時でも利用できるケースがありましたが、クラウドPBXでは不可能です。何らかの代替手段を用意する、停電などに備えるなどの対策を講じましょう。
セキュリティ面でのリスク
クラウドPBXはセキュリティ面でのリスクについても知っておかなければなりません。
クラウドPBXはインターネットを介して利用するシステムです。そのため、不正アクセスや盗聴、情報漏洩といったリスクが伴います。
万が一、情報漏洩などが発生すれば、取引先や顧客はもちろん、社内の個人情報も流出してしまいます。そのようなことがあれば、企業の信頼は大きく損なわれてしまい、その後の業務に大きな影響を及ぼしてしまうことでしょう。
ベンダー側では暗号化通信やアクセス制御などのセキュリティ対策を講じていますが、具体的にどのような対策がなされているか確認しましょう。また、自社としてもパスワード管理や端末のセキュリティ強化などの対策を行うことが求められます。
電話番号を引き継げないケースがある
従来の電話環境からクラウドPBXへ移行する際、電話番号を引き継げないケースがある点もデメリットといえるでしょう。
例えば、ベンダーや選んだサービスによっては、050番号のみの提供となるケースがあります。この場合、顧客や取引先に浸透している番号を変えざるを得ません。
もし電話番号を引き継げずに変更になってしまうと、会社ホームページや名刺、チラシの記載変更や、顧客・取引先への周知などをしなければなりません。これには相応の時間やコストがかかります。また、変更・周知の間に顧客・取引先が混乱することもあります。
こうした手間・コスト・混乱の発生を避けるためには、番号ポータビリティに対応しているかを必ず確認してから導入を検討するべきです。
デメリットを回避するために必要な対策は？
解説してきたように、クラウドPBXにはいくつかのデメリットがあります。ここでは、それらのデメリットを回避するために必要となる対策について解説していきます。
自社に適したサービスを選ぶ
クラウドPBXの導入を成功させるためには、自社の業務に合ったサービスを選ぶことが最も重要です。
クラウドPBXはサービスごとに料金体系や利用できる機能が異なります。そのため、選定を誤ると「必要な機能が使えない」「コストが想定以上にかかる」といった失敗につながります。
例えば、外回りやリモートワークの社員が多い企業では、スマホアプリとの連携や内線通話の使いやすさが不可欠です。一方で、顧客からの問い合わせ対応を重視する企業では、IVR（自動音声応答）や通話録音といった、業務効率化の機能が役立ちます。クラウドPBXによっては、顧客管理（CRM）と連携できるサービスもあり、営業活動をさらに効率化できることもあります。
このように、クラウドPBXを選ぶ際は、自社の業務スタイルや将来的な拡張性を踏まえて比較検討することが大切です。まずは自社の現在の業務と必要とする機能を洗い出してみましょう。利用シーンを具体的に想定し、その要件を満たすサービスを選べば、自社に適したサービスを導入できます。
インターネット環境を整える
クラウドPBX導入に際して、インターネット環境の見直しもしておきましょう。
クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話を行うため、通信環境がそのまま通話品質を左右します。安定した回線を用意していなければ、通話が途切れる、音が遅延する、相手に声が届かないといったトラブルが頻発するリスクがあります。
実際に、同時に複数の通話を行う企業やコールセンター業務を行う会社では、専用回線の導入や帯域幅の増強を行うことで音声の安定性を確保しています。また、在宅勤務が多い企業では、社員の自宅回線品質も一定以上を求めるなどの工夫が必要です。さらに、外出先で利用する際は、通信が不安定になるような場所で通話しない、公衆Wi-Fiの利用は避けるといったことも徹底しましょう。
このように、クラウドPBXを導入する際は「回線速度や安定性を十分に確認し、必要なら光回線や専用線を導入する」ことが重要です。通信環境の整備を徹底することは、クラウドPBXを安心して利用するための土台になります。
電話番号の引き継ぎに対応したサービスを選ぶ
電話番号の引き継ぎに対応しているサービスを選ぶことも、クラウドPBXの導入では重要なポイントです。
クラウドPBXを導入する際に多くの企業が悩むのが「電話番号をそのまま引き継げるかどうか」ではないでしょうか。もし050番号しか使えないサービスを導入してしまうと、顧客に「電話がつながらない」「もしや会社をたたんだ？」などと余計な混乱・誤解を与え、信用度の低下につながる恐れがあります。
クラウドPBXを選ぶ際は、0AB-J番号（03や06などの市外局番付き番号）に対応しているか、そして番号ポータビリティに対応しているかを必ず確認しましょう。それらに条件にマッチするクラウドPBXサービスであれば、従来の番号をそのまま継続できます。電話環境を移行後も、顧客や取引先に違和感を与えることはなくなります。
長年使ってきた代表番号は、企業にとってブランド価値を持つ資産といえるため、失うリスクは避けたいところです。だからこそ、クラウドPBXを選ぶ際には「電話番号の移行可否」を必ずチェックし、可能であれば既存番号を維持できるサービスを選択しましょう。それが信頼性と利便性を守るカギとなります。
無料期間やお試しによって品質をテストする
クラウドPBXの導入前に、無料期間やお試し・トライアルなどを活用して、品質や使い勝手を確認しましょう。パンフレットやWeb上の説明だけでは、音声品質や操作のしやすさ、管理画面の見やすさといった細かな点は分からないためです。
例えば、複数のクラウドPBXを試験導入し、同時通話数や応答スピードを比較することで、自社に合ったサービスを見極めることができます。導入後の「思っていたのと違う」というギャップを防げるでしょう。さらに、テストを通してシステムを現場で使用する社員たち自身が、使い勝手を確認できます。
また、お試し期間で分からないことがあれば担当者にその都度質問してみても良いでしょう。それによってサポート対応の質も確認でき、導入後も安心して運用できるかどうかが分かります。
このように、無料トライアルや短期契約を活用して事前にテストすることは、失敗リスクを下げる最も現実的で効果的な方法です。ぜひ実施してみましょう。
デメリットを抑えて便利に利用できるクラウドPBX「03plus」とは
クラウドPBXのデメリットを抑えて便利に利用するなら、03plusがおすすめです。
03plusは、全国の主要46局の市外局番付き電話番号を取得でき、スマートフォンを使って、全国どこからでもその番号を使って発着信できるクラウドPBXです。番号ポータビリティにも対応していますので、現在の電話環境から移行するケースでも安心できます。
従来のビジネスフォンに比べて初期投資が不要で、リモートワークや複数拠点の企業でも柔軟に運用できる点が大きな特長です。
さらに、03plusにはビジネスを効率化するさまざまな機能が搭載されています。
・通話録音：全ての通話内容を自動で保存でき、トラブル防止や教育にも活用可能
・クラウドFAX：インターネット環境があればPCやスマホでFAXの送受信が可能
・IVR（自動音声応答）：着信時にガイダンスを流し、部署や担当者に自動で振り分けできる
・留守レポ：不在時の着信内容をテキスト化して通知する。電話代行のように一次対応を任せられる
・着信ポップアップ：着信と同時に相手の情報を表示し、スムーズな顧客対応を実現できる
・通話前ガイダンス：通話開始前にアナウンスを流して顧客に案内できる。迷惑電話対策にも有効な機能
・10分かけ放題：1通話あたり10分までの国内通話が無料になるため、通話コストを削減できる
03plusは月額1,280円から利用できるリーズナブルなサービスです。必要な機能をオプションで追加していけるため、ムダなコストをかけずに、御社にマッチしたクラウドPBXへカスタマイズできます。
クラウドPBXのデメリットを最小限に抑えてメリットを最大化したいという企業にとって、03plusはまさに現実的で利便性の高い選択肢といえるでしょう。ぜひ一度導入をご検討ください。
まとめ
今回は、クラウドPBXのデメリット、それを回避するための対策について解説しました。
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンに比べてコスト削減や利便性の向上といった大きなメリットがある一方、インターネット回線への依存や緊急通報の制限、セキュリティリスクなど、いくつかのデメリットがあります。そのため、導入にはそれらを理解しておくことが必要です。
しかし、こうしたクラウドPBXのデメリットは回避できます。自社に合ったサービスを選び、通信環境を整え、事前に品質を確認すれば、デメリットを最小限に抑えつつ、クラウドPBXのメリットを最大化することが可能です。
03plusは、クラウドPBXが持つさまざまな弱点をカバーしながら、活用できるサービスです。さらに通話録音やIVR、留守レポなど多彩な機能を低コストで利用できるため、業務効率化や社員の負担軽減などをお考えの企業にとって実用的なサービスといえます。
クラウドPBXの導入をご検討でしたら、ぜひ03plusをお選びください。
