「電話対応をもっと効率化したい」「外出中や忙しいときでも大切な着信を逃したくない」そんなときに便利なのが「電話転送」機能です。中でも「無応答転送」は、スムーズな対応を実現しやすい転送の種類として注目されています。
「無応答転送ってなに？」「他の転送の種類を知りたい」「転送電話ってどうやって利用するの？」といった疑問をお持ちの方もいるでしょう。
そこで今回は、電話の転送とは何か、無応答転送を含めた転送の種類や利用シーン、利用方法について解説します。
目次
電話の転送とは
電話の転送とは、かかってきた電話を別の電話番号や端末へ自動的につなぐ機能のことです。
例えば、オフィスの固定電話にかかった着信を、外出している社員やテレワークしている社員のスマホに転送してつなぐといった使い方ができます。
電話の転送機能を使えば、外出や出張などでオフィスを離れているときでも重要な電話を受け取りやすくなり、電話の取りこぼし防止や業務の効率化につながります。また、テレワークや夜間・休日の対応など、さまざまな働き方にも柔軟に対応できるようになります。
電話の転送の種類
電話の転送にはいくつかの種類があり、利用シーンや目的に合わせて使い分けができます。ここでは代表的な転送方法について紹介します。
応答後転送
応答後転送とは、一度電話を受けたあと、担当者や別の部署などに手動で転送する方法です。
例えば、代表電話にかかってきた電話をいったん事務スタッフが受けます。そして内容を確認したうえで、担当者の内線や外線に転送します。転送された電話は、転送先の電話番号に着信し、担当者や部署のスタッフが対応するという流れです。
応答後転送は、電話の内容を事前に確認してから適切な相手に回したい場合や、窓口業務として最初に受付をする場合などに便利です。
ただし、応答後転送は着信があるたびに手動で対応する必要があります。そのため、オフィスの規模や電話の本数によってはスタッフの負担が大きくなる点が課題です。
無条件転送（常時転送）
無条件転送（常時転送）とは、着信があった際に、あらかじめ設定した別の電話番号へ転送する仕組みのことです。スタッフが一次対応する必要はなく、着信があれば常に転送されることから、常時転送とも呼ばれます。
例えば、規模の小さい企業でスタッフの数も少なく、ほとんどが営業で外出しているとします。この場合、オフィスの固定電話にかかってきても、電話に出ることができません。しかし無条件転送を設定しておけば、外出先のスタッフのスマホなどに自動で転送され、電話対応を漏れなく対応できます。ほかにも、夜間や休日に特定の番号へ全ての着信をまとめたい場合などに便利です。
無応答転送
無応答転送とは、一定時間内に電話に出なかった場合に、自動的にあらかじめ設定した別の電話番号へ転送する方法です。
例えば、オフィスの電話が鳴って誰も出られなかった場合も、自動的に担当者のスマホや電話代行サービスに転送されます。
無応答転送は、忙しい時間帯や少人数のオフィスなどで電話にすぐ出られない場合でも、重要な着信を逃さずに対応しやすいのがメリットです。
電話転送の利用シーン
電話の転送機能は、さまざまなビジネスシーンで役立ちます。ここでは、代表的な利用ケースを紹介します。
外出や出張が多い
電話転送は、外出や出張が多いケースで大いに活用できる機能です。
例えば、営業や現場対応などでスタッフ全員がオフィスを離れている場合、従来だと着信があっても電話対応できません。そのため、機会損失や顧客満足度が低下する恐れがあります。
しかし、電話転送を利用すれば、オフィス宛ての着信を外出中のスタッフのスマホなどに転送できます。スマホが転送先であれば、いつでもどこでも着信に出ることが可能です。そのため、重要な連絡を逃す心配がありません。取引先や顧客からの電話にもすぐ対応できるので、顧客満足度向上や信頼維持にも役立ちます。
テレワークを導入したい
テレワークを導入したい企業にとっても、電話転送は役立つ機能です。
従来のオフィス電話だけだと、在宅勤務中のスタッフは会社宛ての着信を受けることができません。そのため、業務連絡や顧客対応に支障が出る恐れがあります。さらに、スタッフ間の負担格差が生まれてしまいます。
しかし、電話転送を利用すれば、会社宛ての電話を在宅勤務中のスタッフのスマホや自宅の電話に転送可能です。そのため、場所にとらわれずスムーズに業務を進めることができ、負担の格差も解消できます。テレワークの推進や柔軟な働き方にもつながることでしょう。
夜間や休日の緊急連絡に対応したい
電話転送は、夜間や休日など営業時間外の緊急連絡対応にも活用できる機能です。
夜間や休日は、基本的にオフィスには誰もいなくなります。そのため従来は、重要な連絡があってもすぐに対応できない、対応が遅れるといったリスクがありました。
しかし、電話転送を設定しておけば、営業時間外の着信であっても、担当者や当番スタッフのスマホなどに自動で転送でき、緊急時の迅速対応が可能です。これは、顧客や取引先への信頼維持やトラブル防止にもつながります。
電話代行サービスを利用したい
電話転送は、電話代行サービスを利用するために不可欠な機能です。
従来のオフィス電話のみの場合、担当者の不在や少人数体制の場合、着信があっても誰も対応できず、重要な連絡を逃してしまうリスクがありました。
しかし転送機能を使えば、会社の代表番号にかかってきた電話を自動的に電話代行サービスの専用番号に転送し、オペレーターが代わりに応対できます。転送電話と電話代行を組み合わせるとなると、「難しそう」と感じる方もいるかもしれません。しかし実際は、転送先の番号を代行会社から指定されたものに設定するだけなので、スムーズに導入可能です。
電話代行のオペレーターは、受けた内容をメールやチャットなど指定の方法で担当者に連絡してくれるため、不在時や繁忙期でも大切な連絡を逃さず対応できます。そのため、電話の取りこぼしや顧客対応の遅れを防ぎ、会社の信頼維持につなげられます。
電話の取りこぼしを減らしたい
電話転送は、電話の取りこぼしを減らしたいケースでとても有効な機能です。
従来は、担当者が外出中または業務で手が離せない場合、着信があっても電話対応が難しいことがあります。その結果、重要な連絡を逃してしまい、機会損失や信頼を落としてしまうといったことが課題でした。
しかし、電話転送を設定しておけば、出られなかった着信を他のスタッフのスマホやテレワークしているスタッフの自宅電話などに自動で転送できるため、スムーズな対応が可能です。
転送電話を活用すれば、電話の取りこぼしや顧客対応の遅れを防ぎ、ビジネスチャンスの損失や顧客満足度の低下を防ぐことができます。
電話の転送を利用する方法
電話転送を利用するには、いくつかの方法があります。ここでは、一般的な転送サービスの使い方について紹介します。
転送サービスを利用する
電話転送サービスを利用すれば、オフィスの固定電話にかかってきた電話を、あらかじめ設定した別の番号に自動で転送できます。これにより、外出先や在宅勤務中でも重要な着信を受け取ることができ、電話の取りこぼしを防ぐことが可能です。
ただし、一般的な転送サービスにはいくつか課題があります。例えば、折り返しのために転送先から発信する際に会社の代表番号を使えず、個人の番号が相手に通知されてしまうことがあります。また、着信が転送先のスタッフに集中してしまい、業務負担が偏るという点も課題です。さらに、着信の振り分けや管理が手間で柔軟な運用がしづらい、複数拠点や多人数での運用にも限界がある、といった課題もあります。
転送サービスを利用する際は、メリットだけでなくこうした課題も理解したうえで、導入すべきかどうかを検討しなければなりません。
クラウドPBXを利用する
実は、クラウドPBXでも転送機能を利用可能です。クラウドPBXは、電話業務を効率化するさまざまな機能が搭載されており、転送機能もその一つとしてほとんどのサービスで実装されています。
従来の転送サービスとは異なり、クラウドPBXでは管理画面から転送設定や変更が簡単にできるのが特徴です。スマホやパソコンからかけ直す際も、会社の代表番号で発信できるため、取引先や顧客に個人の番号が通知される心配もありません。また、クラウドPBXではIVR（自動音声応答）や内線通話、着信の自動振り分けなど、より高度な電話対応が可能です。そのため、特定のスタッフに負担が偏らず、組織全体で効率的に電話を受けることができます。
複数拠点や多人数での運用にも柔軟に対応できるため、転送電話を含めて日々の電話業務をスムーズに進めたい企業にとって、クラウドPBXは非常に実用的な選択肢といえるでしょう。
電話転送を利用するなら03plusがおすすめ
電話転送サービスを導入したいなら、クラウドPBX「03plus」がおすすめです。
03plusは、スマホで会社番号の発着信や内線通話も可能なクラウドPBXサービスです。03や06など、主要46局の市外局番付き電話番号を取得できます。また、IVR（自動音声応答）、通話録音、クラウドFAX、Web電話帳などビジネスに役立つ機能も充実していて、業務効率化やコスト削減を実現できるサービスです。
03plusなら、会社宛ての着信を指定した番号に自動で転送できるため、不在時や外出中、在宅勤務のスタッフにも柔軟に対応できます。
また、「留守レポ」という一次受付に特化した機能も用意されています。着信時に自動音声で応対し、相手からのメッセージを録音・テキスト化して担当者に通知できるため、電話代行を使わなくても簡単に一次対応が完結します。つまり、03plusならば、転送機能とともに電話代行と同等の機能も組み合わせることができ、不在時や営業時間外の対応をオールインワンでカバーできるわけです。
03plusの転送電話サービスには、次のような特徴があります。
・電源OFFでも転送：アプリがオフラインや端末の電源が切れていても、自動で転送されます。
・アプリやWeb管理画面で簡単設定：転送先や転送方法の登録・変更、ON/OFF切り替えも直感的に操作できます。
・転送方法を選べる：常に転送する「無条件転送」と、一定時間応答がなかった場合だけ転送する「無応答転送」に対応しています。
・FAXと併用できる：転送電話をONにしていても、同じ番号でFAXの受信が可能です。
・時間帯や番号ごとに細かく設定可能：曜日や時間帯ごと、複数番号ごとに、転送先や運用方法を分けて設定できます。
・着信元も確認できる：アプリの通話履歴で誰からの電話だったかをあとから確認できます。
03plusの基本料金は、電話番号1つ付きの1 IDで月額1,280円（税抜）から、転送電話サービスは1番号あたり月額650円（税抜）で利用可能です。転送先が固定電話の場合は8円/3分、携帯電話や050番号の場合は17.5円/1分の通話料がかかります（転送通話は「10分かけ放題」対象外）。転送設定もアプリや管理画面からすぐにでき、導入も簡単です。
クラウドPBXで転送サービスを導入するなら、ぜひ03plusをご検討ください。
まとめ
今回は、電話の転送機能について、その種類や活用シーン、実際の利用方法について解説しました。
「無応答転送」は、電話にすぐ出られなかった場合に自動的に別の番号へ着信を転送できる便利な仕組みです。このほかにも、着信があった時点ですぐに転送する「無条件転送」や、一度受けてから手動で転送する「応答後転送」など、さまざまな転送方法があります。利用シーンに応じて、どのような転送の種類を利用するか考えることが大切です。
無応答転送を始めとした転送電話を利用する場合、電話会社が提供する転送サービスに申し込むのが一般的です。しかし、従来の転送電話サービスには、転送先の個人番号が相手に表示される、特定のスタッフに電話対応の負担が集中しやすい、着信管理が柔軟にできないなどの課題があります。こうした課題を解決する方法としておすすめなのが、クラウドPBXの活用です。
クラウドPBXなら、転送設定や管理が簡単にでき、組織全体での効率的な電話対応や多様な働き方にも柔軟に対応できます。さらにクラウドPBXには転送機能以外にも、さまざまな機能があるため、業務の効率化に大きく寄与します。
転送電話を導入したい、業務効率化・コスト削減を実現したいとお考えなら、03plusをぜひご検討ください。
