昨今はITの普及により、ビジネスにスピード感や効率化が求められるようになっています。さらに、テレワークの普及や働き方の多様化により、「ビジネスフォンをスマホで利用したい」「IVRを導入して顧客対応を自動化したい」というニーズが急激に高まっています。
しかし、従来型のビジネスフォンは、場所や設備、コスト面の制約が多く、柔軟な運用や効率化には限界があります。そこで注目されているのが「クラウドPBX」です。
「クラウドPBXで何ができる？」「スマホでビジネスフォンを利用できてIVRも導入できる？」という疑問をお持ちの方もいることでしょう。
今回は、IVR導入のメリットや従来のビジネスフォンにおける課題、スマホで簡単にIVRを導入する方法について解説します。
「もっと自由に、効率的に会社の電話業務を運用したい」と考えている方は、ぜひ参考にしてください。
目次
スマホでビジネスフォンを利用したい企業が増えている理由
近年、スマートフォンでビジネスフォンの機能を利用したいと考える企業が急増しています。その背景には、テレワークや外出中でも会社の代表電話番号で発着信したい、電話対応を効率化したいというニーズがあります。
従来のビジネスフォンはオフィスに設置された固定電話機でしか電話対応ができません。そのため、「オフィスにいなければ会社の電話に出られない」「外出中や在宅勤務中は電話対応が難しい」といった課題がありました。
しかし、働き方改革やリモートワークの普及により、どこからでも会社の電話業務ができる柔軟な体制が求められるようになっています。さらに、顧客対応のスピードや質の向上、業務効率化の観点からも、社員一人ひとりがスマホで会社の電話を受けたりかけたりできる仕組みが重視されています。
また、従業員の出社・退社や外回りに左右されず、常に代表電話を受け取れる体制を作ることは、顧客からの信頼向上や機会損失の防止にもつながります。
このように、「場所や時間にとらわれず、効率的かつ確実に電話対応したい」というビジネス現場のニーズが、スマホでビジネスフォンを利用したい企業の増加につながっているのです。
IVR（自動音声応答）とは？
IVR（Interactive Voice Response、インタラクティブ・ボイス・レスポンス）は、電話の着信時に自動音声ガイダンスを流し、発信者がプッシュボタンや音声操作で希望する担当部署や用件を選択できる仕組みです。
例えば「◯◯のご用件は1番、△△のご用件は2番を押してください」といった音声案内が流れ、発信者が該当する番号を選ぶことで、オペレーターや担当者、または録音機能・FAQ案内など、適切な対応先につなげます。
これにより、少人数のオフィスでも電話の取りこぼしを防ぎ、営業時間外や混雑時にも効率的な対応が可能です。また、よくある問い合わせには自動音声だけで対応できるため、業務負担の軽減や顧客満足度の向上にもつながります。
IVRはコールセンターや顧客対応窓口をはじめ、幅広い業種・規模の企業で導入が進んでいる電話業務の効率化ツールです。
IVRのメリット
IVRを導入することで、以下のようなメリットがあります。
・スタッフの負担軽減
一次対応や案内を自動化できるため、オペレーターや受付担当者の業務負担を大幅に減らせます。
・最適な部署への割り振り
発信者が用件を選択することで、最初から適切な部署や担当者につなぐことができ、無駄な取次ぎや転送を減らせます。
・担当者の離職防止対策
電話応対の負荷やクレーム対応が分散され、精神的な負担を減らせるため、担当者の離職防止にも効果があります。
・保留時間を短縮可能
必要な案内や振り分けが自動化されることで、保留や待機の時間が大幅に短縮されます。
・営業時間外も対応可能
IVRで自動ガイダンスを流したり、SMSを送信することで、営業時間外や定休日でも一定の案内や受付ができ、機会損失を防ぎます。
・応答率の向上
電話が集中しても自動対応できるため、全ての問い合わせに対して一次応答が可能となり、応答率が上がります。
・顧客満足度の向上
顧客自身が希望する担当者や窓口を選べるため、スムーズに目的の相手へつながりやすくなります。
・待ち時間の短縮
自動振り分けや案内により、オペレーターに接続されるまでの待ち時間が短くなり、顧客のストレスも減ります。
・セキュリティの強化
IVRを活用することで、不審な電話や間違い電話への対応も自動化でき、企業のセキュリティ対策にも役立ちます。
このように、IVRの導入は、スタッフの負担軽減から顧客満足度の向上、セキュリティ強化まで、さまざまなメリットがあります。企業規模や業種を問わず、効率的で質の高い電話応対を目指す上で非常に有効な仕組みです。
従来のビジネスフォンにおけるIVR導入の課題
従来のビジネスフォンのままIVRを導入する場合、以下のような課題があります。
・PBX装置や専用サーバーの設置が必要
従来型のビジネスフォンでは、IVR機能を利用するために物理的なPBX装置や専用サーバーの導入が必須で、設置場所やインフラ面での制約が発生します。
・初期費用や導入コストが高額
IVR機能を追加するには機器購入費や設定費がかかり、システムの大がかりな入れ替えが必要になることも多く、コスト負担が大きくなります。
・保守・メンテナンスコストがかかる
専門業者による保守契約や機器のメンテナンス費用が継続的に発生し、運用コストが膨らみやすいという課題があります。
このように、従来型ビジネスフォンでのIVR導入には「物理的な設備投資」「高額な初期・保守コスト」といった障壁があり、中小企業やコストを抑えたい事業者にとっては大きなハードルとなっていました。より柔軟かつ低コストでIVRを導入するには、クラウド型の仕組みへのシフトが注目されています。
スマホ＋クラウドPBXでIVRを簡単に導入できる
従来は、IVR（自動音声応答）機能をビジネスフォンに導入するには高額な専用機器や複雑な設定、工事が必要でした。しかし今では、クラウドPBXとスマートフォンの組み合わせによって、誰でも簡単・低コストでIVRを導入できる時代になっています。
クラウドPBXを利用すれば、従来のような大規模な設備投資や面倒な工事は不要。スマホやパソコンにアプリをインストールするだけで、会社の電話システムやIVR機能をどこでも使えるようになります。
ここでは、クラウドPBXでIVRを手軽に導入する方法や、そのメリットについて解説します。
クラウドPBXならIVR機能が手軽に使える
クラウドPBXとは、従来オフィスに設置していた主装置（PBX）の機能をクラウド上に設置して電話環境を構築するサービスです。インターネットを通じて電話システムを運用できるため、物理的な装置の設置や複雑な配線は不要です。そのため、スムーズかつ費用を抑えて導入できます。
実は、多くのクラウドPBXサービスでは、IVR（自動音声応答）機能を利用できます。従来のビジネスフォンのように高額な機器やサーバー、専門的な工事は一切不要です。しかも、管理画面から簡単にIVRの設定やカスタマイズができます。
このように、クラウドPBXならば、IVRを導入する際の初期費用や運用コストを従来型に比べて大幅に抑えられます。そのため、中小企業やコスト重視の事業者でも、気軽に導入しやすいのが魅力です。
スマホにアプリを入れるだけでクラウドPBXが利用できる
クラウドPBXを導入するのは決して難しくありません。スマホにアプリを入れるだけで、即日～1週間程度でクラウドPBXを利用できます。
従来のビジネスフォンは、機器の購入や業者の手配、工事などが必要なため、導入までに数週間かかることもありました。そのため、導入したいと検討していても、実際に導入するまでに至らないケースが少なくありませんでした。
しかし、クラウドPBXは、専用のアプリをスマホやパソコンにインストールするだけで、すぐに利用を始めることができます。新たな機器の購入や大がかりな配線工事も不要で、業者による複雑な設定や設置もほとんど必要ありません。申込みから最短当日で利用開始でき、会社の規模や拠点数に関わらず、スピーディーに導入できるのが大きな魅力です。
この手軽さにより、オフィスのレイアウト変更や拠点追加のたびに設備投資や工事が発生する心配もありません。スマホ1台から気軽に始められるので、テレワークや在宅勤務、外回りの多い職種にも最適です。働き方が多様化する現代において、クラウドPBXはスピード感と柔軟性を持った電話システムの選択肢となっています。
03plusなら、スマホでもIVR対応が可能！
03plusは、全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドPBXサービスです。専用アプリをスマホやパソコンにインストールすることで、会社の電話番号をそれらの端末で使って発着信できます。そのため、オフィスに縛られることなく、どこからでも発着信を行えるようになります。
03plusには、「IVR（自動音声応答）」も搭載されています。03plusのIVRは、着信時に自動音声ガイダンスを流し、営業時間や部署ごとの案内、予約サイトへの誘導、担当者への振り分けなどを自動で行うことができます。例えば、「予約をご希望の方は1を押してください」とガイダンスを流し、担当者・担当部署に振り分けられます。さらに、03plusのIVRでは、SMSで予約サイトのURLを自動送信して案内することも可能です。これにより、少人数オフィスやスタッフが少ない時間帯の着信でも、取りこぼしなく問い合わせや予約受付に対応できる体制を構築できます。
さらに、03plusには、ビジネスに役立つこのような機能もあります。
・通話録音：通話内容を自動で録音し、クラウド上に保存。後から内容を確認できるため、トラブル防止や品質向上に役立ちます。
・WEB電話帳：クラウド上で最新の連絡先を一元管理できるため、社内で簡単に共有できます。発信・着信履歴や検索も簡単です。
・クラウドFAX：FAX機器の設置不要で、インターネット経由でFAXの送受信ができます。スマホで撮影した画像も、FAX画像に最適化されて送信できます。ペーパーレス化の実現にも有効です。
・着信ポップアップ：電話がかかってきた際に発信者情報やCRMと連携して過去の対応履歴が自動表示され、迅速な応対が可能になります。
03plusは、1IDあたり月額1,280円（税別）から利用でき、初期費用も抑えられます。「10分かけ放題」オプションに加入すれば、通話コストも大幅に削減可能です。IVR機能はオプションとなっており、1番号ごとに月額3,800円（税込）で利用できます。
03plusは、スマホ1台あれば始められる手軽さと抜群のコストパフォーマンスで、電話業務の自動化・効率化を実現できます。IVRを導入したい、業務効率化を図りたいとお考えでしたら、ぜひ03plusをご検討ください。
まとめ
今回は、ビジネスフォンとIVR機能をスマホで実現するにはどうすれば良いのか、について解説しました。
従来のビジネスフォンには、「オフィスに縛られる」「設備が高額」「工事や保守の手間がかかる」といった課題がありました。こうした背景から、スマホでビジネスフォンの機能を利用したい、IVR（自動音声応答）で電話業務を効率化したい、というニーズが多くの企業で高まっています。
しかし、従来型の仕組みでは導入コストや手間のハードルが高く、なかなか実現できないのが現実でした。
その課題を全て解決できるのが、クラウドPBXの活用です。クラウドPBXなら、専用アプリをスマホやパソコンに入れるだけで、どこにいても会社番号での発着信や内線通話ができ、IVR機能も簡単・低コストで導入できます。
場所や機器に縛られない柔軟な働き方や、効率的な電話業務を実現したい企業にとって、クラウドPBXはこれからの時代に欠かせない選択肢といえるでしょう。
スマホでビジネスフォンを利用したい、IVRも手軽に導入したいとお考えでしたら、ぜひ03plusをご検討ください。
