昨今の新型コロナウイルスの影響で、テレワークの導入に踏み切る企業が増えてきました。
実は、コロナ禍以前から、企業に務める人の働き方を変える方法として注目されていたのがテレワークです。社会的な事情もあり、これまで躊躇していた企業もテレワークの導入を迫られているのではないでしょうか。
そこで、テレワークを導入する前に考慮しなければならないポイントや、テレワークで可能な仕事の切り分け方、テレワークに有用なツールなどについて詳しくお伝えします。
目次
テレワークとは？
テレワークとは、テレビやテレパシーなどの「テレ（tele）」に仕事を意味する「ワーク」を組み合わせた造語です。離れた場所で働くことを意味します。
具体的には、インターネット回線を通じてパソコンやモバイル端末を活用し、オフィスとは異なる離れた場所にて働くことです。
従来のオフィスワークは、毎日職場に出社し、自分の席に座って業務に取りかかるというスタイルでした。テレワークはこのスタイルを大きく変える働き方で、これまでとは違って、場所や時間の制約を受けずに自由に働けるようになります。
自宅やサテライトオフィスはもちろん、ネット環境さえあれば移動中の屋外での勤務も可能です。
新型コロナウイルスの問題により、テレワークの導入が喫緊の課題である企業も多いことでしょう。テレワークには感染症の心配がないだけでなく、従業員にとっては通勤の負担がなくなり、企業にとってはオフィスを維持するコストを削減できるなどのメリットがあります。
テレワークについてハードルが高いと感じている経営者の方も、以下に説明する導入に当たってのポイントを参考に、導入に向けて準備を整えてはいかがでしょうか。
テレワーク導入前に必要なこと
実際にテレワークを導入するに当たって、事前にどのようなポイントについて考慮しておくべきでしょうか。
目的の設定
まず行わなければならないのが、目的の設定です。
世間的な流れでなんとなくテレワークを導入しなければならないと感じているだけでは不十分で、明確にテレワークを導入する目的を設定する必要があります。
テレワークは、その目的を達成するための手段に過ぎません。テレワークの導入自体が目的化してしまい、「導入したもののどのように運用すればよいかわからない」などということのないように注意してください。
テレワーク導入の目的は全社で共有することが大切です。そのためには、なるべく経営トップが率先して検討を進めるべきでしょう。なるべく早い段階から目的を明確にしておき、テレワークへの関心が薄い層からも協力が得られるよう体制を整えておくことが大切です。
テレワーク対象範囲の決定や業務の棚卸
次に、テレワークの対象範囲、つまり、誰がどんな業務をどのぐらいの頻度でテレワークとして実施するかを決めなければなりません。
テレワーク対象者については、なるべくなら業務の種類を問わず希望者全員ができることが理想です。ただ、導入初期は、効果を検証したり社内の理解を得たりといったトライアル段階ですので、職種などを限定して対象者を選ぶ方がやりやすいこともあります。
その選定に際しては、従業員の理解を得るために選定基準を明確にしておくことが大切です。
職種が違うとテレワークの導入形態も違うため、導入初期の試行段階では職種を限定するのが有効です。対象職種を決めたら、今度はその職種のどの業務がテレワークに向いているのかを決める必要があります。
その際、重要なのが業務の棚卸です。
業務の棚卸とはよく使われる言葉ですが、実際に実施する場合はかなりの労力が必要になることもあります。資金に余裕があればコンサル会社などに外注する方法もありますが、お金をかけずとも自社内で行うことも可能です。
方法について、以下に簡単にお伝えしましょう。
エクセル等を使い、まず最初に自分の業務をすべて書き出します。手当たり次第に書くと業務の重複や粒度の違いがあるものですが、ここではあまり気にせずどんどん書き進めましょう。日次や週次などの期間や、業務の大まかな括りごとにまとめるなどして書いていくとわかりやすいです。
業務をすべて書き出したら、今度はそれをエクセルで項目ごとにまとめます。項目の分け方は、たとえば「総務庶務」を大項目とすると、中項目には「予算関連」や「文書管理」などと業務の種類を分類し、さらにそれぞれの中項目に小項目を作って、そこに「部内予算の策定」や「保管文書のファイリング」などと具体的な業務を分けていくという具合です。
また、それぞれの項目の業務について、発生頻度や処理にかかる時間などを記入していくと、「どんな仕事があって、それぞれにどのぐらいの時間がかかっているのか」、「特に無理してやらなくてもよい仕事ではないのか」といったことが見えてきます。
以上でテレワークの対象業務がわかりましたが、テレワークを実施する頻度についても考えなければなりません。もちろん企業の方針や、テレワークを導入する目的、導入の段階などによって頻度は違います。
特に導入初期はトライアルのような段階ですので、週に1～2日などテレワークの実施日数を少なめに設定して様子を見た方がよいでしょう。
このぐらいの少ない頻度なら、テレワーク導入によって社内のルールや制度を大きく変更する必要もありませんし、従業員同士のコミュニケーションにも支障が出ません。
週1～2日で実施しつつ、どのような課題があるのか、どのようなところが良いのかといった評価を行い、課題を解決しつつ徐々に実施日数を増やしていくとよいでしょう。
推進体制を上層部で構築
テレワークを導入するには、その推進体制を上層部で構築する必要があります。
先ほども述べたように、経営トップがテレワーク推進のリーダーとなるのが理想です。経営トップが自ら意思を示すことには大きな意義があり、社内の各部署でその意思を汲み取って、テレワーク導入を円滑に進めていこうという意識が生まれます。
また、経営トップだけでなく、情報システム、経営企画、人事総務などのテレワークに関する施策や社内制度を担当する部門も中心に推進体制を作っていかなければなりません。
各部門の代表で全社横断的なプロジェクトチームを組めれば理想的です。なぜなら、セキュリティのためのルールの取り決めなど、部門にかかわらず全社で協議しなければならないテーマがあるからです。
一方、経営トップにテレワーク導入の関心が薄く、経営企画や人事総務などの一部門を中心に進めていかなければならない場合、また、従業員からの提案でボトムアップ式に進めていく場合なども考えられます。
その場合でも、やはりテレワークを導入する目的を早めに設定して、それを全社で共有できるようにすることが、導入後にスムーズにテレワークを実施していくためには非常に重要です。
テレワーク導入を担当する部門でプロジェクトチームのリーダーを決め、率先して導入を推進していくとよいでしょう。
また、上層部でテレワーク導入の推進体制を構築するのと同時に、各部署でもテレワークの導入、普及、拡大などのプロセスごとに役割を分担しておく必要があります。
企業によっては、「複数の部署が一つのプロセスに連携して対処する」、「もともと一部署が複数の機能を兼任している」など事情はさまざまです。
ですから、各部署が各プロセスに対して自部署のどんな機能が活用できそうかを整理し、部署間の連携についても検討しつつ、状況に合わせて自社に適切なやり方で分担するプロセスを決めていきましょう。
テレワーク可能な仕事の切り分け
コスト削減や柔軟な働き方の実現など、テレワークには大きなメリットがあります。ただし、すべての企業のすべての職種、すべての業務でテレワークが適しているわけではありません。そのままスムーズにテレワークで実施できる業務もあれば、対策が必要なもの、現時点では対策しても難しいものなどさまざまです。
どんな職種や業務でテレワークの導入が可能なのか確認しておきましょう。
現状で実施可能な仕事
ネット環境とパソコンさえあれば独力でできる仕事は、現状のまま即テレワークを実施可能です。たとえば、事務、ITエンジニア、ウェブデザイナーなどが代表的な職種として挙げられます。
また、ライターや編集者の仕事も、基本的にパソコンとネット環境があれば一人でもできる仕事です。
そのほか、プログラマーやカスタマーサポートなどもすぐにテレワークを導入できます。
対策次第で実施可能な仕事
対策次第でテレワークが実施できる職種に営業が挙げられます。
従来の考え方では、営業職は取引先や見込み客のもとを訪れて商品やサービスを直接売り込むといったやり方が通常でした。しかし、今の営業には顧客の問題をともに考え、一緒に解決方法を考えて最適な方法を提案するといった仕事も求められています。それはテレワークでも行えるでしょう。
また、営業にもインサイドセールスという手法があります。電話やメールを使った内勤型の営業スタイルです。この手法なら、パソコンやモバイル端末を用意すれば、現状の営業社員が即自宅でテレワーク可能になります。
実施できない業務
なかには現時点ではテレワークの実践が難しい業務もあります。たとえば製造業や生産業です。
大型の専用機械を使ったり、何百、何千と大量に製造・生産したりする必要があるため、個人が自宅のパソコンで作業できる類の業務ではありません。
自宅に機械をそろえることも不可能ですし、そもそも工程ごとに分担して大人数で作業に当たるタイプの業務ですので、テレワークで実施できないと言えるでしょう。
また、医療や福祉もテレワークでは難しい面があります。
医療ではオンライン診療が推進されているため、いずれはテレワークも広く普及していくでしょう。しかし、現在の大半の医療機関では、まだ患者を直接診察して病気の発見や治療を行う必要があるのではないでしょうか。
また、福祉ではパワーアシストスーツの普及が目指されていますが、やはり実際の介護は利用者に直接接する必要があるため、テレワークではできない仕事です。
ICTツールで実施可能な仕事を拡大！代表的なツール
テレワークに役立つICTツールのうち、代表的なものをいくつか紹介します。
会議
ウェブ会議システムとしてコロナ禍のなか急激に知名度を上げたのが、「zoom」です。
zoomは、プランによってウェブ会議に参加できる人数に上限があり、最大では1,000人が同時に会議に参加できます。Google CalendarやGmailとも連携しており、スケジュール調整もスムーズにできるようになっています。会議は暗号化されるためセキュリティ面も安心です。
ビデオ通話ツールのSkypeもウェブ会議システムに使えます。無料版のままでも最大25人が参加できますし、有料版である「Skype for Business」なら最大250人が可能です。パソコンでもスマホでも、ソフトやアプリをインストールするだけで簡単に始められるのが選ばれているポイントでしょう。
デスク作業
無料で使えるリモートデスクトップサービスが「TeamViewer」です。
無料ながらセキュリティ対策はしっかりしており、安全かつ簡単にリモートデスクトップの環境を構築できます。パソコンだけでなく、スマホやタブレットにも対応しているのがおすすめポイントです。
もう一点、おすすめの無料リモートデスクトップサービスが、AnyDesk Software GmbHの「AnyDesk」です。このソフトを必要なパソコンにインストールしておけば、共通のアドレスを使って、社内と社外でパソコン画面を共有できるようになります。画面表示にタイムラグはなく、スムーズなリモートデスクトップ環境が構築可能です。
電話対応
スマホで固定電話番号が持てるのが「03plus」というアプリです。
特別な環境は必要なく、アプリをインストールしたスマホが会社の固定電話番号となります。
通話料金は会社負担にできるので、個人は料金を気にせず自由に電話が使えるのがよいところです。
03plusなら通話料も会社持ち！
03plusでは、スマホ1台に一つの直通番号が付帯されるほか、代表番号を追加すると複数人で一つの電話番号を共有できるようになります。
しかも、通話料は会社持ちになるため、公私の分計のような面倒な作業は不要です。
社内間の内線や外線はすべて無料ですし、テレワーク時代に重宝するツールと言えるでしょう。
