日本では新型コロナウイルス感染拡大により、2021年も予断を許さない状況にあります。今後、働き方改革ともあいまって、ますますテレワークでの働き方が日本社会に浸透し、新しいワークスタイルとして深く根づいていくことになるでしょう。
そろそろ間に合わせのテレワークではなく、自宅で必要なITツールをしっかり準備して、テレワークで作業するための環境を整えていかなければなりません。今回は「【テレワークで必要なITツール総まとめ】ツール選びのポイントまでご紹介！」と題して説明します。
目次
テレワークでITツールを活用するメリット
テレワークは「リモートワーク」「在宅ワーク」などとも呼ばれる勤労形態のひとつです。語源である「telework」の「tele」は「離れたところ」、「work」は「働く」の2つの組み合わせであり、オフィスワーカーがそれぞれ離れたところで仕事をする、という働き方になります。
テレワークはオフィス内での作業とは異なるため、下記のような課題を解決するのにITツールが必要です。
- オフィス内と違って、どのように働いているかがわからない
- コミュニケーションを取りにくい
- 情報が漏えいする可能性がある
ITツールを導入すると、これらの課題を解決できるだけでなく、企業・従業員双方がテレワークをスムーズに進められるというメリットにもつながります。
業務効率化につながる
ITツールをうまく活用し、テレワークにおける業務の効率化につなげることは、企業にとって大きなメリットであると言えるでしょう。
ITツールを使うことで、従業員同士が「まるでオフィス内にいるかのよう」に円滑なコミュニケーションを図ることができます。
組織における仕事は、従業員同士のコミュニケーションにかかっているといっても過言ではありません。同じ空間にいないというテレワーク環境であっても、ITツールによって従業員同士のコミュニケーションを活性化できれば、全体の業務の効率化につながるでしょう。
業務品質の向上につながる
ITツールをうまく活用すると、テレワークにおける業務品質の向上につながる、というメリットもあります。企業の従業員が一定の品質を保って業務を遂行することは、組織における理想の姿です。そのためには、作業工数を減らしたり無駄や無理をなくしたりする必要があります。
テレワークで業務品質を向上させるには、従業員同士がノウハウを共有したり、業務におけるプロセスを再検討していくのが効果的です。
たとえば、プロジェクトや業務に責任者を配置し、ITツールを使って部署内のスケジュールを共有したり、仕事の目的や内容に関する情報を一斉に発信したりすることで、部署全体における業務の品質は向上します。
従業員の業務を可視化できる
テレワークでも従業員の業務を可視化できるということは、ITツールをうまく活用するメリットのひとつです。自宅でのテレワークでも、ITツールを導入してカメラやマイクを設置したり、チャットツールを使用したりすることで、リアルタイムに従業員同士で連絡ができます。
そうすることで、従業員がどのように作業を行い、進行状況がどうなのかなど、お互いに離れていても仕事の状況を把握できるようになるでしょう。
テレワークに必要なITツール
大きく3つのメリットがあるITツールですが、具体的にテレワークに必要なツールとしては、どのようなものがあるでしょうか。テレワーク業務の環境を整えるために必要なものとしては、用途別に下記の8つがあります。
- チャット
- Web会議
- 情報共有
- 勤怠状況管理
- リモートアクセス
- グループウェア
- タスク管理
- セキュリティ対策
ここからは、この8つのITツールについて具体的な用途を説明しましょう。
チャットツール
テレワークでうまく活用すると効果的なものに、チャットツールがあります。このチャットツールは、1対1のやり取りもできますが、部署やチームなどでグループを作成し、チャットによってリアルタイムにメッセージをやり取りするためのものです。
チャットツールの魅力は、部署やチームで情報を共有できるだけではありません。メールとは違ってリアルタイムでやり取りができるため、部署やチームの従業員がオンラインなのかオフラインなのかも把握できます。企業にとっては、従業員が離席しているのか、在席しているのかを確認することも可能なのです。
Web会議ツール
テレワークでの社内会議に使えるものとして、Web会議ツールがあります。Web会議ツールを活用すると、テレワークでも2人以上が画面上において対面でコミュニケーションを図ることが可能です。
一般的なノートパソコンにはカメラやマイクが内蔵されていますので、わざわざ購入しなくても利用できます。部署やチームのメンバーを音声と動画を共有しながらリアルタイムに会議を進められて便利でしょう。
情報共有ツール
情報共有ツールは、テレワーク以前から導入している企業が多いかもしれません。テレワークではオフィス内での作業と比べてどうしてもコミュニケーションが減ってしまうことから、導入が不可欠なツールと言えるでしょう。
勤怠管理ツール
テレワークでの勤怠管理に活用できるものとして、勤怠管理ツールがあります。オフィスで働く場合には、出社と退社の際にタイムカードを押したり、出勤簿に記入したりなどで勤怠管理を行うのが一般的です。
しかし、テレワークの場合にはそもそも出社と退社は必要ありません。企業がテレワークをしている従業員の勤怠状況を把握する場合には、チャットツールと連動している勤怠管理ツールを使用すると、管理部門や管理者の業務がスムーズになるでしょう。
リモートアクセスツール
テレワークに効果的なツールとして、リモートアクセスツールもあります。テレワークで作業をする場合、オフィス内の機密情報を取り扱う可能性もあるため、情報漏えいのリスクを回避しなければなりません。
オフィスで作業をするのと同じようにテレワークで作業するためには、下記4つのシステムを選択することになるでしょう。
- オフィスのパソコンを遠隔操作・閲覧するリモートデスクトップ方式
- テレワーク端末からオフィスサーバーにアクセスして利用する仮想デスクトップ方式
- インターネットからクラウドアプリにアクセスして作業するクラウドアプリ方式
- テレワークで作業する際に持ち帰る会社パソコン持ち帰り方式
それぞれ特徴やデータを保管する場所などが異なるため、自社に合った方式を選ぶことが大切です。
グループウェアツール
グループウェアとは、企業がコンピュータのネットワークを利用して情報を共有するソフトウェアです。
このツールによって複数のコンピュータがネットワークを通じ、情報を交換したり共有したりすることができるようになります。
グループウェアツールは、コミュニケーションを基盤とする総合的なITツールです。スケジュール管理やチャット、クラウドストレージなど、業務に必要な複数の機能を統合させることで、業務の効率化につながるでしょう。
タスク管理ツール
納期や期限のあるタスク管理に効果的なものとして、タスク管理ツールがあります。ビジネス上では、仕事の作業を細分化したものを「タスク」または「To Do」と言い、「タスク管理」はやるべき仕事の優先づけをして、仕事の効率化を図る方法です。
このツールを活用すれば、管理職やプロジェクトリーダーは、納期や期限のあるタスクを誰に依頼するか、どの時点で完了とするのかなどを決定できます。タスク管理の情報を共有することで、部署やチーム全体が効率良くスムーズに仕事を進められるでしょう。
また、タスクを完了するまでの一連の作業を事前に把握できるため、その作業に起こりうる可能性のあるリスクを予想し、回避するのにも役立ちます。
セキュリティ対策ツール
セキュリティ対策ツールは、ハッキングやウイルスなどの危険性のあるWebサイトや不正アプリなどから情報端末を保護するための総合的なセキュリティ対策を講じています。
テレワークでは、オフィス内の機密情報を使用することもありますので、秘密漏えいを防ぐためには効果的なツールとでしょう。
テレワークにツールを導入する前に…
テレワークの環境を万全に整えるためには、必要に応じてツールを導入することが必要です。しかし、ただやみくもに全てをそろえようとすれば、それなりに経費がかかってしまいます。
テレワークにツールを導入する前に準備しておくべきことを検討し、無駄な経費を使わず、効果的にツールを使用するために必要なことを説明しましょう。
現状の課題を明確にする
どのITツールを導入すべきかを決定する際には、すでに稼働しているテレワークにどのような課題が発生しているかを明確化して、その課題を解消できるものを選ぶようにしましょう。
たとえば、企画や営業など、会議の多い部署がテレワークを行う場合には、Web会議ツールを導入して通信環境を整えることが優先です。管理部門であれば、機密情報を取り扱う可能性が高いため、セキュリティ対策ツールの導入を最優先させる必要があるかもしれません。
人事部門は、従業員の出社・退社状況を把握するための勤怠管理ツールの導入を検討する必要があり、情報部門は、リモートアクセスツールのどの方式を設定すべきかを検討します。
企業内の全ての部署で、同じことが課題となっているとは限りません。部署ごとにテレワークでどのような課題があるのかを洗い出し、その課題に見合ったITツールを選定しましょう。
ツール担当者を決める
テレワークに導入するツールを決める前に必要なことは、担当者を事前に決めておくことです。テレワークの場合には、オフィス外で通信環境を整える必要があるため、自宅などで設定するのはテレワークで作業をする従業員本人ということになり、通信環境の設定に関するスキルは一定ではないでしょう。
そのため、新しくテレワークをする際にツールを導入する場合には、各従業員からそのツールに関するさまざまな質問が寄せられる可能性が高くなります。
導入したツールに関して回答できるよう、事前に担当者を決めておけば、従来の業務が滞ることなくスムーズに進みます。なお、企業の規模によっては、複数の担当者が必要かもしれません。その場合には、担当者によって回答に相違がないよう、ノウハウや知識の足並みをそろえる準備をしておくとよいでしょう。
まとめ
テレワークでの作業で新たにITツールを導入する場合には、導入に関わる従業員が新しい環境に慣れるための時間が必要です。
新しく導入されたITツールを駆使して仕事のパフォーマンスを上げるためには、チャットだけでは間に合わず、緊急性のあるものについては電話で質問したいという場面も出てくることでしょう。そのような電話対応について、おすすめしたいサービスがテレワーク電話の「03plus」です。
「03plus」は、企業の固定電話を複数人で対応できる電話転送サービスです。キャリアの転送電話サービスと「03plus」の代表番号と複数IDとを組み合わせることで、転送電話を使用できます。
また、同時に「03plus」の電話番号を取得することになるため、オフィスにかかってくる電話番号をそちらの電話番号に移行していけば、コスト削減につながり便利です。
その他、現在の番号を「03plus」に番号を移転して利用したり、新しい電話番号を取得してスマートフォンアプリで発着信することができたりとメリットが豊富です。
申込はウェブサイト上で全ての手続きが可能なので、コロナ禍でも安心でしょう。利用形態に合わせたさまざまなオプションを組み合わせ、企業内でまとめての支払も可能です。
料金形態は基本1IDにつき1,280円／月額で、年払いスタートプランの場合には初期費用が3,800円、10分かけ放題年払いスタートプランの場合には通話料が半年無料です。
テレワークでの業務が当たり前になる日本社会で企業が生き残っていくためには、必要に応じたITツールを導入してテレワーク環境を整え、労働生産性を向上させなければなりません。
そのためには、従業員がITツールが導入された新しい環境に慣れることが重要です。企業も導入に関わる担当者を決めて、従来の業務が新しい環境のなかでスムーズに進められるよう配慮する必要があるでしょう。
そんな時、固定電話番号を複数の従業員がスマートフォンで使用できる「03plus」の導入を検討することをおすすめします。
