昨今、世界中で猛威を奮っている新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、急速にテレワークが広まりました。テレワークは、自宅など勤務地を離れた遠隔地で業務を遂行できるため、多くの企業がテレワークの体制づくりに取り組み始めています。
一方で、テレワーク導入による社員のモチベーションの低下という深刻な問題を抱えています。なぜこのような問題が起こるのでしょうか。
今回は、社員のモチベーションを維持するために必要な取り組みをわかりやすく説明します。
目次
モチベーション維持が難しい理由
テレワークは満員電車や通勤時間から開放され、自宅で自由に働けるなどのメリットがあります。一方で、モチベーションを維持するのが難しいという、新たな課題も出てきました。
誰もが場所や時間に縛られずに働ける新しい働き方であるテレワークが、本来の目的を発揮できないのはなぜなのか、詳しくご紹介します。
コミュニケーション不足
従来の働き方では、上司や同僚と休み時間に世間話をしたり、リアルタイムで進捗状況を共有したりすることでコミュニケーションが図れました。
しかしテレワークの導入によって、オフィスへ行く機会が減り、自宅で誰とも話すことなく、淡々と作業を進めるなどの働き方に変化します。
そうなると必要最低限のコミュニケーションしかとらずに仕事ができてしまうため、社会から孤立しているかのような孤独感を感じてしまう人も少なくありません。その結果、モチベーションの維持が難しくなってしまうのです。
オン・オフの切り替えが難しい
オフィスに出社していた時は、通勤電車やオフィス内の雰囲気に触れることで、自然とプラーベートと仕事のスイッチが切り替わった、という人は多いのではないでしょうか。しかし、自宅で作業するテレワークでは、オフィスに行く必要がないため、慣れないと時間の管理やオン・オフの切り替えが難しいといった側面があります。
テレワークでは成果が見えづらいため、オフィス勤務の時よりも仕事を頑張り過ぎてしまうなど、長時間労働につながる可能性もあります。
その結果、不規則な生活が定着してしまう、健康を損なってしまう、モチベーションが低下するなどの弊害が生じてしまうのです。
作業環境の悪さ
企業から急にテレワークを推奨されても、多くの社員がテレワークに適した作業環境が自宅に用意することは難しいでしょう。
ネットワーク環境の悪さや、育児や介護を仕事と同時に行わなければならないなど、作業環境の悪さと一言で括っても、社員それぞれ要因も異なります。
自宅での作業の場合、仕事以外のことに気をとられ、ネットサーフィンや動画を閲覧するなど、モチベーションを維持するのが難しくなってしまう可能性があります。
また予定通りに作業が進まず、上司に相談したいことがあってもすぐに相談できないといった、作業環境の悪さもあるでしょう。
そうしたことが積み重なると、イライラしてしまい、仕事に対するモチベーションか下がってしまいます。
適切な評価の難しさ
オフィスであれば、上司や同僚の存在が一定の抑止力になっていました。しかしテレワークの場合、上司や同僚の視線がないため、つい気が緩んでしまうことも珍しくありません。
適切な評価をする上司の目がない場合、「バレない程度にサボっても大丈夫」など、社員のモチベーションの低下につながる可能性も高くなります。
このようにテレワークでは社員の勤務状況や態度が見えにくく、上司も適切な評価が難しくなってしまいます。その結果、適切な評価がされていないと感じた場合、「頑張っても評価されない」と仕事に対するモチベーションが低下してしまいます。
テレワークで社員のモチベーションを維持するには？
前述の通り、テレワークの導入により自宅で仕事をする時間が長くなることで、仕事に対するモチベーションの維持が難しいということがわかりました。
では、テレワークで社員のモチベーションを維持するにはどうしたらよいのでしょうか。
実は、行動をちょっと変えるだけでモチベーションを高めることがでます。ここでは、モチベーションを高めるための行動を5つご紹介します。
KPIを設定する
KPIとは「Key Performance Indicator」の略で「重要業績評価指数」のことを指します。目標の達成を目指すには、その進捗具合を客観的に把握する必要があります。
順調に進んでいるかを点検するために設ける中間指標であり、具体的に数値化して評価するものです。
KPIを設定することで、社員が目標を達成するためにはどのような行動をとればよいのかがわかりやすくなります。
やるべきことが明確になるので、行動もしやすくなりモチベーションも向上します。成果が足りていない場合には改善点の可視化し、対策もすぐに講じることができるため、作業効率も上がり、モチベーションも維持できるでしょう。
定期的に1on1を実施する
テレワークの普及により、上司は部下の抱える悩みや不安を把握するのが難しく、マネジメント自体の難易度が上がっています。
上司と部下が1対1で面談をする、1on1ミーティングを定期的に実施することで、モチベーションのが維持が可能です。
テレワークにより社員が抱えている孤独感などの悩みや不安が解消できるだけでなく、上司目線の一方的なコミュニケーションも防ぐことができます。
1on1ミーティングの実施は、テレワークによって希薄になったコミュニケーションの質を高め、モチベーションの低下や難度が上がるマネジメントの対策にもなるのです。
定期的にミーティングを開催する
業務の効率化を図るため、1on1を実施しつつ、チームでのミーティングも定期的に開催するとよいでしょう。ミーティングによって、1on1だけではカバーできない仕事全体の進捗状況などが共有できます。
このようにチーム全体で目標を達成するという意識を高めることで、作業効率を向上させるとともに、社員のモチベーションの維持にもつながります。
評価制度を見直す
これまで勤務態度を評価されてきた社員は、テレワークの実施により、適切な評価を受けることが難しくなっています。日本では長らく「業務遂行能力」をベースにして、能力や行動を評価してきました。
仕事の目的に対して取り組む姿勢や成長、プロセスなどで判断する仕組みで、それはまさに「人」そのものを評価するというものでした。社員も、その評価制度に合わせてモチベーションを維持してきました。
しかし、テレワークの実施により評価に必要な情報が断片的となっているのが実情です。そのため、テレワーク実施前から在籍した社員と実施後に入社した社員とでは、同列に評価する事が難しくなってしまい、モチベーションを維持することも困難となります。
改善するためには、現在の人事評価制度の仕組みや運用について見直さなければなりません。
テレワークでは十分に察知できない要素を含んだ項目がないか、テレワーク実施以前から在籍する社員と、実施後に入社した社員で差異が生じる項目がないかを早急に検討する必要があります。
もし対象となるような項目があれば、評価項目から除外するなどして差異が生じないようにしましょう。そうすることで、正当に評価されないという社員の不満や不安がなくなり、モチベーションの向上が期待できます。
勤務環境を整える
テレワークのモチベーションを維持するためには業務が捗りやすい仕事環境を整えることも重要です。自宅でのテレワークの場合、仕事に関係のないものが視界に入ることで集中できない、ということがあります。
洗濯物が目について仕事に集中できず、そのまま家事をしてしまったり、子どもが話しかけてきて仕事ができなかったりなど、原因はさまざまです。
そのゆなモチベーションを低下させる原因を解決するには、仕事に専念できる部屋やスペースの確保が必要になってきます。
しかし社員の家族構成や間取りによっては、部屋やスペースの確保が難しい社員がいるかもしれません。
さらに自宅で業務を行う場合には、仕事に適したデスクや仕事用のパソコン、資料などを収納するスペースを確保するなどさまざまなアイテムが必要で、その分費用がかかってしまいます。
そこで企業はそれらの問題を解決するために、テレワークを自宅で実施する社員に対して、環境整備の支援を目的として現金を支給する方法や、必要な機材や備品などを現物で支給する方法などで支援するとよいでしょう。
リモートワーク導入による社員の金銭的負担を軽減するだけでなく、モチベーションの向上も期待できます。
また、自宅での環境整備が難しい社員には、レンタルオフィスを契約し快適に作業できる場所を提供するという方法で支援するのもよいかもしれません。
生活環境は社員それぞれ違うため、企業側はできるだけ仕事に集中しやすく、モチベーションが維持できる勤務環境や体制を整えることが大切です。
モチベーション維持のポイント
前述ではモチベーションの維持につながる方法をご紹介しました。モチベーションを維持するには社員と企業がお互いに協力し努力することが大切です。
前述以外にモチベーションを維持するためには、どのような努力が必要なのでしょうか。テレワークに潜む問題点を交えてご紹介します。
監視しすぎない
勤務状況や態度が見えにくいテレワークですが、最近では行き過ぎた監視が問題視されています。日本は成果主義の企業は少なく、ほとんどが評価主義なので、雇用者からの監視が強まってしまう傾向があります。
このような監視は、社員のモチベーション低下につながってしまうでしょう。では、行き過ぎた監視にはどのようなものがあるのでしょうか。
テレワークでの監視の1つに、リモートようのカメラで常に撮影し続けるという監視方法があります。リモート用のカメラで数分に1回撮影された映像が管理者に送信されるものです。
もともとは監視用カメラではありませんが、企業が監視に使用するケースがあります。
また、このような監視は違法にはならないので、企業側の判断に委ねられているというのが現状です。さらに、1分1秒単位で監視できる方法もあります。
これは社員が仕事を開始する時間と終了する時間を正確に把握できるものです。着席と退席のボタンを押すシステムを使用しています。社員のテレワークでの勤務時間が秒単位で把握できるようになり、企業の管理者は四六時中動向を監視できます。
なかには、着席ボタンを押すことで社員のパソコン画面がランダムに企業管理者へ送信できるものもあります。
しかし、監視をしすぎると、社員に多大なるストレスを与えるだけではなく、作業の効率やモチベーションを著しく低下させる恐れがあります。
また、こういった行き過ぎた監視がプライバシーの侵害、リモートハラスメントとなる場合、訴訟やトラブルになりかねません。社員のモチベーションを低下させないためにも、テレワークを導入する際には細心の注意が必要です。
ITツールをうまく活用する
テレワーク導入する際、「コミュニケーションが取れるか心配」「セキュリティ面をしっかりさせたい」などの悩みは常について回ります。そこでテレワーク導入と一緒に検討したいのが、ITツールの活用です。
チャットツールやWeb会議システム、勤怠労務システムなどのITツールを導入することで、離れて作業している社員同士のコミュニケーションや勤怠管理などをサポートし、業務の効率化が期待できます。
ITツールを上手く活用して社員のモチベーションの維持につなげることが大切です。現在では多くのITツールが開発されていますので、選ぶ際には「自社の規模やニーズに合うものはどれか」という視点で選ぶようにしましょう。
テレワーク環境下での電話対応は「03plus」
企業のテレワークの導入で問題となるのが、電話やFAXの対応です。メールやチャットなどのツールを利用して顧客対応をしている企業もありますが、電話で顧客対応ができない場合、大きな機会損失となってしまう可能性があります。
特に市外局番を使用する固定電話は、代表的な問い合わせ窓口となっている企業も多くあります。パソコンやスマートフォンのように、固定電話は回線に紐づいているため持ち歩くことができません。
固定電話をこれまでと同じように対応しようとすると、どうしてもオフィスに出社しなければならなくなります。
電話会社の電話転送サービスを利用することも1つの手かと思いますが、多くの場合、1つの番号にしか転送できず、従来通りの対応が困難な場合もあります。
そこでご紹介したいのが「03plus」です。03plusは、スマートフォンを利用した固定回線に依存しないIP電話サービスです。
スマートフォンのアプリで複数人の電話対応やFAXの送受信を行うことができるため、テレワークの導入に貢献できます。
新型コロナウイルス感染拡大防止のための外出自粛要請のように突然テレワークが導入されてもスムーズに導入できるため、社員のモチベーションも維持できるでしょう。
利用形態により料金が異なりますが、月額1,280円から利用できるためとてもリーズナブルとなっているため、テレワーク導入への負担も少ないといえます。ぜひ、モチベーションを維持するためのツールとして導入を検討してみてください。
