2019年の働き方改革の始動に続いて、2020年から未だに終息の見通しがつかないコロナ禍により、日本社会でも企業の多くがテレワークを導入し始めています。
しかし、テレワークというワークスタイルは、従業員同士が互いに離れて作業することから、これまでオフィスで働いている時と全く同じスタイルというわけにはいきません。
テレワークを導入してからも従業員のモチベーションを維持しつつ、自社の労働生産性を高めるためには、テレワークのマニュアルに沿って従業員に広く周知するのが大切です。
テレワークによってどのような課題が浮上する可能性があるのかを認識し、従業員がスムーズに働けるよう、マニュアル作りから始めましょう。
今回は、マニュアルの必要性およびその作成手順やポイントをわかりやすく説明します。
目次
テレワークでのマニュアルの必要性
テレワークを企業が導入する際、なぜマニュアルが必要なのでしょうか。一番の理由として、テレワークの導入によって起こりうるデメリットをマニュアルで解消できる、というのが挙げられます。
2019年の働き方改革以前も、東日本大震災をきっかけにテレワークに移行する企業や、介護や育児などの特殊事情のある従業員にテレワークを認めていた企業もあるでしょう。
しかし、コロナ禍により多くの企業がテレワークを導入したことで、企業がこれまで気づかなかった課題や改善点が見えてきました。
そのため、テレワークのマニュアルを作成することで、業務の効率化や標準化が実現できる可能性があります。
テレワークのマニュアル化によって、どのような課題が解決できるのか、具体的に考えてみましょう。
新人教育がしづらい
テレワーク業務のマニュアルの作成を必要とする1つ目の理由として、新入社員への教育がしづらいため、というのが考えられます。
新型コロナウイルスが流行し始めたのは2020年3月で、日本で1度目の緊急事態宣言が発動されたのは、翌月の4月のことでした。
つまり、ちょうど新入社員が正式に入社し、これから新人研修を受けるという時期に企業でテレワークが推奨されました。そのため、新人教育が十分にできなかった企業も多かったのではないでしょうか。
テレワークは、新入社員側はわからないことがあってもすぐに聞けない環境です。また教育する側も、仕事や社風に慣れていない新入社員の様子を確認することが難しく、リモートで細やかな教育を実施することは容易ではありません。
今後、このような状況下では新人教育も難しく、従業員が一人前に成長するまでに時間がかかってしまう恐れもあります。
コロナ禍前後に入社した社員と、それ以前に入社した社員とで成長の度合いが大幅に異なるというリスクも考えられるでしょう。
そのため、企業はテレワーク業務のためのマニュアルを作成し、新入社員たちがその内容を参考にしながら、自宅などで作業を行えるような環境を整えることが大切です。
業務品質が悪化しやすい
コロナ禍で突然始まったテレワークのなかで、新入社員がしっかりした教育を受けないまま自宅などで業務を遂行することになれば、業務品質が悪化してしまう恐れもあります。
新入社員のなかには、そもそもコミュニケーションを図ることが苦手な社員もいるかもしれません。入社したばかりで遠慮もあり、わからないことがあっても自分から言い出せない人もいるでしょう。
このような場合に備えてマニュアルを作成し、テレワークでの正しい作業方法を共有することによって、企業全体の業務品質の均一化・安定化を図ることができます。
業務効率が悪化しやすい
新入社員など関係なく、業務のなかで「この業務はAさんしか対応できない」というような属人化した業務が多い場合、業務効率が悪化し、特定のメンバーに業務の負担増加につながります。
これは、なにもテレワークに限ったことではないかもしれません。とは言え、オフィスで働いていれば、Aさんが欠勤した場合でも上司や管理職などがAさんに代わって何らかの対応を取ることができるでしょう。
ところが、お互いに離れて作業するテレワークでは、誰に確認すればよいのかがわからないことがあります。
特定の人しか対応できない状況から、他の従業員の作業が止まってしまうこともあるかもしれません。そこで、マニュアルを作成して業務の属人化を防ぎ、テレワークでの作業効率が悪化しないようにすることが大切です。
テレワークで活用するマニュアルの作成手順
企業がテレワークを導入する際には、適切なマニュアルを作成することが有効ですが、テレワークで活用するためにはどのように作成すべきでしょうか。
ここからは、テレワークで活用するマニュアルの作成手順について説明しましょう。
マニュアル範囲の策定
だれが読むのか、どのような業務範囲までの内容を記載するのかという範囲を定めておきましょう。
新入社員とこれまで働いていた従業員とでは、企業理念や企業方針に関する認識も異なりますし、作業する際のスキルも全く同じではない可能性があります。
そんな中、全ての従業員を包括するような対象範囲の広いマニュアルを作成しようとすれば、作成完了までに時間や手間がかかり、通常業務に支障が出ることが考えられます。
また、全従業員の業務に充当するような内容であればボリュームも大きくなり、新入社員は、そのマニュアルから自分の必要とする情報を探し当てるまでに時間や手間がかかってしまうこともあるでしょう。
そこで、マニュアルを必要としている人がだれで、その従業員がどこまで理念や方針を理解していると考えられるのか、仕事のスキルはどの程度であると考えられるのかということを想定して作成しましょう。
マニュアルを作成
実際に作成する際には、読むと想定する従業員がだれでも理解できることが大切です。「5W2H」を意識し、事前にフォーマットを決めおくとよいでしょう。
担当者によって作成方法や内容が違うようだと、読み手が分かりづらいこともあるでしょうし、クオリティの面で格差が生じてしまいます。
また、作業内容によっては、画像やリストなどがあると理解しやすい場合もあるかもしれません。そこで、マニュアルを作成する際には、下記を意識するとよいでしょう。
- 業務全体を俯瞰して作成する
- 一見して要点を理解できるように作成する
- 業務に関する考え方の軸が読み取れるように作成する
- 作業の目的やその作業をする理由がわかるように作成する
- これまでの作業事例やイレギュラーの場合の対応方法などを含めて作成する
- 作業するにあたっての判断基準がわかるように作成する
マニュアルの共有
作成したマニュアルを共有することが大切です。オフィスで働いていれば、紙やデータ、オンラインでの閲覧など、共有の仕方にはいくつかの選択肢がありました。
しかし、テレワークで作業する際に必要となるものですから、お互いに離れて作業するという観点から言うと、紙ベースでの使用頻度は低いことが考えられます。
テレワークでは、データ資料かオンライン閲覧になるでしょう。マニュアルを随時アップデートしていく必要があることや、セキュリティ面などからどのように共有すればよいのか、自社にあった方法を検討しましょう。
マニュアルの更新
一度完成したら、実際に使ってみて使いづらい点や分かりづらい点をフィードバックしてもらい、さらにわかりやすいものに改善していきましょう。
また、マニュアルを必要としない従業員に客観的に読んでもらい、改善点や追加すべき情報があるかどうかをヒアリングして更新することも有効です。
一度作成して終わりとせず、将来的にマニュアルを必要とする人のことも想定しながら、随時、追記や修正などを加えてクオリティを高めていきましょう。
テレワークで使いやすいマニュアルを作成するためには？
テレワークでの業務のために使いやすいマニュアルを作成するには、どうすればよいかを考えてみましょう。
せっかく作成しても、利用されなければ意味がありません。従業員が読んで理解したうえでスムーズに作業を行えるよう、何らかの工夫や注意が必要です。
情報の伝え方を工夫する
マニュアルは文章や文字で説明するに留めず、読み手にとって一見して分かりやすい工夫を取り入れましょう。必要に応じて表や画像を挿入したり、フローチャート形式のような箇条書きを活用したりするのもおすすめです。
テレワークで活用するためのものですので、不足している部分を後から口頭でフォローするというのは現実的ではありません。
また、その業務について、読み手にある程度の知識があるとは思わず、全くその業務に関わったことがない従業員や、今までほとんど話したことがないような従業員を想定し、だれもが理解できるように作成しましょう。
アクセスしやすいように工夫する
せっかくわかりやすく作成して従業員たちに周知を徹底しても、肝心のマニュアルがどこにあるか分からないようでは意味がありません。
かえって、担当部署宛にどこにあるのかという問合せが殺到し、その部署の通常業務が回らなくなってしまうケースも考えられます。
そのため、従業員全員がいつでもマニュアルを検索して閲覧できるよう、自社内でアクセスしやすい社内ポータルサイトを設置したり、決められた場所にファイルやデータを格納したりすることが重要です。
更新を欠かさない
マニュアルは常にアップデートしなければなりません。マニュアルを作成したからと言って、最初から全てがうまく行くとは限りませんし、実際に運用してから、新たに出てくる改善点や改良点もあるかもしれません。
作成場所や担当者を明確にしたうえで、常に最新情報に更新されるようなシステムを作り、随時マニュアルのクオリティを高めていきましょう。
テレワークで導入したい「03plus」
このようなテレワーク業務に関するマニュアルを作成し、従業員に周知する際に導入いただきたいのが「03plus」です。
マニュアルの作成は、1つで済むとは限りません。業務が多岐にわたれば複数のマニュアルが必要となり、担当者を分けた方がよいというケースもあるでしょう。
そのような場合、マニュアル作成者の間で内容に格差が生じたり重複したりしないよう、随時、連絡を取りながら作成するのが効率的です。
「03plus」は、固定電話回線に頼らずにスマートフォンを利用できるIP電話サービスです。
アプリを入れるだけで、1つの番号で電話の対応、FAXの送受信ができます。それだけでなく、使用する従業員と1つの番号でやり取りができるようになります。
昨今のコロナ禍でも出かけずにオンラインで全ての手続きを済ませることも可能です。インターネット経由で利用するため、特別な環境を必要としません。
なお、料金は年払いスタートプランは初期費用が無料、10分かけ放題年払いスタートプランは通話料が半年間無料で、企業内での一括支払いや月額980円より企業での利用状況に応じたオプションを追加することも可能です。
コロナ禍を契機に企業がテレワークを導入する際、オフィスで働くのと同じような従業員のモチベーションや労働生産性を維持するためには、マニュアル作りが欠かせません。
テレワーク環境下でマニュアルを作成したり、従業員に周知したりする際には、複数の従業員がスマートフォンで固定電話番号を使用できる「03plus」の導入をおすすめします。
