政府主導の働き方改革によって、従来の働き方から就業環境の向上や生産力の拡大を目指して新しい働き方に移行する動きが強まっています。
それに加えて、昨今の新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務などのテレワークを始めとした多様な働き方の導入がすべての企業にとっての喫緊の課題です。
大企業と比べると中小企業でのテレワーク導入はなかなか進んでいませんが、テレワークの導入にはどのような課題があるのでしょうか。テレワーク導入の流れや中小企業での導入が進まない理由等を見ていきましょう。
目次
テレワークとは
テレワークとは、離れた場所で働くという意味の言葉で、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務、また、モバイルワークなど多様性のある働き方についての総称です。総務省が進める働き方改革やダイバーシティにおいても重要な施策の一つに数えられます。
テレワークにはさまざまなメリットがあります。在宅で勤務できるため、育児や介護などが必要な従業員は離職しなくてよいですし、災害などで従業員が出社できない時にも事業を継続するのによい方法です。
また、通勤エリアでない遠隔地の人材でも雇用できますし、移動時間や隙間時間を活用して生産性をアップできるなどのメリットもあります。
テレワークと一口で言っても、その内実は多様な働き方があるため、具体的にどのように分類されているのかを知り、自社の状況や目的に合わせた方法で導入にアプローチできるようにしておくとよいでしょう。
テレワークの実施場所を分類すると、先述のように在宅勤務、サテライトオフィスでの勤務、モバイルワークの3種類があります。
在宅勤務とは、文字通り従業員が自宅にいながら就業できるという働き方です。
自宅のインターネット回線とパソコンなどのデバイスを使って業務を行います。
ただ、在宅勤務というと自宅だけで仕事をして出社はしないイメージがありますが、そういうケースはまだ少ないです。多くの企業では、週に1～2日程度の頻度で在宅勤務を実施しています。また、終日ではなく、午前や午後のみといった部分的な在宅勤務のやり方もあります。
サテライトオフィスでの勤務とは、いつも勤務する会社のオフィス以外に設けられた遠隔勤務用の場所で働く方法です。
たとえば、会社のオフィスよりも近い場所にスポットオフィスがあるような場合、そこを就業場所とすることで通勤時間を減らせるなどのメリットがあります。
最近では地方の空き家や遊休施設などをサテライトオフィスに活用する動きも高まっており、都心の企業のなかには、一部のメンバーが地方のサテライトオフィスに勤務してプロジェクトに打ち込むなどの働き方が見られるようになりました。
いつものオフィスで働くよりも、従業員のモチベーションがアップするなどの効果も期待できます。
モバイルワークとは、ノートパソコンやタブレット、スマートフォンなどのモバイル端末を用いて、ホテル、空港のロビー、移動中の乗り物などの公共空間で仕事をする働き方です。
営業職のように外出の頻度が高い職種の場合、モバイルワークによって待機時間や隙間時間を有効活用できるということで注目されています。
また、モバイルワークに対応した業務が増えれば、現場から直接帰宅できるため外出のたびに帰社する必要がなくなるなど、ワークライフバランスの向上にも効果が期待できる面もあります。
テレワーク導入までの流れ
テレワークを導入するには、経営トップがリーダーシップを発揮し、全社にテレワークを導入するんだという明確な意思を示すことが先決です。
その上で、ご紹介するような手順を踏み、テレワークを確実に導入していきましょう。
目標や評価基準の設定
テレワークの導入を決定する以前に、まず、なぜテレワークを導入しなければならないのかという理由、何を目指して導入するのかという目標を明確にしなければなりません。
明確な目的もなく、時代の流れだからと流されるまま導入しても、テレワークを上手に機能させることは難しいです。
うまく機能しなければ定着も難しく、現在の状況で言えば、コロナ禍が収束すればテレワークもやめてしまう危険があります。
テレワークは導入に成功すれば一件落着ではありません。導入は第一歩であり、それからはテレワークを活用して、従業員の離職を予防したり生産性をアップさせたりなど具体的な目標を達成していくために行うわけです。
ですので、導入後は具体的にどの程度目標達成に向かって進んでいるのかを把握するために評価基準を決めておく必要があります。
離職率や売上などのデータと照らし合わせつつ、実際にテレワークで従事する従業員にもヒアリングして、PDCAサイクルを回しながらより良い制度に整備していくことが大切です。
テレワーク可能な仕事の切り分け
テレワークにはさまざまなメリットが期待できますが、企業によってテレワークでできる業務と、テレワークではできない業務があるはずです。
すべての業務を一斉にテレワーク化、というわけにはいかないので、まずはどんな業務がテレワークに適しているかを切り分けましょう。
ある業務がテレワークに向いているかどうかを判断するには、ICTツールをどう活用できるかというその親和性や、従業員同士のコミュニケーションの必要性とその頻度を検討してください。
たとえば、資料作成やデータ入力、人事労務の手続き、クライアントとの連絡調整などの業務なら、どの企業においてもテレワークと相性が良いと言えるのではないでしょうか。
推進体制の構築
テレワーク導入のためには、経営トップをリーダーとした推進体制を構築するのが理想です。
経営トップがテレワークについて理解しておらず、導入への関心も高くない場合であれば、人事総務や情報システムなどの部門が中心となって進めていくべきですが、どのような形であれ推進体制をしっかり構築しておきましょう。
全社でテレワーク導入に向けての体制が整えば、意思も統一されて円滑に導入できるように協力しようとの意識も生まれるはずです。
また、各部門のそれぞれの代表がチームを組み、全社横断的にプロジェクトを推進していけるような体制を構築できればなお良いでしょう。
テレワークの導入にはセキュリティ対策などの全社に共通する課題もあるため、情報システム部門だけ、人事総務だけとならないよう、全体でテレワークへの意識を高めておくようにしましょう。
なお、その際はテレワーク導入に向けたプロセスにおいて、各部門がどのような役割を果たすかを決めておく必要があります。部門間の連携が必要となるプロセスもありますから、自社の状況に合わせて役割の分担方法を考えてください。
中小企業でのテレワーク導入率
テレワークの導入率については、総務省が令和元年度の情報通信白書において、全国の企業の状況を従業員数による規模別にまとめています。それによると、年々テレワークの導入率がアップしていることがわかりますが、大企業と比べると中小企業での導入はなかなか歩みが遅いようです。
従業員2,000人以上を抱える大企業の場合、テレワークの導入率は全国で46.1％と高い数字を示しています。2社に1社近くという高い導入率です。
一方、この時点での中小企業の導入率はわずか14.5％に留まります。この差はかなり大きいです。
ところが、2020年6月に実施された東京商工会議所の調査によると、中小企業のテレワーク導入率にも大きな変化が見られることがわかりました。2020年5～6月にかけて東京商工会議所の会員企業に対して行われた調査によると、中小企業のテレワーク導入率は67.3％にも上るそうです。
なお、テレワークを導入した企業のうち52.7％が、導入を実施したのは緊急事態宣言の後だと回答しています。この調査はテレワークの導入が特に進む東京都内の中小企業が対象ですので、全国に範囲を広げると導入率にも違いが出るはずですが、それでも一気にテレワークの普及が進んでいることがわかります。
ちなみに、同調査での従業員300人以上の規模の企業では、導入率は90％もの高い数字を示しています。一方、従業員が30人未満の小規模の企業では、テレワーク導入率はわずか45％です。やはり企業の規模が大きくなるほどテレワークへの対応も進んでいることがわかりました。
中小企業でテレワーク導入時の壁
昨今のコロナ禍により、中小企業でもテレワークの導入が急速に進んでいることがわかりましたが、それでも企業の規模が小さくなるほど導入がなかなか進まない事実も浮き彫りになりました。では、どうして中小企業ではテレワークの導入が難しいのでしょうか。
少数の従業員による仕事の切り分け
テレワークに対応していない中小企業に対するアンケートによると、なぜ導入していないのかという問いに対して、テレワークに向いた仕事がないことと、企業の規模が小さく従業員数が少ないという回答が多数を占めました。
従業員数の多い大企業の場合、各部門ごとに数十人単位かそれ以上もの人材がいるため、テレワークを導入した際の仕事の切り分けがやりやすく、導入効果も目に見えてわかりやすいという特徴があります。
一方、中小企業の場合、全体で数十人しか従業員がいないならば、各部門は数人からせいぜい10人程度しかいないことがふつうです。
これでは、コストをかけてテレワークを導入しても、テレワークに対応できる人が少なく、効果もあまり期待できないと考える経営者が多いと予測されます。
ITの活用方法についての知識不足
中小企業のテレワーク導入が進まないもう一つの理由が、ITに対する知識の不足です。
IT企業であれば、中小企業であってもテレワークとの親和性が高く、実際、導入率も高い数字を示しています。一方、ITとは関係ない業種だと、そもそもトップの経営者がITについて無知というケースが多いです。現場の従業員はテレワークに積極的でも、就業規則の変更なども必要になるため、知識も関心も薄い経営者の場合、なかなか導入は進まないでしょう。
また、中小企業には、大企業のようにIT専任の担当者がいるところが少ないという事情もあります。テレワークに割けるリソースが少なく、セキュリティ対策など導入にあたっての課題も山積みで、導入したくてもそれを推進できる人材もコストもないという企業が多いのではないでしょうか。
中小企業でも、いち早くテレワークを導入し、働き方改革を進めている企業は、例外なく経営トップが率先して取り組んでいるのが特徴です。逆に、現場では要望があってもトップが消極的な企業では、テレワークもそれ以外のITの仕事への活用もなかなか進まないと言えるでしょう。
電話もテレワークにできる？中小企業におすすめ03plus
テレワークで取引先などに電話をかける際、会社にいないため、自宅の電話や個人の携帯電話（スマホ）などを使わざるを得ません。
スマホはすでに業務でも使用されることが多くなってきましたが、取引先や顧客などのもとに電話をかける用途としては不都合もあります。
たとえば、知らない番号から着信があった場合、固定電話ならともかく携帯電話番号だと電話にでない人が多いことも、ビジネス上の支障の一つです。
また、個人のスマホを業務上の電話に使用する場合、通話料の清算がやっかいになる問題もあります。
そんな問題を解決してくれるサービスが、固定電話サービスの「03plus」です。
03plusはスマホで東京03や大阪06などの市外局番の電話番号で発着信ができるというサービスで、テレワークのような会社のオフィスにいない働き方をしている時でも、オフィスでの電話対応と同じ状態を可能にします。
03plusは、アプリをダウンロードするだけで簡単に使えます。社用のスマホを新たに支給するのと比べて導入費の大幅な削減になるでしょう。
また、転送電話サービスのように着信のたびに通話料がかかるようなことはなく、どんなに着信しても通話料は発生しません。テレワークで働いている従業員同士の電話も、内線と同じ扱いになるため無料です。
03plusは、低コストで個人のスマホをテレワークに対応できるサービスですから、予算の限られる中小企業にはぴったりではないでしょうか。
まとめ
大企業に比べてなかなか導入が進まない中小企業のテレワークですが、新型コロナウイルスの影響もあり、どの企業でも導入を余儀なくされている状況と言えるでしょう。
企業規模の小ささ、ITについての知識不足など課題はありますが、上記を参考に中小企業でもテレワークの導入を検討してみてください。
