コロナ禍において、感染症予防対策としてテレワークを導入する会社が急増しました。
テレワークといえば、自宅で仕事をするやカフェなどの出先で仕事をするモバイルワークが注目されがちですが、サテライトオフィス勤務もテレワークの1種です。
勤務中だけでなく通勤時なども常に人混みを避けられないのが都市部の会社。経営者の方の中には、感染症の流行が収まるまで郊外のサテライトオフィスに移ることも考えたことがあるのではないでしょうか。
都市部にある会社へ向かうために満員電車に乗っている社員の方は、窮屈な電車に我慢して乗る負担感に加え、感染への恐怖にさいなまれているかもしれません。
本記事ではテレワークの1つ、サテライトオフィスについて設置のメリットや懸念点などを解説します。サテライトオフィスを検討するための一助になれば幸いです。
目次
サテライトオフィスとは？
サテライト（satellite）は「衛星」という意味を持つ言葉です。ラジオ業界ではサテライトという言葉を中継用の小さなスタジオ（サテライトスタジオ）を示す意味で用いています。
オフィス機能を十分に備えた支社とは異なり、サテライトオフィスは必要最低限のものをそろえ、仕事ができる場所のことを指します。
そんなサテライトオフィスの種類は3つで、それぞれ特徴を簡単にご紹介します。
都市型サテライトオフィス
都市部に設置するのが「都市型サテライトオフィス」です。
郊外に本社がある会社が、アクセスのいい都市部に営業所として「都市型サテライトオフィス」を設ける場合が多くあります。製造業やサービス業など、あらゆる業種の会社が都市部にサテライトオフィスを設けています。
交通の便がいい場所にサテライトオフィスがあれば、営業にも便利です。営業エリアが広範にわたる場合、ターミナル駅近くにサテライトオフィスがあれば、アクセスしやすいでしょう。
サテライトオフィスの形態は、社内の営業担当者が詰めるだけの機能を持たせているところもあれば、簡単な打ち合わせスペースを設けているなどさまざまです。
小さな会社であれば、マンションの一室に設けていることもあります。大規模な会社であれば、オフィスビルのフロアを借りていることもあります。一口にサテライトオフィスといっても規模感はさまざまです。
もちろん、営業所としてだけでなく、技術部門のサテライトオフィスを都市部に設置する場合があります。大手の会社は都市部に集中していますので、連携して事業を進めている場合には目と鼻の先にある顧客先を訪問してすぐに打ち合わせを行うことができます。
また、大手会社のITインフラなど、必要な機能を任せられている場合も、近くにオフィスがあれば、トラブル時にも即座に対応が可能です。
期間限定で大きなプロジェクトを任されている場合なども、顧客先にほど近い場所にオフィスがあれば便利です。プロジェクトの成功にも深く関わってくるでしょう。
もちろん、都市部に本社がある会社の場合でも、本社機能とは別の機能を持たせたり、感染症予防対策の1つとして社員を分散勤務させるために設けたりする場合もあります。
郊外型サテライトオフィス
主に都市部に本社を持つ会社が郊外に設けるオフィスが「郊外型サテライトオフィス」です。
土地の価格が高い都市部に住宅を構えるのは、普通の会社員ではなかなか困難です。多くの会社員は郊外に自宅を構えていることでしょう。
もし、勤務先が郊外にオフィスを設ければ、わざわざ都市部へ通勤しなくてもよくなります。都市部へ向かう電車内は大変混雑しますから、社員の精神的・肉体的な負担や通勤時間を減らすことができます。社員のワークライフバランスが整う効果が期待できるでしょう。
また、会社としては社員の交通費削減もできます。ただし、社員の多くが居住するエリアから遠く離れた郊外へオフィスを設置してしまうと、通勤時間や通勤のための交通費が逆に増してしまう場合もあるでしょう。設置場所の検討もとても大切です。
地方型サテライトオフィス
「地方型サテライトオフィス」は、都市部にある本社がある会社が地方に設けるオフィスです。
リスク分散、または人材が豊富だからなど、地方型サテライトオフィスを設置する理由はさまざまです。
都市型モデルの事業を営んでいた会社が地方へオフィスを設ければ、風土に合った新たなビジネスを興っていくことも期待できます。
都市部から移住する社員は、自然あふれる環境で働くことで従来の価値観を一新し、自分の暮らしを豊かにできるかもしれません。都市で働くストレスから解放されて、労働生産性の向上にもつながっていくでしょう。
国と地方自治体は「地方型サテライトオフィス」設置への支援や設置にかかる費用を補助しています。また、ある自治体では物件の紹介から現地社員の募集までを手伝っています。
地方の人口減少は、都市部とは比較できないほど深刻です。都市部の会社に来てもらい、雇用に結びつけたり、社員に生活の場を提供したりすることで地域の活性化を図りたいという狙いもあるでしょう。
若年層の社員が地域で暮らすようになれば、少子化対策にもなり得るという期待もあります。
サテライトオフィスを設けるメリット
3つのサテライトオフィスをご紹介しましたが、会社がどこに本社を持っているかによってさまざまなメリットがあることもお伝えしました。
サテライトオフィスを設けるメリットについて、改めて3つにまとめてご紹介します。
BCP対策になる
2020年から拡大した新型コロナウイルス感染症の流行だけでなく、今後何らかの災害などが発生した場合にも、サテライトオフィスを設けておくことに大きなメリットがあります。
オフィス機能を分散させることは災害リスクを分散する手法の1つです。つまり、事業継続対策（BCP対策）にもなります。
東日本大震災が発生してから、土地の地盤の固いエリアに築かれたデータセンターが注目されました。地震や台風、洪水のハザードマップを参考に自社の防災対策を見直したり、サテライトオフィスを検討したりするBCP対策へのニーズが高まっています。
生産性向上につながる
都市型サテライトオフィス以外であれば、混雑する都市部へ通勤しなくていいので、社員の通勤時間を削減できます。
感染症予防対策などの理由でテレワークを導入する場合、社員の自宅に子どもがいれば、思うように仕事がはかどりません。
在宅勤務でなかなか業務に集中できない場合など、混雑しない場所にサテライトオフィスが設けられていれば、オフィスと変わらず効率よく仕事を進めることができるでしょう。
人材確保がしやすくなる
サテライトオフィスを各地に設けておくことで、幅広い人材確保ができます。
地元から社員を採用するようになれば、求人の少ない地域には大いに歓迎されることでしょう。人材不足と言われている今、各地にいる優秀な人材を獲得するチャンスなのです。
都市部にある会社は、優秀な人材を多くの競合他社と取り合わなければなりません。また、優秀な人材を採用できたとしても、引き抜きに合う可能性もあります。その点、郊外型や地方型のオフィスであれば、競合他社が少なく、引き抜きに合う可能性は低くなります。
地元にこだわって住み続けている方もいるため、業務面や待遇面がきちんと整っていれば、ずっと働き続けてもらいやすい環境になり雇用の安定化も図れるでしょう。
サテライトオフィスを設ける上での懸念点
メリットばかりを紹介してきましたが、サテライトオフィスを設ける場合には懸念点もあります。あらかじめ確認して、回避できるように備えておきましょう。
コミュニケーション不足になりやすい
本社にいた社員の一部がサテライトオフィス勤務になった場合、社員同士が顔を合わせる機会が少なくなるため、コミュニケーション不足が懸念されます。
社内SNSやチャットツールなどを効果的に活用したり、定期的にミーティングを実施したりして解消していきましょう。
コミュニケーション不足に加えて、新しい知識を習得する機会や技能・技術を向上させるトレーニングの機会などが、本社とサテライト間で差が生じる可能性があります。どちらに勤務する社員にも平等にインプットの場を提供できるように努めなければなりません。
どこかの会場を借りてセミナーを行うのもできますが、ミーティングツールなどを使ってウェビナーを開けば、各地にいる社員の負担を抑えつつインプットの機会をつくることができます。
質疑応答も行えば、各地の社員がどのような考えを持っているかが分かり、より有効なものになるでしょう。
録画機能を使えば、社員の手が空いたときにいつでも自由に必要なセミナーを受講できるのでおすすめです。
コストがかかる
サテライトオフィスの設置にはコストがかかります。サテライトオフィスを借りるには敷金や礼金といった費用はもちろん、仕事がスムーズに行えるような環境に整えなければなりません。
例えばインターネット回線を引かないといけないでしょうし、水道光熱費も必要でしょう。
期間限定でサテライトオフィスを設ける場合には、レンタルオフィスを利用するのもおすすめです。
主要駅などの近くには、すぐに仕事が開始できる環境を整えたレンタルオフィスがたくさんあります。シンプルな個室から、大きな貸し会議室を併設する大規模な施設までさまざまです。規模や機能を用途に応じて選ぶことができるのも魅力でしょう。
インフラの契約などにかかる手間や時間が必要ないので、スピーディーにサテライトオフィスを設けることが可能です。
新たにサテライトオフィスを設けるにしても、レンタルオフィスを利用するにしても、ある程度の初期投資をしなくてはなりません。しかし、長期的な目線で見ると、メリットが大きくなる可能性が高くなります。
例えば、多くの社員の交通費が大幅に削減できれば、毎月の経費が削減できていきます。金銭面だけでなく、都心部へ通勤するという負担を減らせればより仕事に集中でき、業績アップにつながるかもしれません。
会社の電話が使えない
代表番号にかかってきた電話に出られないことも懸念点となります。電話をかけるのは会社支給の携帯電話や個人の携帯電話で可能ですが、会社にいないため代表電話を受けることはできません。
取引先からかかってきた電話を取り損ねてしまっては大きな損害につながります。電話をかけるにしても、代表番号で発信ができないと信用に欠ける場合もあります。
そのような固定電話の懸念点は、次章でご紹介するスマートフォンを利用したサービスで解消できます。
サテライトオフィスの設置とあわせて導入「03plus」
サテライトオフィスの設置とあわせて導入をおすすめしたいのは、「03plus（ゼロサンプラス）」というアプリです。スマートフォンで携帯電話番号の他にもう1つ、固定電話の番号を使えるのが大きな特徴です。
「03plus」を利用すれば、代表電話号の発着信も問題ありません。複数台契約をしていれば、複数人がスマートフォンで代表電話番号を使って発着信できます。
さらに、スマートフォンなので、外出先でも代表電話番号からの発着信が可能です。電話を取り損ねることもなく、いつでも対応できるでしょう。
また、パーク保留機能を使えば、会社にいる時のように、受けた電話を担当者に取り次ぐこともできます。
本社にいる社員とサテライトオフィスにいる社員が「03plus」を契約していれば、内線電話としても使えます。至急確認したい案件などもすぐに問い合わせることができるので、安心して勤務できるでしょう。
電話としてだけでなく、クラウドFAXとしても利用できるのも大きな利点です。電話と同様、サテライトオフィスや外出先でも利用可能なので業務がはかどります。
さらに、一時的にサテライトオフィス勤務となる社員がいる場合、会社の携帯電話を持たせるために携帯電話を契約するのには時間も手間もかかります。
「03plus」は、個人のスマートフォンにインストールすればいいだけで簡単です。10分ほどで開通でき、即座に利用可能なこともポイントです。
重要な電話・FAX機能を担う「03plus」をコミュニケーションツールの1つとして、また、サテライト勤務であっても信頼性を保つための手段として導入することを推奨します。
