テレワークといえば在宅勤務のイメージが強いですが、実際には「離れた場所で働く」という意味があり、自宅に限らず、オフィスとは別の場所で働くこと全体を指しています。
働き方改革への対応が必要となる今、このテレワークをいかに効果的に実現するかは企業にとって重要な課題となっています。
毎日会社に出勤し、従業員同士が顔を合わせ、大事な話は皆で集まって議論する……こうした環境が当然のこととして行われてきたわけですが、その「常識」を自ら覆し、改革を進めていく必要に迫られています。
一方で人手不足による人材の確保、離職率の上昇を防ぐといった現実的な問題も多くの企業が抱えています。こうした問題のためにも働き方の改革が求められており、そのカギを握るのがテレワークです。
そのため、テレワークは単に従業員が在宅で働ける働き方だけにとどまらず、企業の生産性と従業員の環境改善を目指した取り組みともいえるわけです。
そんなテレワークのひとつの選択肢として注目されているのがサテライトオフィスです。
この選択肢にはどのような可能性があるのか、どのように活かすことでメリットを引き出すことができるか。本記事で詳しく見ていきましょう。
目次
テレワークとは
テレワークとは「離れたところ」といった意味の「tele」と働くを意味する「work」を結び付けた言葉です。その言葉の通り離れたところ、つまりオフィスとは別のところで働くことを言います。
従業員の立場からすると自宅で働く意味合いが強いのですが、導入する企業の立場からするとそれぞれのスタッフがバラバラの場所で働く形になるため、いかに各従業員の連携を維持し、生産性の向上を目指していくかが重要なテーマとなっているのです。
またWeb環境の進歩もあり、移動先でも勤務をしやすい環境になっています。出張先のホテル、カフェ、さらには移動中の交通機関や駅の中でもパソコンやスマホを使ってさまざまな作業を行うことができます。
言い方を変えれば、社外にいる場合にも効率よく仕事を進めていくことができるかどうかが、目まぐるしく変化する現代ビジネスで生き残るポイントにもなるのです。
こういった点から、テレワークは在宅勤務をメインとしつつ、さまざまな「離れた場所」で働ける環境を構築すること全体を指した言葉・概念となっているのです。
サテライトオフィス勤務とは
そんなテレワークの選択肢のひとつとして注目されているのがサテライトオフィス勤務です。
サテライトとは本来「衛星」といった意味ですが、「サテライトオフィス」という場合には本社・本店から離れたところに設置されたオフィスのことを言います。
単に本社から離れた場所にあるオフィスなら「支店や営業所と何が違うのか」と疑問を持つ方も出てくるでしょう。通常支店や営業所はそれぞれ別々に組織があり、基本的には独立して業務を行い、定期的に情報交換や連携を行うのが一般的です。
それに対してサテライトオフィスはあくまで基本は本社で働くスタッフが「離れたところで」勤務するためのオフィスなのです。
ですから当然、今現在どんな仕事をしているのかを本社のスタッフ、さらには別の場所でテレワークをしているスタッフと密接に連携しながら勤務できる環境が必須になります。
またそうしたスタッフとスムーズに情報やデータを共有できる環境、さらには本社にそのスタッフに問い合わせの連絡が来た時にスムーズに取り次げる環境などが求められます。
一方でサテライトオフィスは従業員の待遇や環境に配慮している点も特徴があります。
支店・営業所の場合はあくまで従業員が出社して全員が顔を合わせて働く環境ですから、環境は本社と変わりないのが一般的です。
それに対してサテライトオフィスは従業員が働きやすい環境、通勤しやすい場所、リラックスして勤務できる環境などを重視しています。
大規模なオフィスを必要としないためコストもかからず、従業員の働き方改革にも役立つ点から近年注目を集めているのです。
そんなサテライトオフィスには大きく分けて3つのタイプがあります。
まず「都市型」と呼ばれるタイプ。
その名前の通り都市部に設置するタイプです。これには地方に本社を置く企業が大都市に設置するケースと、もともと都市部に本拠を置く企業が別の都市に設置するケースに分けられます。
営業職が多い職場ならサテライトオフィスを第二の拠点にすることもできるといった使い方も可能です。
二つ目は「地方型」と呼ばれるタイプ。
おもに都市部に本拠を置いている企業が地方に設置するタイプです。これは地方への進出の足掛かりにする面と、従業員が働きやすい環境を作る面があります。
前者は支店や営業所を展開するほど本格的な進出ではないものの、拠点を設けておくことでそのエリアでの活動をスムーズに行えるようになるメリットがあります。
一方後者はサテライトオフィスで勤務する形にすることでその地域の人材を確保しやすく、人手不足の問題を改善できるメリットが期待できます。
そして3つ目は「郊外型」と呼ばれるタイプです。
都市周辺、いわゆる「ベッドタウン」と呼ばれる地域に設置するタイプです。都市の企業に働く従業員の多くはこうした郊外から出勤しているケースも多く、サテライトオフィスを設置することで出勤の負担を軽減することが可能となるのです。
テレワークとサテライトオフィス勤務の違い
サテライトオフィス勤務は、広い意味ではテレワークの一種に分類されます。
テレワークはさまざまな働き方を含んだ概念であり、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務、カフェやコワーキングスペースなどで行うリモートワークもすべてテレワークとして表現することができます。
サテライトオフィスを利用するメリット・デメリット
サテライトオフィスを利用することには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
導入を検討する場合には、デメリットも含めて職場環境がどのような変化するのかをよく把握したうえで検討していく必要があります。
それぞれ詳しくご紹介していきます。
メリット
まずメリットとして挙げられるのは、複数の拠点を持つことによる業務の柔軟性の向上です。
例えば関東地方に本社を置く企業が東北地方にサテライトオフィスを設置しておけば、この地域で仕事をする際の足掛かりにすることができます。
必要に応じて従業員をサテライトオフィスに派遣させて業務を行うことが可能になりますし、支店・営業所のように半ば独立した勤務環境を用意する必要がなく、小規模なオフィスでケースバイケースで利用できるので融通が利きやすいのです。
また人材確保をしやすい点も見逃せません。
サテライトオフィスを設置することでその周辺地域に住んでいる優秀な人材を獲得しやすくなります。
東京の企業が、東京に拠点を構えながら地方の優秀な人材を獲得するのはなかなか難しい面もありますし、営業所・支店を設置するほど本格的にその地域に進出するわけでもない、そんな時にサテライトオフィスを人材獲得の拠点にすることができるのです。
在宅勤務でも全国各地から人材を獲得することができますが、この場合は他の従業員とほぼ顔を合わせる機会がないということになります。
一方、サテライトオフィスはほどよく従業員同士が顔を合わせ、「一緒に働いている」意識を作るうえでも役立つのです。
テレワークの観点からも人材確保のメリットが期待できます。
働ける時間に融通を持たせることで結婚・出産による離職を防ぐこともできますし、在宅勤務とうまく組み合わせることで通勤の負担を軽減し離職率の低下にも役立ちます。
また通勤の負担減による従業員の消耗の軽減や、モチベーションの向上効果も期待できます。
さらに、これまでに挙げてきた要素は、コストの抑制にも役立ちます。
サテライトオフィスは本格的な支店・営業所を構えるよりもずっと低コストで設置することができますし、従業員の通勤の負担を軽減することで交通費の経費なども削減することができます。
もうひとつ、自然災害をはじめとした万一の際の備えとしての機能を持たせることも可能です。
すべての機能を本社に集中させてしまうと、万一災害や通信回線のトラブルなどが生じた際に業務が全面的にストップしてしまう恐れが出てきます。
そこでサテライトオフィスを設置し、本社の機能を一部分担・共有する形にしておけばそうした問題を避けることができます。
本社のパソコンが使えなくなってしまった場合でもサテライトオフィスからクラウド上の資料やデータを閲覧・ダウンロードできるわけです。
デメリット
ではデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
まず挙げられるのがやはりテレワーク全般に共通している従業員同士、さらには部署同士のコミュニケーションの不足です。
出勤可能な距離で在宅勤務をしている場合は定期的に出勤する機会を設けることでこの問題を防ぐことができますが、もともと離れた地域で勤務するサテライトオフィスの場合はなかなかそういうわけにはいかず、コミュニケーションを築く機会が得られません。
それが社内の一体感の欠如や連帯意識などの欠如に結び付いてしまうこともあります。
それから拠点同士の環境の格差も問題です。
これは支店・営業所でも似たような問題がありますが、都市部と地方ではどうしても情報を得る場が少なくなりますし、ビジネスチャンスも限られてきます。
本社で働くスタッフとサテライトオフィスで働くスタッフの間でキャリアを重ねるチャンスに差が生じてしまい不公平感が出てきてしまう恐れもあります。
もうひとつが環境の構築にコストがかかる点。
支店・営業所に比べるとコストは抑えられるものの、在宅勤務の導入と比べてしまうとどうしてもコストは大きくなります。
在宅勤務ではなくサテライトオフィスにする意義を明確にするなど、コストを回収できるだけのメリットがあるかどうかを検討したうえでの判断が欠かせないのです。
サテライトオフィスでも使える！03plusをご紹介
電話アプリの03plusは、こうしたサテライトオフィスでのテレワークにおける電話の利便性を高めることができるツールです。
例えば社内間の内線としてだけでなく、支店・サテライトオフィス間での外線通話もできますし、それぞれの電話番号を必要に応じて追加することができます。
例えば本社にかかってきた問い合わせの電話をサテライトオフィスで勤務している担当者にスムーズに取り次ぐこともできるのです。
また代表電話をスマホに登録して着信することができるため、サテライトオフィスで勤務しつつ本社の代表電話にかかってきた電話を受けることができますし、発信する場合でも代表電話の番号でかけることができます。
スマホで固定電話の番号を使った発着信が可能になるので、サテライトオフィスはもちろん、在宅勤務でも、出張先でも、この03plusを使えばどこにいても、本社にいるのと同じように電話を利用することができるのです。
また、サテライトオフィスでの利用に関しては、休業日や営業時間外にかかってきた電話に応答できる音声ガイダンスを利用できるのも便利なポイントです。
まとめ
サテライトオフィスはテレワークの一環としてビジネスの幅を広げつつ、人材の確保や従業員の負担軽減、業務効率のアップなどの効果が見込める可能性を秘めた選択肢です。
在宅勤務に注目が集まりがちのテレワークですが、より広い視点でビジネスチャンスとして捉え、必要に応じてサテライトオフィスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
