近年、ビジネスシーンで注目を集めるようになっているリモートワーク。
従来の「朝会社に出勤として一日会社で働いて夕方退社する」という基本的な勤務環境に多様性を持たせようという目的もあり、さまざまな業種で導入が検討されています。
このリモートワークにはさまざまなメリットが期待できる一方、導入のためにはハードルも少なくありません。
そもそも、従来の勤務環境を変更する段階で用意すべきことがいろいろと出てくるのは容易に想像できます。また、従業員が出社しない、あるいは離れた場所で働く従業員同士が同一のプロジェクトに関与するといったリモートワークならではの環境をスムーズに機能させるにはいろいろと難しい部分も出てくるのです。
こうしたハードルをクリアできないと、メリットよりもむしろデメリットの方が大きくなってしまうことになりかねません。
職場環境が一新するといっても過言ではない制度だけに、その内容を深く理解したうえでの準備と検討が必要になってくるのは間違いないでしょう。
目次
リモート勤務とは？
リモート勤務とは「離れたところで働く」という意味です。
リモートとは、例えば離れたところから操作ができる「リモコン＝リモートコントロール」と同じような意味で、つまり会社から離れたところで従業員が働く勤務環境のことを言います。
リモート勤務において働く場所は、自宅をはじめ外出先やサテライトオフィス、レンタルオフィスなども該当します。
近年では、インターネット回線の利便性の向上や、クラウドシステムの充実などもあり、外出先でも社内のデータを引き出して参照したり、文章や資料の作成などができるようになっています。
そのため、どんな場所でも通常の業務ができる時代になっているともいえるでしょう。
そんな時代背景の中でリモート勤務が注目を集めるようになっているのです。
リモート勤務とテレワークの違い
同じように遠隔で勤務する形態として「テレワーク」という言葉が使われることもありますが、リモートワークとテレワークはどちらも意味的にはほとんど同じものとして捉えて問題ありません。
強いて違いを挙げるとするなら、テレワークは働く「場所」だけでなく「時間」にも柔軟さをもたせるという要素が含まれています。
また、テレワークの中に「リモート勤務」「在宅勤務」「モバイルワーク」を内包しており、テレワークのほうがより上位の概念であると言えるでしょう。
企業でリモート勤務を取り入れるメリット
リモート勤務を導入するためには、メリット・デメリット両方の把握が欠かせません。
メリットをできるだけ具体的に知っておくことで、それを活かすための環境づくりを事前に行うことができるためです。
企業の側から見たメリットとしては、従業員の勤労意欲を向上・維持できる効果が期待できます。
例えば、従業員の通勤にまつわる負担を減らせる点。
従業員は、毎日ラッシュにもまれて電車出勤していると朝会社に到着した時点で疲労困憊してしまっているケースも少なくありません。
また、帰りも混雑した電車に乗らなければならないと思っていると、仕事への意欲も減ってしまうでしょう。
リモート勤務であれば、通勤に費やしていた膨大な時間と労力のロスを減らすことができま、従業員のモチベーションの維持にも役立ちます。
離職率の低下と優秀な人材の確保がしやすくなる点も見逃せないメリットです。
リモートワークを導入していることで、他の企業よりも従業員の待遇に配慮しているとアピールする効果が期待できますし、それだけ優秀な人材が集まりやすくなります。
例えばその会社にとってピッタリの人材でも、通勤の問題で本人が入社をためらってしまっているようなケースがあった場合、リモート勤務が導入されていればそうした問題を解消できます。
また家庭の事情などで出勤してフルタイムの勤務をするのは難しい環境にある人も、リモート勤務なら働けるというケースも多く、選択肢が広がるため、幅広い人材を獲得するチャンスにも恵まれるでしょう。
もちろん採用時だけでなく、既存の社員についても、出産などで通常勤務が難しい場合にリモート勤務に移行し、心身の負担を軽減しながら働くといったことも可能になります。
このように勤務形態の柔軟性があることは、採用の可能性を広げる点や、さまざまな事情による離職を抑えるという面でもメリットとなります。
そのほか従業員に支払う通勤費のコストを削減することができますし、万一従業員が出勤できないような非常事態が起こったときにも、業務の停滞を最小限に抑えながら継続させることができます。
自然災害や、昨今のコロナ禍など、非常事態はいつ起きてもおかしくないだけに、その対策方法として備えておくことが有効なのは間違いないでしょう。
企業でリモート勤務を取り入れるデメリット
メリットだけを並べるといいことづくめの印象もありますが、もちろんデメリットも存在します。
適切な環境を整えないと、かえって業務の生産性を下げてしまうような問題も起こりかねないので気を付けたいところです。
特に注意すべきデメリットとしては、やはりしかるべき環境を整えるための制度設計やコストがかかる点でしょう。
従業員がリモート勤務を快適にできるような環境づくりが必要なのはもちろん、労務管理体制を全面的に変更する必要も出てきます。
リモートワークでは、出勤したらタイムカードを押して勤務をはじめる、といった従来の労務管理体制は通用しなくなります。在宅で勤務するわけですから、従業員がいつどのような形で働くのか管理するのが難しくなるからです。
また、勤務時間や残業の設定をどうするかも重要です。好きな時間に働いてよい形にした場合、どこまでが通常勤務でどこからが残業なのか、見極めが難しくなってきます。
さらに、従業員が在宅の勤務で使うツールやソフト、パソコンなどはどこまで会社の経費として負担するのか、リモート勤務によってトラブルが発生した場合、労働保険の対象になるのかどうか。
こうした細かい点もしっかり決めておかないと、将来的に何らかの問題が起きたときに適切に対処できない可能性があります。
この他にも、さまざまな環境整備を考えていく必要があります。
データのデジタル化やクラウドの活用など、リモート勤務をスムーズに進めるために必要なツールやサービスを導入する必要もありますし、従業員同士の連絡はもちろん、顧客・取引先と従業員との連絡もスムーズにできるような環境づくりも欠かせません。
オンライン会議の導入など、用意しなければならないものが山ほどあり、担当者に大きな負担がかかってしまいます。
このほかにも、従業員の勤務効率や生産性にバラつきが出やすい点もデメリットとして挙げられるでしょう。
上司や同僚の目がない自宅で勤務する環境はリラックスできる一方、なかなか集中できないという問題点ももたらします。
ある社員はしっかり勤務をこなしている一方、別の社員は生産性が大幅に低下してしまう、といった問題も出てくるのです。
これは、リモート勤務を導入することで人事評価の基準が成果主義へと移っていくことにつながります。
どれだけ出勤してどれだけ長い間働いていたかを評価することができなくなるわけですから、あくまでどれだけ成果を上げることができたかで評価せざるを得なくなるのです。
成果主義へと変わること自体は、一概にデメリットとは言えませんが、もちろんこれには制度の設計や評価基準の見直しなど、企業の様々な面をリモート勤務用に改定していく必要が出てきます。
この負担が一気にのしかかってしまうことは、デメリットとして捉えることができるでしょう。
リモート勤務に便利なものは？
メリットを最大限に活かしつつデメリットを抑えるためには、リモート勤務をスムーズに行うための準備と環境づくりがかかせません。
とくに従業員同士の連携をスムーズにするための機能は必須です。
電話アプリ
まずは電話アプリです。
リモートワークの弱点のひとつに、取引相手や顧客から担当者に電話が来た時に対応しにくい点が挙げられます。
電話アプリを使えば会社にかかってきた電話を本人に転送しやすくなるだけでなく、本人が会社の電話番号で先方にかけられるといったメリットも得られます。
チャットサービス
チャットサービスは広く導入されていますが、リモート勤務を導入する場合にはより多くのデータのやり取りが可能になるサービスや、映像を使ったオンライン会議も可能なものへの切り替えも検討するべきでしょう。
無料で利用できるチャットサービスもありますが、有料も含めて本当に自社のリモートワークに向いているものを選びたいところです。
リモートシステムサービス
リモート勤務やテレワークが普及することで、その環境づくりをサポートするリモートシステムサービスも登場しています。
例えばリモート勤務中でも会社宛のFAXが確認ができるインターネットFaxサービス、請求書の印刷をアウトソーシングできる帳票出力代行サービスなどが挙げられます。
これまで「これをするためには出社しないと」と考えられていた業務を自宅でもできるようなサービスが用意されていますから、うまく導入することでリモート勤務の可能性を拡大しつつ、業務の効率アップを目指していくこともできるでしょう。
リモート勤務に使える電話アプリ【03plus】
03plusはリモート勤務に役立つ電話アプリケーションです。
このアプリケーションでは、スマホでも固定電話番号を持つことができるほか、複数の従業員がそれぞれのスマホで代表番号を共有することができます。
そのため、会社に電話がかかってきた場合でも、03plusを利用しているスマホで応答することが可能です。
内線やパーク保留といった機能も利用できるため、リモート勤務中でも担当者への取次ぎがスムーズにでき、折り返しの連絡などといった二度手間を避けるのに役立ちます。
内線については、社内グルーブ間の内外線を無料で利用することができます。リモート勤務はもちろん、支店同士でスタッフが連絡を取り合う時にも便利に活用することができるのです。
まとめ
リモートワークは、そのメリットを最大限に活かすことができれば、従来の勤務環境を一変させて業務の効率を大幅に改善できる可能性を秘めています。
その一方で相応しい環境を整えなければうまく機能しない難しさもあります。
事前によく検討し、何が必要なのかをよく踏まえたうえでの導入が求められるでしょう。
