多くの企業が導入し、これから先、より一層定着していくと思われるテレワークですが、いざ導入を考えたとき、何から始めていいかわからないといった経営者の方も多いのではないでしょうか。
そもそも、導入することで会社にどのようなメリットがあるのか、導入に必要なものが何かなど、疑問点も多くあるかと思います。
そこで今回の記事では、そのような疑問や不安を解決に導いてくれるテレワーク相談窓口についてご紹介します。
もし、テレワークについて「調べてみてもピンとこない」「相談できる相手が近くにいない」などの理由で、導入を先延ばしにしているのであれば、ぜひ参考にしてみてください。
目次
テレワークを導入したい、でもどうすれば…？
まず初めに、テレワークは「在宅で仕事をすること」だけを指す言葉ではないということを理解しておきましょう。
テレワークは「tele（離れたところで）」と「work（働く）」を合わせた言葉で、【在宅勤務】【サテライトオフィス勤務】【モバイルワーク】の3つの勤務形態があります。
どの勤務形態を取り入れるかは、会社や業種によってさまざまですし、またどれくらいの導入規模を想定しているのかによっても、変わってきます。
例えば…
・全業務に取り入れる
・総務部や営業部など、特定の部署のみ
・部分的な業務から導入し、スモールスタートで徐々に浸透させる など
テレワークを導入するためには、このような「勤務形態」「導入範囲」について、事前に社内でよく検討しておく必要があります。
テレワークには多くのメリットがある
テレワークには、生産性の向上といった大きな目的だけでなく、企業側と従業員側の双方に、さまざまなメリットをもたらします。
そのメリットに基づいて会社がテレワークを導入する目的をはっきりさせておくと、導入そのものが目的になるのを防ぎやすくなります。
【企業側のメリット】
・生産性の向上
・コストの削減
・人材の確保、離職の防止
・事業継続性の確保（BDP）
【従業員側のメリット】
・通勤による時間的、金銭的コストの削減
・ストレスの軽減
・ワークライフバランスの向上、実現
・キャリアの継続（育児や介護、病気治療などによる離職を必要としない）
またこれらのメリットは、それぞれが効果を発揮するだけでなく、相乗効果によって好循環が生まれやすいといった側面もあります。
テレワークの導入・運用にはさまざまなハードルが
企業にとっても従業員にとってもメリットの多いテレワークですが、実際に導入・運用するには、デメリットも存在します。
特に、導入後に起きやすい問題として、以下のような例が挙げられます。
・家族がいて集中できない
・コミュニケーションが取りにくい、部下のマネジメントがしにくい
・在宅勤務できる環境が整っていない
・社員の状況がわかりにくい、勤怠管理が難しい
・オンオフの切り替えが難しく、長時間労働になりやすい
このような問題を解決するには、テレワークに必要な環境や社内制度を、導入の準備段階で十分に整えておく必要があります。
そのためには、運用フローをしっかり理解しておく必要がありますし、使用するツールの知識も備えておかなければなりません。
テレワーク導入の相談が各所で可能！
テレワークの導入には様々な事前準備が必要なことがわかりましたが、社内で相談や検討を重ねてみても、思うように準備が進まない事があるかもしれません。
そのような場合には、やはり専門家に相談するのがおすすめです。
テレワークは国が主体となって進めている事業でもあるため、総務省や厚生労働省などが、専用の相談機関を設けています。
主な相談先をまとめましたので、テレワークの導入で困っている場合は、ぜひ相談に行ってみてはいかがでしょうか。
セミナーなどを定期的に開催している場合もありますので、参加してみるのもいいでしょう。
テレワークマネージャー相談事業
https://teleworkmanager.go.jp/
総務省が行っている事業で、テレワーク導入を検討している企業・団体等に対して、テレワークの専門家（テレワークマネージャー）を紹介し、導入に関するコンサルティングを実施しています。
コンサルティングは無料（通信費は利用者負担）で、Web会議・電話・現地派遣訪問のいずれかの形で行います。
利用には利用者登録が必要なので、まずはホームページの相談希望者登録画面から、必要事項を記入して申請しましょう。
【主な支援内容】
導入検討・トライアル・正式導入まで、企業規模を問わず支援しており、以下のような、導入に関する基礎的な知識の提供から、企業の課題に合わせた導入アドバイスに至るまで、幅広い相談内容に対応しています。
・導入の目的と効果を明確にしたい
・導入プロセスを明確化し、実行計画を策定したい
・労務規則、人事評価などのルールを見直したい
・必要なICT環境・ツール、情報セキュリティ対策について知りたい
・テレワークの概要やモデルケースの動向などを知りたい
・すでに導入済みのテレワークについての評価や、改善アドバイスが欲しい
【実施期間】
2021年3月31日まで ※状況により前倒しで終了する可能性があります。
【問い合わせ先】
電話：03-5213-4032 （平日10時～18時）
メール：twm@nttdata-strategy.com
テレワーク・サポートネットワーク
https://teleworksupport.go.jp/
こちらも総務省が行っているサポート事業で、先ほどご紹介した「テレワークマネージャー相談事業」よりも、もっとスピーディに導入支援を行い、気軽に相談できるよう実施された相談窓口です。
全国各地で無料の相談会を行っている他、各地域の商工会議所や社会保険労務士会などと連携した「地域窓口」が設置されています。
またホームページには、導入事例に関するリンク集や、セミナー開催レポートなども公開されているのでテレワークの運用に悩む方は確認してみると良いでしょう。
【主な支援内容】
・無料相談会、セミナーの開催
地域のICT専門家などによる、無料の相談会やセミナーが開催されており、誰でも気軽に参加することができます。
・相談、問い合わせ対応
ICT環境やセキュリティ、労務関係など、テレワーク導入に関する質問や相談を、電話や窓口、メールなどから受け付けています。
・専門家による相談（テレワークマネージャー相談事業）
特に専門性が高い相談については、テレワークマネージャーに繋いでもらえます。
ただし、連絡までに時間がかかる場合があるので注意が必要です。
【実施期間】
ホームページに、地域ごとに直近の相談会・セミナーの実施日が掲載されています。
詳しい日程については、各相談会・セミナーによって違うため、ホームページにてご確認ください。
【問い合わせ先】
電話：03-5422-1517
メール：jimukyoku@teleworksupport.go.jp
テレワーク相談センター
https://www.tw-sodan.jp/
テレワーク相談センターは、厚生労働省の委託事業で、主に電話やメールによる相談を受け付けており、企業への訪問相談も行っているそうです。
ホームページでも、テレワークの基礎知識や、テレワークのもたらす効果についての情報、細かな導入フローなどが掲載されています。
また、サテライトオフィスに関する情報や、企業の取り組み事例、セミナー・イベントに関することなど、テレワークに関するさまざまな情報を掲載した「テレワーク総合ポータルサイト」も開設されています。
【主な支援内容】
専門相談員による電話やメールでの相談受付を無料で行っている他、テレワークに関する様々な情報提供を、ホームページにて行っています。
また、労務管理の訪問コンサルティングも行っており、全国各地、5回まで無償で派遣してもらうことが可能です。
【実施期間】
記載なし
【問い合わせ先】
ナビダイヤル：0570-550348
FAX：03-5577-4582
メール：sodan@japan-telework.or.jp
開設時間：9時～17時（土・日曜、国民の祝日を除く）
【東京のみ】東京テレワーク推進センター
https://tokyo-telework.jp/
東京都と国によるテレワークの普及推進のためのワンストップセンターです。
その取り組み内容はユニークで、「テレワーク体験ツアー」では受付時のヒアリングをもとに、テレワークに必要なツールの体験や、活用事例の紹介、個別相談などを行っています。
また、テレワークを活用した求人について相談できたり、テレワークの導入や運用に取り組んでいる企業とテレワークで働きたい人を繋ぐマッチングイベントや、セミナーを積極的に開催したりしています。
【主な支援内容】
・テレワークの体験
センター内に常設展示コーナーが設けられており、テレワークの目的や課題に合わせた、IT機器やサービスの体験ができるそうです。
・テレワークに関する情報収集
テレワーク導入企業の事例集や、関連書籍、また製品やサービスのパンフレットなどを取り揃えており、情報収集に役立つでしょう。
導入企業の好事例をもとにした、テレワークの活用法を紹介した業種別のハンドブックは、各業界に特化した内容となっています。
・テレワークに関する相談
導入の状況や課題などに合わせて、ツールやサービスの体験、資料の提供、人材確保のアドバイスなど、さまざまな内容の相談に対応しています。
【実施期間】
記載なし
【問い合わせ先】
電話：03-3868-0708
メール：info@tokyo-telework.jp
営業時間：平日9時～17時（国民の休日、年末年始を除く）
テレワーク導入には「ITツール」も必要不可欠
社員がそれぞれ別の場所で勤務しているため、円滑に業務を遂行するためには、オンラインを利用した情報共有や業務のデジタル化が欠かせません。
また、自社の業務内容に合ったITツールを選ぶことが、導入成功のカギとも言えますので、専門家と相談しながら検討したり、導入前に試せるツールは試してみたりしながら、必要なツールをピックアップしましょう。
必要なのはどんなツール？
テレワークに必要なITツールはさまざまですが、業務によっても必要なツールは異なります。
以下はどんな業務内容かに関わらず、テレワークに必須のツールをピックアップしましたので、ご紹介します。
【Web会議システム】
会議や打ち合わせなどは、このWeb会議システムを使って行います。
社外との打ち合わせに利用するケースもありますが、通話品質などをよく検討しておく必要があります。
【ビジネスチャットツール】
普段のコミュニケーションは、チャットツールを使って行います。
メールよりも気軽にやり取りできるので、コミュニケーション不足の解消だけでなく、業務効率の面でも役立ちます。
【オンラインストレージ】
ファイルのやり取りには、メール送信やUSBメモリではなく、共同編集が可能なオンラインストレージを利用します。
ファイル送信の手間がなく、一元管理することができるので、業務効率化には欠かせないサービスです。
【勤怠管理システム】
勤務実態の見えにくいテレワークでは、勤怠管理システムも重要なツールです。
クラウド管理のため、各自が打刻作業をするだけで勤怠管理が可能で、担当者の負担を減らすことができます。
これら以外にも、契約業務のための「電子契約サービス」や、プロジェクトの進捗状況を把握するための「タスク管理ツール」など、目的に合わせたITツールを用意しておきましょう。
電話アプリ「03plus」で電話のための出社が不要に！
テレワークでの電話対応には、担当者に直接かけてもらう方法や、番号転送サービスを利用する方法がありますが、代表番号しか知らない相手の場合や、複数の電話対応が必要な場合、これらの対応策では不十分です。
そこで、電話対応の問題解決にぜひ取り入れたい電話アプリ「03plus」をご紹介します。
「03plus」は固定電話番号が持てるアプリで、取得した固定電話番号でスマホから発着信が可能です。
また代表番号と追加IDを取得することで、代表番号にかかってきた電話を複数の端末で受信可能になるので、出社時と同じように複数人で電話に対応することができます。
パーク保留機能もついており、保留された通話は、どの端末からでも通話を再開することができるので、他の社員へ電話を引き継ぎたい場合でも大丈夫です。
その他にも「WEB電話帳」や「時間外アナウンス」「クラウドFAX」など、ビジネス向きの便利な機能やサービスが提供されています。
まとめ
十分な知識がないままテレワークを導入しても、トラブルが発生したり、不便な部分があったりと、メリットを活かしきれずに終わってしまうかもしれません。
専門家に相談すれば、その会社の課題や目的に合った導入方法をアドバイスしてもらえるので、自分たちだけで導入を進めるよりもスムーズに行えるのではないでしょうか。
導入セミナーやイベントなども各地で開催されていますし、電話やメールなどで気軽にアクセスできる相談窓口も多くありますので、ぜひ有効活用してみてくださいね。
