新型コロナウイルスの感染防止対策として、多くの企業で取り入れられた働き方がテレワークです。
感染予防の他に、いつでもどこでも働けるというメリットがある一方で、課題となるのが職場環境なのではないでしょうか。
「経費の削減や社員が使いやすいものを」と考えBYODの導入を検討する企業もあるでしょう。
この記事ではそもそもBYODとは何か、またその活用のメリット・デメリットをご紹介していきます。
テレワークでBYODを活用する際の参考にしてみてください。
目次
BYODとは？
BYODは「Bring Your Own Device」の略称で、社員が自身のスマートフォンやタブレット、PCなどを仕事で利用することをいいます。
BYODを導入する企業が増えている背景に日常的にスマートフォンやタブレット端末を利用している人が増えたこと、また端末自体の機能が充実したことによって業務に使用できるスペックになったという点があるでしょう。
スマートフォンやタブレットを用いればメールやSNSなどでいつでもどこでもコミュニケーションがとれます。
また、端末の種類を問わずに使用できるクラウドサービスが充実してきたこともBYODが普及してきた要因と考えられるでしょう。
ただ総務省の調査によれば2018年の日本での導入は10.8%となっており、ドイツの27.9%、イギリスの27.8%と比べると決して高くはありません。
しかしテレワークが広がった今、BYODはテレワークにも対応しやすく、今後導入する企業が増えていくと予想されます。
テレワークでBYODを活用するメリット
ではテレワークでBYODを活用するにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
詳しくご紹介します。
- 端末代の削減になる
テレワークになる時に全社員分の端末を用意するのはそれだけコストも時間もかかるでしょう。
BYODを活用すれば自身の端末を用いてクラウド上で業務が可能になります。
社員が元々持っているスマートフォンやタブレット、PCを用いて業務が可能になるため、それらの端末を用意するためのコストや時間を削減できるでしょう。
- シャドーITの予防になる
シャドーITとは会社に内緒でこっそりと社員が自身の端末で仕事を行うことをいいます。
「仕事が終わらなそうなのでこっそり自分のPCで仕事をした」「会社のメールを自身のスマホで確認した」などがよくある事例です。
以上のようなことが起こると正式な手続きを踏んでいないため会社が認知できておらず、情報セキュリティの面でかなりのリスクがあるといえるでしょう。
例えば社員自身の端末がコンピューターウイルスに感染していた場合に情報漏洩のリスクや、データが破損するといったリスクがシャドーITにはあります。
BYODを会社で取り入れるためには、しっかりとしたセキュリティ対策を取り入れた上でBYODを利用するでしょう。
そうすることでシャドーITを防ぐことができ、上記のようなセキュリティ面でのリスクの回避が期待できます。
- デスクトップの仮想化が進む
テレワークでBYODを導入するためにはデスクトップの仮想化が必要不可欠でしょう。
アプリケーションやデータを端末側には置かずに、ネットにつないで処理を行うことが可能になるため、ネットワーク環境があれば端末を選ばずにどの場所でもテレワークができます。
デスクトップを仮想化すると端末内に情報が残らないため、端末の紛失や、コンピューターウイルス感染による情報漏洩を最小限にすることができるでしょう。
注意すべきBYODのデメリット
ではテレワーク中のBYODのデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
- 労務管理が難しくなる
第1に労務管理が難しくなることがあります。
特にテレワーク中は隠れ残業や、仕事のオンオフが付きにくくなり通常時よりも勤務時間が長くなりがちという人もいるでしょう。
個人の端末を使用することによって、業務時間外でも業務の指示が気になってつい仕事をしてしまうということも起こり得ます。
働き方改革で社会全体として労働時間にはナーバスになっており、残業に関して明確なルールを作った上で、テレワーク中のBYODを許可する必要があるでしょう。
- BYOD導入のためのセキュリティ教育や、運用ルール作成の手間がある
第2にBYODを安全に導入するためにはしっかりとした運用ルールを作成し、その周知を徹底する必要があるでしょう。
また社員に対して正しいセキュリティ教育をする必要もあります。
会社の規模が大きければ大きいほどそのコストや時間も大きくなるというデメリットがあるといえるでしょう。
- 情報漏洩等のセキュリティリスクが高まる
どんなにセキュリティリスクのためのシステムを導入したとしてもそのリスクをゼロにできません。
私物の端末である以上はアプリやインターネットの利用、利用場所も広範に渡り、セキュリティリスクは高まります。
端末の紛失や盗難による情報漏洩の可能性もあるでしょう。
また、企業の情報を持ち歩けるということから、社員個人による故意の企業データの持ち出しを助長する可能性も考えられます。
それらのリスクを考慮した上で導入を検討しましょう。
BYODを許可する場合に企業側が押さえておくべきこと
ではBYODをテレワークで許可する場合に企業側はどのようなことを押さえておくと良いのでしょうか。
- システムの対策を行う
MDM（Mobile Device Management）と呼ばれるモバイル端末処理システムを用いてシステム的な対策を行う必要があります。
このシステムを用いれば会社のシステムが社員の端末をリモート制御することが可能です。
紛失の際に端末をリモートでロックしたり、情報を削除したり、端末所在の確認とができるようになります。
また、このシステムを用いると使用するアプリケーションの管理（機能制限、利用許可、配布など）やセキュリティポリシーの設定が可能です。
MDMを利用することで、テレワークにモバイル端末を使用する場合でも会社のセキュリティポリシーに沿ったモバイル端末の運用・管理ができるようになります。
テレワークの中のBYODを導入するために必要不可欠なシステムといえるでしょう。
その他にもDLP（Data Loss（Leak） Prevention）と呼ばれるデータの紛失・漏洩を防ぎ、不正アクセスを検知するシステムの導入もテレワークでBYODを許可する際におすすめです。
- 運用ルールを明確にする
システム面ももちろん大切ですが、その対策をより強固にするためにも人為的なセキュリティリスクを排除する運用ルールを作ることも大切でしょう。
例えば個人の端末を使用して行って良い業務の範囲を明確にし、情報の持ち出しや保管のルールをしっかりと決めることです。
また社員にはテレワーク中にMDMのシステム上で個人情報を閲覧したり、取得したりしないことや、無断で就業時間以外の業務を行わないよう周知することも大切です。
その他には私物端末であっても企業の情報資産にアクセスしているということを強く意識するような教育や、パスワードをより強固なものにして端末に記憶させないなどのルールを作ると良いでしょう。
ただその際にルールはシンプルでわかりやすいものにすることがおすすめです。
過剰なルールを設けることは、社員が面倒だからと無許可で端末を使用することにつながり、統制がきかなくなるということにも繋がります。
テレワーク中では上司が様子を見ることができないため、そのリスクも高まるでしょう。
運用が円滑にまわるようシステムなどを適切に導入して、社員がテレワーク中でも自然とルールを守るような仕組みづくりが重要です。
- 就業規則に記載する
テレワーク中でBYODを導入する場合には就業規則へ記載することがマストです。
残業時間の管理の仕方、申請の方法、私物の端末利用に関するルールやその費用負担等を明確にし、就業規則へ記載しましょう。
BYODを導入すると先述したようにオンオフの区別がつきにくくなり、労務管理が難しくなります。
ルールを明確にし、就業規則に記載することで社員の勤務時間がテレワーク中に長時間化することを防ぐことができるでしょう。
電話端末のBYODを便利にする「03plus」
新型コロナウイルスの対策によって突然テレワークが始まり、BYODの対策をしっかりととれないままに導入をしてしまったという企業もあるのではないでしょうか。
そのような時におすすめなのがセキュリティ対策がしっかりとしている便利なアプリを導入することです。
最後に電話端末のBYODを便利にする「03plus」についてご紹介します。
「03plus」は社員のスマートフォンやタブレットで企業の電話の発着信が可能になるアプリです。
利用方法もとても簡単で、面倒な手続きや工事は一切必要ありません。
ネット上で申し込み、その後届いたはがきの暗証番号をアプリに入力すればすぐに利用することが可能になります。
BYODの課題となる情報漏洩のリスクも「03plus」を用いればそのリスクを抑えることができます。
例えばWeb電話帳という機能を用いればクラウド上に仕事用の電話帳を持つことができ、社員のスマートフォンやタブレットの中にある電話帳とは分けて使用できます。
そのため連絡先の紛失や漏洩のリスクもなく、社員の端末にはデータが保存されないため退職した時や異動した時などに消去をする必要もありません。
テレワークでBYODを使用する際の情報漏洩のリスクも「03plus」を使用すれば抑えることができるでしょう。
また、営業時間外に電話がかかってきた場合には営業時間外のアナウンスが流れます。
そのため営業時間外にクライアントや上司から電話がかかってきてやむを得ず仕事をするというケースを防ぐことが可能です。
営業時間外以外にも休憩時間や特別行事など細かいスケジュールを設定することができるので、社内の労務管理もしやすくなるでしょう。
その他には「03plus」を使用してかけた電話はアプリ内で通話料がいくらかかったか確認することができます。
BYODを導入すると社員が私的利用したものか、仕事に利用したものかの区別がつきにくく、清算が難しいということがあるでしょう。
「03plus」を使用すればそのような問題も解決でき、スムーズに清算することが可能です。
また「03plus」には代表番号と直通番号（基本ID、追加ID）の2種類の番号があります。
代表番号であれば複数の端末で使用することができる番号です。
代表番号に電話がかかってきた場合に複数端末で着信することができます。
通話中にパーク保留を行うことができ、保留された通話はどの端末からでも保留をとって通話を再開することが可能です。
テレワーク中の通話はもちろん、社内でとった電話を出先の営業にかけるといった使い方もできるでしょう。
一方直通番号は「03plus」で発番される基本となる番号です。
利用する端末ごとにID（直通番号）の割り当てが必要となります。
直通番号はその端末のみの発着信となるため、代表番号を取得することで1台の端末で代表番号と直通番号の2つの異なる電話番号の使用が可能になるのです。
直通番号を携帯番号の代わりに使用し、代表番号を企業の代表番号として使うといった使用ができます。
さらに、オプションで10分かけ放題にできます。
テレワーク中の業務報告や、業務上の質問、相談などちょっとしたことで電話をかけたいと思うシーンは多くあるでしょう。
その際は直通番号を使用して電話をすれば上司に気軽に電話で質問ができます。
テレワーク中はコミュニケーション不足や、1日家に籠りきることから孤独感を感じやすいとも言われていますが、「03plus」を用いればそのような課題も解決できるでしょう。
まとめ
BYODは企業にとって低コストでテレワークに移行しやすいというメリットがある一方で、セキュリティ面や運用面で不安があるということもあるでしょう。
そのような場合には「03plus」のようなすぐに導入できて、セキュリティ面もしっかりしているアプリやシステムを導入するのがおすすめです。
ぜひテレワークでBYODの導入を検討している場合は参考にしてみてください。
