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今後もテレワークの準備が重要
2020年4月7日から新型コロナウィルスの感染拡大防止のため、緊急事態宣言が発令され、テレワークが大きな話題になりました。
実際に会社がテレワークを実施し、在宅勤務を経験した方も多いかと思います。
この折は、準備が十分ではなくノウハウもない企業も多かったため、これまでよりも作業効率が落ちたり、生産性が低下してしまったりした企業も多いことが報じられています。
今後も、新型コロナウィルスの第2波が警戒されていますし、日本は自然災害の多い国ですので、地震や台風など突然の災害などが発生する可能性があります。
そのような場合に備えて、作業効率や生産性を低下させずに、テレワークを行えるようにしておく準備が重要になってくると考えられます。
まずは、中小企業のデスクワークを中心に、有用と考えられるツールや環境についてご紹介させていただきます。
テレワーク環境をどうするか？
会社に出社してデスクワークを行う場合、オフィスに設置されたパソコンを利用して業務を執り行いますが、テレワークの場合は、以下のようなパターンが考えられます。
・仮想デスクトップ
サーバーにインストールされた仮想デスクトップ環境に、外部のパソコンからログインして利用するシステムです。
・クラウドシステム
インターネットからアクセスして利用するクラウド型のシステムを導入し、オフィス内外を問わず、クラウドにアクセスして利用するシステムです。
・オフィスのPCを持ち帰る
オフィスで使用しているパソコンを社外に持ち出し、主にVPN経由などでオフィスのネットワーク環境にアクセスして利用する形態です。
・リモートデスクトップ
オフィスに設置されたパソコンに別のパソコンやタブレット等で外部からアクセスし、遠隔操作することができるシステムです。
仮想デスクトップの場合は、サーバーシステムが必要になります。
クラウドシステムについては、すべての業務をクラウド化している場合はよいですが、一部のみの場合は、作業できない業務が発生してしまいます。
オフィスのPCを持ち帰る場合、デスクトップ型のパソコンを持ち帰るのは大変ですし、VPNなどネットワークの専門的な設定が必要になります。
これらを考えると、手元にパソコンやタブレットが必要となりますが、手軽に利用できるのは、リモートデスクトップとなると考えられます。
代表的なリモートデスクトップツール
リモートデスクトップを利用する場合は、ソフトウェアツールをインストール、設定しておく必要があります。
ツールによって多少異なりますが、アクセス元とアクセス先の両方にツールをインストールし、IDなどでアクセスし、デスクトップ環境を利用するかたちになります。
セキュリティには十分に注意して利用しましょう。
以下に代表的なリモートデスクトップツールを紹介させていただきます。
シン・テレワークシステム
新型コロナウィルスの感染拡大防止用のリモートデスクトップツールとして、NTT東日本が急遽開発、公開したツールです。
Windowsのパソコン同士で利用することができます。
2020年10月31日まで、実証実験として開放されており、それまでは無料で利用可能です。
https://business.ntt-east.co.jp/service/thintelework-system/
Chromeリモートデスクトップ
Googleが提供するリモートデスクトップツールです。ChromeブラウザとGoogleアカウントを利用して接続します。
Windows、Mac、Linuxのパソコンで利用でき、パソコンへのアクセスには、iOS、Androidのアプリも提供されています。
https://support.google.com/chrome/answer/1649523?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja
Windowsのリモートデスクトップ接続
オフィスのパソコンがWindows 10 Proであれば、OSに組み込まれているリモートデスクトップ接続が利用できます。
ネットワークの設定などが必要になりますが、iOS、Androidのアプリも提供されていて便利です。
https://support.microsoft.com/ja-jp/help/4028379/windows-10-how-to-use-remote-desktop
TeamViewer
面倒な設定が必要なく、ソフトをインストールして、表示されるIDとパスワードを入力するだけ利用できます。
Window、Mac、Linuxなど様々なパソコンで利用でき、iOS、Androidのアプリも提供されています。
個人利用（商用以外）は無料ですが、商用で利用する場合は、料金が発生します。
https://www.teamviewer.com/ja/
テレワーク時のコミュニケーションをどうするか？
テレワークでオフィスに出社することがなくなると、コミュニケーションをとるためのツールが必要になります。
日常の業務の簡単な質問などのやり取りには、チャットが便利です。
また、Webミーティングツールを利用することで、場所にとらわれず、打ち合わせや会議を行うことが可能になります。
代表的なチャットツール
テレワークのような相手が何をしているかわかりづらいときのコミュニケーションには、ビジネス向けのチャットツールが向いています。
パソコンはもちろん、スマートフォンでも利用可能で、メッセージの送受信が簡単で、すぐに反映され、通知機能やグループごとなどにまとめられていることで、見落としを減らすことができます。
平時のコミュニケーションにも利用するようにして、慣れておくことで、テレワークになっても違和感なくやり取りが可能になるでしょう。
多くのチャットツールが無料から利用できるので、まずは試してみて、自社にあったものを選択しましょう。
Slack
高機能で、多くの外部サービスと簡単に連携可能なツールです。
「チャンネル」というグループ単位でメッセージのやり取りを行います。
Chatwork
タスクの管理がしやすく、外部の人ともコミュニケーションが取りやすいツールです。
多く外注先を管理している会社で利用すると便利です。
LINE WORKS
新しいツールを導入する場合、使い方を覚え、操作に慣れるまで時間がかかります。
LINE WORKSなら、LINEを使い慣れている人は慣れ親しんだUIで直感的に使えるでしょう。
代表的なWebミーティングツール
Webミーティングツールを利用すれば、離れた場所にいても、映像で相手の顔を見ながら会議が可能です。
多くのツールがスマートフォンで利用できるので、パソコンにカメラやマイクがついていない場合であっても問題ありません。
これらのツールは、外部の人とも簡単にミーティングができるようになっています。
訪問営業などを、Web商談に切り替えていくことも可能です。
Zoom
メディア等で「ZOOM飲み」という言葉が使われるようになってきているほど、ビジネス以外にも利用されている代表的なツールです。
無料でも40分まで100人までのグループミーティングが可能です。
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Skype Meet Now
完全無料で最大50人を招待して無制限にWeb会議を開催できます。
ダウンロードやサインアップも不要ですぐに利用可能です。
https://www.skype.com/ja/free-conference-call/
Microsoft Teams
最大10,000人のミーティングが可能です。
Office365と合わせての利用で高度なセキュリティ機能、WordやExcelなどオフィス製品とシームレスな連携、共同編集が特徴です。
https://www.microsoft.com/ja-JP/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
Google Meet
GoogleのGsuiteを利用している場合に利用可能です。
100人以上の同時接続が可能で、通信の暗号化などGoogleによる高度なセキュリティが特徴です。
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/
その他の課題
リモート環境を整備し、コミュケーションを取る準備ができたとしても、実施する際に、まだ、いくつかの課題が残されます。
例えば、就業規則などでテレワークをどのように定義するか、在宅勤務の場合の個々の環境、郵便物の処理、電話の取次ぎやFAXの送受信などです。
働く人全員がテレワークを実施できるわけではありません。業務内容によっては、テレワークが行えない職種も多く存在します。
制度として導入する場合、就業規則については、不公平が出ないように、できれば専門家と相談し、注意して作成するようにしましょう。
在宅勤務の場合、例えば、一人暮らしだと、自宅に机や椅子がないことも多いでしょう。ベッドの上にノートパソコンを置いて作業することを考えると、とても集中して業務を行えるとは考えられません。
小さいお子さんがいる場合、騒がしくて自宅では集中できないことも考えられます。
このような場合には、サテライトオフィスの準備やコワーキングスペースの一時利用なども検討しておく必要があります。
郵便物については、一時的に郵便局に転送を依頼することもできますが、根本的には、郵便物自体を減らしていくことを考えるべきでしょう。
取引先からの請求書などは電子化してメールやインターネット経由にしてもらうようにお願いする、カードの利用明細はWeb明細に切り替えるなどを行っておくことが大切です。
固定電話回線をオフィスに引いている場合、物理的に回線を移動することは困難です。
電話会社の転送電話オプションなどを利用することも考えられますが、多くのサービスで転送先は1つのみとなってるため、特定の従業員に負担がかかることになり、取次ぎなどもできない状態となります。
このような問題は、IP電話サービスを利用することで解決することができます。
テレワークの電話、FAXの問題を解決する
03plusは、IP電話サービスです。
03plusの場合で、テレワーク時の電話、FAXの問題を解決する利用方法を説明します。
03plusは、インターネット経由で主にスマホアプリで利用します。複数端末で共通の番号を利用することが可能です。
テレワークでの利用を想定した場合、以下の3つの利用方法が考えられます。
1.テレワーク用に新規電話番号取得
新規事業や新設の部署などであれば、新しい電話番号を取得して利用することが可能です。
03plusでは、全国46エリアの市外局番の番号と、050の番号を取得できます。
取得した番号をスマートフォンアプリで発着信でき、そのままテレワークを実施できます。
2.電話転送して複数端末でテレワーク利用
電話会社の転送電話サービスを利用し、転送先として、03plusの電話番号を設定します。
これにより、着信にした電話について、複数人で対応が可能になります。
アプリからの発信は03plusの電話番号が相手に表示されます。
3.番号移転してテレワーク
現在の番号を03plusに番号移転して利用することが可能です。
※対応エリア内で、NTT東日本/西日本の加入電話、ISDNで発番された番号に限り、番号移転が可能です。
番号移転を行うことで、現在の電話会社との契約を解除でき、転送電話サービスの転送料金も削減することができます。
発着信ともにスマートフォンアプリで、これまで通りの電話番号を利用することができます。
03plusでは、着信した通話を保留する際に、一般的なビジネスフォンと同様にパーク保留を行うことができます。内線通話と組み合わせて、取次ぎも可能。内線通話は無料です。
この他、テレワークに便利な機能が複数用意されています。
例えば、クラウドFAXのオプションを利用すれば、受信したFAXをパソコンやスマートフォンでデータとして確認することができます。データで受信するので、メールやチャットへの転送も簡単です。もちろん送信も行うことが可能です。
時間外アナウンスのオプションでは、休日や時間帯を指定して着信に自動で音声メッセージ応答を行うことができます。全体ミーティング中など、どうしても電話に出ることができないタイミングでも、音声メッセージで対応することで電話をしてくれた方が不信感を抱かせることなく、業務のオンオフを切り替えることができます。テキストを合成音声に変換する機能があるので、在宅勤務などで録音ができない場合でも、いつでも音声メッセージを作成、編集可能です。
03plusは、Webから申し込みが可能です。クレジットカード決済の他、口座振替にも対応しています。
従業員のスマートフォンで利用した場合でも、アプリで通話した分は会社請求になり経費清算の手間が必要ありません。
手軽に導入することができるサービスとなっています。
テレワークの準備を進めましょう
テレワークは、感染症の拡大防止のほか、BCP（事業継続）対策としても有効です。
働く従業員たちにとっては、満員電車の通勤ラッシュや渋滞など業務以外のストレスを減らし、集中して業務に取り組めることにもなるでしょう。
しっかり準備を行っておくことで、今後発生する様々なリスクに素早く対応していくことが可能となると考えられます。
もちろん、職種によっては、テレワークを行うことができない業務も存在しますが、今後、AIやロボットなどのテクノロジーの発展や働き方改革が進展する中で幅広くテレワークが実施されるようになることが予想されます。
補助金、助成金なども活用し、この機会に、テレワークの導入や見直しなどを進めておくことをお勧めさせていただきます。
※掲載されている商品またはサービスなどの名称は、一般に各社の商標または登録商標です。
