今回のコロナ禍によって、「テレワーク」「在宅勤務」という言葉は今まで以上に注目されるようになり、今や耳にしない日はありません。
通勤にかかる時間を削減でき、比較的個人の裁量で自由に業務を行えるテレワークは、コロナ収束後もスタンダードな働き方となることでしょう。
しかし、直接仕事をしている姿を見ることができないため、従業員の正確な勤務状況が把握できず、勤怠管理に不安を感じている担当者や経営者の方も多いのではないでしょうか。
そこで、ここでは、テレワークや在宅勤務を取り入れる上で、押さえておくべき具体的な勤怠管理の方法をご紹介していきたいと思います。
目次
テレワーク中は従業員の勤務状況が見えない
テレワーク下において、従業員が申告通りに業務をこなしているかどうかは、正直なところ従業員の性善説によるところが大きいと言えるでしょう。
管理職や同僚の目がない環境で勤務する以上、勝手に休憩を取る、始業していないのに打刻だけ済ませてしまう、終業報告後も作業を続ける、といったことも十分可能なのです。
今回のコロナショックにより急遽テレワークを導入することとなった企業も多い中、テレワーク中の勤怠管理を行う上での難しさのポイントとは何なのでしょうか。
勤怠は自己申告に委ねられる
先述の通り、テレワーク中の勤怠管理は従業員自身の自己申告に委ねられていて、本当に虚偽なく申告しているかどうかを確認する術はありません。
管理職にとっては、従業員が勤務を開始すると同時に始業の報告、休憩時間以外は集中して業務に取り組み、終業報告後は一切作業しない、というのが理想だと思いますが、理想通りにはいかない場面も多々あるはずです。
テレワーク中の従業員が自己申告した勤務状況の真偽を調べるのはとても難しい作業ですし、管理する側が従業員一人一人の勤務状況を逐一確認するには限界がある、という点がテレワーク下で勤怠管理を行う難しさの一つと言えるでしょう。
いつどんな仕事をしたかわからない
このたびのコロナ禍で、急遽テレワークへの対応を迫られた企業も多い中、テレワーク中の従業員の評価体制を整備しきれていない企業も多いのではないでしょうか。
特に、バックオフィス系の職種では、営業職や研究職と違って目に見える成果で評価することが難しく、いつどのような内容の業務を行ったのかが周囲から見えづらいという課題を抱えています。
バックオフィス業務では基本的に、ミスがないこと、一定の時間内で効率的に業務を遂行したことが評価のポイントになるでしょう。
職場で直接顔を合わせて仕事をしていれば、実際に従業員の仕事ぶりを確認できますが、テレワーク下においては、作業の様子が見えないだけに、ミスがないこと以上の評価はしづらいというのが実情だと言えます。
テレワークでの業務成果について、どのように従業員を評価するかという点が管理職の頭を悩ませているのです。
テレワーク中の勤怠管理のポイントとは？
毎日オフィスに出社して、タイムカードに打刻すればよかった時と異なり、テレワーク中の勤怠管理にはテレワーク独自の配慮が必要となります。
テレワークを行う上で、どのような点に注意して勤怠管理を行えばよいのでしょうか。
テレワーク下における勤怠管理のポイントを2点ご紹介したいと思います。
勤務状況を正確に把握する
勤怠管理のポイントとして、まずはテレワーク中の従業員の勤務状況を正確に把握する必要があります。
業務を始めるとき、終了するとき、そして休憩の前後のタイミングで、従業員から正確に申告してもらわなくてはなりません。
しかし、実際にオフィスで顔を合わせているわけではないので、本当に申告した時間に始業・終業しているのか、申告時間通りに休憩しているのかは、先述の通り従業員の申告を信用するしかないのです。
さらに、正確に勤務状況を把握しようとすると、管理する側がテレワーク中の従業員に細かく連絡・報告を求めたり、必要以上にコンタクトを取ったりといった対応をしてしまうかもしれませんが、従業員側からすると「監視されている」「信用されていない」などの印象を抱くこととなり、管理職への不信感につながりかねません。
テレワークを実施する中で、従業員に心理的負担を与えずに、正確な勤怠管理を行うには、従業員が日々のルーティンとしてストレスなくタイムリーに勤務状況を報告でき、管理職も従業員に対して、個別に確認しなくとも勤怠管理が行えるような業務フローを構築することが重要であると言えるでしょう。
長時間労働を防止する
長時間労働もテレワークを実施する中で起こりうる問題点の一つです。
オフィスで勤務している場合であれば、管理職や同僚の声掛け、オフィスの消灯・施錠など、物理的に長時間労働を抑止することが可能ですが、そのような周囲からの抑止力が働かないテレワークでは、制限なくいくらでも仕事ができてしまいます。
長時間労働は従業員の健康を害する恐れがありますし、長時間労働に伴う生産性の低下や残業代の発生など、企業側にもデメリットが大きいと言えるでしょう。
従業員がきちんと働いているかどうかだけではなく、働き過ぎてはいないかという点にも目を配る必要があるのが、テレワークの勤怠管理で求められるポイントなのです。
勤怠管理、どんな方法で行う？
ここまで、テレワーク下で勤怠管理を行う上で注意すべきポイントについてご紹介してきました。
では、実際にどのような方法で勤怠管理を行うのがよいのでしょうか。
テレワークを行う企業で取り入れられている勤怠管理の主な方法を、それぞれのメリット・デメリットとともに見ていくことにしましょう。
勤怠管理システムの導入
勤怠管理の方法として、まず第一に挙げられるのが、勤怠管理システムの導入です。
勤怠管理システムを導入することで、テレワーク中であっても正確に従業員の勤務状況を把握できるようになるだけでなく、システムによっては勤怠データを集計したり、給与・人事システムと連携させて給与計算や有休の取得状況が確認できたりといった機能を持つものもあり、より便利に勤怠管理を行うことができるのです。
さらに、スマホやタブレット、パソコンなど様々なデバイスに対応しているので、勤務状況に応じて自由に打刻方法を選択できる点もメリットと言えるでしょう。
デメリットとして、導入に必要なコストが挙げられますが、導入するシステムによっては従業員一人当たり数百円から利用できるものもあるため、勤怠管理システム導入よって削減可能なコストと照らし合わせて検討してみることをおすすめします。
グループウェアでのログイン状況
電子メールやスケジュールの管理、ファイル共有などの機能を持つグループウェアを勤怠管理に活用し、グループウェアでのログイン状況を見ることで勤怠管理を行う方法もあります。
グループウェアを日常的に活用している企業であれば、普段の業務の中で自動的に勤怠管理を行うことが可能であるため、従業員の心理的な負担を減らし、管理も簡単に行えるでしょう。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットからの利用にも対応しているクラウド型のシステムを導入することによって、テレワークをはじめとする多様な勤務形態に応じた柔軟な利用も可能です。
ただ、今までグループウェアを利用していなかった企業であれば、新たに導入するコストがかかりますし、従業員が利用に慣れるまである程度時間がかかる、という点を頭に入れておく必要があるでしょう。
電話やメールによる報告
テレワーク下での最もシンプルな勤怠管理の方法が、従業員からの電話やメールによる報告です。
新たにシステムを導入する必要がなく、テレワークに慣れていない従業員・管理職でも抵抗なく勤怠管理を行える点がメリットとして挙げられるでしょう。
ただ、簡単な方法である一方、報告漏れや実際の稼働時間とのずれなどが生じる恐れがありますし、電話をかけたりメールを送信したりといった作業に煩わしさを感じてしまう可能性もあります。
また、管理する側も、従業員からの個別の勤怠報告をその都度確認する必要があり、作業が煩雑になってしまうだけでなく、報告の見落としなどのミスが生じる可能性も否定できません。
電話やメールの報告によってテレワーク中の勤怠管理を行うのであれば、そうしたデメリットも考慮しておかなければならないと言えます。
勤怠管理システムの導入が手軽で管理しやすい
グループウェアのログイン状況の確認や、電話・メールでの報告による勤怠管理の方法などもご紹介してきましたが、やはり、勤務状況の正確な把握や各種の便利な機能、申告する側とされる側双方の負荷などを考えると、最も手軽なのは勤怠管理システムを活用した勤怠管理ではないでしょうか。
勤怠管理システムには様々なものがありますが、多くの企業に導入実績を持つ「ジョブカン勤怠管理」は、変形労働やフレックス勤務、裁量労働など、多様な働き方に対応していて、勤怠管理だけではなくシフト管理や休暇・申請管理も行うことが可能なクラウド型のシステムです。
始業時や終業時の打刻も、PCやタブレットを使った打刻だけでなく、ICカード打刻から指静脈打刻、モバイルGPS打刻、LINE・Slack打刻など様々な方法に対応しているので、自社の状況に応じた打刻方法を選べます。
わかりやすくユーザビリティの高い機能性が特徴の「KING OF TIME」もクラウド型の勤怠管理システムの一つ。
パソコン操作が苦手な人や、今まで紙ベースで勤怠管理を行ってきた企業でも気軽に使えるわかりやすい画面構成がポイントで、ITに不慣れでもスムーズに乗り換えられるシステムです。
勤怠管理や休暇等の申請承認、スケジュールやシフトの管理といった機能に加え、給与計算や労務管理、入退室管理などの他社サービスと連携可能な点も特徴の一つで、既に使用しているサービスがある、もしくは今後導入を検討しているサービスがある場合は、そのサービスと勤怠管理システムとを結びつけることでより便利に使うことが可能となるでしょう。
「TeamSpirit」も、多くの導入実績を持つクラウド型の勤怠管理システムの一つです。
「TeamSpirit」では、従業員の活動情報をデータベース化し、リアルタイムで把握できるようにしたことにより、従業員の生産性や内部統制などを可視化、働き方改革を推進し社会的責任を重視したいと考える企業のニーズに合致した機能を提供しています。
また、出退勤の打刻タイミングでその日のスケジュールや一言コメントを投稿できる社内SNS機能があり、勤怠管理に加えて社内のコミュニケーション促進もはかることができるのです。
従業員一人一人の自主的なタイムマネジメントをサポートしてくれる機能が備わっているのも「TeamSpirit」の特徴の一つで、タイムレポートとして一日のスケジュールを作業実績とともに見える化し、業務の無駄や作業効率を自分自身の目で確認できるようになっています。
ここで紹介したもの以外にも、様々な勤怠管理システムがありますので、自社の状況やニーズに合った勤怠管理システムを検討・導入してみるとよいでしょう。
テレワークは便利なツールを積極的に使おう
テレワークが日常化する中で、勤怠管理システムやグループウェアなど、ITを活用した便利で使いやすいツールが続々登場しています。
しかし、まずは電話を使った勤怠管理から始めたい、あるいは勤怠管理にはITを取り入れつつも、やはり従業員間や顧客・取引先との間では電話を利用する場面が多い、という企業も多いのではないでしょうか。
テレワーク中は従業員同士が直接顔を合わせて話をする機会が減るからこそ、電話の必要性は以前より増えているかもしれません。
そんな電話利用のニーズを持つ企業におすすめなのが、従業員個人のスマホに固定電話番号を付与できる「03plus」です。
1台のスマホ端末に対し、プライベート用とは別にもう1つビジネス用の固定電話番号（直通番号）を付与することで、テレワーク中であっても、オフィスで固定電話を使っているのと同じ感覚で電話を利用できるのです。
個人のスマホであっても、勤怠管理をはじめ、業務上で発生した通話料金は企業側が負担できるのも魅力的なポイントです。
テレワークを進める上で、便利に電話を利用したいなら「03plus」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
