企業にテレワークが広がる今、そのメリットやデメリットについても明らかになってきています。
デメリットうち、特に多くの企業が実感しているのが、出社しないことによるコミュニケーション機会の減少です。
本記事ではテレワークにおけるコミュニケーションの課題を洗い出し、対策案について開設します。
目次
テレワーク中のコミュニケーション、よくある課題とは
KDDI株式会社が国内でテレワークを実施している男女1,045人（有効回答数）に2020年4月15日から24日に行ったウェブアンケート「緊急事態宣言下でのテレワーク勤務の課題・工夫についての調査」の結果によると、毎日行うのは約52％で、週3、4日が約24％、週1、2日が約14％でした。
約90％の人がテレワークのメリットとして「通勤時間をなくすことができる」と回答しました。
一方、デメリットについては約50％の人が「同僚との何気ないコミュニケーションがとりづらい」と回答しました。
テレワークによって移動時間がないメリットを受けつつも、社内で同僚と対面する機会がなくなりコミュニケーションが図りづらくなったという結果です。
仕事をする上でコミュニケーションは非常に大切です。
テレワーク中でもコミュニケーションをしっかり図っていくために、まずはテレワーク中のコミュニケーションでありがちな課題について確認していきましょう。
コミュニケーション不足
テレワーク中には、直接顔を合わせる機会が減るので、コミュニケーションの量はどうしても減ってしまいます。
オフィスに出社していれば、誰かが「おはようございます」「お疲れさまです」「お先に失礼します」などのあいさつや声がけを行うので、それに呼応することになります。
一言、「今日は暑いですね（寒いですね）」などと声を掛ければ、「今日はずっと快晴らしいですよ」などと返答し、たわいもない会話ではありますが、コミュニケーションが生まれます。
もちろん仕事に関する雑談、相談事も気軽に行えます。わからないことがある、と近くの同僚に声をかければ、詳しい人に教えてもらってすぐに解決できた、という経験は誰しもが持っているのではないでしょうか。
しかし、テレワーク中にはこうしたささいな会話は行いづらくなってしまいます。
結果として、仕事におけるコミュニケーションの総量が減ってしまうことにつながるのです。
意図が伝わりづらい
テレワーク中のコミュニケーションでありがちなのが、話者の意図が伝わりづらいことです。
対面していれば、表情やしぐさなどを見ながら話ができますが、テレワーク中には文字情報やWebミーティングなどで発信者の伝えたいことを理解していくしかありません。
しかし、限られたコミュニケーションで相手の意図をくむのはとても難しいことです。
リアクションが見えない、返答まで時間がかかる
テレワーク中には何らかのコミュニケーションツールを利用していることでしょう。
Webミーティングを定期的に開いているような場合、相手の表情を見ながらコミュニケーションを図ることができるので、テキストのみの場合に比べると比較的リアクションは分かりやすくはなります。
一方で、Webミーティング実施中以外の普段の業務内では、テキストチャットやメールなどでのコミュニケーションが中心となります。
この場合、誰かにメッセージを送ってもその反応がすぐに帰ってくるわけではありませんし、どのような受け取られ方をしているかも見えません。
メッセージを読んでくれているのか、いつ返答をしてくれるのかなど、顔を合わせての会話のときに比べると、やきもきしてしまうシーンは増えてくるでしょう。
部下の様子を確認しづらい
テレワークは、厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」によると、大きく分けて以下の3つの種類があります。
- 在宅勤務
社員が自宅で就業する
- モバイル勤務
会社の取引先のオフィス内、移動途中のカフェなどで業務に取り組む
- サテライトオフィス勤務
コワーキングスペースやサテライトオフィスで仕事をする
テレワークの中でもサテライトオフィスで上司と部下数名が一緒に勤務している場合などは、上司が部下の様子を確認することはこれまでのオフィス勤務の時とそう変わらないかもしれません。
言葉でコミュニケーションを取らなくても「集中して取り組んでいる」「顔色が悪い」など、見て確認することができます。
しかし、在宅勤務やモバイルワークなどの場合は、上司は部下の様子を確認することは難しいです。
上司が部下の様子を確認したいとテレワーク先にカメラを設置するようなことをしても、勤務時間中にずっと見ていなくてはなりませんし、部下も監視されているような気がしてストレスを感じてしまうため、現実的ではありません。
雑談しづらい
先述した内容とも関連しますが、Webミーティングなどでコミュニケーションを図る機会があったとしても、なかなか雑談はしづらいものです。
何となく話しかけられる状況とは異なり、社員で時間を設定して行うものなので「業務のことに絞って話をしなくては」と考え、余計な発言を控えるように努めてしまう、といった心情が原因にあるかもしれません。
テレワーク中のコミュニケーション課題、対策は？
テレワーク中にはコミュニケーションを図ることが難しいことがお分かりいただけましたでしょうか。
ここからは、コミュニケーションの課題についての対策法をお伝えします。
気軽に話せる「ビジネスチャット」の利用
テレワーク時のコミュニケーションの手段として、メールのように格式張った表現を省いて、短文で手軽に連絡できるチャットを導入するのは1つの手でしょう。
FBメッセンジャーやLINEのように、プライベートでもチャットを活用している社員であれば、それらに近い使い勝手で、スムーズに利用を開始できるのではないでしょうか。
ビジネスチャットとして有名なのは「Slack（スラック）」です。
社内のプロジェクトごとにチャンネルを作成できるので、プロジェクトを多く抱える会社や、1人で複数のプロジェクトに関わっている人には使いやすいといえます。
プロジェクトごとに連絡が入ってくるため、新着メッセージの見逃しなどを防ぐことができます。
ビジネスチャットはほかにも「Google Chat（グーグルチャット）」「Chatwork（チャットワーク）」などがあります。
ただし、先述のように、チャットは会話とは異なり、基本的に即座に回答を得られるようなコミュニケーション手段ではないため、この点は注意が必要です。
素早いレスポンスが欲しい場合には、Webミーティングツールでのビデオ通話や、電話で話すなど、コミュニケーション手段の選択には工夫が必要です。
定期的なコミュニケーションの促進
Webミーティングを開催するタイミングは、業務報告や進捗状況の確認などを行う目的で定期的に実施する場合や、企画について話し合いたい時や問題が発生した時などはその都度設定するといったこともあるでしょう。
コミュニケーションが取りづらいテレワーク中には、意図的に定期的にコミュニケーションを促進するような機会を設けていくことが必要です。
例えば、長年行ってきた朝礼をオンラインでも行っている会社もあります。
これまで定期的に社内で行ってきた取り組みをオンラインでできないかと見直してみることは、コミュニケーション促進のヒントになるかもしれません。
個別面談の機会を積極的に作る
大人数でのWebミーティング中、参加者はほかの社員の発言の機会を奪ってはいけないと配慮し、個人的な話を避けることが多いはずです。
そこで、特にマネジメント層にあたる人は、Webミーティングで部下などとの面談の機会を作ってみるのも、コミュニケーション不足になりがちなテレワーク中には有効です。
上司が部下と面談すれば人事の評価もしやすくなりますし、メンタルヘルスの面でも異常がないか確認することなどができるのではないでしょうか。
作業状況を可視化する
オフィスで集まって仕事をしている場合は、こまめに会話することで作業の進捗状況について確認できていたかもしれません。
しかしテレワーク中にはこれまでのような方法をとることができないので、リアルタイムで更新できるオンラインのカレンダーやTodoリストなどを使って、作業チームの社員と状況を共有しましょう。
これにより、各自が今何に取り組んでいるのか、進捗に遅れが出ていないか、サポートが必要な社員がいないかなど把握しやすくなります。
安価で利用できるオンラインのタスク管理や進捗管理ツールもありますので、導入を検討してみましょう。
内線通話も可能！テレワークに使える03plus
テレワーク中の社員に確認したいことがあり、チャットより早く回答がほしい場合、Webミーティングを開くのも一つの方法ですが、もうひとつ便利な方法として「内線電話」を活用する方法があります。
内線電話といえば、通常は同じオフィス内にいる人同士で行うものですよね。テレワーク中の内線電話？と疑問に思われたかもしれません。
実は、そのようなニーズに応えることができるITシステムがあります。それは、「クラウドPBX（Private Branches Exchanger）」と呼ばれるものです。
「クラウドPBX」は、クラウドの構内交換機という意味で、インターネット上で通話や内線、通話の転送などを行うことができるシステムです。
ITを使った内線電話のシステムには、IP電話機にインターネットをつないだ「IP電話」や、PCに専用ソフトをインストールしてIPネットワークと接続してPCで電話する「ソフトフォン」、スマートフォンのアプリでIP電話を利用する「IP電話アプリ」があります。
内線電話も可能な「クラウドPBX」の1つ、スマートフォンアプリの03plusをご紹介します。
03plusとは？
03plusは、社員が所有するスマートフォンに固定電話番号を付すことができ、新たな電話機や機器を購入することなく利用できるクラウドサービスです。
03plusのメイン機能は、固定電話番号を使った発着信なのですが、この03plusを複数契約していれば、テレワーク中にも便利な内線機能を使うことができます。
操作は、アプリケーションの電話帳から内線相手を選択するだけ。内線なので通信費はかからず、無料で通話が可能です。
03plusについて、気になる料金は1番号あたり「年払いスタートプラン」なら初期費用3800円、通話料は10分間かけ放題で半年間0円、月額費用は1,280円です。
IP電話機や宅内機器（アダプタ）が必要な場合は、レンタルも可能。
03plusのホームページ上で見積もりのシミュレーションができますので、自社で利用した場合の料金を事前に確認しておきましょう。
社内コミュニケーションに便利な機能
テレワーク時のコミュニケーションの課題には挙げませんでしたが、オフィスに掛かってきた電話をどうするかということも大きな課題です。
言い換えると、固定電話は社外の方とのテレワーク時のコミュニケーションの課題の1つといえます。
固定電話に掛かってきた着信を登録した携帯電話などに転送するサービスは以前からありましたが、例えば部署内で交代制勤務をしている場合などにはどうするといいでしょう。
取引先から電話があった時には社内勤務の社員が電話を受けますが、宛先がテレワーク中の社員だった場合、転送することができず、折り返すことになりますね。
テレワーク中の社員が折り返し電話をする時、会社は社員の所有する固定電話や携帯電話の料金の負担をしなくてはなりませんし、当の社員は自宅や携帯の番号が取引先に知られてしまうのを嫌がるでしょう。
そのような場合にも03plusが使えます。
03plus代表番号オプションを追加しておけば、代表番号を使って発着信ができます。
複数契約していれば、応対している代表番号に掛かってきた電話をいったん保留にして、他の人の端末に取り次ぐことも可能です。
テレワーク中の社員宛てであっても、社内にいるかのように通話を転送することができます。
取引先の方に違和感を与えることなく、さらに会社はアプリケーションの利用料金を支払えばいいため、経費精算が明確な点もメリットでしょう。
まとめ
テレワーク中のコミュニケーションにはさまざまな課題がありますが、どのように対応していくかという方針さえあれば、多様なITツールによって解決することができそうです。
テレワーク中だからと円滑なコミュニケーションを諦めなくてもよいのです。
ただし、自社がどんな状況にあり、どんなツールが必要かについては、導入前に予めしっかりと検討をし、現場の社員の声なども参考にしながら決定していく必要があります。
ご紹介した03plusは、テレワーク時の社内コミュニケーションに内線通話を気軽に使えるだけでなく、固定電話番号をスマホアプリで複数人で使えることから、社外とのコミュニケーションにおいても円滑化を図ることができます。
テレワーク時のコミュニケーションについて課題を抱えている方は、一度詳しくチェックしてみてはいかがでしょうか。
