働き方改革の推進、そして2020年の新型コロナウイルス感染拡大により、テレワークへの対応が急速に求められるようになりました。
しかし特に新型コロナウイルス感染拡大をきっかけとしたテレワークへの切り替えは、準備期間がなかったこともあり、企業担当者や経営者の方は苦労されたのではないでしょうか。
今後、日本のビジネスシーンにおいてテレワークがすすむことは避けられないでしょう。
そこで本記事では、テレワークを推進していくにあたって活用すべきアプリやツール類を厳選してご紹介したいと思います。
目次
テレワークとは？
そもそもテレワークとは、情報通信技術を利用した働く場所にとらわれない働き方のことをさします。
新型コロナウイルスの自粛要請期間では、在宅でのテレワークが注目されましたが、IT企業でよく見られるような取引先への常駐での業務や、出張のような形態もテレワークであるといえます。
自宅以外のカフェやサテライトオフィス、また移動中の車内でオフィスワークをすることも、テレワークのひとつです。
テレワークでは、従来オフィスに出社しておこなっていたさまざまな業務を、パソコンやスマートフォンを通した情報通信技術で補いながら遂行していくことになります。
そのため、さまざまな業務に応じた各種アプリケーションの準備が重要となります。
テレワークでは各種アプリの準備が重要
オフィスで働く場合とテレワークで働く場合を比べてみると、アプリが必要になる場面が見えてきます。
例えばちょっとした仕事の進捗を確認したいとき、オフィスであれば直接声をかけたり、社内ネットワーク内の資料を見たり確認ができますが、テレワークではそれができません。
少し込み入った話をする場合、会議室を予約してみんなに集まってもらって資料を見せながら意見を仰ぐことも、テレワークでは叶いません。
業務上必要な資料のやりとりも、社内にいるときと違って簡単に社内ネットワークに繋ぐことができません。
このように少し想像してみただけでも、オフィスで働く場合と比べて、テレワークにおいてはクリアすべきさまざまな問題があり、準備が必要だということがお分かりいただけると思います。
それでは具体的なアプリについて早速ご紹介いたします。
コミュニケーションアプリ
最初にご紹介するのは、コミュニケーションアプリです。
テレワークでは直接同じ場所に集まる機会が少ないため、連絡を密にとって進捗状況や情報の共有をすることが何よりも大切です。
コミュニケーションアプリは、メールと違ってあいさつ文などを経ずに気軽にビジネスチャットとして利用できるため、テレワーク導入には欠かせないツールです。
またドロップするだけで簡単にファイル共有ができたり、チームやプロジェクトごとのグループを作成できたり、特定のメンバーのみへのメンション機能があったり、という点が大きな特徴です。
主なコミュニケーションアプリ
テレワークでは社内だけではく、社外の人とコミュニケーションをとる場面も多くなります。
そのためアプリはメジャーなものが好まれる傾向にあります。
Chatwork（チャットワーク）とSlack（スラック）はコミュニケーションアプリの中でも、特に主要な二大アプリで、前述したようなコミュニケーションアプリの特徴は十分に備えています。
Chatworkは277,000社が導入しているアプリで、タスク管理機能がある点が大きな特徴です。
後述しますがタスク管理アプリを利用しなくても、チャット中に発生したタスクを即座に追加し、タスク一覧として管理したり、期限を表示したり、共有して抜け漏れが発生しないようにしたりできます。
またもともと日本で開発されたアプリなので、誰もが簡単に使えるインターフェースになっていることも支持されている理由のひとつです。
Slackはアメリカ発のアプリで、2018年に日本参入を果たしてから、既に50万人以上の日本人ユーザーを持つ、今勢いのあるコミュニケーションアプリです。
Slackの大きな特徴は、スレッド機能があることです。
チャットの中のひとつの話題に対して返信をぶらさげることができるため、新しい情報に埋もれることなく、その話題に関する情報を整理しておくことができます。
締め切りの変更や細かい仕様に関する質問など、そのスレッドの部分を見ればすぐに答えが書いてあるというわけです。
また1500以上の外部アプリと連携しているので、後述するWeb会議アプリやクラウドストレージアプリの情報をSlackで一元管理できるのも、人気の理由。
テレワーク中はSlackアプリを開いておけば、他のアプリで管理している情報の通知も逃さず、スムーズに仕事ができる環境を整えられます。
Web会議アプリ
テレワークにおいてWeb会議をおこなう場合にも、アプリの導入は不可欠です。
まず大切なのは映像や音声が途切れないこと、参加するメンバーの数をカバーしていること、会議時間の制限が自分たちの会議形式に合っていることです。
またWeb会議は単に顔が見えて声が聞こえればいいというものではありません。画面共有で資料を見せたり、チャット機能で会議中に音声以外でコミュニケーションが取れる必要も出てきます。
主なWeb会議アプリ
上記のような条件を備えた、主なWeb会議アプリとして、GoogleMeetとZoom（ズーム）をご紹介しましょう。
GoogleMeetは言わずと知れたGoogle社が提供しているサービスで、安全性が高い点が特徴です。
また他のGoogleアプリとも連携しているので、例えばGoogleカレンダーにWeb会議のスケジュールを入れると、GoogleMeetのWeb会議のURLが付与され、カレンダーに追加した他のメンバーにもそのURLを自動的に共有することができます。
Zoomは新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに利用者が増加したと同時に、セキュリティ面での脆弱性が大きく報道されました。
しかしこれを受けたアップデートにより、現在はミーティングの参加者も許可制になるなどセキュリティ面は強化されています。
Zoomが持つGoogleMeetにはない特徴のひとつとして、無料プランでも録画機能が使える点が挙げられます。
Web会議の様子を録画しておけば、あとからじっくり見て議事録を作成したり、会議に参加できなかったメンバーに内容を共有したりすることができます。
タスク管理アプリ
テレワークに限らず、仕事をする上で欠かせないのがタスク管理です。
個人のタスク管理はもちろんのこと、チームプレイの場合には特に、どんなタスクがあり、誰が担当し、今どの段階にあるのかを把握しておくことがプロジェクト成功の肝になります。
主なタスク管理アプリ
ここでは主なタスク管理を2つ厳選しました。
最初にご紹介するのはAsana（アサナ）です。
ソフトバンクや三菱地所のような大手企業でも導入実績があり、タスク管理アプリとしては有名です。
ITツールを使い慣れていない人でも使いやすいインターフェースIが特徴なので、急遽テレワークへの対応が必要になった企業には特におすすめです。
アプリの使い方が分からずにタスク管理アプリが更新しない人が出てくると、チーム全体に影響を及ぼしてしまいますので、操作性のよさはタスク管理アプリの導入のときには重要視した方がよいでしょう。
次にJooto（ジョートー）をご紹介します。
こちらは「カンバン方式」が特徴で、紙の付箋を貼ったりはがしたりする感覚で使えるアプリです。
プロジェクトの進捗状況をガントチャートで管理することができるのも魅力です。
タスクで期限設定すると自動的にガントチャートにも反映されるので、いちいちスケジュール表を修正する必要がありません。
どちらのタスク管理アプリも、参加人数やデータ容量によって無料プランと有料プランがありますので、チーム規模などに応じて比較してみて下さいね。
クラウドストレージアプリ
各種アプリの中で最後にご紹介するのは、クラウドストレージアプリです。
テレワークでは仕事の資料にどこからでもアクセスできる必要があります。
資料をいちいちUSBメモリなどに保存することは、紛失などのセキュリティリスクの観点からもおすすめできませんし、急な資料の変更などにも対応できず現実的ではありません。
そこでクラウド上にデータを保存し、いつでもどこからでもデータにアクセスできるクラウドストレージアプリは、テレワーク推進のためには必須です。
主なクラウドストレージアプリ
主なクラウドストレージアプリとして、GoogleDrive（グーグルドライブ）とDropbox（ドロップボックス）をご紹介いたします。
GoogleDriveはGoogle社から提供されているサービスなので、他のGoogleアプリとの連携がしやすいのがポイントです。
テレワークではMicrosoft社のオフィスソフトが導入されていない自宅のパソコンを利用する場合も多いと思います。
そのようなときに便利なのが、WordやExcelがなくても無料で利用できるGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートです。
GoogleDriveでは、これらをチームで共同で共有して編集したり、コメントで質問をしたりすることができます。
無料プランでも十分なサービスが提供されていますが、他のGoogleアプリを含めてフル活用したい場合は、G Suiteというサービスがお得なので興味がある方はぜひ検討してみてくださいね。
Dropboxはまさにクラウドストレージに特化したアプリで、世界的なシェアも圧倒的です。
こちらも無料プランと有料プランがありますが、無料プランだと容量が2GBまでしかないので、ビジネスで利用する場合は有料プランになることが多いでしょう。
Dropboxの有料プランで特筆すべきは、遠隔削除機能がついている点です。
Dropboxに接続されているスマートフォンやタブレットなどの端末が、紛失や盗難で手元からなくなったとき、即座にそのデバイスからDropboxフォルダを消去できるのです。
テレワークでは企業の機密情報漏洩などセキュリティリスクがつきものですが、Dropboxアプリではそのようなリスクに備えられるので、有料にする価値は多いにあるでしょう。
電話・FAXアプリを使ったテレワーク対策も重要！
ここまでテレワークを円滑にすすめるために必要なさまざまなアプリをご紹介してきました。
しかしそれでも「うちの会社ではまったく出社しないなんて無理だなあ」と思っていらっしゃる方がいませんか。
その理由のひとつとして「固定電話の電話番」という仕事があるのではないでしょうか。
スマートフォンが普及し、ひとり1台以上の電話を持ち歩くようになった現代においても、やはり「会社の固定電話の番号」の必要性が根強くあります。
名刺ひとつとっても、固定電話の番号が記載されているか、担当者個人の携帯電話番号だけが記載されているかで、その人や企業への信頼度を大きく左右するのが現実です。
その上、業務時間内に会社の固定電話にかけても応答がないと企業への不信感を持たれる場合も少なくありません。
そのためテレワークが推進されていても、結局は固定電話の応答のために誰かしらが出社することになっているのではないでしょうか。
またFAXで連絡をとる企業もあり、送られてきたFAXを確認するためにも出社しなくてはならない場合もあります。
このように電話やFAXの存在がテレワークの推進の障壁になっている会社は少なくありません。
03plusで電話・FAXをテレワーク対応に
そこでおすすめしたいのが、03plusアプリの導入です。
03plusアプリは固定電話の番号での発着信をお手持ちのスマートフォンでおこなえるアプリです。
固定電話番号は03plusで新たに取得することもできますし、現在既に利用している固定電話番号をそのまま使うこともできますので、誰でも簡単に固定電話をテレワーク対応にすることができます。
新たに番号を取得する場合でも電話回線工事などは一切不要です。
従来は固定電話番号を転送できたとしても転送先は1台しかなく、その電話を持っている人が電話を取りそびれてしまうことがありました。
03plusアプリでは複数人を転送先にすることができるので、例えばひとつの代表電話番号の転送先を複数人にしておき、そのときに対応できる人が電話応対をするという使い方ができます。
さらに03plusアプリでは、取得した電話番号に「クラウドFAX」というオプションをつければ、FAX機器を一切そろえることなく、スマートフォンやパソコンでのFAXの送受信をすることも可能。
03plusアプリを導入すれば、代表固定電話は常に電話応対され、FAXでのやりとりもスムーズにおこなえるので、顧客や取引先は御社がテレワークであることにすら気が付かないかもしれません。
今なら初月無料のキャンペーンもあるので、興味があるけれど不安という方でも0円からお試しいただけますよ。
まとめ
これから冬を迎えるにあたり、テレワークの要請が高まる可能性があります。
今のうちに導入すべきアプリを検討し、いつでも円滑にテレワークをおこなえるよう準備をすすめておいてはいかがでしょうか。
