2020年、新型コロナウイルスの感染拡大により、在宅勤務を導入する会社が増えました。
通勤の必要がないことから、電車や職場での感染の心配がなく、感染リスクを大幅に軽減できるため注目されています。
一方で、せっかく在宅勤務を導入しても、結局は出社をしなければ仕事にならず、在宅勤務を取りやめてしまったという会社もあります。
この記事ではどうすれば在宅勤務で成果を出せるのか、そのコツをご紹介していきます。
目次
コロナ禍の在宅勤務で分かれる明暗
東京都が実施した「テレワーク導入率緊急調査結果」では東京都内の従業員数30人以上の会社に対し、テレワークの導入率をアンケートで調査をしたところ、3月時点では24.0%でしたが、4月時点では62.7%と在宅勤務を行う会社が増加していることがわかりました。
また職種別で見てみると、事務・営業職などが中心の業種で3月から4月にかけて34ポイント増の76.2%、現場作業・対人サービス業務などが中心の業種で3月から4月にかけて44ポイント増の55.0%となっています。
以上のように新型コロナウイルスが蔓延したことにより、在宅勤務を導入する会社が急速に増えたことがわかります。
一方で、東京商工リサーチが7月に在宅勤務についての調査では下記のようなことが判明しました。
14,256社にアンケート調査を行い、在宅勤務の実態を調査したところ「現在も在宅勤務を実施している」と回答した会社が31.02%でした。
それに対し「実施していたがやめた」と回答した会社が26.7%に上るということがわかりました。
なお、新型コロナウイルスの感染拡大は留まることを知らない中でなぜテレワークをやめてしまう会社があるのでしょうか。
在宅勤務がうまくいかない…よくある問題点
在宅勤務を感染予防のために取り入れたにも関わらず、多くの会社が在宅勤務をやめて通常勤務に戻っていたことがわかりました。
では、なぜ在宅勤務がうまくいかなかったのでしょうか。
よくある問題点についてご紹介していきます。
生産性・効率の低下
新型コロナウイルスの蔓延により、突然のテレワークになってしまったため、在宅勤務を快適にできるような環境を整備できなかったというケースが多く挙げられます。
そのようなときに起こるのが生産性・効率の低下です。
会社のシステムに繋げたくても、すぐにサーバーが落ちてしまい、システムに繋げるだけで多大な時間がかかるということもあるでしょう。
家のパソコンやネット環境は仕事をするために用意したものではないため、会社のようにスムーズに動かず、ストレスをためるということもあるかもしれません。
結果として、在宅勤務でうまく仕事をするコツがつかめずやめてしまったという会社もあります。
集中力の低下
在宅だとスマホやテレビなどの誘惑が多く、ついその誘惑に負けてしまうということもあるでしょう。
また、他の家も在宅で書斎がない場合には集中して仕事ができないこともあります。
家の椅子や机の家具は長時間仕事をするためのものではなく、リラックスを目的として購入している人がほとんどです。
長時間座って作業をした場合、集中を欠くということがあるでしょう。
会社で行うよりも集中して仕事を行うことができないため、ミスが起きたり、思ったより仕事がうまく進まなかったりということが起こり得ます。
業務の長時間化
在宅勤務は好きな時間に仕事ができるというメリットがある一方で、オンオフの区別がつきにくいというデメリットがあります。
そのため、いつの間にか夜遅くまで仕事をしていたということが起こります。
また在宅勤務中は仕事をしている様子を上司に見てもらえません。
そのため、成果をあげようとこっそり残業を行ったり休日出勤をしたりということが起こるのです。
このように社員の業務の長時間化によって疲労がたまるということ、また会社側も管理が難しいということから在宅勤務を取りやめたという会社も多いでしょう。
社員間のコミュニケーションの減少
在宅勤務の1番のネックは、コミュニケーションを取るのが難しいということでしょう。
仕事をする上で欠かせないコミュニケーションの不足が発生することもあるため、在宅勤務をやめてしまったという会社もあります。
1人暮らしの社員は家に1日こもって誰とも話さずに仕事をすることもあるため、孤独感を感じる人も少なくありません。
また、新入社員の場合は不明点があっても先輩にすぐに確認ができず、不安に感じながら1人で仕事をしているということもあるでしょう。
在宅勤務でコミュニケーションをうまくとるコツがつかめず、通常勤務に戻したという会社もあるのではないでしょうか。
在宅勤務で成果を出すコツとは？
では、在宅勤務で効率よく成果を出すためにはどのようなコツがあるのでしょうか。
在宅勤務で成果を出すコツについてご紹介していきます。
仕事モードに切り替えるコツ
まず1つ目のコツは仕事モードに切り替えることです。
在宅勤務では通勤時間がカットされるため、つい朝寝坊をしてしまうという人もいるでしょう。
しかしそうなると、夜遅くまでスマホをいじったり、ゲームをしてしまったりしてどんどん生活リズムが崩れていきます。
そのようにならないために、出勤時と同じ時間に起きて、朝日を浴びることがコツです。
そうすると体内時計がリセットされて、1日を気持ちよく過ごすことができます。
朝食をしっかり摂ることも在宅勤務をする上で大切です。
女性であれば少しだけメイクをすると仕事スイッチが入ります。
どうすれば自分の仕事スイッチが入るのか、自分で見つけて実践してみるのもいいでしょう。
朝風呂、ランニングや犬の散歩など軽い運動をするのもおすすめです。
家にいると昼食もつい簡単に済ませたり、冷凍食品やレトルトで済ませたり、最悪の場合は食べるのが面倒になって昼食を抜いたりということもあるかもしれません。
しかし、1日3食を食べることは働く上でのエネルギー源として大切です。
1人でもたまにはランチを外で食べると気分転換にもなり、オンオフの切り替えることもできます。
仕事環境の整備
2つ目のコツは仕事環境を整備することです。
在宅勤務でもダラダラと仕事をするのではなく、集中して生産性を高めるには環境を整えることです。
おすすめは在宅勤務に適した機器や家具などを購入することです。
例えば、家族がいて気が散るという人は耳栓や簡易的なパーティションの導入がおすすめです。
耳栓であれば100円ショップでもすぐに購入できるため、周りの雑音で気が散るという人はぜひ取り入れてみましょう。
耳の形は人によって異なるため、フィット感が強く、痛みがないものを選ぶのがコツです。
在宅勤務でWeb会議をする機会がある方は、ノイズキャンセリング機能がついたヘッドセットもおすすめです。
簡易的なパーティションは机の上に置けば自分だけの空間ができ、集中して仕事に取り組むことができます。
また、家の家具は仕事をするためのものではないため、高さが合わないということもあるでしょう。
そのような方はPCスタンドやアームスタンドがおすすめです。
これらはPCの画面を自分の目線の高さに調整できるため、肩や首への負担が軽減されます。
仕事用の机と椅子は少し予算オーバーという方は骨盤矯正クッションの使用もよいでしょう。
1日中椅子に座って仕事をしていると、想像以上に太ももやおしりに負担がかかります。
骨盤矯正クッションを使用すると、腰の位置が安定して自然とよい姿勢で仕事ができます。
在宅勤務を快適にするグッズは、安いものであれば1,000円以内で購入することができるので、自身で環境を整えてみましょう。
ITツールを活用して業務を効率化
3つ目のコツはITツールを活用することです。
業務効率化におすすめのITツールをご紹介します。
- グループウェア
メールやスケジュール、仕事に必要な資料やワークフローなど日々の業務で必要なものをWeb上で共有できるツールです。
ビジネスチャットで共有もできますが、チャットをしていると添付をしたファイルが流れてしまい、検索をする手間が発生します。
グループウェアではフォルダ分けできるので、ナレッジ共有や蓄積をする際に便利です。
- ビジネスチャット
メールをするまでもない、短い会話にはビジネスチャットがおすすめです。
個人間の会話はもちろん、グループ作成もできます。
部署ごとや課ごと、またクライアントや案件ごとなど用途に応じてグループを作成し、やりとりをすることが可能になります。
チャットによってはタスク機能があり、何をいつまでに誰がやるのかを設定できます。
業務を効率化するためには、そのような便利な機能を活用するのもコツです。
- Web会議システム
在宅勤務定番のシステムです。
リアルタイムで会話ができ、画面で相手の様子を見ることができます。
まるでその場にいるようにコミュニケーションを取ることができて便利です。
在宅で仕事をしていると家の中の様子を他の人に見せたくないという人もいるでしょう。
Web会議システムには合成でバーチャル背景にできる機能もあります。
そのような便利機能を使えば、子どもが在宅で家が散らかっているという人も安心してWeb会議を行うことができるのでおすすめです。
定期的なコミュニケーションの機会を設ける
在宅勤務中だからこそ、定期的なコミュニケーションの機会を設けることです。
在宅勤務で出社をしないとコミュニケーションを取る機会が減り、不便だと感じる人も多いでしょう。
定期的な打ち合わせや朝礼などの機会を設けて、社員同士が話せる環境を作るのがコツです。
またその際に業務連絡だけでなく、仕事の疑問点や課題点を洗い出せるような仕組みを作るのも意識しましょう。
大人数では話しにくいという場合もあるでしょう。
そのような場合は、様子を見て適宜個別MTGを設定して在宅勤務を不安に感じながら業務を行わないような仕組み作りが大切です。
特に社歴の浅い社員は、在宅勤務中に質問できずに不安に思っている人も多いでしょう。
一緒にやるべき仕事を整理してあげることで、社員も安心して仕事に取り組むことができます。
時にはあえて雑談をしたり、みんなでストレッチしたりするのもコツです。
在宅勤務は1人で仕事をしているので、煮詰まってしまったり、どこにも出かけず運動不足になったりということがあるのではないでしょうか。
あえてリフレッシュする時間を会社から設けることも、在宅勤務の成功につながります。
在宅勤務中の電話対応はアプリで！
在宅勤務をしたくても、外部からの電話が多くかかってくるため、電話対応をするためだけに出社をする人もいるでしょう。
またFAX対応も同じく、家では会社に送られてくるFAXが確認できないため、出社をするということもあるのではないでしょうか。
そのような場合に在宅勤務をうまく行うコツは、電話アプリを使用することです。
最後におすすめの電話アプリ「03plus」についてご紹介します。
電話アプリなら「03plus」
「03plus」は自身のスマホやタブレットで会社の固定電話を発着信できるアプリです。
このアプリを使うと在宅勤務中でも快適に仕事ができ、生産性の向上につながります。
便利な機能についていくつかご紹介していきます。
- 工事不要
面倒な工事や設定は一切不要で、ネット上で申し込み、その後手元に届いたはがきの暗証番号を入力すればすぐに利用が可能です。
- 複数端末で使用可能
「代表番号」を利用すれば1つの番号を複数端末で共有できます。
「代表番号」に着信があれば設定しているすべてのスマホで着信が可能なため、対応漏れの心配がありません。
また同時通話可能数は、設定した端末分のため、他の誰かが通話をしている場合でも「代表番号」を使用して発着信が可能です。
- 時間外自動応答
土日祝日や営業時間外、また休憩時や特別な行事で営業を休止している場合などに自動応答でアナウンス設定ができます。
細やかなアナウンスをすることで、貴重な営業相手を逃しません。
社員にとっても業務時間外に電話がかかってこないため、クライアント都合の残業を防ぐことができます。
まとめ
在宅勤務は感染予防の効果が期待でき、私生活の時間が多くとれるというメリットがある一方で、環境が整っていないと生産性や集中力が落ちるデメリットもあります。
しかし、この記事でご紹介したコツを押さえておくと仕事の効率があがります。
ツールの導入は会社が導入しないと社員個人では始められません。
テレワークを社員に快適に行ってもらうためには、社員が何を不便に思っているかを広いあげることです。
どうしたら解決できるかと策を練るのもテレワーク成功のコツになるでしょう。
今日からでも取り入れられるものもあるため、「03plus」のような便利なツールを使用して仕事環境を整備してみてください。
