「テレワークを導入してみたら個人作業ははかどるけれど、チームで行うプロジェクトが思うように進まない……。」といった悩みを抱えていませんか。
テレワーク中にはオフィス内のように進捗状況を確認するような計画表はありませんし、会話でお互いの状況を把握することもできません。
オンラインのカレンダー機能を使えばスケジュールは把握できますが、細かな業務の進捗状況までは難しいでしょう。
本記事では、テレワークにおけるタスク管理のポイントと便利なツールを紹介します。
目次
テレワーク中のタスク管理の重要性
テレワークを導入済みの企業の管理職はタスク管理に頭を悩ませているのではないでしょうか。
テレワーク中は、通常のオフィス勤務よりもコミュニケーションを図ることはが難しくなります。
仕事の進捗状況だけでなく、テレワークを導入することで業務効率が下ってしまっては本末転倒です。
うまくタスク管理できる方法を模索する前に、テレワーク中のタスク管理の重要性について、今一度、確認してみましょう。
テレワークでありがちなタスク管理に関する課題
コミュニケーションの機会が通常勤務よりも減ってしまいがちなテレワーク。
タスク管理に関するありがちな課題としては、以下の2つが挙げられます。
【チームのメンバーが何をしているのかが分からない】
オフィスであれば、誰がどのような仕事をしているか、業務についてどのようなコミュニケーションを図っているかを目にすることができます。
しかし、テレワーク中には、そのように見えていたものが見えなくなってしまいます。
上司が部下のテレワークの様子をカメラで随時監視していても、どのような仕事をしているかまでは見ることができません。
上司は不信感を募らせてしまい、部下はそうした上司の態度を見て不満に感じることもあるでしょう。
見えないことから、不信感や不満が生じてきてしまう可能性もあります。
【チームのメンバーがどれくらい働いているのか分からない】
テレワーク中には働いている姿が見えないため、チームのメンバーがどれくらい働いているかが分かりません。
PC用のカメラやマイクしかチームのメンバーの様子を探ることができませんので、具合が悪いことを隠しているかもしれません。
体調不良になっていても気が付きにくいので声かけもできません。
上司に気付かれないようにさぼる部下もいるかもしれませんが、逆に休んでいるはずの時間に働き続けている部下がいるでしょう。
本人も気が付かないうちに過労状態になることもおかしくないのです。
カメラの映像やマイクの音声で気が付くくらいに状況が悪化してしまった場合には、元の体調をなかなか取り戻せないところまで悪化してしまっている可能性があります。
テレワーク中のタスク管理のポイント
テレワーク中のタスク管理の課題は、オフィスのようにチームのメンバーの姿が見えないことが原因でした。
見えないのなら、見えるようにすれば自ずと解決できることもあります。
どのメンバーが何をしているのか、その進捗状況はどうかといったことを「見える化」するのです。
通常のオフィス勤務よりも「報告・連絡・相談」をするように努め、その内容をメンバーで共有するといいでしょう。
上司は状況によって担当する業務量を調整したり、別のチームメンバーがサポートするよう手配したりすれば仕事がうまく回っていくでしょう。
必要時に連絡を取るのではなく、定期的にコミュニケーションを図る機会をあらかじめ設けてしまうことが重要です。
業務に関することだけではなく、在宅勤務であればペットや昼食の話など、たわいもない会話を通して緊張をほぐしていくことも大切になります。
SNSやチャットツールなどを利用して、息抜きができるような情報交換の場を設けることも有効です。
通常のオフィス勤務であれば、気軽に雑談するのですから、テレワーク中にもそのような環境を意識しましょう。
タスク管理ツールの導入も効果的
タスク管理のために試行錯誤をするのもいいですが、タスク管理のために作られたツールが存在します。
さまざまなタスク管理のノウハウを活かして作られたツールですので、業務効率の改善にもつながるでしょう。
タスク管理ツールでできること
タスク管理ツールでできる主なことは、タスクの「見える化」と、担当者の進捗状況の「見える化」です。
誰が何の仕事をやっていて、どんな状況にあるかが確認できます。
チームで使える主要なタスク管理ツール
タスク管理の重要性が分かっていても、管理の手法を学んで実践していくには時間がかかります。
ましてやチームの場合、タスク管理の方法を浸透させるには労力がかかりますし、やり方を改善しようとすればさらに困難でしょう。
タスク管理に特化したツールを用いれば、最初から最適な方法でタスク管理が行えるので効率的です。
たくさんあるタスク管理ツールの中でも、チームで仕事に取り組む時に使える主要なタスク管理ツール3つをご紹介します。
どれも無料版がありますので、気軽に使用感などを確認してみましょう。
Trello
Google（グーグル）やCostco（コストコ）にも採用されているタスク管理ツールが「Trello」です。
「Trello」は、オンライン上で「ボード」「リスト」「カード」というシンプルな機能でタスク管理します。
例えるなら、オフィスで使用するPCやデスク回りに貼ったタスクを記した付箋をチームで共有するような形式です。
オフィスで使用するタスクを記載した付箋の役割を「Trello」では「カード」が担います。
使い方もシンプルで、ボードを作成したら必要なメンバーを招集し、作業中もしくは完了の「リスト」に「カード」を並べます。
「カード」の内容には、そのタスクのクリア用件をチェックリストに記載できるので、単にタスクを達成しただけではなく、その品質の管理まで行うことが可能です。
さらに「カード」にはコメントも記載できるので、タスク名だけでは分からない内容まで他のメンバーと共有できます。
シンプルで利用しやすいので、テレワーク中にタスク管理ツールの導入も進められるかもしれません。
asana
「Asana」 は、小さなタスク管理から全体の大きなタスク管理まで可能です。
1つの共有スペースにチームの目標や計画、タスク、ファイルなどをまとめたら、それらをTODOリストのように見せたり、大きなタスクの中で小さなタスクがどのように存在するのかという形で見せたりすることもできます。
利用者が使いやすいように見せ方を選択できることが魅力です。
ITやクリエイティブ制作のワークフロー管理も得意としているので、同分野のタスク管理を考えている方は使い勝手がいいかもしれません。
jooto
法人やフリーランスなど業種・職種を問わず、利用しやすいことが評判を呼び、10,000以上の企業で利用されているのが「jooto」です。
「jooto」は1つのダッシュボードでプロジェクトを複数管理することができます。
チームメンバーの業務状況が簡単に見られるので、タスク管理がしやすいツールです。
オフィス外であっても、PC以外にもスマートフォンなどでタスクを確認できるので、テレワーク中でも問題ありません。
スマートフォンであればプッシュ通知機能が使えるため、チームのメンバーが更新した業務状況をリアルタイムで確認できます。
上司は部下の業務の進捗がリアルタイムで分かるので、常に監視するようなことはしなくていいですし、チームメンバー同士も、誰かの頑張りが分かれば励みになり「自分も頑張ろう」と思うでしょう。
タスク管理と同時に重要なのは「コミュニケーション」
タスク管理と同時に重要なのは「コミュニケーション」です。
タスク管理ツールで進捗状況を把握して、思うように進んでいないメンバーにいくらチャットにメッセージを送って改善を促しても、なかなか伝わらないかもしれません。
文字情報は真意が伝わらないこともありますし、両者の熱量もわかりません。
また、チャットは記録に残ってしまうので、状況が改善された後もネガティブな情報を何度も目にする機会をつくってしまいます。
気軽に「調子はどう？」と声をかけるには音声が最適です。
テレワーク中にWeb会議ツールで連絡を取ろうとすると、カメラ映りに配慮してお互い準備する時間が必要になります。
電話なら背景や身だしなみを気にすることなく相手とコミュニケーションを図ることができます。
社内外のコミュニケーションを支える「03plus」
社内外のコミュニケーションアプリとして「03plus（ゼロサンプラス）」が注目されています。
「03plus」はスマートフォンにアプリケーションをインストールするだけで利用できる電話アプリです。
社員の持つスマートフォンにアプリを入れることで、社員同士のグループ通話が無料で利用できます。
まるでオフィス内の内線電話のような感覚で音声でのコミュニケーションが可能です。
不明点を確認するような時も通話料を気にすることなくすぐに確認できるので、仕事もサクサク進められます。
さらに「03plus」は固定電話の代表番号を持つことができ、代表番号への着信をそれぞれのスマートフォンで受けられます。
電話の相手は固定電話の代表番号に電話を掛け、通常のオフィスと同様に電話応対をしてもらえるので、テレワーク中であることに気が付かないでしょう。
この機能があれば、電話応対の担当者もテレワークークをすることができます。
パーク保留も可能なので、内線電話機能を組み合わせればテレワーク中の社員や外出している社員に電話を取り次ぐことも可能です。
代表番号から発信することもできるため、テレワーク中の社員が相手先に自分の携帯電話番号を知られることなく電話ができることも大きなメリットとなります。
他にも、留守番電話サービスやクラウドFAXなども利用できるので、テレワーク中もオフィスと同様の電話に関連する機能を使うことが可能です。
テレワーク中の電話機能だけでなく、「03plus」を使うメリットがもう1つあります。
社員にテレワーク用の電話機を用意しなくてもいいということです。
テレワーク中に「03plus」のアプリを利用して業務関係の電話をしてもらえれば、社員への電話料金の支払いはアプリの利用料金を支払うだけで済みます。
社員の携帯電話の電話料金明細から、テレワーク中の業務で使用した電話料金を支払うというような複雑な作業も不要です。
料金は1台分で初期費用5,000円、月額1,280円（両価格とも税抜き）と安価に導入できます。
代表電話番号からの発着信や、内線電話を利用するなど「03plus」の機能を存分に発揮させるには複数台の契約がおすすめです。
その場合、5台で初期費用30,180円、月額5,180円（両価格とも税抜き）となります。
公式ホームページの「かんたん見積もり」で簡単にチェック可能です。
まとめ
タスク管理ツールと電話などの気軽にコミュニケーションができるツールを導入すれば、テレワーク中の業務効率がアップしそうですね。
テレワーク中のチームのタスク管理に悩まれている方は、まずは紹介したツールの導入を検討してみましょう。
