世界中で急速に感染が拡大した新型コロナウイルスによってテレワークを取り入れた企業も多いのではないでしょうか。
職場や通勤電車での感染を防ぎ、出社をせず仕事を行えるので、満員電車のストレスの軽減、通勤時間の短縮ができる等メリットがたくさんあります。
一方でテレワークになったことでストレスを抱えている人も少なくありません。
この記事ではテレワークになったことによってどのようなストレスがあるのか、また企業としてそのようなストレスに対してどのような対応ができるのかについてご紹介していきます。
テレワークを導入する際にぜひ参考にしてみてください。
コロナ禍でテレワーク・在宅勤務が急拡大
2020年の頭から少しずつ感染が拡がり始めた新型コロナウイルス。
3月11日にはWHOがパンデミック（世界的大流行）を宣言し、4月7日には日本でも7都府県に、同月16日には全都道府県に緊急事態宣言が出されました。
不要不急の外出を避け、密閉・密集・密接の「三密」を避けること、そして人との接触を8割減らすことが重要であるとされました。
このコロナ禍によって多くの企業で取り入れられたのが出社せずに勤務することのできるテレワークです。
ではテレワークにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
そもそもテレワークのメリットとは？
出社をしないで勤務することのできるテレワークには下記のようなメリットがあります。
・優秀な人材を確保できる
育児や介護、配偶者の転勤や自身の健康問題等で継続して勤務することが難しくなり、やむなく退社するという人もいるでしょう。
そのような人たちが働く場所にこだわらず自宅などで隙間時間に仕事を行えることができれば、継続して勤務することができ、結果として優秀な人材の流出を企業は防ぐことができます。
・オフィスのコストを削減できる
通勤が不要になるため、交通費を削減できます。
またオフィスの規模を縮小したり、印刷していたものを電子化することで印刷コストも削減することも可能です。
在宅で勤務することによって会社の照明や空調を使わないためその部分でもコストカットができます。
・BCP（事業継続計画）対策になる
日本は地震や台風などにより大洪水などが多い国です。
新型コロナウイルスだけでなく、そのような自然災害によって通勤が困難になった場合にも、テレワークを取り入れていれば事業を完全に止めることなく継続することができます。
・ワーク・ライフ・バランスの実現
在宅で勤務すると出社が不要になるため、通勤時間や、通勤準備に当てていた時間を大幅にカットすることができます。
それにより、家族や友人、恋人と過ごしたり、介護や育児をしたり、自分磨きをしたりと社員のやりたいことをやる時間を捻出することが可能になります。
感染拡大防止につながるテレワーク・在宅勤務
通勤のために満員電車に乗る必要がなく、自宅等で行うことのできるテレワークであれば密閉・密集・密接の「三密」を避けることができ、人との接触をすることを避けることができます。
そのため、職場でクラスターが発生するようなこともなく、新型コロナウイルスの感染拡大防止につながります。
テレワーク・在宅勤務の長期化でストレスの蓄積も
メリットのたくさんあるテレワークですが、一方で先の見えないコロナ禍の中、テレワークによりストレスを抱えているという人も少なくありません。
ではテレワーク中の社員にどのようなストレスが溜まっているのでしょうか。
生活環境の変化によるストレス
テレワークになったことにより、生活リズムが崩れた人は多くいるでしょう。
通勤時間がなくなった分、つい夜更かしをしてしまい、結果的に睡眠不足になってしまうケースもあるのではないでしょうか。
またテレワークになったことで、営業や通勤、ランチ休憩等で歩かなくなり運動不足に陥ります。
運動不足になることで自律神経に不調が起こったり、ホルモンバランスが崩れて気持ちが落ち込んだりということが起こるのです。
その他には家にこもりがちになることで、インスタントや冷凍食品に頼ったり、オンオフの切り替えが難しくなってランチを抜いたりということが起きます。
このような生活環境の変化によってストレスを感じる人がいます。
働きやすい環境が構築できない場合のストレス
仕事を行うための環境が整っておらず、ネット回線やパソコンが思ったように動かず途中で固まってしまう、システムにアクセスできない等でストレスを抱えることもあるでしょう。
また自宅に仕事をできる部屋がなく、リビングで家族がいる中仕事をしている人は思ったように作業が進まずストレスに感じる人もいるかもしれません。
育児や介護の合間に仕事をするために、仕事の効率が会社でやるよりも落ちることもあるでしょう。
テレビ会議で家族やペットが移りこんでしまい、周りに迷惑をかけていると思ったり、実際に上司に注意を受けてストレスを抱える人もいます。
その他にはテレワークになったことによって、家族間で育児や家事を手伝って欲しい側と、在宅でも仕事をしているから分担は難しいと思う側とで互いにストレスを貯めるということもあります。
コミュニケーション不足・孤独によるストレス
テレワークになったことによって、今まで顔を合わせて打ち合わせを行えていたものがウェブ上だけのやりとりになることで、伝達が思ったようにうまくいかずストレスになるという問題が生じます。
やり取りも対面で行っていたものからテキストコミュニケーションで行うことが増え、文面作成に苦手意識を持つ人はそれだけで時間がかかりストレスになるのです。
また対面で話していれば表情や口調で察することができても、文面では冷たい印象や怒った印象になってしまうということもあります。
その他には仕事で何か困った場合も気軽に質問できず、新入社員や社歴の短い社員は特に不安に襲われがちです。
また一人暮らしの人の場合は一人でもくもくと作業を行い、家にこもるので孤独感を感じやすいです。
web会議等を用いた場合でも、社内で行われているような雑談は一切なく、仕事の打ち合わせをすることに終始するため、仕事中のちょっとした息抜きもできず、このこともストレスにつながります。
仕事量・評価など不公平感に伴うストレス
テレワークでできる仕事量に個人差があり、仕事の配分が適切でないにも関わらず、給与には差がないという場合があります。
またテレワーク中の勤務態度や実績を評価するのが難しく、結果としてその評価が適切でないとストレスを感じる人もいるでしょう。
その他には郵便物を扱ったり、電話が多くかかってくる部署のため、それを受け取るためだけに出社をする場合もあります。
他部署ではテレワークを行っているのに、自分の部署ではテレワークの導入が難しいため出社せざるを得ないという状況になり、他の従業員と比べて不公平だと感じるのです。
従業員によって在宅か出社か選択をすることができればこのような不公平感は取り除くことができます。
しかし、今回のような新型コロナウイルスによる非常事態において感染が怖いから出社をしたくないのに、自分は出社しなければならないといった場合に、人はストレスに感じるのです。
従業員のストレス、企業にできる対策とは？
では終わりの見えないコロナ禍でテレワークをしながらストレスを抱えている従業員に対し企業ではどのような対策ができるのでしょうか。
従業員のストレスを緩和できる対策についてご紹介していきます。
テレワーク・在宅勤務中の環境構築を支援
まず事前準備として、テレワークに使うための機器やシステムの社員への支給を行いましょう。
仕事を効率よく行うためには、サクサク動くネット環境や、使いやすい機器は必要不可欠です。
従業員がテレワークをしやすい環境を構築してあげることで、社員のストレスを軽減することができます。
また必要書類にハンコが必要になることが多く、ハンコを押すためだけに出社をしているというケースもあります。
この機会に電子認証システムを取り入れ「脱ハンコ」することで、上司がその場にいなくても承認してもらえるようにしておくと、今後の業務でのストレスを軽減することが可能です。
こういった業務内容に対する見直しも重要となります。
機器の購入、システムの導入には経費がかかります。
各地方自治体では、テレワークを推進するために企業に対して助成金が支払われるケースがあります。
テレワークを導入する際には一度会社所在地の都道府県の助成金について調べてみるのがおすすめです。
チームワークを維持するための工夫
テレワークによって孤独を強めたり、顔を合わせないことでチームの雰囲気が殺伐としてしまうことがあるでしょう。
その場合はテレビ会議システムでランチ会をしたり、飲み会をすることがおすすめです。
仕事とは切り離して雑談をすることで、気持ちがほぐれたり、孤独感が解消されたりするきっかけになります。
時にはみんなでオンライン上で体操をしてみたり、お料理教室をしてみたりするのも良いでしょう。
テレビ会議で発言をするのが苦手な人も、そのような企画であれば参加しやすいかもしれません。
また上司や同僚同士でマンツーマンでテレビ会議をするのもおすすめです。
テレビ会議システムで大人数の中で発言するのは苦手だという人もいます。
マンツーマンで話すことで思わぬ悩みやストレスが出てくるかもしれません。
業務配分や評価手法の見直し
テレワーク中はオンとオフの区別が付きにくく、つい働きすぎるというケースが発生します。
業務配分が偏ることによって働きすぎの社員が発生しないよう注意が必要です。
勤怠管理システムを導入するなど、社員の勤怠を把握して正しい業務配分、給与を支払うことが大切です。
またテレワーク中は上司に働きぶりを見てもらえないため、正しい評価がなされないのではと不安に感じる人もいます。
テレワーク中の人事評価は「目標管理制度」に基づいた成果主義で行われることが一般的です。
これは社員自らが目標を設定し、その達成度によって評価を行うというものです。
この「目標管理制度」を導入する場合は評価項目を明確化することが大切です。
業務の成果や実績はもちろん大切ですが、テレワークならではのレスポンスの速さ、業務スピードも重要です。
また評価方法も統一することで、評価する人によって偏りがでないよう基準を設けることで、従業員のストレスが緩和でき安心してテレワークをすることができます。
自分だけ出社…の不公平感を生まないために
社内で他の人はテレワークをしているのに、自分だけ出社しなければならないというケースは社員にとって多大なストレスです。
例えば電話対応が多くあるため、その固定電話を会社で受電するためだけに出社するという場合です。
そのような時には、出社を伴う業務自体を見直す必要があるでしょう。
そこで、自分だけが出社しなければならないという不公平感を生まないためにおすすめのアプリがあります。
それが会社の固定電話を自身のスマホで受発信することのできる「03plus」です。
「03plus」で電話対応をクラウド化
「03plus」を利用すると会社の固定電話番号を自身のスマホで利用することができるようになります。
申し込みもスマホかパソコンで簡単にでき、スマホのインターネット環境を利用して、電話を行うため、電話回線は必要ありません。
そのため面倒な機材の購入や工事等も一切不要でストレスがかかりません。
ネット上から申し込みが可能で、決済を行った後に郵送で届くはがきの暗証番号を入力することで、すぐに受発信が可能になります。
「03plus」のオプションである代表番号を利用すれば1つの電話番号で複数の端末を使用して受信することができます。
また他の社員が通話中でも他の端末では代表番号で受発信が可能です。
代表番号の通話可能端末数は設定した端末数分あり、またIP電話のため番号の追加や、端末の変更も簡単でストレスなく行うことができます。
取得した番号はオプションでクラウドFAXとしても利用可能です。
クラウドFAXとは、FAXがアプリで送受信可能になり、受信したデータを携帯端末で管理することができるサービスです。
これまで、郵送されてきた書類を確認するためだけに出社を必要としていた人も、クラウドFAXに移行することで、在宅での勤務をすることができるようになり、ストレス軽減になるでしょう。
まとめ
様々なメリットがある中で、実はストレスを抱えている人も多いコロナ禍でのテレワーク。
社員が心身共に健康で効率よく仕事をしていくために、働く環境はとても大切です。
何にストレスがあって、そのストレスをどうしたら取り除けるのか、企業側が適切に対応することが求められます。
社員間で在宅で勤務できる人とできない人に分かれてしまうなど不公平感がでないように、「03plus」などのクラウドシステムを取り入れてみましょう。
ぜひ会社でテレワークを実施する際の参考にしてみてくださいね。
