テレワークは働き方改革の一貫として、これまでは大企業を中心に取り入れられていました。
しかし新型コロナウイルス感染拡大の影響で政府からテレワークが推奨されたことにより、多くの企業が一気にテレワークを開始しました。
今回は特に、さまざまな職種の中でも「営業職」に着目し、営業職をテレワーク化するメリットやポイント、便利なテレワークツールについてご紹介していきます。
目次
テレワークとは
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所にとらわれず柔軟な働き方ができることです。
「tele＝離れた所」と「work＝働く」をあわせた造語です。
テレワークは自宅で仕事を行う「在宅勤務」と好きな場所で働く「モバイルワーク」、サテライトオフィスを使用する「施設利用型テレワーク」といった方法に分類されます。
今までは、台風が迫っていても、大雪が降っていても電車が動いていれば会社へ出社するのが当然と言われ、会社に出社しないと仕事を行っていると認めてもらえませんでした。
しかし、リモートワークを導入する企業が増えたことにより、柔軟な働き方ができるようになったことで社員、企業どちらにもメリットが生まれたのです。
社員視点のメリットは満員電車に乗らないことによるストレスの軽減、通勤時間の短縮が大きく取り上げられます。
出勤の必要がなくなったため、自分の好きな地域に引っ越したという話を聞くようにもなりました。在宅勤務により、家族間のコミュニケーションが増えたたという話もあります。
自分の時間を多く確保できるようになり、まさにライフワークバランスの実現につながりました。
企業側にはオフィス関連のコストの削減が大きなメリットになると言われています。
また、今まで育児や介護、居住地の問題で縁がなかった優秀な人材を雇用する機会も生まれました。
営業はテレワークできる？
「お客様と直接対面する」ことが仕事のメインである営業にとって、テレワークは縁遠い物と思われていました。
しかし、新型コロナウイルスの影響で営業の仕事にも変化が起きています。
企業はテレワークで行う新たなスタイルの営業に取り組むようになりました。
テレワークで行う「営業」とは、どのようなものなのでしょうか。
営業をテレワークで行うメリット・デメリット
テレワークによる営業活動は、メリットだけでなく課題となるデメリットも抱えていると言われています。
それぞれどういったことが言われているのか、ご紹介していきましょう。
メリット
営業の1日は、お客様先への移動が多くの時間を占めていて、社内にいないことがほとんどでした。
しかしテレワークを導入することによって、商談や打ち合わせのための訪問はWEB会議で行うことが主流になりました。
そのため、今までの移動時間を営業活動のために活用できるようになったのです。
例えば、WEB会議での商談時間を長くとることができたり、WEB会議でアポイントメントを行うことで会える企業の数を増やすことが可能になります。
また、契約書類の整備や提案書の改善を行うなど、浮いた時間を利用して業務を効率化することができれば生産性が向上します。
生産性が向上すると結果的に残業が減り、ライフワークバランスが整います。
そうすると質の高い仕事が期待できるようになります。
社員にとっては、移動による様々なストレスから解消されますし、企業にとっても社員の生産性が上がることは結果、企業の利益向上にも繋がります。
デメリット
営業で、対面商談も行わないような完全なテレワークを導入する場合、ネックとなりやすいのはWEB会議を使った商談です。
まず、営業メンバーがこういったツールに慣れていない場合は、テレワークに移行しても上手く使いこなせないという問題が起きてしまいます。
また、WEB会議での商談は通常の対面商談とは異なる部分も多く、これまで対面商談で好成績を収めていたとしても、WEB商談で同じようにできるかというとそうではありません。
そのため、テレワーク移行が営業全体の生産性の低下や、成績低下に繋がってしまうおそれがあるのです。
さらに、商談相手の企業もWEB会議ツールを使う必要があるので、相手が慣れていない場合は敬遠されてしまう可能性もあるでしょう。
このほかにも、テレワークによって会社以外の場所で仕事をする社員が増えると、オフィスに電話をしても営業担当者に繋がらないというデメリットもあります。
メールでのやりとりが主流になってきたとはいえ、急ぎの要件だったり、電話で話す方が伝わりやすいといったこともあるでしょう。
コンタクトを取りたい相手とすぐに連絡が取れないということは、営業面では印象が悪くなってしまいます。
携帯電話など「個人」につながる連絡先の共有がこれまで以上に重要となるでしょう。
しかし、営業一人ひとりに携帯電話やスマートフォンを貸与するとなると、大きなコストがかかります。
テレワークによりオフィスの縮小化で賃貸コストが減っても、通信費が嵩むというデメリットが生じてしまいます。
営業のテレワーク化におけるポイント
営業のテレワーク化に対応するためには、営業活動の「オンライン化」を整備する必要があります。
個人に直接繋がる電話番号はもちろん、WEB会議ツールをはじめ、チャットツール、クラウドツールなどの導入が必須となるでしょう。
営業メンバーへのマネジメント
テレワークを実施すると、社員と管理者が顔を合わせる機会が減るため、マネジメントについても今までとは変わってきます。
出社していた時は勤務態度を直接みることが可能でした。しかし、テレワークになると社員がいつ仕事を開始して、いつ終了しているのかわからないといった問題も出てきます。
そこでまずは、勤怠管理システムの導入が推奨されます。
クラウドで利用できる勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォンなどクラウドにアクセスができればどこにいても利用が可能です。
顔を合わせる機会が減るので、社員同士や仕事上のコミュニケーションが低下してしまうというリスクを懸念する声もあります。
仕事をする上で、社内コミュニケーションはとても大切です。
そこで、チャットツールを導入することでにより、コミュニケーションの活性化が期待できます。
電話やメールよりも簡単にやり取りができるため、コミュニケーションを取りやすくなるでしょう。
ビジネス用のチャットツールには様々な物があるので、企業のスタイルや使い方に合ったツールを選ぶことが重要です。
営業活動においても、営業社員ごとの個々の働きぶりを「見える化」する必要があります。
営業支援ツール（SFA）などのクラウドツールを導入すると顧客リストや案件情報、予実管理といった、営業活動に関わる情報をリアルタイムで共有することができます。
こういったツールを使うことにより、営業活動を実際に行っているかどうかがわからないといった不安を解消することができるでしょう。
様々なツールを利用して、テレワーク中のマネジメントに活用しましょう。
テレワークのための環境整備
テレワークで滞りなく仕事を行うためには、会社と変わらない環境整備が必要です。
通信環境とデスクワーク環境を整え、パソコンやモニター、スマートフォンの貸与、様々なクラウドシステムの導入が必要となるでしょう。
クラウド上でファイルを共有したり、社内メールを送受信したり、業務を行う上でインターネットは必須となります。
通信環境を整える際には、セキュリティ対策もきちんと行わなければなりません。
社員や顧客の情報を共有する場合は、漏洩を防ぐためのシステム導入は欠かせません。
自宅が作業場のとなる場合でも、オフィスの外へパソコンを持ち出すので、会社の機密情報や顧客情報といったデータの紛失や情報漏えいのリスクを防ぐため細心の注意を払いましょう。
自宅にデスクワークの環境を整えるために、企業によってはテレワーク手当を支給していることもあります。
社員が円滑に仕事ができるように、テレワークのための環境を整えることは企業の重要な役目といえるでしょう。
顧客対応の方法
テレワークで営業活動を行うことは、今までとは対応方法が変わってくるため企業側の工夫も必要です。
営業といえばお客様と直接会って話をすることが当然でしたが、テレワークではWEB会議を利用した商談体制を作る必要があります。
WEB会議ツールには、ZOOMやGoogleMeetなど様々なものがあります。
お客様の会社でもすでに導入されていたり、使い慣れているツールの方が会話もスムーズに行えます。
新しく企業に取り入れる場合はやみくもに選ぶのではなく、顧客との親和性を考えて選ぶことも重要です。
電話対応についても、会社に出社をしないので固定電話にかかってきた電話をとることはできません。
テレワークにおいての電話対応にはどのような工夫を行えばいいのでしょうか。
営業のプライベートな携帯電話の番号をお客様に伝えることは現実的ではありません。
コスト面と考えると、個人に会社支給のスマートフォンや携帯電話を貸与することも、企業によっては難しいでしょう。
そこでおすすめなので、クラウドを利用した電話サービスです。
テレワーク中でも会社の電話が使える！「03plus」とは？
営業の仕事は他の職種と比べても、電話をの受信・発信ともに多いのではないでしょうか。
個人的な携帯電話の番号をお客様に教えることは禁止されている会社もありますので、基本的には会社の固定電話にかかってきます。
しかしテレワークを行うと、会社の固定電話に対応することができなくなってしまいます。かといって、電話対応のためだけに出社するという状況は変えていかなければなりません。
そのような場合も、営業担当者からお客様に電話をかけることがあっても、プライベートの携帯電話でかけることに抵抗を示す社員もいるでしょう。
お客様側からしても、突然見知らぬ携帯電話の番号からの着信は不審に思う可能性もあります。
こういった課題に対して、クラウド電話サービス「03plus」を活用するケースが増えています。
「03plus」とは自分のスマートフォンにアプリをインストールして利用するサービスです。
全国12都道府県の主要な46の市外局番、もしくは「050」から始まる電話番号を利用することができ、会社の固定電話の番号にかかってきた電話も自分のスマートフォンで受けることができます。
インターネットを利用するため、電話回線は必要ありません。
社員一人ひとりに個人の固定電話番号を付与することができるので、お客様に電話番号を伝える際は安心感を与える材料にもなるでしょう。
会社の代表番号を複数人で利用する機能も付いています。
設定を行えば複数台の端末で代表電話を利用でき、IP電話のため番号の追加や、端末の変更も簡単に行うことができます。
複数人契約をしている場合は、電話を保留にして他のメンバーの端末へ転送することも可能です。
従業員同士がバラバラの場所にいても、オフィスで勤務している時と同じ様に、通常の電話対応が可能になります。
部門別のグループ番号も必要に応じて追加ができ、社内間は内線も外線全て無料で利用することが可能です。
休日や営業時間外の問い合わせには、受付時間外であることを音声ガイダンスで通知することもできます。
お客様から電話がかかってくることが多い営業には、嬉しいサービスですね。
全ての電話番号に留守番電話の機能も付いているので、どこにいても再生することが可能です。
また、取得した番号はオプションでクラウドFAXとしても利用することも可能です。
FAXがアプリで受信可能になり、パソコンやスマートフォンに保存することもできます。
また、書類をスマートフォンのカメラで写真を撮影して、FAXとして送信することも可能ですきるので、書類のやりとりが多い営業には嬉しい機能ですね。
申し込みはスマートフォンかパソコンで簡単に行えます。
決済を行った後に届くハガキの暗証番号を入力することで、すぐに受発信が可能になります。
面倒な機材の購入や工事なども一切不要でストレスがかからず、テレワークへの移行もスムーズに行えるのではないでしょうか。
「03plus」で利用した通話料は企業側がまとめて支払うことができるため、面倒な経費精算が発生しないことも従業員にとっては嬉しいですね。
まとめ
テレワーク化が難しいと言われてきた「営業」ですが、様々なサービスを利用することによって営業のテレワーク化も実現できることをご紹介してきました。
企業はメリット、デメリットを理解し、Web会議やチャット、電話など、さまざまなツールを駆使して営業だけでなく、全ての従業員が滞りなく仕事ができるように整備する必要があります。
まずは、営業の業務にもかかせず、すぐに利用できる電話のサービスから取り入れていくのはいかがでしょうか。
