2020年に爆発的に感染が拡大した新型コロナウイルス。
そしてその感染予防措置として多くの企業で取り入れられた働き方が在宅勤務です。
家で働けるため、通勤の必要がなく感染予防にもなるというメリットがあります。
一方で、働いている様子を見ることができず、社員の業務状況を把握するのに困っている企業もあるのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが報告書を用いる方法です。
この記事では業務報告書のメリットや項目事項、報告方法などを解説します。
また、日々報告を行える便利なツールについてもご紹介していきます。
目次
在宅勤務中の社員の働きぶりをどう管理する？
在宅勤務では社員の働きぶりを見ることができません。
そのため、在宅勤務中の評価は業務の成果で行っているという会社がほとんどではないでしょうか。
しかし、業務の成果だけで評価を行っていては、社員は無理をして業務の成果をあげようとしてしまうかもしれません。
結果としてその成果をあげようと会社に隠れて残業をしたり、休日出勤をしたりという問題が起きるのです。
もちろん仕事で成果をあげるというのはとても大切なことです。
しかし社員にとってはどんなに努力をしても結果が伴わなければ評価をしてもらえないということになり、そのことが不満につながりかねません。
そこで社員の仕事の様子を確認する1つの方法として、監視をするという方法があります。
Webカメラで1日中社員の様子を見れるようにする方法や、監視ツールを導入して社員のパソコンの画面をランダムにスクリーンショットして上司に送る方法もあります。
また、ツールによっては「出勤」「着席」「離席」「退勤」というボタンがついているものもあります。
着席している間に、ランダムでWebカメラを用いてPC前の社員を撮って上司に送ります。
監視をするという方法は会社側からしたら管理しやすく、サボりを防止できるため良いかもしれません。
しかし、監視するという方法は社員に無駄な緊張感を与え、ストレスを抱える原因になります。
監視されているという緊張感から、逆にミスが起こることもあるでしょう。
慣れない在宅勤務で労働環境にストレスを抱えている社員も少なくありません。
また、会社から信頼をされていないという不信感をもつ原因になるため、おすすめできません。
そこでおすすめなのが報告書で日々の業務報告をするという方法です。
在宅勤務における業務報告書のメリットとは？
在宅勤務で報告書を作成することに、どのようなメリットがあるのでしょうか。
4つのメリットをご紹介します。
業務の進捗状況が把握できる
報告書を使用することで、社員が今何をしているのか上司が把握できるようになります。
在宅勤務のトラブル発生時に、誰がいつやった仕事なのかわからないということがあります。
しかし、報告書を使用していれば、何かトラブルがあった場合にも記録が残っているので対処しやすくなるのです。
このように在宅勤務中の業務を見える化できるというのが報告書を用いる大きなメリットでしょう。
業務プロセスの評価に活用できる
在宅勤務の評価が今まで成果のみだったのが、報告書を使用することによってプロセスも評価できるようになります。
社員も成果のみでなく、在宅勤務のプロセスを評価してもらえるようになるので、安心して業務を行うことができるでしょう。
会社としても報告書を使用することによって、社員を多面的に評価できるようになります。
労働時間を把握できる
在宅勤務時に問題になるのが社員の労働時間の管理でしょう。
社員も在宅勤務をしているとオンオフの区別がつきにくく、気付けば夜遅くまで仕事をしているということもあるでしょう。
報告書を用いることで、何時から何時まで勤務をしているのか会社側も把握できます。
終業時に報告書の提出を義務づけることで、仕事の区切りをつけるきっかけとなり、社員もメリハリをつけて仕事をできるようになります。
業務の課題点が発見できる
上司が社員の業務状況を把握できれば、業務の課題点を発見しやすくなります。
特に新入社員や社歴の浅い社員だと、突然在宅勤務になったことにより、仕事のやり方に不安を感じているかもしれません。
報告書を用いることで課題点を把握できるので、至らぬ点を指摘するだけでなく、その課題に寄り添い一緒に課題を解決することで新入社員や社歴の浅い社員も安心です。
業務報告書の主な内容と書き方
在宅勤務の報告書にはどのようなことを書いたらよいのでしょうか。
報告書の1番の目的は社員の業務の見える化です。
ここでは、書くべき項目とその項目ごとのポイントをご紹介します。
- 業務内容
業務内容の報告はもちろん、スケジュールが決まっているのであれば1週間分まとめて報告するとよいでしょう。
毎日場当たり的に業務内容を考えるのではなく、ある程度の予定を決めて仕事を行うことで、計画的に効率よく業務ができます。
在宅勤務は自分である程度自由に働ける分、少しだらけてしまうこともあるでしょう。
業務の計画をたてることで、そのようなことも防げるのでおすすめです。
- 進捗状況
予定をしていた仕事が予定通り進んでいるのか、予定より遅れているのかなどの進捗を報告するとよいでしょう。
例えばチームでやっているものが1人遅れることで周りに影響が出たり、あるいは1人でやっているものを抱えすぎて遅れが出たりということもあるでしょう。
業務の進捗状況が分かれば、それに応じて適宜対応が可能になります。
- 課題点や疑問点の共有
業務を進めていくうえで課題や疑問点があがることは社歴に問わずよくあることです。
そのようなことを報告書を通じ、誰かに相談できるようにするとよいでしょう。
在宅勤務中は1人で仕事をしているため、本当にこれで良いのか不安に感じながら業務を進めている人も少なくありません。
日々報告の中で課題点や疑問点共有できる機会があると、そのような不安感を払拭できるのでおすすめです。
- 始業、終業時間
社員の労働時間を管理するのが在宅勤務中に困難であると感じている会社も多いでしょう。
在宅勤務の労働時間も合わせて報告することを義務付けましょう。
またその報告書だけで管理するのではなく、メールや電話の履歴、パソコンのログイン、ログオフの時間を記録するのも有効です。
社員が隠れて残業をしていないか、労働状況を管理することも大切です。
万一残業を行っている場合は、事業所外での勤務であっても残業代を支払う必要があります。
時間外労働であれば25%増、深夜の時間外労働であれば50%増、法定休日労働であれば35%増の賃金の支払いが必要です。
社員の労働時間をしっかりと把握し、未払いがないよう気を付けましょう。
業務報告書の作成・提出方法とは？
一般的な方法としては、Excelやグーグルスプレッドシートなどを用いて報告するという方法です。
また1日の業務報告書をメールで文章として送るという方法もあるでしょう。
そこで大切なのが何を目的として報告を義務付けているのかきちんと社員に伝えること、そしてテンプレートを会社側が用意することです。
新入社員にとっては報告書を作るだけでも結構な時間がかかるという場合もあるでしょう。
文面でどのように書いたらよいかわからず、作成に無駄な時間をかけてしまうケースも少なくありません。
また、テンプレートは仕事内容によって変える必要があります。
会社側は部署や仕事内容に合わせてテンプレートを作成しましょう。
そこでおすすめなのが報告書を作成するのに便利なツールを導入することです。
ツールの活用が便利
報告書を作成するのにどのような便利ツールがあるのでしょうか。
例えば、ビジネスチャットと連携して業務日報を作成できるツールもあります。
事前に曜日や時間を設定しておくと、ビジネスチャットにボットから「今日の勤務時間は？」「今日の業務内容は？」「明日の業務内容は？」などの質問を投げかけてきます。
社員はその質問に会話形式で答えていくだけで報告書が完成します。
ビジネスチャットのチャンネルに回答を集約できるので、管理も簡単です。
自身で設定した目標作成して管理することも可能です。
また社内SNSのように使えるツールもあります。
社員間で報告書を共有できるほか、いいねやスタンプ、コメント機能などもあるので社内コミュニケーションを活性化できます。
日報以外にもグラフで目標達成率を表示できたり、カレンダーと連携してスケジュールを社内間で共有したりすることも可能です。
社員のスケジュールを共有できると、電話をかけて質問をしたい場合にもいつ電話をかけても平気なのか見える化できるのでおすすめです。
さらに、部署間でバラバラになりがちな日報を集約できる機能もあります。
他の部署と連携する必要がある業務が多い会社はこのようなツールを活用するとよいでしょう。
報告書だけでなく、業務マニュアルや社内ノウハウ、会議の議事録など社内のあらゆる情報を集約できるツールもあります。
ドキュメント作成のための機能に優れたエディタや、テンプレート、ファイルの中身を確認できる全文検索機能、組織規模に応じて設定できる権限設定など会社内の情報共有に必要な機能を網羅しているツールもあります。
報告書で報告された数値をグラフにして見える化し、会社側が管理しやすくまとめてくれる機能もあります。
無料で導入できる、または無料トライアルが設けられているツールあるため、社内の業務内容に合わせて導入を検討してみてください。
まとめ
業務報告を日々行うことはとても大切です。
今日1日何をしたか、客観的に自分の業務を思い返してみることで頭が整理されたり、課題点が見えたりすることもあるでしょう。
メールやツールをうまく用いて業務状況を社員間で把握しあうことで、円滑に業務を進めることも可能です。
しかし、文字のコミュニケーションだけでは時には冷たく感じたり、思っていることが伝わらないということもあるかもしれません。
そのような時は電話で連絡を取り合うのがおすすめです。
中でもおすすめなのが「03plus」です。
会社の固定電話を社員自身のスマホで使える便利なアプリです。
「03plus」を活用して通話を行うと、プライベートのものと分けて通話料金を清算できます。
月額1,000円のオプションをつけると10分以内の通話が無料でかけ放題になります。
通常30秒で20円の通話料金がかかるため、とてもお得です。
報告書のように業務状況を書面で記録を残すことはとても大切ですが、「03plus」のような電話アプリを用いることで、在宅勤務中でも気軽にコミュニケーションを取ることができます。
報告書では業務に関することのみを記載する必要がありますが、通話であれば時には雑談などリフレッシュを目的としたコミュニケーションも可能です。
大人数でのWeb会議も社員で顔を合わせて、業務の話をしたり、お互いの状況を確認したりということに役立つでしょう。
しかし、大人数の場ではなかなか自身の悩みを話しにくいということもあるでしょう。
「03plus」を活用して1対1で話すことで、課題点や疑問点が解決できるということもあります。
報告書の中では出てこなかった課題点や疑問点が出てくるかもしれません。
ぜひ報告書と合わせて「03plus」の便利なアプリを活用してみてください。
報告書を作成するためのツールや「03plus」のようなアプリはネット上で申し込みができ、即日導入できるものがほとんどです。
ぜひ在宅勤務を会社で導入する際の参考にしてみてくださいね。
