新型コロナウイルスの蔓延により、日本でも2020年4月16日に全国に緊急事態宣言が発令されました。それに伴い多くの企業で導入された働き方がテレワークです。
通勤が不要なことから新型コロナウイルスの感染予防になる他、いつでもどこでも働けることから、働き方改革のひとつにもなりました。
貴重な人材の流出を防ぐ働き方として、今注目の働き方といえるのではないでしょうか。
しかし、テレワークの導入にさまざまな課題もあり、そのうちの1つとしてプライバシーの問題があるでしょう。この記事ではテレワーク中のプライバシーにどのような課題があるのか、また従業員のプライバシー保護の方法やおすすめのアプリについてご紹介していきます。
目次
テレワーク環境下のプライバシー問題
テレワークを今回の新型コロナウイルスで取り入れた企業がほとんどでしょう。テレワークを取り入れたことによって、従業員は自分の生活エリアで仕事をすることになりました。
企業側は上司が部下の業務の様子を把握することが難しという問題があります。テクノロジーを用いて可視化することで、その問題の解決をはかりたいということもあるかもしれません。
しかし、そのような企業側のいき過ぎた監視は従業員のプライバシーを損ないかねません。
従業員へのプライバシー侵害問題が発生すると、従業員との信頼関係が崩壊し離職につながったり、企業のイメージダウンで最悪の場合市場価値の低下にもつながったりするる可能性もあります。
テレワークだからこそ、テレワークハラスメントにならないよう従業員のプライバシーを保護し、個人情報保護違反にならないよう注意しなければなりません。
テレワークでのプライバシー侵害の恐れ
では具体的に従業員のプライバシーを侵害しかねない企業側の問題としてどのようなものがあるのでしょうか。詳しくみていきましょう。
位置情報の取得
テレワーク中は業務の実態を上司が確認できないことから、さまざまなツールを用いて従業員を監視するという企業もあるでしょう。
実際に業務内容だけでなく、労働時間やGPSを用いて社員がどこでどのような作業をしたか企業側が確認できるツールもあります。
たとえば企業が従業員に貸し出している端末の位置情報を業務時間外にも把握している場合、従業員のプライバシーを侵害しているということになるでしょう。その上、個人情報保護法を犯しているリスクもあります。
実際に過去に裁判になっている事例もあるのです。従業員の位置情報をいつでも確認できるナビゲーションシステムを利用して従業員の居場所を企業が確認したことにより、プライバシーの侵害にあたるとして従業員が企業側に損害賠償請求を行いました。
裁判所の判決は、勤務状況を把握するためや災害などの緊急時に居場所を明確にすることなど一定の相応の合理性は認めたのです。
一方で、業務時間外である早朝や深夜、また退職後など従業員に労務提供義務がない時間帯での居場所のモニタリングは従業員に対する監督権限を濫用し、不法行為であるとの判決をくだしました。
通信内容の監視
従業員の勤怠をツールで管理する企業も多いでしょう。出勤したら「出勤」、退勤したら「退勤」、お手洗いやランチタイムには「離席」「着席」ボタンを押すことで勤務時間を把握できるというものです。
中には勤務時間だけでなく、ランダムに従業員のPC画面をスクリーンショットして上司に送るものや、Webカメラと連動していてPCの前の従業員の写真をランダムにとって上司に送るツールもあります。
そのようなツールを用いれば社員の勤怠管理は出勤している時とさほど変わらず、テレワークもできるようになるかもしれません。
しかし、そのような度が過ぎた監視体制を作ることは従業員のプライバシーを侵害し、無駄なストレスを与えたり、無駄な緊張感から生産性が落ちたりする可能性があります。
また社用のメールアドレスを利用して、私的なメールを仕事中にしていないかと考え、メール自体の監視を考えることもあるかもしれません。しかし、それもプライバシーの侵害にあたる可能性があります。
Webカメラのオン／オフ
テレワーク中のWeb会議は社内外問わず貴重なコミュニケーションの場として欠かすことができないでしょう。しかし、そこで注意したいのがWebカメラの取り扱いです。
Webカメラを使用すると、自室の様子を他の従業員に見られます。特に一人暮らしの女性や、家族と同居している場合は見られたくないと思う人もいるかもしれません。
そのような人に対して顔をうつすことやWebカメラをオンにすることを強要するのはプライバシーを侵害しており、テレワークハラスメントにあたるのです。
テレワークで従業員のプライバシーを保護するには
テレワーク中に従業員のプライバシーを保護するための取り組みとして、企業はどのような対策ができるのでしょうか。
プライバシー保護法の開示
第一にプライバシー保護法の開示をしましょう。企業側が現時点で従業員のプライバシーについてどのように考え、取り組みを行っているかその方法や仕組みを従業員に周知する必要があります。
その上で、テレワーク中の環境下において、従業員にむけたプライバシーに関する取り組みを再考する必要があるのではないでしょうか。
現状の調査を実施
現状、プライバシーの保護ができているか否かについて従業員へのヒアリングを行いましょう。
テレワークの環境下においてシステムのプライバシー関与度合いや業務の現状を評価し、理想とのギャップを分析して、対応施策を具体化して改善できるよう考えることが大切です。
社会通念に照らし合わせて、関与の度合いが適切か否か判断することも求められるでしょう。また取得されたデータや情報は部門をこえての利用も考えられます。現状評価を行う際には、複数部門の協力や連携が必要不可欠です。
相談できる環境の構築
相談できる環境の構築をすることが大切といえるでしょう。プライバシーを侵害されていると思っても、一緒にWeb会議をしている上司には相談できないこともあります。
プライバシーの相談窓口として従業員向けのホットラインを設置するなど、従業員も気軽にプライバシーのことについて相談でき、不平や不満をためこまないで済むでしょう。
従業員への周知
従業員へのプライバシーについての周知です。企業として取り組みを行っていても、現場の人間が知らなければ意味がありません。
たとえばWebカメラをオンにする場合はバーチャル背景を利用することをルールとして設けることもおすすめです。自室の様子を見られる心配もなく気兼ねなくWeb会議ができるでしょう。
他にはテレワーク用の簡易テントを利用することもおすすめです。ワンタッチで広げることができ、リビングに置くだけで自室のような空間ができます。
Web会議中に他の家族やペットがうつり込む心配もなく、自室を他の従業員に見られる心配もないためWeb会議に集中できるでしょう。
また端末を貸し出していたり、ツールやアプリを利用したりしている場合は業務時間以外の時間はツールやアプリの位置情報をオフにするよう周知するのがおすすめです。従業員側も休みの日や深夜に位置情報を企業に把握される心配がなくなります。
まとめ
テレワーク環境下では電話をする際には基本的に社用スマホを使うことが一般的でしょう。
しかし、今回のように突然テレワークになった場合には従業員全員分を用意することが難しく、結果的に従業員のスマホを代用しているということもあるのではないでしょうか。
ただ、従業員のスマホを代用するのはプライバシーの問題もあり、かつ清算する際に私的利用をしたものか、仕事で利用したものかの線引きが難しいということもあるかもしれません。
そのため、何の対策もせずに従業員のスマホをテレワーク中に利用することはおすすめできません。
そこでおすすめなのが、Webからの申し込みですぐにスマホで固定番号利用が可能になる「03plus」というアプリです。
「03plus」は利用の手続きも簡単でアプリをインストール後、契約電話番号とパスワードを入力するだけでログインができます。
プライバシーを保護できる機能の他、「03plus」には便利な機能もあります。
- Web電話帳
従業員のプライバシーを守るために特におすすめの機能がWeb電話帳です。
従業員自身の電話帳とは別に仕事用の電話帳をクラウド上に持つことができる機能です。個人の端末にはデータが残らないため、退職時などにも情報漏洩や紛失のリスクを抑えることができます。
- 代表番号
「03plus」には直通番号と代表番号の2種類の電話番号があります。
直通番号（基本ID、追加ID）が基本の番号で、スマホ端末1台のみで発着信が可能なスマホ直通の番号です。一方で代表番号は契約している全ての端末で発着信が可能な電話番号になっています。
代表番号を取得するだけで、1台の端末で2つの電話番号の発着信が可能になるので、直通番号は仕事用の携帯電話番号として、代表番号を会社の固定電話番号としての利用ができます。
- 転送電話
転送電話はかかってきた電話を指定した電話番号に転送できるサービスです。「電話秘書代行サービス」などにも転送できるため、電話に出られない時や不在時でも貴重なビジネスチャンスを逃す心配がありません。
- 10分かけ放題
10分かけ放題は1IDあたり月額1,000円で10分以内の通話であればかけ放題になるサービスです。通常の通話料は20秒30円のため、通話頻度が高い人にはおすすめのオプションといえるでしょう。
- クラウドFAX
「03plus」で取得した電話番号宛てに送られてきたFAXはサーバー側でPDF化されます。全てサーバー側でPDF化されて、送信処理をされるため電話が鳴ることはありません。そのため、仕事の手を止めることなくFAXの自動受信が可能です。
新型コロナウイルスの蔓延により、突然テレワークがはじまったためその運営自体に慣れていない企業がほとんどでしょう。
しかし、従業員のプライバシーに配慮した導入ができていなければテレワークハラスメントになりかねません。従業員のプライバシーを侵害することで、従業員のストレスの原因になることもあるでしょう。
従業員のプライバシーを守るための規則やアプリを導入し、従業員が気持ちよくテレワークをできるよう今一度自社のテレワーク中のプライバシーへの取り組みを見直してみてはいかがでしょうか。
