2020年、新型コロナウイルスが世界中で猛威を奮いました。
感染予防のために、在宅やサテライトオフィス等での勤務を可能にするテレワークを導入する企業が急激に増えました。
通勤のための準備や、通勤時間がなくなり、自分の時間が持てるという人がいる一方で、仕事のオン、オフの切り替えが難しくテレワークになってから残業が増えたという人もいるでしょう。
では実際のところ、テレワーク中の残業は何が原因で起きていて、またそれを防ぐためにどのような工夫をすれば良いのでしょうか。
テレワークとはどんな働き方？
そもそもテレワークとはどのような働き方をいうのでしょうか。
テレワークという言葉は「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語です。
情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した働き方のことをいい、時間や場所にとらわれず、どこでもいつでも自由に働ける働き方のことをいいます。
会社に勤務している被雇用者が行う「雇用型」と、自身で開業している個人事業主、小規模事業者が行う「自営型」があります。
「雇用型」のテレワークには、働く場所によって以下の3通りに分けられます。
- 在宅勤務
その名の通り、自宅で勤務を行うテレワークです。
通勤時間や通勤準備に当てる時間をカットでき、人との接触を避ける働き方として今注目されています。
また育児や介護、また配偶者の転勤等で離職を余儀なくされた人も在宅でならば仕事を継続できる場合もあり、企業側としても貴重な人材の流出を防げるというメリットがあります。
会社とはパソコンやメール、webカメラや電話等を用いて連絡を取り合い、仕事を行います。
デメリットとして、子どもや他の家族、ペットが在宅の中仕事を行うので、気が散ったり、ネット環境やワークスペースが整っていないと生産性が落ちたりということがあります。
- サテライトオフィス
サテライトオフィスと呼ばれるテレワーク用のオフィスや、コワーキングスペースを共同利用するなど、自分が今勤務している勤務先以外でのオフィスで勤務する働き方です。
在宅勤務と違い出勤をする必要がありますが、通常の勤務先よりも自宅に近い場合が多いため、通勤時間をカットすることができるというメリットがあります。
デメリットはサテライトオフィスを借りることによって、賃料や光熱費等の余計なコストが発生することです。
- モバイルワーク
通勤中や、出張先のホテル、出先のカフェに公共交通機関など場所にとらわれず自由に働くことのできる働き方です。
ノートパソコンやタブレット、専用のアプリやスマホ、携帯電話等で仕事を行います。
移動の多い営業職や、客先常駐の多い職種の方に多い働き方です。
時間や場所にとらわれず、自由に働けるというメリットがあります。
一方で、公共のWi－Fiを使用や、第三者がいるところで仕事を行うことで、情報漏洩のリスクがあるというデメリットがあります。
テレワークで残業が増える？
メリットのたくさんあるテレワークですが、一方でデメリットもあります。
その一つが残業が増える可能性があるということです。
テレワークでは働いている姿が上司に見えず、仕事の成果が評価に繋がります。
そのため、仕事の成果をあげようとこっそりと残業をする人がいます。
日中に集中して仕事をしているかどうか判断ができず、仕事と私生活のオンオフの切り替えが難しいため、残業を禁止している企業もあります。
そのような場合に出社時と業務量が変わらず、通常の勤務時に残業をしている場合は当然のことながら残業をしなければ1日の業務は終わりません。
労働組合の中央組織「連合」が4月以降にテレワークを経験した人1,000人にテレワークの際の残業の実態について調査を行いました。
その結果、「通常の勤務より長時間労働になることがあった」人が51.5％と過半数を超えました。
また「テレワークで時間外や休日労働をした」と回答した381人のうち、「申告しづらい雰囲気がある」「時間管理がされていない」等の理由で、「残業代を申告しないことがあった」という回答したは65.1％にも上りました。
他には「残業代を申告しても勤務先に残業代を認められないことがあった」とした人も56.4％と半数を超えています。
このように通常と違う勤務形態で、残業が増えているにも関わらず残業を申告できなかったり、申告したとしても支払われなかったりという実態が多くの会社であるのです。
そのような事実があるにも関わらず何も対応をしないと、従業員に不満が溜まるので企業側は対策をする必要があります。
テレワーク中の残業、どう扱う？
では企業は従業員にテレワーク中の残業で不満を感じさせないためにどのような対応をしたら良いのでしょうか。
4つの対応をご紹介します。
- テレワークをする際の残業規定を就業規則に記載する
残業代が発生する条件として、「就業規則にテレワークに関する定めが規定されており、これを遵守していること」があります。
そのため、就業規則を見直し、テレワークの時の残業規定を記載する必要があるのです。
残業をする際のルール作りをすることも大切です。
月〇〇時間までは可能、事前に申請があった場合のみ可能など、普段の働き方に合ったストレスのないルール作りをしましょう。
- 「事業場外みなし労働時間制」の活用
今回の新型コロナウイルスの蔓延によって、制度が整わずに突然テレワークになった会社も多く、管理する側もどのように対応して良いか迷うケースもあるのではないでしょうか。
テレワークは社外勤務のため、正確な労働時間を把握しにくいという問題があります。
そこで「事業場外みなし労働時間制」の活用がおすすめです。
これはその名の通り従業員が会社以外で仕事をした場合にも、あらかじめ決められた時間を働いたとみなす制度です。
1日8時間以上働いた場合には時間外労働となり、残業代を払う必要があります。
テレワークの時でも残業代は法定労働時間の1.25倍、月60時間を超えた分に関しては法定労働時間の1.5倍の賃金を払う必要があります。
また自宅で勤務を行う場合にも都道府県ごとに定められた最低賃金以上の賃金を払うことが大切です。
例えば東京であれば2020年10月現在の最低賃金は1,013円のため、月の残業が60時間未満であれば賃金の1.25倍である1,266円、60時間以上であれば1,520円以上の賃金を払う必要があります。
その賃金を下回っている場合や支払われていない場合は労働基準法違反となり、懲役や罰金が科されることもあるため注意が必要です。
参考：https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/jirei_toukei/chingin_kanairoudou.html
- 残業時間を把握するための仕組作り
従業員の労働時間を正確に把握するのは、雇用している側の責務です。
残業を把握するための仕組み作りを必ずしましょう。
そのための手段としてよく利用されているのが、業務日報です。
業務日報によって申告された時間が正しいものかどうか、メールやチャット、電話等のやりとりを確認して適宜実態を調査し、申告された労働時間と、実際の労働時間との間に乖離がないか確認することも必要です。
従業員の「隠れ残業」を防ぐために
では従業員の「隠れ残業」を防ぐためにはどうしたら良いのでしょうか。
4つの方法をご紹介していきます。
- 時間外や休日はシステムにアクセスできないようにする
テレワークを行う際は自宅やサテライトオフィスから会社のシステムにログインして仕事を行う方法や、ネットワーク上にあるデータを用いて仕事を行います。
そのシステムに時間外や休日にはアクセスできないようにすれば、仕事を行うことができないため、従業員の隠れ残業を防ぐことができます。
- 業務時間外の電話やメールの使用を抑制する
電話やメールはスマホやタブレットがあればいつでもどこでも確認できる一方で、業務時間外の業務が増える原因にもなります。
テレワークの時は電話やメールでコミュニケーションを日頃よりも多くとることで、仕事の相談をしやすくしたり、従業員が自宅で孤独を感じたりということを防ぐことができます。
しかし、無駄な残業にならないよう、業務時間内で連絡を取ることを意識していくことが大切です。
特に上司から業務時間外に連絡をしてしまうと、部下はすぐに返信しなくてはと思い残業に繋がります。
深夜や休日は電話やメールはしないというルールを社内で作ることが大切です。
また朝礼や夕礼を毎日行うこともおすすめです。
テレワークだと始業や終業の区切りが付けにくく、いつの間にか長い時間仕事をしているということがあります。
そのようなことにならないよう、メリハリをつけて仕事を行える仕組みづくりが大切なのです。
社員がテレワークで孤立をしないように、タスクや問題点を社員間で共有しましょう。
また上司は部下の顔色や声の調子で様子を確認することも忘れないようにしましょう。
- 残業自体を禁止する、必要な場合は許可制にする
テレワークを会社で導入する際に、テレワーク時のデメリットである公私のオンオフが難しい点等を説明た上で、残業自体をそもそも禁止にするのも手です。
禁止にする場合には隠れ残業を防ぐために、メールやチャット、電話等のやりとりを確認して、社員が本当に残業をしていないか実態を調査することも大切です。
ただ禁止にしてもどうしても残業をしなければ終わらない仕事や、クライアントの都合上業務時間外に業務をしなければならない事情が発生することもあるでしょう。
そのような場合には事前に残業の許可を取る許可制をルールにするのがおすすめです。
そのルールを作る際には、いつまでに、誰に、どのような許可を得るのかを明確にし、簡単なルールにするのがコツです。
そうすることで、従業員も気軽に利用でき、申請が煩わしいから隠れて残業をする等の問題を防ぐことができます。
- 長時間労働をしている社員へ注意喚起をする
残業を多くしている社員に対して、定期的にweb会議システム等を用いて面談を行うことが大切です。
その際にただ注意喚起をするだけでなく、家のネット環境や、テレワークをする際の仕事のスペースが整っているかどうかヒアリングを行い、従業員がなぜ残業をしているのかの原因を一緒に探り、解決できることは一緒に解決していこうと働きかけることが大切です。
テレワークは孤独なもの。
知らず知らずのうちにストレスを抱えている従業員も多くいます。
一方的に注意喚起を行い、従業員の不満に繋がらないように注意しましょう。
まとめ
新型コロナウイルスの蔓延により、急速に広まったテレワーク。
緊急事態宣言後に慌てて導入した企業も多いのではないでしょうか。
総務省の行った「ICTによるインクルージョン実現に関する調査研究」によれば、テレワークを利用する際の課題として「会社のルールが整備されていない」という回答が全体の 49.6％であったとしています。
従業員の残業を防ぐために、策を講じたくてもその会議もままならず、従業員の隠れ残業に対応ができていないという場合も少なくないでしょう。
またテレワークを行うための機器の準備もできず、従業員が私物を利用しているというケースもあります。
他には通話料やデ―タ通信料の清算についても公私どちらで使ったかの区別を付けるのが難しく、結果的に従業員側が全額負担をしているというケースも少なくありません。
そのような場合におすすめのスマホアプリが「03plus」です。
面倒な工事や手続き等は一切不要で、スマホで申し込むだけで、会社の固定電話を従業員のスマホで使用できるようになります。
スマホから申し込みを行い、その後届いたはがきの暗証番号を入力するだけですぐに発着信が可能になります。
「03plus」を使用した仕事での電話代は、従業員が私的利用した電話代と分けることができるので、清算も簡単です。
web電話帳を使えばスマホの電話帳の他に従業員間で共有の会社用の電話帳を持てるので、情報の流出や、間違えて消去をしてしまう心配もなく安心して利用できます。
業務時間外には業務時間外のアナウンスを流すことができるので、業務時間外に会社の電話に出る必要もなく、従業員がテレワークの時に残業をすることを防ぐことも可能です。
突然のテレワークに準備ができず、困っている事業者の方は「03plus」のようなweb上で申し込むことができ、すぐに導入することのできるシステムを導入することがおすすめです。
今テレワークを行っていない会社も、いざという時のための準備をしておくと安心です。
ぜひ「03plus」を活用して、従業員がテレワークを行いやすい環境を整えてみてくださいね。
