テレワークに取り組む企業が増えていると聞き、未実施の企業の経営者や従業員の方は「うちの会社でもできるだろうか」と一度は考えたことがあるのではないでしょうか。
テレワークは実施する必要があるものとは思いつつ、二の足を踏んでいる状態の方もきっといらっしゃるでしょう。
そもそも、テレワークとは一体どのようなものなのか、少しおさらいしてみましょう。
- テレワークは「Tele （遠隔）」と「Work （働く）」という2つの英語を組み合わせた造語
- テレワークと呼ぶ勤務形態は、主に3つ
- 在宅勤務：社員が自宅で就業する
- モバイル勤務：会社の取引先のオフィス内、移動途中のカフェなどで業務に取り組む
- サテライトオフィス勤務：コワーキングスペースやサテライトオフィスで仕事をする
テレワークを始めるのに必要なものは、働くための場所と、これまでのオフィス勤務と同じ作業ができるデジタル機器です。
本記事では、そうした機器や環境など、テレワーク・在宅勤務で必要なものについて解説します。
目次
テレワークが急速に拡大
テレワークが急速に拡大したのは、新型コロナウィルス感染症予防対策で必要なものとなったからです。
オフィス内で多数の従業員がひしめき合って仕事をしている環境では、ウィルス感染リスクが高いとされているからです。
広いオフィスの場合は、従業員の席の間隔を空け、パーティションなどの唾液などの飛沫対策に必要なものを用意すれば対応できますが、面積の小さいオフィスの場合は感染対策に必要なものを用意しても配置するスペースがありません。
感染症対策ができない企業は、一部の従業員に別のオフィスに移って仕事をしてもらったり、業務に必要なものを渡して従業員の自宅で勤務してもらったりというような手段を取っています。
オフィス勤務とテレワーク勤務を交代制にして、一度に全員が感染しないような工夫をしている企業もあります。
テレワークのメリットとは？
コロナ対策としてのテレワークのメリットは、密な環境にいなくて済むことです。
コロナ禍以前は、在宅勤務については育児や介護などを抱える人やケガを負っている人、身体に障害のある人などが、出社しなくても自宅で業務ができるという点で必要なものでした。
モバイル勤務であれば、取引先のオフィスビル内や移動途中であっても仕事を進めることができることがメリットでしょう。
サテライトオフィス勤務のメリットは、取引先内や近くにオフィスがあることで、効率良く仕事を進めることができることです。
総じて、場所にとらわれることなく仕事ができるのがテレワークのメリットといえるでしょう。
テレワークを行うために必要なものとは？
では、テレワークを行うために必要なものについて、具体的に確認していきましょう。
作業を行うためのPC
テレワークに必要なものとして、まず挙げるのが作業を行うためのPCです。
経理・総務担当であっても、営業担当であっても、テレワークをするあらゆる業務担当者にとって必要なものでしょう。
ただし、業務内容によってPCのスペックで必要なものは異なります。
例えば、普段、総務担当者がオフィス系ソフトをかろうじて利用できるようなスペックのPCを、3Dデータを扱うような設計担当者が用いても、サクサクと操作することができません。
かといって、大容量のデータが扱えるようなハイスペックなPCを用意しておけば安心、ということでもありません。
デスクトップPCや大きくて持ち運びしづらい重量感のあるノートPCを営業担当者に渡しても、顧客先で顧客にPCを見せながら商談することは難しいでしょう。
PCは必要なものではありますが、何でもいいというものではありません。用途や使用環境に合わせてモデルやスペックを選びましょう。
スマートフォン
スマートフォンも在宅、モバイル、サテライトの3種のテレワーク勤務に必要なものといえるでしょう。
スマートフォンさえあれば、いつでもどこでもメールやチャット、電話などで社内外の人と連絡を取ることができますし、情報収集をすることもできるので必要なものです。
導入の方法はいくつかあります。
従業員が所有しているスマートフォンの利用料金を按分して活用したり、会社が契約した端末を支給したりする方法があります。
Web会議用のカメラ・イヤホン
ノートPCにマイクやスピーカー、カメラが内臓されていれば、Web会議に必要なものはそろっているといえます。
デスクトップPCを利用する場合には、そうしたWeb会議に必要なものが付属していないことが多いので、別途用意しておく必要があります。
さまざまな規格の製品がありますので、適した物を選択するのには意外に時間が掛かる場合もあります。
情報収集を行って、早めに準備を行いましょう。
製品をPCに取り付けて事前にテストを行っておくことも必要なので、心得ておきましょう。
ほかの機器に比べて小さく目立ちませんが、特にモバイル勤務の場合に必要なものはイヤホンです。
聞く機能だけではなく、口元にマイク機能が付いたものがベストです。
例えば、騒がしいカフェの中で仕事をしている場合、マイク付きイヤホンがあれば、クリアな音声を届けることができますし、音声も聞き取りやすいです。
在宅勤務の場合はペットや家族による生活音、サテライトオフィスの場合はほかの人が電話やWeb会議で話す声などを拾ってしまうこともありますので、マイク付きイヤホンは必要なものといえるでしょう。
安定したインターネット環境
テレワークをする際にPCのほかに必要なものといえば、安定したインターネット環境です。
サテライトオフィス勤務であれば、オフィス機能に必要なものが整えられているはずですので、安定したインターネット環境が備えられていることでしょう。
在宅勤務の場合は、すでに自宅で光回線などのインターネット回線を利用していてWIFIルーターも設定済みであれば、会社からノートPCなどを持ち帰ったらすぐにテレワークが始められますね。
もしもインターネット回線を契約していない場合には、新たに契約をすることも必要かもしれません。
普段の生活ではインターネット回線を必要としていなくても、テレワークには必要なものである場合、インターネット回線を利用できるモバイルルーターなどもありますので、検討してみるといいでしょう。
ただし、モバイルルーターの中には、一定の通信容量を超えると速度が制限されるものもありますので、プラン選びは慎重に行いましょう。
モバイル勤務の場合は、インターネット環境を備え、使用を許可しているような場所を訪れればインターネットを利用することができます。
Wi-Fiの使えるカフェやファミリーレストランであれば、食べ物や飲み物などで栄養を補給しながらPC作業を進めることができます。
コンビニエンスストアの中には飲食用のスペースを設けているお店もありますので、一休憩しつつPC作業を行うことも可能になりました。
電車内などの移動中に済ませておきたいPC作業がある場合、スマートフォンのテザリング機能を使えば、モバイル回線を使ってインターネットに接続することができます。
モバイル回線を利用する場合は、大容量のデータを送受信してしまうと携帯料金が高額になってしまうこともあるので注意しましょう。
徹底したセキュリティ対策
テレワークを実施する時に必要なものの中で、物ではありませんが特に考えておきたいことは、徹底したセキュリティ対策です。
オフィスであれば、部外者が立ち入ることができる範囲は決まっているので、セキュリティは保ちやすい状態です。
しかし、テレワーク中は、業務とは関係のない多くの人がいる中で仕事をすることになります。
業務に集中してしまうと、周囲への警戒心も薄まってしまいがちですので、注意が必要です。
具体的には、自宅以外の場所でPC作業をする時には、肩越しに画面の内容やキーボードのタッチが見えないようにする（通称：ショルダーハッキング）を防ぐようにします。
サテライトオフィスなどの場合、離席する時にはPCにロックを掛けたり、トイレなどに行く場合、PCをバッグにしまって持ち運んだりしましょう。
デジタル機器が盗難されて情報が漏れる恐れもありますので十分に気を付けましょう。
これからテレワークを始めようとする企業であれば、普段は社内で持ち出されることのない情報を社外に持ち出す必要が出てくるので、情報漏えいのリスクについて検討し、秘密保持規程を定めましょう。
すでにルールが定められている場合には、従業員がしっかり守ることができるような体制づくりができているかにも目を向けましょう。
在宅勤務の場合に必要なもの・あるといいもの
PCとインターネット回線、また、スマートフォンなどの必要なものがそろえば、テレワークが始められるとお伝えしました。
モバイル勤務やサテライト勤務は、既に整えられた環境や、適した環境を選ぶことができますが、在宅勤務の場合は、仕事をすることが想定されていない環境でテレワークをスタートさせることになります。
仕事がしづらいことが予想されますが、自宅ですので、必要なものをそろえれば、仕事をしやすい環境を自分でつくることができるともいえます。
在宅勤務の場合に必要なものや、あるといいものについてご紹介します。
作業しやすいデスク・椅子
在宅勤務を命じられた時、あなたは自宅のどこで仕事をするでしょうか。
株式会社リクルート住まいカンパニーが20歳から64歳までの男女1,098人に調査した「テレワーク（リモートワーク）に関する意識・実態調査」（2020年5月22日発表）によると、
テレワークの実施場所は、リビングダイニング（ダイニングテーブルを使う）が39％と最も多かったそうです。
次いで、リビングダイニングで仕事はするものの仕事専用デスクや仕事の専用スペースがある方が20％、書斎などの専用の部屋を持っている方は19％でした。
さらに、テレワークを始めたことがきっかけで、仕事に適した環境に自宅を整えている割合は70％に上りました。
自宅内に新たに書斎部屋を設けるのはたやすいことではありませんが、仕事に必要なものをそろえて、作業しやすい環境に整えていくことはそう難しくないはずです。
実際に最低限必要なものとして、作業をするためのデスク（テーブル）や椅子だけでもテレワーク仕様に変えられるといいですね。
厚生労働省は、「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」に基づいて、自宅でテレワークを行う時の環境について、整えておくべきポイントをまとめています。
テーブルと椅子について挙げている点をご紹介します。
【テーブル】
- 必要なものを配置できるような広さがある
- 作業中に脚が窮屈に感じないくらいの空間がある
- 体に合った高さ、もしくは高さの調整ができる
【椅子】
- 安定していて、簡単に移動可能
- 座面の高さを調整することができる
- 背もたれの傾きを調整可能
- ひじ掛けがある
可能であれば、テーブルを一回り大きなものに買い換えたり、高さを調整できる椅子を仕入れたりできるといいですね。
しかし、必要なものとは分かっていても、もしも自宅の環境でテレワークを行うのは一時的なことであると分かっているのなら、今ある家具で何とかしのぎたいところですね。
そのような場合に必要なものは、椅子の高さをするクッションや、角度を調整できるノートパソコンスタンドなどでしょう。
今あるものに少しアイテムを追加することで楽な姿勢で仕事をすることが可能になります。
追加のモニター
テレワークに最低限必要なものとしてテーブルや椅子を挙げましたが、普段、オフィス内で2つのモニターを使って作業している技術者などは、追加のモニターも必要なものといえるでしょう。
在宅勤務でも、社内にいる時と変わらない作業性を保つことができます。
スマホが会社の固定電話になる！「03plus」とは？
テレワークに必要なものの1つとしてスマートフォンを挙げ、従業員の所有するスマートフォンを利用し、費用を按分するという方法もあると先述しました。
しかし、実際のところ、自分のスマートフォンを使うことを快く引き受けてくれる従業員はあまりいないのではないでしょうか。
普段から、自分のスマートフォンを使って顧客に電話を掛けているような営業担当者は別として、プライベートの時間でも電話が掛かってくるかもしれないから自分の電話番号を社外の人に知られたくないという人が多いでしょう。
そのような時にはスマートフォンで普段の番号とは別に、固定電話の番号が利用できるアプリケーション「03plus」（ゼロサンプラス）のご利用をおすすめします。
「03plus」は、社員が所有するスマートフォンに市外局番入りの固定電話番号を付すことができます。
アプリケーション経由で社外の人に連絡すれば、相手先のディスプレイに携帯電話番号ではなく固定電話番号が表示されるので、相手先に携帯電話番号を知られることはありません。
もしも複数で契約する場合には、代表番号のオプションを追加すれば、複数人で代表番号を使って発着信ができます。
複数契約していれば、通常の電話のように応対している電話をいったん保留にしてほかの人のスマートフォンに取り次ぐことも可能です。
通常の電話と同じ対応ができるため、電話の相手に負担を掛けけることはありません。
さらに、複数契約をしていれば、アプリケーションの電話帳から内線相手を選択するだけで、内線電話機能も使用できるので、テレワーク中であってもコミュニケーションを円滑に図ることができます。
アプリケーションの機能とは別の話になりますが、電話の経費精算が簡単なことも魅力の1つです。
会社はアプリケーションの利用料金を負担すればいいので、携帯電話料金表を従業員から取り寄せて按分する必要もありません。
テレワークに必要なものの1つに、スマートフォンで固定電話の番号が持てる「03plus」のアプリケーションを含めて準備していくといいですね。
まとめ
デジタル機器や環境などテレワークに必要なものについてお伝えしました。
テレワークの実践にあたって不足しているものがあった場合は、こちらを参考に最適な環境構築づくりを進めていって頂ければと思います。
また、オフィスにいる時のように社内外とのコミュニケーションを取れるかどうかも重要です。
現在はIT技術の進化により、便利なツール・アイテムがたくさんありますので、フル活用して取り組んでみましょう。
