働き方改革の一環として注目され、テレワークの導入を検討する企業が増えてきました。
最近では、かつてないほどの猛威を振るう感染症によって一時緊急事態宣言が出された影響で、多くの企業が感染対策の一環としてテレワークの導入を進めました。
場所や時間にとらわれず生産性の高い働き方が実現できるとして、テレワークは一気に注目を集めています。
しかし、実際にテレワークの導入にあたっては、通信環境の準備や整備、セキュリティ対策、運用ルールの作成などクリアにすべき課題が多く、多くの企業が対応に追われて様々なコストがかかっているのが現状です。
また、緊急事態だったため、テレワークの環境整備が不十分のまま運用を開始してしまった企業も少なくないでしょう。
テレワークを導入しても「会社に出勤しないと出来ない作業があるため出社している」というような声もよく耳にします。
そこで本記事は、テレワークとは何か、テレワークのメリットと解決すべき課題などをクローズアップし、テレワークの導入を今後円滑に進めるためにどうすればよいかを解説していきます。
目次
テレワークには多くのメリットがある
テレワークは会社にも従業員にもメリットがあります。
テレワークのメリットを理解していくことは、テレワークを実施していく中でとても重要です。
では、実際にどんなメリットがあるのかを会社側、従業員側の2つの側面から見ていきましょう。
そもそもテレワークとは？
まずは、そもそもテレワークとはどんな働き方のことを指すのでしょうか。
一般社団法人日本テレワーク協会によるとテレワークとは以下のように定義しています。
テレワークとは、情報通信技術（ICT=Information and Communication Technology）を活用した場所と時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。
テレワークは働く場所によって以下の3種類の働き方に分けられます。
①自宅利用型テレワーク（在宅勤務）、②モバイルワーク、③施設利用型テレワーク（サテライトオフィス勤務など）です。
要するに、テレワークとはICTを活用して本来の仕事場以外の場所で就業すること、就業形態のことを指しているのです。
引用元：一般社団法人日本テレワーク協会
https://www.japan-telework.or.jp/intro/tw_about.html
テレワークの主なメリット
まず始めに、会社側から見たメリットを3つご紹介します。
会社側のメリットは、魅力的な職場環境を作り、中長期的にビジネスの競争力を高めることができることです。
- 離職率の低下
テレワークを導入することによって従業員の働きやすい環境が整備されれば、離職率の低下が期待できます。
育児や介護など、従業員のライフスタイルの変化による離職は企業にとって大きな課題です。そんな中でも、テレワークを導入すれば、継続して働ける可能性が出てきます。
現在、中小企業を中心に人手不足が深刻化する中で、人材の教育や採用にかかるコストは年々高くなってきています。
優秀な人材を失うことなく、活躍できるよう仕組みを作ることで、人事関連のコストを削減することができるでしょう。
さらに、中長期的に会社の競争力を高めることも期待できます。
- 生産性が上がる
テレワークで一番期待できる効果は、生産性の向上ではないでしょうか。
テレワークは、従業員が働く環境を自由に選択できるため、周囲の環境から集中力などを奪われることがありません。
そのため、これまで以上に仕事に集中できるようになり、効率的に成果を出すことができます。
また、通勤によるストレスなどが減り、会議や打ち合わせの移動など業務上で発生する様々な時間のロスを減らすことができます。
その結果、本来の仕事に十分な時間を充てることができ、結果として残業もほとんどなくなり、従業員が本来持っている力を発揮できるようになります。
- リスクが分散できる
従来の働き方では、地震などの災害が起こった場合、従業員が出社できないことで会社の機能が止まってしまう恐れがあります。これも、これまで大きな課題でした。
しかし、テレワークを導入すれば、災害などによって従業員が出社できなくなったとしても会社の機能を維持することが出来ます。
従業員がそれぞれの状況に合わせて仕事を進められるため、有事の際に会社はリスクの分散ができるのです。
次に、従業員側から見たメリットを3つご紹介します。
- 子育てや介護をしながら勤務ができる
子育てや介護をしながら仕事をすることは、従業員にとても大きな負担がかかり、大変なことでした。
特に子育てにおいては、待機児童の問題により、子どもを預けて働きに出ることができないという課題がありました。
また、小さな子供は頻繁に体調を崩すため、仕事を休まなければならない日も多くなり、業務に支障が出る場合もあります。
このようにいつ何があるかわからない環境では、落ち着いて働くことができません。
しかし、テレワークが導入されていれば出勤の必要がないため、そのような課題をクリアして、十分に働くことができるのです。
- ストレスの軽減
満員電車に揺られての朝の通勤は従業員にとっては大きな負担です。
特に、自宅が郊外など通勤時間が長い人にとっては、とても大きなストレスの要因となります。
通勤するだけで疲労がたまり、仕事のパフォーマンスを落とす原因になります。
出勤におけるストレスや負担を緩和できることは、テレワークの最大のメリットといえます。
心身ともに余裕ができ、ストレスが軽減されることで、メンタルヘルスにも効果的です。
- 突発的な業務が減り、仕事に集中することができる
テレワーク導入前のオフィスでは、急な来客やミーティング、電話などが入ることが多々ありました。
しかしテレワークであれば、基本的に自分の任された仕事以外の突発的な業務が入る心配がないため、目の前の仕事に集中することができます。
コロナ禍によってテレワークの重要度が高まる
新型コロナウイルス感染症の拡大を受けて、企業の体制や従業員の働き方が変化し、テレワークへの認識も変わってきました。
従前の日本では、どんな状況でも会社へ出社するのが当たり前、会社に出社しないと仕事ができないという認識が一般的でした。
しかし、コロナウイルス感染症の拡大を受け、リモートワークに踏み切る企業が増え、人々の意識も大きく変化しました。
従業員は、通勤する必要がないためプライベートの時間が充実し、心にゆとりを持つことができるようになりました。
また、会社もオフィスや設備にかかるコストが削減できるなど、テレワークを導入することで恩恵を受けています。
新型コロナウイルス感染症により、従前よりも柔軟な働き方が求められるようになり、テレワークの重要性が会社、従業員双方で非常に高まっています。
テレワークの解決すべき課題とは
一方で、テレワークを導入するにあたって解決すべき課題はいくつかあります。
解決すべき課題をしっかりと把握することは、テレワークをスムーズに導入するためにはとても重要です。
実際に、現在進行形でテレワークを実施している会社は、従業員の働き方がこれまでと根本的に変わるため、多くの課題を抱えているでしょう。
しっかりと課題を把握した上で、環境の整備や社内制度の設計を行うことがとても大切です。
テレワークで難しかった点とは
テレワークの導入で非常に難しかった点を会社側と従業員側それぞれ2つずつご紹介します。
【会社側】
会社側の課題の1つ目は、人事評価と社員のフォローです。
テレワークにより、これまでよりも成果主義になる可能性があります。
テレワークでは、従業員の仕事の様子や姿勢が見えないため、どうしても人事評価はアウトプットで判断せざるを得なくなります。
このこと自体は一概に良し悪しをつけられるものではありません。ただ、従来の働き方から大きな変化となる場合は、従業員の反発を招く可能性もあるため、注意が必要です。
また、成果の出ていない社員の行動を上司は見ることができないため、社員へのフォローも難しく、人材を育成することが困難になるのです。
2つ目の課題は、情報漏洩のリスクについてです。
テレワークではこれまでオフィス内で管理していた情報が、外部に持ち出されます。
パソコンの中に入っていた顧客データや個人情報などの重要なデータが流出するなど、情報漏洩のリスクが格段と上がってしまうのは大きな課題です。
個人情報などの重要な情報の取り扱いに細心の注意を払わなければならないことは言うまでもありません。
テレワークを実施している会社にとって最も考慮しなければならない課題ではないでしょうか。
【従業員側】
従業員側の1つ目の課題は、コミュニケーションの取りにくさです。
いくら便利なツールが揃っていても、距離が離れていると、どうしてもコミュニケーションの質は低下し、人間関係を疎遠にしてしまいます。
具体的には、他の従業員との接触する機会が減ることで、会社の状況や雰囲気を把握しづらくなります。
すると、仕事上で必要な情報共有が不足したり、仕事でわからないことや相談したいことがあっても相談しづらくなり孤立してしまう点にも注意が必要です。
2つ目の課題は、自己管理が難しいという点です。
リモートワークは自分で仕事の時間を管理しなければなりません。
そのため、成果を出すためについつい働きすぎてしまいサービス残業をしてしまう恐れがあります。
逆に、人目がないことで怠けてしまうケースも少なくありません。
仕事とプライベートな時間の線引きも難しくなる可能性もあるので、オンラインでの出退勤管理など、仕事とプライベートの時間の線引きを補助することが求められます。
テレワークを導入できないでいる理由とは
株式会社パーソル研究所が2020年3月9日〜15日に行った全国の正社員2万人規模の緊急調査「第一回新型コロナウイルス対策によりテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、正社員の13.2％、推計360万人がテレワークを実施していることがわかりました。
その内でテレワークを初めて経験した人の割合は47.8％という結果も出ています。
一方で、テレワークを希望したにも関わらず実施できていない人の割合は33.7％と、社員が望んでいても迅速に実施されない状況であることがわかります。
会社側がテレワークを実施できない理由の多くは以下の3つです。
1.紙ベースの業務や承認に印鑑を使用しており、テレワークの制度が整備できない：41.1％
2.接客などを伴うサービス業や工事などの現場での施工を行う業態では、出勤しなければ仕事ができない：39.5％
3.会社のセキュリティ対策の方針が進まない、テレワークを行うためのICTがなかなか整わない：17.5%
出典：株式会社パーソル総合研究所
「第一回新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」
https://rc.persol-group.co.jp/research/activity/data/telework.html
アンケート結果から見えてくるテレワークの課題と対策
ここでは、アンケート結果から見えてくる以下の課題について具体的な対策を紹介します。
業務管理や評価の難しさ
前述のとおり、テレワークだと従業員の仕事の進捗やプロセス、現在行っている仕事の負荷などが見えません。
そのため、会社で勤務しているとき以上に成果主義になってしまいます。
上記の課題を解決するためには、どのような方法があるでしょうか。
従業員の仕事の負荷や仕事の進捗などを把握するためには、仕事内容を遠隔で管理できるツールを導入する、もしくは従業員一人ひとりの業務範囲を明確にして与える「ジョブ型」を採用することで解決できます。
また、人事評価に関しては、人事制度を見直し、テレワークに合った制度を導入し、定期的にブラッシュアップしていく方法も有効的です。
ただし、仕事内容を遠隔で管理できるツールの導入は、常に監視されているというストレスを従業員が抱える恐れがあります。
「ジョブ型」の採用は、「自分がやらないと仕事が終わらない」という意識が強すぎると、オーバーワークに繋がる可能性もあることを留意して慎重に導入を検討をしたいですね。
集中して仕事ができる環境の確保
テレワークでは一日中ずっと家にいるため、仕事とプライベートの境目が曖昧になってしまうケースが少なくありません。これも課題の１つです。
自室があったり、PCと家族の団欒スペースが分かれていれば良いですが、分かれていない家庭も多いはずです。
そのような環境でテレワークで働いていると、今は仕事の時間なのかプライベートの時間なのか分からず、オンオフの切り替えが難しくなります。
この課題を解決するためには、出退勤のログを取れるツールの導入や、コミュニケーションツールを用いて、「今から出勤します」、「一時退席します」などの書き込みをして、他の従業員と情報を共有するといった方法で解決できます。
また、子育て中の家庭ではリモートで会議している間に子供が乱入することもあるかもしれません。
そのような場合でも、他の社員が気にせず会議を続けていたり、一時退席することもやむなしとするなど配慮をしてあげることも大切です。
社員間のコミュニケーション
出社せず、お互い顔を合わせないとどうしてもコミュニケーションの質は落ちてしまいます。
また、取り残された疎外感や孤独を感じてしまう従業員もいるかもしれません。
そのような課題をクリアするためには、プロジェクトメンバーごとでワークタイムを設定したり、コアタイムを設けるとよいでしょう。
その時間はいつでも社員同士が繋がれるようにしておけば、孤独感や疎外感を感じずに済みます。
セキュリティへの懸念
こちらも前述で記しましたが、テレワークを導入するに伴い個人情報などの重要な情報を持ち出されるリスクが伴います。
特にテレワーク用にとノートパソコンを持ち出す場合は、スパイウエアに十分注意すること、端末そのものを紛失しないように十分に気を付けることが大事です。
会社は、情報流出のリスクがあることをしっかり理解しておきましょう。
場所に縛られる仕事への対策
承認や決済に印鑑を用いる業態や、郵便や電話など場所に縛られる仕事は、テレワークを諦めなければならないのでしょうか。
いいえ、そんなことはありません。
印鑑は持ち出すことができない会社も多いですが、印鑑をデジタル印鑑に変更すれば、現物に囚われることなく仕事ができます。
また郵便や電話についても、サテライトオフィスを利用したり、転送サービスなどを利用すすことでリモートワークは可能になります。
接客を伴うサービス業に関しても、オンライン接客を取り入れれば可能です。
会社の業務に合ったツールを選択すれば、これまでリモートワークができないと思われていた仕事でもリモートワークが出来るようになるのです。
テレワーク中の電話に関する課題を解決「03plus」
前述の場所に縛られる仕事の中で出てきた課題の１つ、「電話」に関するツールをご紹介します。
固定電話を携帯電話で取れるサービス「03plus」をご存知でしょうか。
03plusは、従業員の持っているスマートフォンに固定電話を設定できるクラウドサービスです。
03plusは固定電話の番号を利用した発着信サービスですが、03plusを複数回線契約すれば、内線電話として社員間で使用することもできます。
固定電話の対応が課題でリモートワークの導入ができてきなかった会社も、このツールを取り入れればリモートワークで対応することが可能になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ハードルが高いと思われていたリモートワークも、上手にツールを利用して、１つずつ課題をクリアすれば問題なく導入することが出来ます。
まだ導入していない会社の方は、メリット、デメリットを理解した上で、会社や従業員が気持ちよく便利に働けるよう、リモートワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
