コロナ禍をきっかけに企業にテレワークが普及してきました。
テレワークを初めた当初は、自宅やサテライトオフィスで仕事をすることを新鮮に感じていた方も多いことでしょう。
しかし、テレワークでの仕事ぶりを振り返ってみたとき、効率を意識して思うような仕事ができたでしょうか。
本記事では、テレワークで効率が上がるケースと下がるケースの違いを紹介します。
より効率のいいテレワークのやり方を一緒に考えていきましょう。
目次
働き方として浸透する「テレワーク」
もともとテレワークという働き方を採用する企業は存在していたものの、感染リスクを低減する働き方の1つとして企業に急速に広まってきました。
メディアで耳にすることが増えたテレワークの1つ「在宅勤務」は、子育てや介護などで出社することが難しい社員であっても働くことができる方法として、以前から活用されています。
また、外出の多い営業マンが出先で持参したPCで仕事をする「モバイルワーク」もテレワークの1つです。
スマートフォンやタブレット端末などを使えば、電車内でも仕事ができます。
時間効率のいい働き方として外勤者がよく利用しているワークスタイルです。
さらに、企業が社屋とは別に設けたオフィスで仕事をする「サテライトオフィス勤務」も、テレワークといえます。
モバイルワークやサテライトオフィス勤務のように、デジタル端末の進化や社会環境の変化で、テレワークの形態も進化を続けているのです。
テレワークで効率が上がるケース・下がるケース
感染症予防にメリットが大きいと急速に拡大したテレワークですが、テレワーク中の業務効率が上がるケースと下がるケースがあります。
テレワーク中の業務効率には何が関与しているのか、確認していきましょう。
テレワークで効率を上げられるケース
仕事の効率が上がるテレワークの最たるものは「モバイルワーク」だと考えられます。
外勤の多い会社員がヘトヘトの状態で帰社し、デスクのPCを起動して見積もりを作成したり日報を書いたりするのは大変なことです。
出先のカフェでモバイルPCを使ってサッと必要な書類を仕上げて会社に提出すれば、直帰して体を休める時間が増えます。
健康であれば、仕事の効率もさらに上がることでしょう。
主軸の仕事に付随する業務を行うような「モバイルワーク」とは異なり、メーン業務を「在宅勤務」で行う場合はどうでしょうか。
オフィスで仕事をするような環境とさほど大差がないような環境で業務に取りかかることができれば、効率を上げることが可能です。
複数の社員が同所で働く「サテライトオフィス勤務」の場合は、通常のオフィスとさほど変わらない環境で仕事ができる可能性が高くなります。
テレワークで効率が下がってしまうケース
テレワークで効率が下がってしまうケースの1つとして、誰もが不安に感じるのは「さぼり」です。
上司が部下の「さぼり」を心配することもありますが、部下も自分の「さぼり」を心配しています。
自室で「在宅勤務」をするのであれば、自分好みのゲームやマンガなどの娯楽に囲まれた中で誘惑に打ち勝っていくのは困難です。
家族がいる中での「在宅勤務」であれば、さぼるつもりはなくても、宅配業者が尋ねて来たり、突発的な事態が起こったりして席を外すことがあるでしょう。
仕事をしたくないからさぼっているわけではありませんが「さぼりになるのではないか」という不安が付きまといます。
不安な気持ちを抱えたままテレワークに取り組むと、効率はなかなか上がらないでしょう。
一方、部下の「さぼり」を防ごうと、Webカメラで部下の姿を定期的に確認しているような場合、上司の仕事効率も高いとはいえません。
監視をする以外にやるべき仕事があるからです。
また、「在宅勤務」ではモチベーションが下がってしまいがちになることも、業務効率の低下を招いてしまうでしょう。
通常は、オフィスで同僚と進捗をマメに報告し、励まし合いながら仕事をしている人は、1人でモチベーションを高めなくてはなりません。
孤独な中でモチベーションを高めて仕事に打ち込み、効率を上げて成果を出すのはかなり難しいでしょう。
他にも業務効率を下げる一因として、テレワークをするための環境が整っていないケースも挙げられます。
在宅勤務の場合、通常オフィスで利用しているデスクとは異なり、PCや固定電話のような機器だけではなく文房具すら用意がありません。
オフィス環境ではないところでオフィスと同様に仕事をするのは、実はそう簡単ではないので、テレワークで業務効率の低下を招いてしまうことは大いにあり得ます。
それでも、制作や設計など1人でじっくり取り組むタイプの仕事であれば、必要な時に会社のメンバーと連絡を取ればいいかもしれません。
しかし事務職の場合は、作成した書類を上司に確認してもらい承認印をもらったり、承認された書類を郵送したりと、デジタルだけで完結しないアナログな作業が必要な場合があります。
電子印鑑などを用意していなければ、判を押してもらうために出社する必要が出てきます。
従来の業務よりも煩雑になってしまうと、その業務を担う社員のやる気もそがれてしまうでしょう。
このようにテレワーク環境が整っていない場合には、業務効率だけでなくモチベーションも著しく下がってしまう可能性があります。
個人のスキルによっても異なる結果に
テレワーク中の業務効率は、個人のスキルによっても結果が異なってきます。
テレワークになったことで、これまでよりも仕事の裁量が上がったという方もいるでしょう。
そのような場合、自発的に動ける方にとっては能動的に動き自分の力を発揮しやすくなるので業務効率も上がることでしょう。
また、もともと1人で黙々と作業するような仕事をしている方は、周囲の人から話しかけられたり電話を受けたりすることもないので、仕事に没頭できます。
元から営業担当として単独で行動している方であれば「モバイルワーク」と「オフィス勤務」の組み合わせだったものが、オフィスが「在宅」に変わっただけで、業務的にはさほど変化を感じないのではないでしょうか。
オフィス勤務時には必要のなかった能力が、テレワークでは必要になってきます。
例えば、どのような職種であっても、自律した生活ができたり自己管理が得意だったりする方が効率良く仕事を進めることができます。
また、「在宅勤務」をするのであれば、インターネットやPCのセッティング、Web会議ソフトの操作知識なども必要です。
逆に、テレワークをすることで、社員の新たな能力を発見することもあるでしょう。
例えば、Web会議は、通常の会議のように自分が発言するためにアピールする必要はありません。
好き勝手に発言してしまうと、Web会議が成り立たなくなってしまうからです。
発言を求められた時や発言したい時に挙手をして、落ち着いて意見を述べることができます。
これまで埋もれてしまいがちだった人の発言から新しいアイデアが導き出されることもあるかもしれません。
テレワークで作業効率が落ちるのはなぜ？
テレワークで作業効率が落ちるのは、ごくシンプルに言えば普段の勤務とは異なる環境で仕事をしなくてはならないからです。
これまでお伝えしてきたように、効率が下がってしまう原因には、大きく分けて「心理面」と「環境面」の2つがあります。
テレワーク中の作業効率を上げるために必要なこと
テレワーク中の作業効率を上げるために必要なことは、業務効率が下がってしまう原因の1つ1つを取り除いていくことです。
【心理面】
職場の仲間と気軽にコミュニケーションを図ってモチベーションを高め合えるようにして、孤独に陥る社員がいないように配慮します。
定期的に会議を開き、自ら発信をしないような社員に対しても発言の機会を設けて、全員の進捗を確認するようにしましょう。
【環境面】
インターネットに関する知識など、これまでオフィス勤務では必要のなかった知識や技術については会社が最善のサポートをする必要があります。
この際、アナログな作業を見直して、オフィスでもテレワークでも業務が滞りなく進められる環境を整えてみるのもいいでしょう。
電話はアプリで！「03plus」で効率が上がる理由
テレワーク中で業務効率を上げるには心理面と環境面への配慮が必要だということがわかりました。
オフィス勤務と同じような状況で仕事ができるようにすることが大切ということです。
テレワークでもオフィスと同様のコミュニケーションツールが利用できると重宝されているのが、固定電話の番号を持つことができるスマートフォンアプリ「03plus（ゼロサンプラス）」です。
個人事業主や一般家庭向けであれば1台分で初期費用5,000円、月額1,280円と安価に導入できます。
同様に5台で初期費用25,000円、月額4,880円、10台で初期費用50,000円、月額9,380円で利用できます（価格は全て税抜き）。
「03plus」のホームページにある「かんたん見積もり」で価格がわかりますので、お試しください。
「03plus」でなぜテレワークの効率が上がるのか、その理由をお伝えします。
まずは、社員の持つスマートフォンに「03plus」のアプリを入れるだけで、社員同士のグループ通話が無料でできることです。
テレワーク中に不明なことがあった場合にも通話料を気にすることなく、すぐに確認できるので、業務効率も上がるでしょう。
気軽に電話できる環境を整えておけば、テレワーク中に陥りがちな孤独感や不安にさいなまれることなく仕事に集中できます。
次に、固定電話の代表番号を持つことができ、その番号への着信を手元のスマートフォンで受けられることがとても便利なことです。
固定電話の代表番号をテレワーク中に受けられれば、電話の相手にはテレワーク中であることを気付かれにくく、余計な気を使わせることもありません。
さらには、代表番号からの発信も可能なので、同様に電話の相手先に違和感を与えずに済みます。
個人が代表番号で受発信可能なだけでなく、パーク保留もできます。
通常、電話応対をしている担当者もテレワーク可能なのです。
内線電話機能と組み合わせれば、外出している社員に取り次ぐこともできます。
オフィスがなくても、オフィスのような電話の機能を実現可能なのです。
他にも、クラウド型の留守番電話やFAXなども利用できるので、通話機能以外にも電話関係の機能をオフィスがなくても問題ありません。
従来から固定電話を利用している企業であれば、取引先との関係もあるため、同じ番号を利用したいと考えることでしょう。
市外局番によっては番号移転サービスを利用できますので、起業したり新たな事務所を設けたりするような電話回線自体を新規契約する以外にも、「03plus」の代表固定電話番号を利用可能です。
テレワーク中だけでなく、オフィス勤務に戻った時にもそのまま同じサービスを継続し続けることができるのも魅力でしょう。
テレワーク中に「03plus」を社員が使うこといい理由はもう1つあります。
テレワーク用に社員に電話機を用意しなくてもいいということです。
社員に自分のスマートフォンにインストールした「03plus」のアプリを利用して業務関係の電話をしてもらうのです。
社員の電話料金明細から業務の電話をピックアップしてもらうような細かい作業は必要なく、アプリの利用料金を支払うだけなので精算業務の効率にもつながります。
まとめ
テレワークで効率が上がるケースと下がるケースについて考察してきました。
「業務内容的にテレワークへの移行は簡単だろう」と考えていた方、思ってもいなかったようなリスクが潜んでいたことに気づいたのではないでしょうか。。
いくら準備をしても抜け落ちてしまうことや、想像もしていなかったような不具合も考えられます。
どのような場合でも、社員同士がコミュニケーションを図ることができる環境があれば安心です。
社員が連携を取り合い、業務効率アップに向けてアイデアを出しながら、いいテレワーク環境を築いていくためにぜひ参考にしてみてください。
