テレワークによって在宅勤務を行う際、インターネット回線を使用することになります。すると、気になるのが、その通信費や電気代などの光熱費です。
そのほかにも、従来どおり出社していたら発生しなかったさまざまな費用があります。在宅勤務を行ううえで、このような費用は誰が負担するべきなのでしょうか。
目次
テレワークと在宅勤務
コロナ禍以前から政府が推進してきた働き方がテレワークです。
テレワークとは、会社以外の離れたところで時間や場所の制約を受けずに働くやり方ですが、そのテレワークの一つの形態が在宅勤務になります。
2018年時点の調べですが、テレワークを導入する企業の約3割が在宅勤務として導入しているとのことです。
在宅勤務で対応できる業務には、以下のように大きく3種類に分けられます。
1つ目は、他者とのコミュニケーションなしで一人で完結可能な種類の業務です。ネットにつながるパソコンさえあれば完結できる業務なら、わざわざ出社せずとも在宅勤務で十分対応できることがわかります。
2つ目は、働いた結果を業務の成果で判断できる種類の業務です。たとえばデータ入力なら、入力されたデータという客観的に成果を判断できる要素があります。同じく、プログラムなど成果物がある種類の業務は、在宅勤務に適した業務です。
最後の3つ目は、従業員の裁量によって遂行される要素の大きな業務です。プログラマー、ウェブデザイナー、ライターなどIT系・クリエイティブ系の仕事に当てはまるものが多いでしょう。そのほか、研究、開発、企画、経理なども従業員自らの裁量でできる仕事が多いため、在宅勤務に向いています。
なお、在宅勤務を導入する企業でも、その導入レベルはさまざまです。週に1～2日という少ない頻度で導入する企業もあれば、育児中の従業員など対象者を限定したケースもあります。
一方で、月のほとんどを在宅勤務で過ごし、出社するのが月に数日程度という企業もあるように、在宅勤務の導入状況は千差万別です。
テレワーク中のコスト
テレワークにもいろいろな形態がありますが、以降、在宅勤務を想定して論を進めます。
では、テレワーク中、つまり在宅勤務中に発生するコストについて、どんなポイントを確認しておくべきでしょうか。
テレワーク時の給与
まず誰もが気になる給与ですが、こちらはテレワークであろうと出社する場合であろうと同じです。
テレワークを導入することによって業務時間や業務内容などの労働条件に変更がある場合を除き、変更の必要はありません。
社外で発生する費用
テレワークで従業員が各自の自宅で仕事をするようになると、社外でさまざまな費用が発生します。テレワークで使用するパソコンやICTツールなどの費用、また、それを使用するための通信費や電気代なども発生するコストです。
こうした費用を誰がどのように負担するかについては、会社と従業員との間であらかじめよく話し合っておき、就業規則に定めておきましょう。
特に、コストを従業員が負担しなければならない場合は、はっきり就業規則に規定する必要があります。そのことについては、後ほど詳しくお伝えしましょう。
テレワーク時に支給しない手当
一方、テレワークにすることによって発生しなくなるコストも考えられます。代表的なコストが通勤費です。
これまでは従業員がオフィスに出社するのに、電車やバスなどの公共交通機関を使用する場合は、その運賃を通勤手当の形で支給していました。
それがテレワークで在宅勤務になるということは、通勤しなくなるわけですから当然、その手当も支給する必要がなくなると考えるのが自然です。
ただ、これまで支給していた通勤手当を支給しなくなるにしても、それについて会社と従業員で事前によく話し合い、合意に達しておく必要があります。
一般的に通勤手当に関しては、公共交通機関を用いて通勤する従業員に、1か月の定期券の金額に相当する金額を支給するなどとの記載が就業規則等に記載されています。
他の手当と違って通勤手当の場合、電車やバスの運賃など実際にかかった金額（実費）分を支給するとしている企業が多く、また、たとえば1か月3万円までなどと上限が定められていることも多いです。
上限を定めた実費での支給ということは、通勤の必要がない場合には支給しないとの決断は妥当でしょう。
ただし、テレワークの実施前に、向こう数か月分の定期券をすでに購入してしまっている従業員がいるケースも考えられます。
この場合、その定期券の期間の大部分が在宅勤務で通勤の必要がないとしても、「通勤手当は実費分だからその費用は従業員の自己負担とする」などと一方的に告げるとトラブルのもとです。
従業員が納得できるよう、なるべく余裕を持って事前に告知しておくべきでしょう。
在宅勤務中の通信費や光熱費はどうなる？
先ほども少し触れましたが、在宅勤務中に発生する通信費や光熱費は誰が負担するのでしょうか。
また、テレワークに必要なために新たに購入しなければならない機器の代金などもありますが、こちらはどのように扱うべきなのでしょうか。
労働基準法では「就業規則次第」
在宅勤務とは、文字通り従業員が実際に生活を営む自宅で勤務に当たるという性質がありますから、そこで発生する通信費や電気代等の光熱費の取り扱いについては、会社と従業員との間で事前に取り決めを結んでおく必要があります。
在宅勤務の導入が会社主導であれば、発生する費用は会社がすべて負担するべきではないかとの考えもありますが、そのような義務はありません。
ただし、どのような場合に会社が費用を負担し、逆に、どのような場合では従業員自身が負担しなければならないかということは、就業規則にて規定しておかなければなりません。
労働基準法の第89条第5項には、労働者に食費や作業用品費などの費用の負担をさせる場合、それについての事項をはっきり就業規則にて規定しておくべきとの記述があります。
ちなみにこのような事項を、会社が何らかの定めをする場合は、就業規則に必ず記載しておくべき事項ということで、「相対的必要記載事項」と言います。
ですので、在宅勤務によって発生する通信費や光熱費の一部でも従業員に負担させるケースでは、事前に必ずその旨を就業規則に定めておかなければならないということです。
切り分け困難な場合は手当支給
テレワークの導入によって必要になる機器があります。
たとえばテレワークの前提としてパソコンは必要ですし、ウェブを通じて会議などを行うならヘッドセットやマイク等もそろえなければなりません。
こうした現物を調達する備品については、一般的に会社がその費用を全部負担する場合が多いです。
また、オフィスでそれまで使用していた会社のノートパソコンなどを、在宅勤務でもそのまま続けて使用するケースでは、それにかかる通信費は業務上発生するコストですので、会社が負担するのが望ましいでしょう。
ただ、上記のように簡単に切り分けられないコストもあります。
たとえば、在宅勤務の場合、従業員が自身で契約する通信回線を使って業務を行うことになるパターンが多いですが、その際の通信費はどう考えるべきでしょうか。
また、テレワークを行うのに十分な回線設備ではなかったため、在宅勤務用にわざわざ工事して通信回線を設置した場合の費用はどうでしょう。
これらのケースでは、業務上使用した費用と従業員個人のプライベートな目的で使用した費用とを完全に切り分けることが困難です。在宅勤務の頻度が週1～2日程度と低ければ、従業員の負担としても特に問題にされないことも多いでしょう。
しかし、在宅勤務の頻度が高くなり、たとえば週5日フルタイムで在宅勤務をすることになった場合、通信費をすべて従業員負担とするのは従業員の理解を得られない可能性が高いです。
また、在宅勤務をできるようにするために新たに通信回線を引いた場合、その費用は会社が全額負担すべきとの考えがある一方、その回線は従業員が今後、個人で利用できるようになるため、一部の費用は従業員に負担させるべきとの考えもあります。
いずれにせよ、上記のように業務とプライベートの切り分けの難しい通信費については、従業員がいったん全額支払うものの、会社も手当という形で一定の金額を支給するという形が一般的でしょう。
回線の工事費用は、従業員が個人で利用できる事情を考えて、大部分会社負担ながら一部は従業員が自己負担するというケースもあります。
また、通信費だけでなく、電気代や水道代などの光熱費も切り分けの難しいコストです。在宅勤務となると、会社で仕事をしていたこれまでなら発生していなかった電気代や水道代が新たに発生します。それをすべて従業員に負担させるのも問題です。とはいえ、業務上の必要で使用した分と個人で使用した分を厳密に切り分けることは困難です。
この場合も、通信費と同じく、在宅勤務の頻度が低いならば従業員の個人負担とし、頻度が高くなると会社も手当を支給して従業員の負担を軽減するというのが妥当な方法でしょう。
もう一つ、通信費や光熱費とは別に、環境整備のための費用もあります。
昨今のコロナ禍で、在宅勤務がメインとなり、かつ、長期間になるような場合、どうせならオフィスと同じぐらい快適な作業環境にしたいとの思いから、従業員からさまざまな声が上がることが予想されるでしょう。
たとえば、「マルチモニターにしたい」や、「キッチンのテーブルじゃなく、パソコンデスクで作業したい」などです。
それで生産性がアップするなら会社も費用を負担するのが妥当ですが、これも上記の項目と同じく切り分けの難しいコストです。ただし中には、環境整備のための一時金などと数万円程度を支給する企業もありますから、費用負担の軽減目的で手当を新設することも検討すべきでしょう。
電話の通話料を切り分け可能に！2つの方法
電話代も切り分けの難しい項目ですが、電話の通話料を業務用とプライベート用に簡単に切り分けができるようになる方法が2つあります。
会社用携帯の普及でデバイスごと切り分け
一つ目は会社用携帯（スマホ）の支給です。これを完全に業務用としてプライベートな使用を禁止して支給すれば、通話料の公私を簡単に切り分けられるようになります。従業員にとってもプライバシーを不必要に干渉される心配がなくなるためメリットのある方法です。
個人携帯にICTツール導入
もう一つの方法が、個人のスマホにICTツールを導入する方法です。
従業員全員にスマホを支給するのは大きな出費ですが、従業員の私物のスマホを活用できるなら大きなコスト削減になります。専用のツールを用いれば、通話やメールなどでビジネスと個人の領域を完全に分けて運用できますので、費用の切り分けも容易になるでしょう。
スマホでも固定電話番号が使える！
固定電話というと、NTTに加入して電話回線を引いてもらうというのが従来あった唯一の方法ですが、今ではその従来の概念を覆すような新しい固定電話サービスが登場しています。そんなサービスの一つが「03plus」です。
03plusとは、インターネット回線を使用してスマホで固定電話番号を使えるようにしたサービスです。東京03や大阪06などの市外局番を取得し、スマホでその番号での発着信ができるようになります。ネット環境さえあれば電話機でもアプリでもすぐに利用でき、面倒な電話工事の必要もありません。
これまでも電話の転送サービスはありましたが、03plusはそれとは違います。転送サービスの場合、転送するのに通話料が発生してしまうので着信が増えるほど負担が大きくなります。03plusは、アプリを使ってネット回線で電話を着信するため、どれほど着信しようと通話料は一切かからないのです。
03plusなら簡単に固定電話番号を発行できます。事務所を持っていないくても、所在が確認できる書類等があれば作れるので、テレワークやバーチャルオフィスに最適です。
まとめ
業務上の必要から発生する費用は会社が負担するのが一般的ですが、切り分けの難しい項目では、従業員が支払い、会社は手当を支給することによって対応するなどの方法があります。
従業員が費用を負担するケースでは、事前にそのことを就業規則に定めておくことに注意してください。
なお、在宅勤務にも役立つスマホで固定電話番号を使用できる03plusについても、この機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
