自宅やサテライトオフィス、外出先のカフェなどで行うテレワークが普及するにつれ、グループウェアを利用する機会も比較的に増えてきています。
本記事ではグループウェアの基本を解説し、おすすめ10選を比較しながら紹介します。
すでに知っているグループウェアでも、提供するサービスがアップデートされているかもしれません。比較しながら用途にぴったりのグループウェアを探しましょう。
目次
グループウェアとは？
グループウェアは、企業や団体などの組織で活動するメンバーが業務やスケジュールを確認でき、さらに書類データなどの資料を共有するためのシステムです。
これまでのようにオフィス環境で一緒に働くのであれば、スケジュールはホワイトボードに記入されたものを確認し、資料は社内の棚のファイルや社内サーバに置かれたデータで確認できました。
IT化の波に乗り、比較的に早く組織のペーパーレスを実現させ、グループウェアを活用して、紙を使わずデータでやりとりできる環境をすでに作っていたという場合もあるでしょう。
テレワークの導入が進んだことで、グループウェアの利用は加速しました。ICT化が進み、コミュニケーションツールとしての機能が比較的拡充したため、グループウェア1つでコミュニケーションが関わる業務がカバーできるようになってきています。
ワークフローを作ってメンバーに共有したり、アイデア出しやノウハウ提供などの機能を持たせたりしているものも登場するなど、グループウェアは進化を続けています。
グループウェアの導入メリット
グループウェアはさまざまな機能を備えていることが分かりましたが、実際に導入することで得られるメリットも多岐に渡ります。
情報共有の効率化
グループウェアが備えているチャットや掲示板などの機能を使えば、必要な人にベストなタイミングで広報したり、資料を共有したりできます。
メールで資料を送信する時のように、宛先欄にメンバーを1人ずつ追加していくというような比較的地味で手間の掛かる作業は不要です。
該当の部署やチームなどの宛先を一括で選択できるので、簡単な操作で資料や情報を共有できます。
アラート機能を備えたグループウェアの場合、資料の共有と同時に通知も行われるので、メールと比較してもメンバーの見落としを防ぐことができます。
多くのグループウェアで、ファイル共有のためのURLを発行可能です。共有通知を受けたメンバーは、表示されたリンク先を見に行くだけで、サーバ内のフォルダを探す必要もありません。
タイムライン機能を搭載したグループウェアも多くあるため、社員と経営層が双方向のコミュニケーションを図れるという大きなメリットもあります。
事務作業の効率化
共有された資料を共同編集する機能が付いたグループウェアは、データが更新された場合には日時と共にログが記録されるものもあります。
情報を更新する必要があるようなデータの場合は、いつ、誰がデータをどのように修正したのか記録されるので比較できて便利でしょう。
変更履歴を確認できるので、万が一、改悪されてしまったときでも、変更前のデータと比較しながら、元に戻すことができる機能を備えたものもあります。
ペーパレス化の実現
グループウェアの導入で効果が見込めるのはペーパーレス化です。紙ではなく、データで書類を管理するので、ペーパーレス化が実現できます。
重要な書類だけ紙に印刷するという習慣は比較的に根強く残っていましたが、昨今は電子印が普及し始めていますので、徐々に完全なペーパーレス化が実現していくことでしょう。
マルチデバイスに対応していれば、社内で利用しているPCはもちろん、社外でスマートフォンやタブレットなどのデジタル端末を使ってアクセスが可能です。
テレワークでのグループウェアの必要性
グループウェアはテレワークをするのに必須でしょう。テレワークでもオフィスと同じように自由自在に必要なデータを引き出して加工したり、共有したりできるからです。
円滑にテレワークを進めるためには、テレワーク用にグループウェアを導入するのではなく、日頃の業務でグループウェアを活用しておく準備も必要です。
事前準備ができていなければ、テレワーク中に「必要なデータがない」「メンバーに情報を共有しようにもどうしたらいいか分からない」なとどいったことになりかねません。このような状態ではテレワークどころではなくなってしまいます。
テレワークの実施を検討した段階から、グループウェアを比較・検討し、操作慣れするためにも比較的早めに導入するとよいでしょう。
おすすめグループウェアを徹底比較
グループウェアの導入を検討する前に、どのような機能があるのか比較する方もいるかもしれません。たくさんのグループウェアがあり、比較するのが大変で挫折してしまっている状態という方もいるのではないでしょうか。
グループウェアの機能はどんどんアップデートされていくので、比較検討を行っても最新機能を追いきれていないという場合もあるでしょう。
こちらでは、おすすめする10のグループウェアを最新情報を交えて比較しながら紹介します。ぜひ、ご自分の用途を思い浮かべながら比較検討してみてください。
Google Workspace
Googleが提供するビジネス用のグループウェアです。旧名称は「G Suite」で、現在は「Google Workspace（グーグルワークスペース）」になっています。
普段、Googleのサービスを個人利用されている方なら、比較的にシームレスに移行できます。
メールの広告表示機能などがないなど、より充実した機能が使えることに加え、アップデートによるさらなる利便性の向上も期待できます。
組織の規模に合わせて、Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterpriseの4つのプランから選択可能です。4つのプランを比較すると、おおよその機能は同じで、データ容量や利用人数が異なります。
14日間のトライアル期間が設けられていますので、使い心地を比較しながら体感してみるのもいいでしょう。
Google Workspace（旧称 G Suite）: ビジネス向けのコラボレーション ツール
サイボウズOffice
「サイボウズ」の名称を耳にしたことがある方は多いのではないでしょうか。なぜなら、グループウェアのサイボウズが発売されたのは1997年。日本のグループウェアでは先駆け的な存在で、日本の働き方やニーズに合わせてアップデートを続けて20年以上も経つからです。
「サイボウズ Office」は、スケジュールやファイル管理、メッセージ、報告書、タイムカードなどの本格的な機能が備わっています。
クラウド版は1人500円、5ユーザーから契約できるとあって、比較的に価格を抑えて始めることができます。
パッケージ版もありますが、2021年9月と間もなく販売が終了し、2027年9月でサポートが終了します。30日間無料でトライアルできますので、日本発のグループウェアを試してみましょう。
サイボウズ Office | 中小企業の“チーム力”を強化するグループウェア
Aipo
カレンダーやチャット、タイムカード、報告書など、豊富な機能を持つグループウェアが「Aipo（アイポ）」です。
さまざまな機能の中から1つだけでも利用ができる柔軟な料金プランが魅力で、1,600社超の企業が利用しています。
「グループウェアを導入するにはハードルが高いが、普段から不便に感じているものだけ取り入れてみたい」といった、比較的、組織の都合に合わせた利用が可能です。
機能単体で利用できる手軽さがありながら、さらに機能を複数選択して14日間のトライアルもお試しできます。
Garoon
前述の「サイボウズ Office」と「Garoon（ガルーン）」は同じサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。
「サイボウズ Office」が中小企業向けグループウェアで数人から300人までの利用を推奨していることに比較して、「Garoon」は数十人から5,000人以上 の規模でも利用可能な大規模向けのグループウェアという違いがあります。
対応言語について比較すると、前者は日本語のみ、後者は日本語に加え、中国語、英語に対応しています。
組織の活動エリアやメンバー、規模感を比較して「サイボウズ Office」と「Garoon」のどちらにするか選ぶとよいでしょう。
パッケージ版のオンラインデモをすぐに試すことができ、使用感を確認できるほか、クラウド版も30日間の無料お試し、パッケージ版を自社のサーバーにインストールして60日間無料で試せるプランもあります。
サイボウズ Garoon（ガルーン）- 10名から数万名まで使えるグループウェア
J-MOTTO
4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービスが「J-MOTTO（ジェイモット）」です。
月額3,000円で、基本サービスの複数人で利用するグループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」を利用できます。他にも、あらゆるビジネスで役立つ選べるオプションサービスが魅力です。
10人以下のユーザー登録数であれば、ディスク容量100MBまでで年払い20,000円で利用が可能です。20人以下の場合は、ディスク容量200MBまでで月額3,000円、年払いであれば30,000円と手ごろです。
これまでに約4,000社、ユーザー数13万人と豊富な実績があり、通話料が無料の電話、メール、チャット、無料セミナーで、専門スタッフが導入前後もサポートしてくれます。
手ごろな価格でも始められますが、最大3ヶ月間の無料トライアルが可能なので、グループウェアを活用しながらじっくりと検討することが可能です。
HotBiz8
「HotBiz（ホットビズ）8」はテレワークを支援するクラウド型のグループウェアです。
暗号化通信（SSL）を標準で導入していて、通信データの盗聴対策がされていますので、テレワークでの利用も安心です。
50ユーザーの利用時（月額）10,000円、40ユーザーの利用時（月額）10,000円（1人あたり250円）と、比較的に低価格なことも魅力です。
オプション機能として、所有する交通系ICカードや社員証によるIC打刻など、便利な機能も追加できます。全ての機能を60日間、無料で試せることも安心です。
クラウドグループウェア HotBiz8 がテレワークをサポート!
WaWa Office
「WaWaOffice（ワワオフィス）」は、ワークフローやデータベース、営業日報などの機能から名刺管理まで、企業活動の細部まで対応したグループウェアです。
「ASP・SaaS・ICTアウトソーシングアワード2009受賞」「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度を取得」など、技術力からセキュリティーのまで評価されています。
サーバの監視は24時間365日、有人で行っているので安心して利用できます。14日間の無料トライアルも可能です。
WaWaOffice｜業務改善に役立つ拡張性の高いグループウェア
desknet’s NEO
「desknet’s NEO」は、スケジュール管理、ペーパーレスなど中小企業から官公庁まで、さまざまな職場の課題をオールインワンで解決できます。
430万人の利用者数という実績も持ちます。基本アプリケーションを27種備え、あらゆる規模、業種、業態で利用可能です。30日間無料でトライアルできます。
Zoho Connect
「Zoho Connect（ゾーホー・コネクト）」は、26人から100人のユーザーで1ヶ月120円から、最大25人のユーザーで1カ月3,000円と安価で始められるグループウェアです。
人と人をつなぎ、グループ化して効率良くコミュニケーションを図ることで生産性を上げていきます。仕事だけでなく、さまざまな組織のプロジェクトにも有効です。Googleカレンダーやドライブ、Appear.inなどの連携機能もあります。
Zoho Connect | チームコラボレーションソフトウェア
iQube
6年間で22倍に急成長し、大手通信会社など、約9,000社が活用している「iQube（アイキューブ）」。
無料版は機能が制限されていることが多い中、基本アプリケーションが使用でき、10人まで利用できる無料プランが新たに設けられました。多くの企業が活用しているグループウェアに触れてみるチャンスです。
グループウェアとあわせて活用したい「03plus」
グループウェアは、オンライン上でさまざまなコミュニケーションを図ることができ、データも自由自在に取り扱えることが魅力です。
しかし、固定電話やFAXなどの従来型のオフラインのツールには対応できていないと考えられます。
グループウェアの活用に加えておすすめしたいのは「03Plus」という固定電話の番号をスマートフォンで持つことができるサービスです。スマートフォンにアプリを入れるだけで、代表番号を使った発受信や内線電話の利用が可能になります。
オプションでインターネットFAX機能を持たせることもできます。
グループウェアと「03Plus」さえあれば、テレワークでもまるでオフィスにいるようにスムーズに業務ができるでしょう。グループウェアを比較しながら、「03Plus」も検討してみてください。
