会社の利益を最大化するためには、売上を伸ばすとともにコスト削減が重要です。常にコスト削減を意識していれば、企業の業績が悪化したときも損失を最小限に止められます。
全国的に普及してきたテレワークですが、このコスト削減につながることをご存知でしょうか。
本記事では、テレワークがコスト削減に効果的な理由を解説します。コスト削減について悩みを抱えている方は、参考にしてみてください。
目次
コスト削減の重要性
コロナ禍で経済状況の先行きが不透明な中、多くの企業がさまざまな面でコスト削減に取り組んでいるのではないでしょうか。ここでは、コスト削減実施の重要性についてまとめます。
利益拡大
「利益」とは、「収益」から「コスト」を差し引いたものです。売れる商品を開発してどんなに収益を伸ばしたとしても、費用がたくさんかかっているようでは利益を伸ばすことはできません。
逆に言うと、効果的なコスト削減をできれば、企業の利益を拡大できます。収益とコストは企業の存続と成長のための両輪ともいえるでしょう。
新たな投資
コスト削減によって捻出した資金は、新たな投資に回すことができます。今後成長が見込める分野に投資することで、さらなる利益拡大が期待できるでしょう。
コロナ禍のいま、打撃を受けた事業のコスト削減に尽力し、Withコロナ時代にマッチした事業を新たに展開している企業なども耳にします。
テレワークの実施がコスト削減につながる？
アフターコロナでもテレワークを続ける企業がある一方で、「テレワークを導入したいが金銭的な余裕がない」という悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。テレワークには企業・社員の両方にとってさまざまなメリットがありますが、導入時は確かにコストがかかります。
しかし、中長期的な視点で見ると、テレワークはコスト削減につながる可能性が高いでしょう。ここでは、テレワークによりコスト削減できることをご紹介します。
オフィスの賃料を削減
オフィスの賃料は大きなコストがかかっています。そのため、「コスト削減」と聞いてオフィスの賃料を一番に思い浮かべる人も多いのではないでしょうか。
株式会社スペースマーケットが実施した調査によると、コロナ禍で「家賃減額交渉」「オフィスを一部解約して縮小」など、オフィスの契約変更を検討している企業が約4割いることがわかりました。
「オフィス不要論」という言葉も生まれましたが、テレワークが根付くにつれ大小問わずさまざまな企業がオフィスを縮小・解約した、という報道を耳にした人も多いでしょう。
テレワークにより出社人数が大幅に減少したことで、国内の名立たる企業が自社で保有している大規模なオフィスビルを売却する動きも出てきています。
多くの企業では、社員一人一人にデスクと椅子が用意されていますが、テレワークを導入すればオフィスに在籍する人数分のデスクと椅子は必要ありません。
実際に、社員が自由に席を選べるフリーアドレス制度を採用することで、デスクと椅子を減らす企業が増えてきています。デスクと椅子を減らした分、オフィス面積を縮小可能です。
さらに、物理的な距離が近い支店や事業所があれば、統廃合することも検討できるかもしれません。オフィス面積や支店数を減らせれば、賃料だけではなく建物にかかる保険のコスト削減もできます。
また、社員が毎日オフィスに出社する必要がなくなれば、都心の便利な地にオフィスを構える必要性もなくなるのではないでしょうか。地方や郊外にオフィスを移転することも検討できるでしょう。
このような理由から、テレワークを実施すればオフィスの賃料のコスト削減につながります。
エネルギーコストの削減
オフィスを利用する社員の人数が減ることで、エネルギーのコスト削減が可能です。たとえば、トイレや給湯室を使用する人数が減れば、水道代を削減できます。
さらに、これまで2フロア使用していたオフィスを1フロアにしたり、オフィスの統廃合を実施すれば、電気の使用料は確実に減るでしょう。
電気においては、電力自由化の認知度が上がってきています。一方で、資源エネルギー庁の発表によると、新電力のシェアは2020年6月時点で約17%とまだ低い水準です。
このことから、家庭やオフィスを含め、多くの企業で電力の契約会社を見直していないことがうかがえます。テレワーク導入を機に、自社に適した電力プランに乗り換えるのを検討してみるのもよいでしょう。
消耗品コストの削減
テレワークを機に、ペーパーレス化を加速する動きもあります。テレワークを導入すれば、情報共有は印刷した紙の代わりに、PC上で完結します。そのため、用紙代や複合機の印刷代などのコスト削減ができるでしょう。
さらに、ペーパーレス化により紙の書類を保管していたスペースを削減することも可能なため、オフィスの面積をさらに縮小できます。
併せて、社内の複合機の台数を減らすなど、オフィスデバイスの数を見直すことでコスト削減ができるでしょう。また、文房具や企業のトイレットペーパーなどの日用品のコスト削減も可能になります。
交通費の削減
テレワークはさまざまな形がありますが、在宅勤務の場合は通勤にかかる交通費が不要です。サテライトオフィス勤務の場合も、自宅から近い場所ならオフィスに出社するよりも交通費は安く済みます。
そのため、オフィスまでの通勤定期代の支給を止めて交通費を実費で支払う企業も出てきています。このように、テレワークにより、社員の定期代や移動にかかる交通費を大幅にコスト削減できるのです。
さらに、コロナ禍で出張が制限され、代わりにオンライン会議システムの活用が増えてきています。オンライン上で遠方の社員や顧客と打合せや商談をすることで、出張にかかるコスト削減も可能です。
採用コストの削減
これまで、結婚や出産、介護などライフステージが変わることでオフィスへの出社が難しくなり、退職する社員も多かったのではないでしょうか。
経験と実績のある社員が退職することで、組織の生産性が下がるという悩みを抱えている企業もあるでしょう。さらに、労働人口の減少により新たに優秀な社員を確保することが難しくなってきています。
テレワークのメリットは、場所や時間を問わない柔軟な働き方ができる点です。そのため、オフィスに出社するよりも育児や介護などと仕事が両立しやすいといわれています。
テレワークを日常的におこなっている企業は、社員から働きやすさが評価され、離職防止につながるでしょう。その結果、採用コスト削減が可能です。
さらに、柔軟な働き方を求めている優秀な人材を確保しやすくるでしょう。人材紹介会社ヘイズ・スペシャリスト・リクルートメント・ジャパン株式会社が転職に関する調査を実施しました。
調査結果によると、コロナ以前の転職条件のトップは給与や福利厚生でしたが、コロナ禍では「柔軟な働き方」が最上位に躍進しました。
このことから、テレワークを日常的におこなっている企業であれば、新規採用にかかる時間を短縮でき、結果的に採用にかかるコスト削減ができることも考えられます。
コスト削減における注意点
コスト削減の重要性とテレワークの関係についてお伝えしてきましたが、テレワークとコスト削減の注意点もあります。ここでは、主な注意点を2つご紹介しましょう。
テレワーク導入時はコストがかかる
テレワークを導入する際は、初期費用が発生します。ここでは、テレワーク導入時にかかる主な費用を3つお伝えします。
〇テレワークのためのITツールの導入費用
社員が1ヶ所に集まらないで仕事をするためには、企業としてITツールなどの導入を検討する必要があります。
先にペーパーレス化のお話をしましたが、印刷した紙で情報共有をしないためには、クラウドツール上で資料を保存し、情報共有する方法が考えられるでしょう。
このようなツールを導入するには費用がかかりますが、テレワークでも情報共有をしやすいうえに、紙の書類を探す手間や時間も削減できるため、業務効率が上がることが期待できます。
営業資料などを電子化すれば、紙の資料よりも社内でナレッジやノウハウを蓄積しやすくなるでしょう。
また、テレワーク中の社員が書類に押印してもらうために、わざわざオフィスに出社する「ハンコ出社」が話題になりました。
電子印鑑システムを採用すれば、ハンコ出社を回避できます。導入費用はかかりますが、交通費を削減できるうえに、社員の移動時間や手間を低減することが可能です。
〇セキュリティ強化のための費用
テレワーク実施にあたり、セキュリティの強化も重要です。テレワークではオフィス以外の回線を使用することになるため、ハッキングなどによる情報漏洩のリスクもあります。
そのため、テレワークをする社員全員分のパソコンンにセキュリティソフトをインストールしたほうがよいでしょう。場合によっては、VPNの構築や増築などの対策も必要になるかもしれません。
〇社員へのテレワーク手当費用
テレワークをするにあたり、社員も費用がかかることがあります。たとえば、テレワークを実施すればオフィスの光熱費を減らすことはできますが、在宅勤務をおこなう社員は自宅の光熱費がかかります。
また、効率的な業務をおこなうために、仕事用のデスクやパソコン周辺機器などを購入する人もいるでしょう。
このように、社員が仕事のために購入したものの費用を、経費として支払う企業もあります。なお、光熱費などは私的利用と仕事利用の線引きが難しいため、企業によってはテレワーク手当といった形で一定額を支給するケースもあるようです。
このように、テレワーク導入時にはさまざまな費用が発生します。
しかし、中長期的に見ればオフィスに出社する場合よりもランニングコストは安く済むことが多いです。
テレワーク導入前後のランニングコストをあらかじめ比較すると分かりやすいので、現在かかっているコストとテレワーク導入後にかかるコストを洗い出してみるとよいでしょう。
業務の質を落とすのはNG
コスト削減を意識しすぎて、業務品質の低下や売上の減少につながるようでは元も子もありません。社員の体調不良やモチベーションの低下、企業の信用を損なうようなコスト削減も避けるべきでしょう。
たとえば、電気代節約のために真夏にオフィスのエアコンを不適切な温度に設定にすると、社員は熱中症になってしまうかもしれません。体調を崩さなくても、暑さで仕事に集中できず業務効率は落ちてしまうでしょう。
社員の不満を招く行き過ぎたコスト削減は、社員の離職にもつながりかねません。コスト削減の妥当性を共有しながら、社員が納得できるようなコスト削減を模索することが大切です。
通信コストの削減なら「03plus」
テレワーク実施中でも、企業や部署の代表電話に問い合わせがあることも多いのではないでしょうか。
オフィスに社員が誰もいないときは、「担当者の携帯電話やメールにご連絡ください」と自動アナウンスを流すことで対策をとっている企業もあるようです。
しかし、新規顧客など担当者の連絡先が分からない人にとっては打つ手がありません。そのため、新しい顧客を獲得するチャンスを逃してしまうこともあるでしょう。
また、オフィスにいない社員の代わりに電話応対をおこなってくれる「電話代行サービス」などを活用している企業も多いのではないでしょうか。
電話応対は上記の自動アナウンスとは異なり、新たな機会損失を防ぐなどのメリットがあります。一方で、思いのほかコストがかかっているという話もあるようです。
このようにテレワーク中の電話応対に悩んでいる企業には、IP電話サービス「03plus」をおすすめします。
「03plus」は費用を抑えながら、代表電話にかかってきた電話を社員のスマートフォンで受けることができるサービスです。これなら、社員がテレワーク中でも電話に出ることができます。
また、社員同士は無料で通話できるうえに、配線工事などの必要もないため初期費用を抑えられます。「03plus」は、テレワーク中の通信コスト削減を実現できるサービスといえるでしょう。
まとめ
テレワークは社員にとってさまざまなメリットがあると同時に、企業にとっても大きなメリットがある制度です。
もし、費用面が課題となりテレワーク導入を見送っているのであれば、今回ご紹介した初期費用とランニングコストを洗い出して、テレワークによるコスト削減を可視化することをおすすめします。
コスト削減は企業の存続や生存にかかわる重要な要素です。自社にとって最適なコスト削減を実現するために、テレワークを導入してみてはいかがでしょうか。
