2020年に世界中で猛威をふるった新型コロナウイルスの影響で、テレワークを導入した企業も多いでしょう。
通勤中の感染や、職場でのクラスターの心配もなく、感染予防策として注目されています。
働き方改革の1つにもなり、ワークライフバランスを意識した働き方ができるなどメリットもある一方で、コミュニケーション不足や、社員教育の難しさを感じているという人も多いのではないでしょうか。
この記事では、コロナ禍でのテレワークの社員教育でのポイントについてご紹介していきます。
目次
社会に浸透したテレワーク
密閉、密集、密接の3つの密を防ぐことができるとして、さまざまな企業で新型コロナウイルスをきっかけにテレワークが導入されました。
先の見えないコロナ禍ですっかり社会に浸透した働き方といえるでしょう。
ただ企業側が十分にテレワークの準備をできなかったこともあり、テレワーク中の社員教育の方法に課題を抱えているという企業も多いのではないでしょうか。
課題としてどのようなものが考えられるのかをご紹介していきます。
急遽開始したテレワークが長期化、教育の不安も
新型コロナウイルスが蔓延したことにより、2月26日に大規模イベントの自粛の要請がありました。
その後3月25日に東京都に外出自粛要請、4月7日に7都府県に緊急事態宣言が発令され、16日には全国に緊急事態宣言の範囲が拡大しました。
その影響で入社式や集団研修を中止にした企業もあるでしょう。
終わりの見えないコロナ禍でテレワークの期間が長引き、社員教育に不安が残る企業も。
通常、新人研修の期間に同期の絆が深まり、共に社員教育を受けることで仕事で躓いた時や悩んだ時にお互い支え合えるような仲間づくりができるものです。
それがオンライン研修になることで、仕事以外の話をするタイミングがなく、相談する仲間もいない中で不安を感じながら仕事をしているという人もいるでしょう。
集団研修であればその場で質問をしたり、研修後に疑問点を解消する時間をとれたりということがあるかもしれません。
しかし、オンライン研修ではそのような個別の質問が難しく、疑問を抱えたまま仕事をしているという人もいます。
このように社歴が浅ければ浅いほど、テレワークになったことで不安を抱えたまま仕事を行っているというケースは多くあるでしょう。
また2年目以降の社員に対しても、新たにテレワークに対応した研修が必要な場合もあります。
例えばセキュリティに関する教育が必要です。
新型コロナウイルスによって会社側が端末を用意するのではなく、BYODによって社員自身のスマートフォンやタブレット、PCなどの端末を使用する場合もあるでしょう。
その際に社員が正しいセキュリティに関する知識を持っていなければ、情報漏洩や紛失などのリスクがあります。
このようにテレワークになったことによってオフラインで教育をできないことに対する弊害や、テレワークを導入したからこそ改めて教育が必要なこともあるのではないでしょうか。
テレワーク中の社員教育の難しさ
テレワーク中には社員教育の難しさがありますが、その理由にはどのようなものがあるのでしょうか。
詳しくご紹介していきます。
- 教育体制の構築の難しさ
研修を行う側もテレワークによって、思うように準備がうまくできないということがあるでしょう。
今までオフラインでやっていた新人研修に代わるようなものをオンラインで開催する他、上司や先輩などが新入社員と関われる場を会社側が用意するのがおすすめです。
例えばリモート歓迎会を行うなど、仕事以外の話ができる信頼関係を築けるような機会を作ると良いでしょう。
- メンタルケアの難しさ
テレワークは1日家にこもって仕事を行うため、孤独感を感じている人も多くいます。
特に新人の場合は相談できる人も社内におらず、孤独感や不安感を感じている人も多いでしょう。
メンタルケアをする側も、相談を受けたとしてもその人の性格を把握しきれておらず、難しさを感じることがあるかもしれません。
株式会社マイナビが行った「2020年新人の意識調査」によれば新入社員で週1回以上在宅勤務を行っている人のうち、17.5%の社員が上司や先輩と会う機会がないため、コミュニケーションに不安を感じているという結果があります。
関係構築ができていなければなかなか心を開いて悩みを相談することも難しく、1人でテレワークをしながら疲弊しているということも少なくないでしょう。
テレワークで社員教育をするために必要なこと
では、テレワークで社員教育をするためにどのようなことを準備したら良いのでしょうか。
テレワーク向けの教育計画をつくる
今までの教育計画ではスケジュール通りに教育を進めることは難しいでしょう。
教育の内容によってはオンラインに向かないものもあり、研修期間が後ろ倒しになるのも見込むことが大切です。
ほとんどの企業では「オンボーディング」という方法で社内教育を行います。
これは社員の各々の経験や、入社年数、能力に応じて計画されているものですが、上記のような理由から教育スケジュールを見直し、柔軟性を持たせることがテレワークの時の社内教育には重要といえるでしょう。
ITツールを有効活用
一方でオンラインホワイトボードや、オンライン付箋、グループワーク機能などを用いればロールプレイング、グループワーク、ディスカッション、ブレインストーミングなどが可能です。
教育内容を見直し、何がオンラインで対応可能で、何が対応不可か研修内容を洗い出してみると良いでしょう。
テレワーク中のオンラインでの社員教育がうまくいくポイントは、適宜ITツールを用いることです。
またITツールを活用する際にはPCの初心者でもそのツールを使いこなせるような簡単なマニュアルやレクチャー動画を用意すると社員教育に役立ちます。
PCスキルも社員によって異なり、新入社員の場合はPCのビジネス利用は初めてというケースがほとんどです。
ビジネス用のITツールの利用も初めてで、ツールの設定から使いこなすまでに時間を要するというケースもあるでしょう。
簡単なマニュアルや動画、また必要に応じてツールを用いて遠隔で教育を行うことでそのような不安を取り除くことができます。
テレワークでの社員教育で注意すべきポイント
ではITツールを用いてオンラインでテレワーク中に社員教育を行う際にどのようなことに注意したら良いのでしょうか。
各社員の環境整備も忘れずに
社員のネット環境やPCスペックによってはWeb会議やの途中で接続が切れてしまったり、社内システムにうまくつながらなかったりすることがあるでしょう。
そのような環境では効率よく仕事を行うことは難しいものです。
会社から通信環境を整えるための通信補助費を出したり、業務をしやすくなるようなハイスペックなPCを貸与したりするなど、各社員の環境整備はテレワーク中の社員教育に必要不可欠です。
Web会議を行う際には、開始前に実際にツールに各自つないでもらい、音声は聞こえるか、カメラは起動しているかなどのチェックを行うとトラブルを防ぐことができます。
必ず確認してもらえるように、事前に使用するツールを伝えるのもポイントです。
その他には社内のコミュニケーションとしてチャットツールを用いる場合も多いのではないでしょうか。
手軽に文章を通じて資料の添付や共有もできるという一方で、文章のみのコミュニケーションでは時に冷たく感じたり、思っていることが伝わらなかったりということも起きます。
そのようなことが起こらないように電話でコミュニケーションが取りやすいようビジネス用の電話ツールを用いてテレワーク中の業務環境を整えるのもおすすめです。
一方通行にならない研修を
研修の効果をより高めるために「インプット→スループット→アウトプット→フィードバック」のサイクルが大切で、一方通行の研修では身に着く教育にはなりません。
- インプット
スキルや知識を学ぶこと
- スループット
スキルや知識を学んだ上で自分ならどのように実践するか考え、身に着けるための個人ワークをすること
- アウトプット
考えたことを発表したり、ロールプレイングをやってみたりすること
- フィードバック
受講者や講師からの感想を貰って、改善に役立てること
テレワーク中の教育をする際にe-ラーニングのような形で動画を視聴したり、テキストを読んで社員が自ら学ぶということはよくあるでしょう。
ただそれだけでは身につく教育にはなりません。
上記のようなインプットからフィードバックの流れをきちんとした研修を行うことによって、より実践力のつく教育を社員にすることが可能になるのです。
研修後のケアやアウトプットの場づくりも重要
対面型の研修もそうですが、研修が終わったらその場では身に着いた気になっていても、いざ実践してみるとうまくいかないということになれば教育の意味がありません。
オンライン研修だからこそ録画機能を用いて実践することで、より社員教育を行った内容が身に着くでしょう。
レポートの提出を課すなど教育した内容がしっかりと身に着くような仕組み作りをすることも大切です。
またロールプレイングをしても、テレワークだとなかなか実践する機会がない場合もあるでしょう。
例えば電話の取り方の教育を行い、その後ロールプレイングをしても、テレワーク中だとなかなかそのような機会に恵まれないということもあるかもしれません。
「習うより慣れろ」という言葉があるように、実際にやってみることで教育の成果を得ることもあるでしょう。
ではテレワーク中の社員教育後のアウトプットの場をどのように設けたら良いのでしょうか。
電話対応の教育のアプトプットを例に最後におすすめのアプリをご紹介します。
まとめ
最後にご紹介するテレワーク中におすすめのアプリが「03plus」です。
「03plus」を使用すれば会社の固定電話を社員自身のスマ―トフォンやタブレットで使用することが可能になります。
代表番号と直通番号（基本ID、追加ID）の2種類の番号があり、代表番号を契約することで1台のスマホで2つの電話番号を使用することが可能です。
代表番号は会社の固定電話として利用し、直通番号はそのスマートフォン専用の番号になっています。
例えば先述した電話の研修であれば、直通番号を用いて電話のロールプレイングを行い、社員教育が身に着いたとみなされれば代表番号を用いて実際にお客様からの電話を受電してみるといった使い方がテレワーク中でも可能です。
「03plus」であればオプションで10分以内かけ放題になるというサービスがあります。
かけ放題であれば電話代を気にせずに実際の電話を用いてロールプレイングができるでしょう。
慣れてきたら時間帯を決めずにランダムな時間に電話をかけるロールプレイングを行うことで、より実践に近い形で電話の社員教育が可能になります。
その他にも代表番号ではパーク保留を行うことも可能です。
保留にした電話はどの端末からでも保留をとって通話を続けることができます。
新入社員が社外の電話をとった場合、どうしても答えかねることを尋ねられるという場合はあるでしょう。
そのような時でも、パーク保留があればすぐに上司や先輩に取り次ぐことができるので安心して利用できます。
その他にも10分以内かけ放題を使用すれば、テレワーク中のコミュニケーションに役立つでしょう。
文字ではうまく伝えられない場合や、すぐに回答が欲しい疑問点がある場合にもかけ放題であれば気軽に利用することが可能です。
仕事の話だけでなく、新人の場合は慣れない生活や、コロナ禍の中で人知れず不安や孤独を覚えていることもあります。
そのような時に親身になって話を聞くことで、信頼関係も生まれ仕事の相談もしやすくなるでしょう。
「03plus」は設定も簡単で、Web上で申し込み後、数日で届くはがきの暗証番号を入力するだけで簡単に利用を始めることができます。
突然テレワークになったことでテレワーク対応のシステムやアプリを吟味することなく、なし崩し的に進めている会社でも気軽に取り入れられるサービスといえるでしょう。
テレワーク中の社員教育は難しいことも多く、長引くコロナ禍でどうしたらと迷うこともあるかもしれません。
しかしテレワーク対応のツールやサービスはどんどん増えていて、便利に利用できるものもたくさんあります。
ぜひ「03plus」のような便利なツールを導入を検討してみてください。
