2020年4月の緊急事態宣言以降、テレワークを日常的に取り入れる企業が増えてきました。
一方で、テレワークで使用するパソコンから社内システムを利用する仕組みがないため、出社せざるを得ない人もいるようです。
そのような悩みへの解決手段として、自宅にいながら社内のサーバや端末を遠隔操作できる仕組みが注目されています。
今回は、社内にあるサーバやパソコンを遠隔操作する仕組みや効果的な活用方法、注意点などをお伝えします。
これから遠隔操作ツールを導入したいと思っている人は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
さまざまな効果があるテレワーク
先日、2020年の流行語大賞が発表され、「3密」が年間大賞に選ばれました。
他にも、以下のような新型コロナウイルス関連の言葉が多数ノミネートされました。
- 新しい生活様式
- アベノマスク
- ステイホーム
- オンライン〇〇
- ソーシャルディスタンス
- PCR検査
「テレワーク」もノミネートされた言葉の1つです。
社員の健康を守るため、そして国内での感染拡大を防ぐために多くの企業がテレワークを取り入れました。
テレワークは3密を避けることができるので、感染防止対策として有効だと言われています。
また、社員の通勤時間を削減することで、ワーク・ライフ・バランスを向上させることができるのもテレワークのメリットです。
今回の感染症によるパンデミック時に止まらず地震や台風などの災害時で出勤できない場合も、テレワークなら事業を継続できます。
このように、テレワークにはさまざまなメリットがあります。
テレワーク中に便利！「遠隔操作」を使うメリット
一方で、テレワークをしたいのに環境が整っていないために出社せざるを得ない人たちがいます。
テレワーク用の端末では社内システムに接続できず、必要な業務ができないのが理由の1つです。
例えば栃木県庁では、5,000人いる職員の中でテレワークをしているのはわずか数人でした。
テレワークをする環境が整っていなく、自宅で仕事する場合は資料をすべて紙で印刷して持ち帰らねばならなかったことが主な原因です。
これではテレワークでできる業務が大きく制限されるのも納得できます。
このような状況を打開する方法として、社内サーバやオフィスにあるパソコンを自宅から遠隔操作する方法があります。
遠隔操作が必要なシーン
それでは、遠隔操作が必要なシーンの例を見てみましょう。
◆社内システムを常時使用する場合
情報システムや経理の担当者は、社内システムやアプリを常時使用することが多い職種です。
社内システムに接続できなければ、仕事にならない人もいるでしょう。
オフィスのパソコンを遠隔操作して社内システムに接続できれば、テレワーでも業務が可能です。
◆顧客情報の閲覧・入力
顧客情報の管理方法は会社によってさまざまですが、社内システムに保存していることも多いでしょう。
テレワーク用の端末から社内システムを遠隔操作できれば、テレワーク中でも顧客情報を閲覧・入力できます。
また、遠隔操作とWeb会議システムの併用で、顧客とのWeb商談の議事録などを営業システムなどに入力することが可能です。
テレワーク中の上司も遠隔操作で社内システムに接続すれば、部下が入力した情報を参照できます。
そのため、タイムリーに的確なアドバイスができるでしょう。
◆経費精算
テレワーク中でも経費は発生します。
経費精算の締日は月毎で決まっていることが多いですが、経費精算システムへの入力のためにわざわざ出社した経験もあるのではないでしょうか。
自宅から経費精算システムに接続できれば、経費精算のために出社する必要もなくなります。
わざわざ出社する時間を削減することで、他の業務の時間を確保できます。
このように、遠隔操作はさまざまなシーンで役に立ちます。
遠隔操作のメリット
遠隔操作をできる環境を整えることで、これまでテレワークではできなかった仕事も社外でできるようになります。
それでは、遠隔操作のメリットを見てみましょう。
◆情報漏洩リスクの低減
パソコンを使って勤務先以外で業務を行う際に、社内からデータを持ち出して作業をすることもあるのではないでしょうか。
万が一重要なデータが保存されたパソコンやUSBを紛失してしまった場合、情報漏洩のリスクにつながります。
一方で遠隔操作は、社内システムやオフィスのパソコンの画面をテレワーク用の端末に表示させます。
データそのものは社内にあるので、データを持ち出すわけではありません。
万が一パソコンを紛失してしまっても、情報漏洩のリスクを低減できます。
◆社内専用ソフトの導入・管理コストの削減
テレワークでも社内と同じ業務をするためには、テレワーク用の端末にも業務で使うソフトをインストールしなければなりません。
月払いのライセンス契約をする場合は、初期費用だけではなくランニングコストも発生します。
また、テレワーク用の端末に入れたシステムが正常に作動しているかなどを管理もしなければなりません。
トラブルが発生して自分で解決できない場合は、情報システムの担当者が調査することもあるでしょう。
担当者は管理する端末が増える分、仕事が増えます。
一方で、社内サーバや端末を遠隔操作すれば、新たにソフトを導入する必要はありません。
そのため、ソフトの導入費用やランニングコスト、管理要員の時間と人件費などを削減できます。
◆短期間で導入可能
社内システムや端末の遠隔操作をするために、大規模なネットワークを新たに構築する必要はありません。
既存の端末を利用することも可能なので、比較的短期間で導入できます。
遠隔操作を実現する方法
それでは、社内にある端末を外部から遠隔操作するには、どのような方法があるのでしょうか。
ここでは「リモートアクセスツール」をご紹介しましょう。
遠隔操作のためのリモートアクセスツールが必要
リモートアクセスツールとは、通信回線を通して会社のサーバや端末を遠隔操作するためのシステムです。
リモートアクセスツールを介して通信する情報は、情報を暗号化するなどのセキュリティ対策をとっています。
そのため、個人で対策するよりも、リモートアクセスツールを使用する方が安全性が高いと言えるでしょう。
リモートアクセスツールの種類と選び方
リモートアクセスツールにはさまざまなタイプがあります。
主な違いは、「接続先」と「接続タイプ」です。
◆接続先
リモートアクセスツールの接続先は「クライアントアクセス型」と「サーバアクセス型」の2種類があります。
「クライアントアクセス型」は、外部の端末から社内にあるデスクトップパソコンにアクセスする方法です。
遠隔操作をするのが一部の人に限られている企業におすすめです。
一方で「サーバアクセス型」は外部の端末から社内のサーバに接続する方法で、社内で使っているノートパソコンを自宅でそのまま使用する際に有効です。
サーバアクセス型は、端末にデータを保存できます。
仕事の幅が広がる反面、情報漏洩のリスクもあるので注意しましょう。
◆接続タイプ
リモートアクセスツールには、「社内LAN延長接続タイプ」「PC遠隔操作タイプ」「Webアプリ限定接続タイプ」の3つの接続タイプがあります。
「社内LAN延長接続タイプ」は、社内回線と外部の端の間を暗号化したトンネルでつなぎ、「VPN」と呼ばれる特定の人だけが使える専用ネットワークで社内サーバに接続する仕組みです。
社内の端末と同等の環境がテレワーク用の端末で作れます。
会社のメールサーバや基幹システムなど、社内の大半のシステムを使えるメリットがあります。
一方で、高速通信回線やVPN対応のルーターなどのハードウェアも必要です。
「PC遠隔操作タイプ」は外部のパソコンから社内のパソコンに直接つぐ方法です。
社内の端末から外部の端末に画面、キーボード、マウスなどの情報を転送することで遠隔操作を実現します。
通信速度が遅くても、多くの社内システムを使えるメリットがあります。
また、新たにネットワークの構築などが必要ないため、手軽に始められます。
この接続タイプでは、社内のパソコンの電源を常時入れておくか、外部から電源を入れる仕組みが必要です。
デメリットとして、社内にパソコンを置いておかないといけないため、社内用と社外用のパソコン両方を準備しなければなりません。
また、接続サーバを限定できないため、他の2つのタイプよりも回線面のセキュリティが劣ります。
「Webアプリ限定接続タイプ」は、Webアプリに接続して端末を遠隔操作する方法です。
Webアプリとは、社内システムの代理応答装置のようなものです。
リモートアクセスのための装置を外部委託するので、自社で保有するよりも手間もコストも抑えることができます。
セキュリティレベルを考慮した環境を構築することも可能ですが、Webアプリによっては接続できないシステムもあるため、事前に確認が必要です。
どのタイプを選択すべきかは、テレワークで行う業務内容と重視するポイントによって異なります。
例えば、テレワークでCADを使用して設計作業をするなら、「社内LAN延長接続タイプ」で遠隔操作をするほうがストレスが比較的ありません。
3次元CADのような重い画像データを扱う遠隔操作には、通信回線に大きな負荷がかかります。
より高速なインターネット回線が求められるため、「社内LAN延長接続タイプ」が適しています。
また、サポートデスクなどで製品の保守サポート業務をテレワークで行う場合は「PC遠隔操作タイプ」がおすすめです。
相手先に出向かなくても、顧客の端末を遠隔操作して問題を解決が可能です。
このように、テレワークの業務に適したリモートアクセスツールを選ぶことで、テレワーク時の遠隔操作の利便性も高まります。
どの部署の人がどのような業務でテレワークをするのかを整理した上で、自社に適したタイプを選ぶようにしましょう。
遠隔操作をおこなう際に注意すべきこと
遠隔操作のメリットをお伝えしてきましたが、遠隔操作を行う際には細心の注意をしなければなりません。
特にセキュリティ対策は最重要事項です。
サーバ攻撃などのインターネット関連の被害は年々増えています。
基幹システムやリモートアクセスツールのセキュリティ対策が万全だったとしても、安心はできません。
セキュリティ対策には2方面で必要です。
1つ目は悪意のある第3者からのサーバー攻撃やデータの盗み出しといった、外部に対する対策です。
2つ目は、社員によるデータの不正持ち出しなど内部に対する対策です。
遠隔操作にあたり、外部への対策としてはパスワード認証や情報の暗号化などが考えられます。
内部への対策としては、画面キャプチャを禁止したり、必要な情報以外のダウンロードを禁止するなど、情報を制御する仕組みを整えましょう。
システムの制御はもちろんですが、社員教育も忘れてはいけません。
テレワーク用の端末から遠隔操作することは、常に情報漏洩のリスクがあることを社員全員が意識する必要があります。
そして、決められた方法以外では接続しない、テレワーク用の端末のセキュリティソフトを最新版に更新するなどのルールを徹底することが大切です。
まとめ
テレワーク中に社内のサーバや端末を遠隔操作する方法や注意点などをお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか。
最後に、テレワークをより便利にするIP電話サービス「03plus」をご紹介します。
遠隔操作をすることで社内のサーバや端末を使用することができれば、テレワークの仕事の幅はこれまで以上に広がるでしょう。
その分、上司に相談したいことやチームで解決したいことが増えるかもしれません。
そのような時に役立つのが「03plus」です。
03plusは社内間は内線も外線全て無料です。
テレワーク中の社員にも適用されるので、通話料金を気にせず通話ができます。
また、会社の代表電話に掛かってきた電話をスマートフォンでとれるため、社員全員がテレワークをしても、代表電話の対応が可能です。
テレワーク用の端末から遠隔操作ができるツールの他にも、03plusにようにテレワークの利便性を高めるツールはたくさんあります。
テレワークの生産性を高めるために、このようなツールを取り入れてみてはいかがでしょうか。
