2020年4月に新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、日本に緊急事態宣言が発令されました。
密閉・密集・密接の3つの密を避け、コロナウイルスの感染を防止する目的として多くの企業で導入されたのが在宅勤務です。
しかし、在宅勤務が突然始まったことによって起こる問題も多く、その1つが経費となります。
この記事では、在宅勤務ではどのような経費がかかるのか、またその際会社の対応についてご紹介していきます。
目次
在宅勤務にはさまざまな費用がかかる
在宅勤務では、照明やパソコンで使用する電気代、お手洗いで使用するための水道代などの費用がかかります。
在宅勤務になって想像以上に水道・光熱費があがったという人も多いでしょう。
家で使用するためのパソコンやその周辺機器を購入したり、また家にネット回線がなく、工事をしたりという人もいるかもしれません。
社内にいれば直接質問ができますが、家での仕事ではなかなか機会がないため、電話代もかかるでしょう。
このように在宅勤務にはさまざまな費用がかかるのです。
在宅勤務中の通信費や光熱費は会社負担の経費？
上記でご紹介したような通信費や光熱費等は会社が負担をしなければならないのでしょうか？
結論、上記のような通信費や光熱費が会社の経費であるという法的な決まりはありません。
しかし、法的に決まりがないとは言えうやむやにしたまま社員が自腹を切って支払いを続けるようでは、会社への不信につながります。
このような費用を社員自身に負担させるには、労働基準法第89条第5号によって、就業規則に記載することが義務付けられています。
では在宅勤務の経費を会社が支払う場合にはどのようにしたらよいのでしょうか。
在宅勤務手当として支払う企業も
光熱費や通信回線費用は仕事とプライベートでの切り分けが難しいでしょう。
そこでおすすめなのが在宅勤務手当として一定の金額を支給するという方法です。
一定の額を支給することで、社員は家で仕事をしたことにより増えた光熱費や通信回線費用、また在宅で仕事をするために購入した椅子や机、照明などの代金にあてることができます。
支給する金額の相場や決め方とは
では在宅勤務手当の相場はいくら程でしょうか。
支払いの方法として下記2パターンがあります。
- 毎月支払う
毎月支払うパターンでは、主に在宅勤務によって増えることが予想される光熱費や通信費にあてられることを想定して支給されています。
大体の相場は4,000円～5,000円です。
ただしその会社によっても違いがあり、1万円以上支払っている会社もあります。
在宅勤務のために購入したグッズの費用も在宅勤務手当を使用して賄うことを想定して支払われています。
- 在宅勤務開始時に一括で支払う
在宅勤務開始時に一括で2万円～10万円支払う会社もあります。
パソコンやその周辺機器、机に椅子などの購入はもちろん、在宅勤務に必要なものを社員が自由に購入できるのが特徴です。
では、金額はどのように決めたらよいのでしょうか。
まずは1番負担が大きい電気代を軸に考えるのがおすすめです。
全国家庭電気製品公正取引協議会では、 1kWの電力を1時間消費した時の単価(料金) として 27.0円と定められています。
月160時間勤務をする正社員だと仮定して、毎日在宅勤務を行った場合、27円×160時間で大体4,320円の電気代がかかります。
これにプラスして、水道代やその他雑費と考えると大体毎月相場の5,000円前後ぐらいが打倒なところでしょう。
大事なのは会社が一方的に決めるのではなく、現場の社員の声を聞き話し合いの末、支給額を決定することです。
そうすることで双方に不満を感じることなく、在宅勤務手当を決めることができるでしょう。
在宅勤務で発生する各種費用、どこまで経費にできる？
在宅勤務で発生するさまざまな費用はどこまでを経費にすることができるのでしょうか。
機器の購入費用
個人が使用しているものを利用する場合もありますが、セキュリティが懸念されます。
そのため、会社からの貸与、あるいは在宅勤務用に社員自身がパソコンを用意することが多いのではないでしょうか。
その場合のパソコン購入費はもちろん、セキュリティーソフト、その他仕事で使うためのスマホやタブレット、プリンターやマウス、Web会議用のヘッドセットにWebカメラなど、必要機器の購入費用は企業側が負担すべき経費です。
消耗品にかかる費用
仕事で使う文房具も会社が支払う経費です。
オフィスではストックから使用できますが、在宅勤務だと必要になる度に社員自身が購入する必要があります。
購入した際に領収書をもらって、それを都度申請してもらい会社の経費にするというのが一般的でしょう。
事前に使う業者や清算する方法、タイミングを決めておくと、社員が自己負担するリスクを防げます。
切手や宅配便なども同じく経費です。
郵送物を多く取り扱う人は会社から事前に切手をもらっておくと、後の清算がややこしくならずによいでしょう。
家具などの備品にかかる費用
通常の家具は仕事をするためでなく、リラックスを目的として購入しています。
そのため、長時間仕事をすることに向いておらず、結果として首や肩、腰などに負荷がかかるのです。
在宅勤務になったことにより、身体の不調を訴える人は意外と多いものです。
家具は現物支給をすると、社員の家に置くスペースがある人とない人とで分かれます。
そのため、社員自身が購入するのがよいでしょう。
その費用を経費にするかはその会社によって異なります。
しかし、在宅勤務手当として支給しそこから購入をするというのが一般的です。
通信回線の工事費用
在宅勤務ではネットを通じて仕事を行うため、ネットが家にない場合は回線を自宅に引く必要があります。
回線の工事費など、初期費用に基本料金、通信回線使用料などが発生します。
通信回線費用は仕事とプライベートで使用する人も多く、切り分けが難しいため、「在宅勤務手当」の一部として支給するとよいでしょう。
電話代
働く上でコミュニケーションは欠かせず、社内はもちろん、社外の人と電話をするということは多くあるのではないでしょうか。
電話代は取引先に顔を出さない分、在宅勤務時にかさみがちな費用でしょう。
仕事で使用している以上、会社が支払うべき経費です。
しかし、社員自身のスマホを利用している場合は仕事用とプライベート用でそれぞれいくら使ったかがわからず、どこまでを経費として支払ったらよいかわからないことも多いでしょう。
そのような場合、電話アプリ「03plus」を使用すると便利です。
機能については後程ご紹介します。
自宅以外でのテレワークを行う場合の場所代
ずっと自宅にいると煮詰まってしまったり、他の家族がいて集中できなかったりということがあるのではないでしょうか。
そのような場合、たまには外で仕事をするのもよいでしょう。
例えば、自宅近くにコワーキングスペースなどがあれば利用すると仕事もはかどるのでおすすめです。
会社によっては外でのお茶代を経費として1回500円、最大1日4回まで経費として申請できる会社もあります。
必ずしも会社が負担すべき経費ではありませんが、在宅勤務は1日中家にこもっていて、孤独感やストレスをためやすいものです。
会社として社員がリフレッシュできる制度を設けることにより、気持ちを切り替えて仕事に集中できるようになります。
就業規則での明記も忘れずに
在宅勤務では何を経費にするのか社員と相談の上、書面に記載しておきましょう。
業務で使用するものは会社が経費として負担するのが原則です。
しかし、在宅勤務時は通常勤務と勤務形態が大きく異なるため、経費に関わることは必ず就業規則に記載しましょう。
また在宅勤務に関わる就業時間や、在宅勤務の期間や頻度、機器を貸与した場合はそのルールも明確に記載しておくのがおすすめです。
在宅勤務の経費は正当性があるかを確認し、その一部を会社の経費として支払うのか、在宅勤務手当として支給するのか決定しましょう。
社員と話し合いの末、就業規則に明記しておくとトラブルの心配もなくなります。
在宅勤務には電話アプリ「03plus」が便利！
ここまで在宅勤務に使用する経費についてご紹介しました。
在宅勤務中はコミュニケーションが取りにくく、いつも以上に電話をかける場面があるでしょう。
そこで在宅勤務中にぜひおすすめしたい電話アプリが「03plus」です。
「03plus」を使用すれば、会社の固定電話を社員自身のスマホで使用できるようになります。
「03plus」の便利な機能についてご紹介していきます。
- 最短10分で開通可能
スマホやタブレットからの申し込みができ、最短10分で新規の電話番号を取得できます。
例えば、在宅勤務相談窓口のような新しい部署を設立すると、在宅勤務中の各種経費についてすぐに質問できます。
社員も安心して仕事に取り組むことができるのでおすすめです。
- 工事不要
会社の固定電話を「03plus」で使用する場合にも面倒な工事や手続きは一切不要です。
スマホやタブレットから申し込み、後日手元に届くはがきに書いてある暗証番号を入力するだけで、会社の固定電話の発着信が可能になります。
- Web電話帳
1番号あたりプラス280円/月のオプションで、自身のスマホに入っている電話帳とは別にクラウド上に仕事用の電話帳を作成することが可能です。
そのため誤って紛失をしたり、流出をしたりという心配がなく、安心して利用できます。
- 代表番号取得で1台のスマホで複数の番号の発着信が可能に
1番号あたりプラス200円/月で代表番号を取得すると、代表番号と直通番号の2つの番号で発着信が可能になります。
代表番号は複数人で共有して使用できるので、番号ごとに用途を分けることが可能です。
- 10分かけ放題
10分以内の通話であれば、1IDあたり1,000円/月でかけ放題に変更することも可能です。
通常30秒20円がかかるため、電話を頻繁にかける人はかけ放題を利用した方がお得でしょう。
在宅勤務中は1日中誰とも話さずにパソコンに向かって仕事をしているため、孤独感を感じる人が多くいます。
かけ放題であれば気軽に社内外の人と連絡を取り合うことができるのでおすすめです。
また新入社員の場合はほとんど会社に出社することなく在宅勤務になったという場合も多いでしょう。
先輩との信頼関係が出来上がる前に在宅勤務になってしまい、不安に感じながら仕事をしている人もいるかもしれません。
そのようなときにも「03plus」を活用するのがおすすめです。
ビジネスチャットでの質問もできますが、文字のみのコミュニケーションだとときには冷たく感じることもあります。
また、その時にどのように質問をするか文面を作成するのに時間がかかるという人もいるでしょう。
10分かけ放題であればそのようなちょっとした質問も電話でできるので、効率のよい仕事ができます。
始業や終業の報告にもおすすめです。
今日何をして、明日は何をやるつもりで、問題点や疑問点も一緒に報告するとよいでしょう。
電話代の精算が手軽に
上記では「03plus」の便利な特徴についてご紹介しました。
在宅勤務の経費の清算に頭を悩ませている人に「03plus」をおすすめしたい1番の理由は清算が簡単になることです。
社員自身のスマホを利用して仕事用の電話も行っている場合は、どこまでが仕事でどこまでがプライベートかその線引きが難しいものです。
しかし、「03plus」を使用すれば、前日までにいくら「03plus」を利用して通話をしたのかアプリ上で確認できます。
まとめ
在宅勤務を快適に行うために、費用をかけて環境を整えることは欠かせません。
社員が快適に効率よく仕事ができるように環境を整えるのは会社としての責務です。
在宅勤務手当を支払ったり、購入したものを経費として清算できるように体制を整え、就業規則に明記することで社員も安心して仕事ができます。
「03plus」のように即日設定ができ、清算も簡単で便利なアプリもあります。
ぜひうまく活用して、経費を使って在宅勤務で効率よく仕事ができるような環境づくり行いましょう。
